制作员工人事资料管理表

1、信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college任务十六任务十六 数据表的基本制作数据表的基本制作 工作情境描述工作情境描述 生活在生活在“信息时代信息时代”的人比以前任何时候都更频繁地与的人比以前任何时候都更频繁地与数据打交道。孤立的数据往往令人难以理解，利用表格数据打交道。孤立的数据往往令人难以理解，利用表格的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方法。的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方法。wordword的表格功能给数据的整理带来了很大的方便，但对的表格功能给数据的整理带来了很大的方便，但对于重复数据的输入，数据的选择输入，数

2、据的限制输入，于重复数据的输入，数据的选择输入，数据的限制输入，数据的分析及图表的创建等却又力不从心，数据的分析及图表的创建等却又力不从心，officeoffice组件组件中的中的excelexcel电子表格软件很好地解决了这一系列问题。电子表格软件很好地解决了这一系列问题。 下面我们以一个公司的下面我们以一个公司的“员工考核表员工考核表”的制作为例，学的制作为例，学习习excelexcel软件中关于快速数据输入，表格设置及打印等软件中关于快速数据输入，表格设置及打印等基本知识。基本知识。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college效果展示

3、效果展示 信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college工作任务分析工作任务分析 能力目标能力目标 通过本实例的操作学习，理解工作簿和工作表的通过本实例的操作学习，理解工作簿和工作表的区别；掌握特殊数据的输入方法；掌握填充柄的区别；掌握特殊数据的输入方法；掌握填充柄的使用方法；掌握设置数据有效性；掌握单元格的使用方法；掌握设置数据有效性；掌握单元格的格式设置；掌握工作表的页面设置。格式设置；掌握工作表的页面设置。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college知识要点知识要点 工作表的重命名。

4、工作表的重命名。 数据有效性的设置方法。数据有效性的设置方法。 文本数字字符，日期的输入方法。文本数字字符，日期的输入方法。 填充柄的使用。填充柄的使用。 表格的格式化。表格的格式化。 工作表的打印及工作簿的保存。工作表的打印及工作簿的保存。 信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college工作过程描述工作过程描述u工作簿和工作表的认知工作簿和工作表的认知u输入基本数据输入基本数据u格式化工作表格式化工作表u保存工作表保存工作表u打印工作表打印工作表信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical colleg

5、e excelexcel中以文件形式保存表格内容的文件称为工作簿，中以文件形式保存表格内容的文件称为工作簿，其扩展名为其扩展名为.xls.xls。每一个工作簿可包含若干个工作表，。每一个工作簿可包含若干个工作表，默认情况下包括默认情况下包括3 3个工作表，工作表标签位于窗口的左个工作表，工作表标签位于窗口的左下角，默认名称分别为下角，默认名称分别为sheet1,sheet2,sheet3,sheet1,sheet2,sheet3,如图如图16-16-2 2图图16-2 16-2 默认工作表默认工作表 位于工作表左侧的数字编号为各行的行号，位于工作表位于工作表左侧的数字编号为各行的行号，位于工作

6、表上方的字母编号为各列的列号，每一个工作表是由上方的字母编号为各列的列号，每一个工作表是由256256列和列和6553665536行组成。行和列相交形成单元格，它是存储行组成。行和列相交形成单元格，它是存储数据和公式及运算的基本单位。数据和公式及运算的基本单位。excelexcel用列标行号来表用列标行号来表示某个单元格的地址，如示某个单元格的地址，如b15b15代表代表b b列中第列中第1515行的单元格。行的单元格。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 可以对工作表进行新增，删除，重命名等操作，下面将可以对工作表进行新增，删除，

7、重命名等操作，下面将工作表的名称改为工作表的名称改为“2009年年”，步骤如下：，步骤如下： 第一步：启动第一步：启动microsoft excel 2003，新建工作簿文件。，新建工作簿文件。 第二步：选择第二步：选择“sheet1”工作表标签，单击右键，选择工作表标签，单击右键，选择右键菜单中的右键菜单中的“重命名重命名”菜单项。菜单项。 图16-3 工作表标签右键菜单图16-3 工作表标签右键菜单信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college输入基本数据输入基本数据 输 入 内 容 时 性 别 列 要 求 可 通 过 单 击 右 侧 下

8、 拉 箭 头 选 择输 入 内 容 时 性 别 列 要 求 可 通 过 单 击 右 侧 下 拉 箭 头 选 择“男男”“”“女女”；部门列可通过单击右侧下拉箭头选择；部门列可通过单击右侧下拉箭头选择“市场市场部部”“”“售后部售后部”“”“企划部企划部”“”“行政部行政部”（如图（如图16-1）；）；“工作态工作态度度”，“工作成效工作成效”，“团队协作团队协作”列只允许输入列只允许输入0100间的整间的整数。数。 步骤如下：步骤如下： 第一步：单击工作表第一步：单击工作表“2009年年”标签，进入该工作表中。标签，进入该工作表中。 第二步：选定单元格第二步：选定单元格a1，在其中输入，在其中

