OFFICE办公软件运用培训

1、1OFFICE办公软件运用培训2目 录3WORD系统及公文处理1.认识WORD1.1 Word 2007窗口4WORD系统及公文处理1.认识WORD1.2 功能区用户界面选项卡组功能区中所有的下拉功能区中所有的下拉列表框、列表框按钮列表框、列表框按钮等都属于命令等都属于命令 在Word 2007中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含若干个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡。而且，每个选项卡的控件又细化为几个组，如图1.3.1所示。功能区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框内容。5WORD系统及公文处理1.认识WORD1.3 文本的输入输入文本是编

2、辑文档的基本操作，在Word 2007中，可以输入普通文本、插入符号和特殊符号以及插入日期和时间等。在建立的空白文档编辑区的左上角有一个不停闪烁的竖线插入点。输入文本时，文本将显示在插入点处，插入点自动向右移动，如图2.2.1所示为创建的新的文档编辑窗口。插入点6WORD系统及公文处理1.认识WORD1.4 【字体】组、【字体】对话框与【浮动工具栏】7WORD系统及公文处理1.认识WORD1.5 设置字体、字号和颜色8WORD系统及公文处理1.认识WORD1.6 设置段落格式段落是划分文章的基本单位，是文章的重要格式之一，回车符是段落的结束标记。段落格式的设置主要包括对齐方式、缩进、行间距、段

3、间距、首字下沉、制表位、分栏等。段落对齐是指段落相对于某一个位置的排列方式。段落的对齐方式有“文本左对齐”“居中”“文本右对齐”“两端对齐”“分散对齐”等。其中“两端对齐”是系统默认的对齐方式。用户可以在功能区用户界面中的“开始”选项卡中的“段落”组中设置段落的对齐方式：（1）单击“文本左对齐”按钮 ，选定的文本沿页面的左边对齐（2）单击“居中”按钮 ，选定的文本居中对齐。（3）单击“文本右对齐”按钮 ，选定的文本沿页面的右边对齐。（4）单击“两端对齐”按钮 ，选定的文本沿页面的左右边对齐。（5）单击“分散对齐”按钮 ，选定的文本均匀分布。9WORD系统及公文处理1.认识WORD1.7 段落缩

4、进段落缩进是指文本与页边距之间的距离，其中页边距是指文档与页面边界之间的距离。使用水平标尺设置段落缩进使用水平标尺是进行段落缩进最方便的方法。水平标尺上有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4个滑块。选定要缩进的一个或多个段落，用鼠标拖动这些滑块即可改变当前段落的缩进位置。10WORD系统及公文处理1.认识WORD1.8 段落的行距与间距行间距和段落间距指的是文档中各行或各段落之间的间隔距离。Word 2007默认的行间距为一个行高，段落间距为0行。11WORD系统及公文处理2.公文处理知识2.1 公司公文的定义及分类是公司机关在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。是依法经营、

5、依法管理和进行企业公务活动的重要工具。公司公文一般分为六类 1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文； 2.信函式公文：公司函、公司部门函； 3.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； 4.信息、简报 5.签报：适用于单位内部部门向领导人书面请示、报告工作，可选文种有“请示”、“报告”和“意见”； 6.传真电报：适用于处理紧急公务；12WORD系统及公文处理2.公文处理知识2.2 文件式公文种类 1、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 2、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布内部规章；传达

6、要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；印发会议纪要；任免人员。 3、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 4、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见，答复上级单位的询问。 5、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 6、批复 适用于答复下级单位的重大请示事项。 7、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。13WORD系统及公文处理2.公文处理知识2.3 信函式公文种类 1、函 适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 2、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 3、通知 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行