9、输入“员工考核表员工考核表”；在单元；在单元格区域格区域b2:h2中分别输入中分别输入“员工号，姓名，性别，考核时间，部员工号，姓名，性别，考核时间，部门，工作态度，工作成效，团队协作门，工作态度，工作成效，团队协作”。 第三步：输入员工号第三步：输入员工号 员工号为文本数字字符，若直接输入，员工号为文本数字字符，若直接输入，excel会识别成数值型数会识别成数值型数据，并会自动不显示最前端无意义的零。很多情况下我们需将数据，并会自动不显示最前端无意义的零。很多情况下我们需将数字当作文本字符来进行处理，如学号，身份证号，邮编等，字当作文本字符来进行处理，如学号，身份证号，邮编等，excel提供

10、了直接输入文本数字字符的方法：在输入数据时以英提供了直接输入文本数字字符的方法：在输入数据时以英文单引号文单引号“”“”开始输入数据，如开始输入数据，如03012，输入完后，输入完后“”“”将将不显示在单元格中，其后的数字字符将自动识别为文本数据。不显示在单元格中，其后的数字字符将自动识别为文本数据。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 另一方法是将单元格的格式先设置为文本：先选择目标单元格，另一方法是将单元格的格式先设置为文本：先选择目标单元格，然后选择然后选择“格式格式”菜单中的菜单中的“单元格单元格”命令，进入单元格格式设命令

11、，进入单元格格式设置对话框后，选择置对话框后，选择“数字数字”标签，选择标签，选择“分类分类”列表中的列表中的“文本文本”后单击后单击“确定确定”按钮。通过此方法设置过的单元格在输入数字时按钮。通过此方法设置过的单元格在输入数字时将自动保存并显示为文本。将自动保存并显示为文本。 第四步：输入姓名。第四步：输入姓名。 第五步：输入性别。第五步：输入性别。 性别列的变化较少，可以通过选择输入的方法简化输入，具体步性别列的变化较少，可以通过选择输入的方法简化输入，具体步骤如下：骤如下： 选定需要设置数据有效范围的区域。选定需要设置数据有效范围的区域。 选择选择“数据数据”菜单中的菜单中的“有效性有效

12、性”命令命令 在在“数据有效性数据有效性”对话框中选择对话框中选择“设置设置”标签，在标签，在“允许允许”下拉下拉列表中选择列表中选择“序列序列”，在，在“来源来源”栏输入栏输入“男男,女女”，如图，如图16-4,后单击后单击“确定确定”按钮。按钮。 注意：注意：“来源来源”栏中输入的各项目间只能使用英文逗号用于间隔。栏中输入的各项目间只能使用英文逗号用于间隔。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college在设置了数据有效性的单元格区域后可使用右侧下在设置了数据有效性的单元格区域后可使用右侧下拉箭头选择输入。拉箭头选择输入。图16-4 “数据

13、有效性”对话框的设置信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 第六步：输入考核时间第六步：输入考核时间 excelexcel中规定了严格的日期时间输入格式，输入日中规定了严格的日期时间输入格式，输入日期时，首先输入期时，首先输入1 11212作为月份，然后输入作为月份，然后输入“/”/”或或“”进行间隔，再输入进行间隔，再输入1 13131作为日，如输入作为日，如输入“5 51”1”，将，将自动识别为自动识别为5 5月月1 1日，并显示为日，并显示为“5 5月月1 1日日”。 年份若省略，则以当前年份作为默认值，但并不显示。年份若省略，

14、则以当前年份作为默认值，但并不显示。如需输入年份，可使用如需输入年份，可使用 “ “mm/dd/yyyymm/dd/yyyy”、“mm-dd-mm-dd-yyyyyyyy”、“yyyy/mm/ddyyyy/mm/dd”、“yyyy-mm-ddyyyy-mm-dd”四种格式进四种格式进行输入。行输入。 如需改变日期的显示格式，可选择需设置的区域，选择如需改变日期的显示格式，可选择需设置的区域，选择“格式格式“菜单菜单”中的中的“单元格单元格”命令，进入单元格格式命令，进入单元格格式设置对话框后，在设置对话框后，在“数字数字”标签的标签的“分类分类”列表中选择列表中选择“日期日期”，并在右侧类型列