7、的事项；印发会议纪要。 4、通报 适用于批评错误，传达重要精神或情况。 5、批复 适用于答复下级单位的具体请示事项。14WORD系统及公文处理2.公文处理知识2.3 公文基本格式公文一般格式正 文版 记眉 首首面红色反线（含）以上部分红色反线以下至主题词（不含）的部分主题词以下部分秘密等级、保密期限紧急程度、发文机关标识发文字号、签发人标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件主题词、抄送机关、印发机关和印发日期15WORD系统及公文处理2.公文处理知识2.4 公文各要素层次字体用字规范1发文字号用3号仿宋；2签发人用3号仿宋，领导姓名用3号楷体；3标题用2号小标宋体；4主送机

8、关用3号仿宋；5正文用3号仿宋； （其中第一层“一、” ；第二层“（一）” ；第三层“1、” ；第四层“（1）”6附件和附件内容用3号仿宋；7落款日期用3号仿宋；8标识附注用3号仿宋；9“主题词”3个字用3号黑体，主题词内容即词目用3号小标宋体；10抄报、抄送、印发及印刷机关用3号仿宋。16目 录17EXCEL系统及表格设计1.认识EXCEL1.1 Excel 2007介绍Excel 2007是强大的电子表格制作软件之一，它不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式对处理结果加以形象地显示，更能够方便地与Office 2007其他组件相互调用数据，实现资源共享

9、。18EXCEL系统及表格设计1.认识EXCEL工作簿（Workbook）工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的工作表工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。单元格（Cell ）在工作表中，行和列相交构成单元格。单元格用于存储公式和数据。单元格按照它在工作表中所处位置的坐标来引用，列坐标在前，行坐标在后。1.2 单元格、工作表/簿19EXCEL系统及表格设计2. 单元格操作单元格格式可以和以前老版本一样，在右键菜单中选择设置单元格属性来修改格式。单元格格式包括“数字”、“对

10、齐”、“字体”、“边框”、“填充”、“保护”。2.1 设置单元格格式20EXCEL系统及表格设计2. 单元格操作2.2 条件格式单元格可以通过条件格式设置，用于突出一些固定格式的单元格；同时，也可用于统计数据，可以很容易的突出数据范围内，高于/低于/平均值的数据，或则按百分比来找出数据。21EXCEL系统及表格设计3. EXCEL常用函数Excel函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。3.1 什么是函数？

11、22EXCEL系统及表格设计3. EXCEL常用函数 函数按功能分为以下几种类型： 统计函数（比如， AVERAGE、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENAT） 信息函数（比如， ISBLANK） 数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 3.2 函数的类型23EXCEL系统及表格设计3. EXCEL常用函数IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。它

12、的表达为： IF(logicaltest,value_if_true,value_if_false)例子注意：函数常用于多层嵌套函数的应用逻辑表达式逻辑判断为真时的返回值逻辑判断为假时的返回值3.3 IF函数24EXCEL系统及表格设计3. EXCEL常用函数3.4 Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。MID(text,start_num,num_chars) ，text为字符串表达式，startnum为text中被提取的字符部分的开始位置，numchars为要返回的字符数。例如M1=4100，A1=Mid(M1,2,1) ，则A1=1 LEFT( string, n

13、 )，得到字符串左部指定个数的字符。Right ( string, n )，从字符串右端取指定个数字符。25EXCEL系统及表格设计3. EXCEL常用函数Lookup的汉语意思是“查找”。Vlookup函数的作用为在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。其标准格式为：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)3.5 Vlookup函数已知表sheet1中的数据如下，如何在数据表二 sheet2 中如下引用：当学号随机出现的时候，如何在B列显示其对应的物理成绩？ 26EXCEL系统及

14、表格设计3. EXCEL常用函数数据透视表（Pivot Table）是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。3.6 数据透视表27EXCEL系统及表格设计4. EXCEL图表制作在 插入 菜单中，可以很方便的插入需要的图标类型4.1 图表的创建4.2 选择数据选中插入的图标，右键菜单中有选择数据选项。28EXC

15、EL系统及表格设计4. EXCEL图表制作设置好图表的数据源就生成了图表。4.3 生成图表4.4 格式设置和调整选中图表的时候，菜单的上方会出现图标工具菜单，里面有三个选项，设计，布局，格式。可以设置图标格式。29EXCEL系统及表格设计表格要素应齐全，应包括表头、表格内容、表尾。表头要素可包括表格名称、填报单位、计量单位（元、万元）、填报日期等表格内容应注意字体、小数位保留、单元格格式、表格内容等。其中，字体一般大小适中，小数位按规则保留0-2位，表格内容格式视情况居中或居左等，表格内容尽量不出现“#NAME?”、“#DIV/0!”等符号表位要素可包括填表（制表）人、复核人、审核人、负责人、

16、填表日期等，对于一些复杂表格，可附填表说明。5. 表格设计要求5.1 表格要素30EXCEL系统及表格设计5. 表格设计要求5.2 表格字体除有特殊要求外，字体尽量水平、上下居中，需要使用者输入内容的表格框与此相同。表格中字体位置要统一。字体在预览状态下和打印状态下要全部都能显示出来。不得出现被线条遮挡的情况。表格标题字体大小，通常用黑体（微软雅黑），20号字体。表格内字体，通常用10号字（或11号字），宋体，如果字数太多，而格子太小，可适当缩小字体。强制性项目用黑体。字体大小要统一。字体颜色，除有特殊情况外，字体颜色都必须采用缺省（黑色）字体。31EXCEL系统及表格设计5.3 表格边框线条

17、5. 表格设计要求表格外框线条一般用中线（或细线）。表格内线用细线。通常情况下，表格线都需要在一页内全部显示出来。不得出现超页。如果表格较长，一页无法全部表达，可以增加续表。如果表格内容较少，也要通过调整行距的形式尽量让表格占满整个页面。做完表格之后，需要预览该表格，看左右外框线条是否全部能够显示。32目 录33POWERPOINT系统及演示1. 认识PowerPointPowerPoint是一款专门用来制作演示文稿的应用软件，也是Microsoft Office系列软件中的重要组成部分。使用PowerPoint可以制作出集文字、图形、图像、声音以及视频等多媒体元素为一体的演示文稿，让信息以更

18、轻松、更高效的方式表达出来。中文版PowerPoint 2007在继承以前版本的强大功能的基础上，更以全新的界面和便捷的操作模式引导用户制作图文并茂、声形兼备的多媒体演示文稿。 1.1 什么是PowerPoint34POWERPOINT系统及演示1. 认识PowerPoint34 大纲与幻灯片方式切换 状态栏 Office按钮 快捷按钮和显示比例滑杆 幻灯片编辑 窗口 标题栏 功能区 PowerPoint 2007界面包括工作区、功能区和其他工具。用户都可以对演示文稿进行编辑和加工，同时这些改动都将反映到其他视图中。用户可以在功能区中选择“视图”选项卡，然后在“演示文稿视图”组中选择相应的按钮

19、即可改变视图模式。 POWERPOINT系统及演示2. 制作PPT36POWERPOINT系统及演示2. 制作PPT母版的设计，因为它决定了演示文稿的一致风格和统一内容，甚至还是创建演示文稿模板和自定义主题的前提。37POWERPOINT系统及演示2. 制作PPT文字排版38POWERPOINT系统及演示2. 制作PPT文字排版文字排版中存在的问题39POWERPOINT系统及演示2. 制作PowerPoint简化文字的方法不超过5行分解到多张幻灯片上每行不超过5个关键词概括关键词文字排版40POWERPOINT系统及演示2. 制作PowerPoint简化文字的方法使用动画 控制文字内容图示-一图胜千言使用备注文字排版41POWERPOINT系统及演示2. 制作PowerPoint使文字有序的方法统一字体统一颜色注意文字对齐少用艺术字文字排版42POWERPOINT系统及演