15、表中选择相应的显示类型。，并在右侧类型列表中选择相应的显示类型。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 在在excelexcel中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，日期中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，日期系统默认为系统默认为“19001900年日期系统年日期系统”，即以，即以19001900年年1 1月月1 1日作为序列值日作为序列值的基准日，当日的序列值计为的基准日，当日的序列值计为1 1，这之后的日期均以距基准日期，这之后的日期均以距基准日期的天数作为其序列值，例如的天数作为其序列值，例如19001900年年1

16、 1月月2323日的序列值为日的序列值为2323。这样。这样日期数据可以参与加、减等数值运算，如两个日期相减可计算两日期数据可以参与加、减等数值运算，如两个日期相减可计算两个日期之间间隔的天数。个日期之间间隔的天数。 本例中，多个员工考核时间是相同的，利用本例中，多个员工考核时间是相同的，利用excelexcel填充柄的拖动填充柄的拖动复制功能将使输入变得非常轻松，具体操作方法如下：复制功能将使输入变得非常轻松，具体操作方法如下： 选中选中d3d3单元格。单元格。 将鼠标移到选中单元格的黑色边框的右下角（填充柄所在处），将鼠标移到选中单元格的黑色边框的右下角（填充柄所在处），当鼠标指针变为黑色

17、加号时，按住键盘当鼠标指针变为黑色加号时，按住键盘键的同时按住鼠标键的同时按住鼠标左键向下拖动。左键向下拖动。 信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college图16-5 光标移动到填充柄处图16-6按住键同时拖动填充柄信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 填充柄对不同的数据类型默认处理方式是不一样的。填充柄对不同的数据类型默认处理方式是不一样的。 对字符型数据和数值型数据，直接拖动填充柄处理为复对字符型数据和数值型数据，直接拖动填充柄处理为复制；而对文本数字字符和日期型数据，直接拖

18、动填充柄制；而对文本数字字符和日期型数据，直接拖动填充柄处理为加处理为加1 1填充。如果按住填充。如果按住键，则对文本数字字键，则对文本数字字符和日期型数据的默认处理方式将会发生逆转，处理为符和日期型数据的默认处理方式将会发生逆转，处理为复制。复制。 第七步：输入评审组第七步：输入评审组 使用填充柄可以很容易地完成该项内容的输入，具体填使用填充柄可以很容易地完成该项内容的输入，具体填充柄的使用方法参考第六步。充柄的使用方法参考第六步。 第八步：输入部门。部门列变化较少，同样可通过选择第八步：输入部门。部门列变化较少，同样可通过选择输入的方法简化输入，具体操作可参考第五步。输入的方法简化输入，具

19、体操作可参考第五步。 信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 第九步：输入第九步：输入“工作态度工作态度”，“工作成效工作成效”，“团队协团队协作作”栏的分数栏的分数 为限制分数栏的数据范围，需通过数据有效性限制数据为限制分数栏的数据范围，需通过数据有效性限制数据的输入范围，具体步骤如下：的输入范围，具体步骤如下： 选中需设置数据有效输入范围的单元格区域。选中需设置数据有效输入范围的单元格区域。 选择选择“数据数据”菜单中的菜单中的“有效性有效性”命令。命令。 在在“数据有效性数据有效性”对话框中选择对话框中选择“设置设置”标签，在标

20、签，在“允允许许”下拉列表中选择下拉列表中选择“整数整数”，在，在“最小值最小值”栏输入栏输入“0”，在，在“最大值最大值”栏输入栏输入“100”，如图，如图16-7，后单击，后单击“确定确定”按钮。按钮。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 在设定了数据有效输入范围的区域中输入的数值超过了在设定了数据有效输入范围的区域中输入的数值超过了允许范围时，允许范围时，excel将提示出错，如图将提示出错，如图16-8。用户也可。用户也可通过通过“数据有效性数据有效性”对话框中的对话框中的“出错警告出错警告”标签来设标签来设置出错后提示对话

21、框中的内容。置出错后提示对话框中的内容。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college格式化工作表格式化工作表 excelexcel的工作表和的工作表和word word 一样，需要进行美化，从而改善一样，需要进行美化，从而改善整个工作表的外观质量。整个工作表的外观质量。 设置标题格式；调整第一行行高为设置标题格式；调整第一行行高为3333，第二行行高为，第二行行高为2323，其它各行行高为其它各行行高为2020，f f到到h h列的列宽相等同为列的列宽相等同为1313；设置表；设置表格边框和底纹。格边框和底纹。 第一步：首行标题的合并居中第

22、一步：首行标题的合并居中 选择选择a1:i1a1:i1单元格区域。单元格区域。 单击单击“格式格式”工具栏上的工具栏上的“合并及居中合并及居中”按钮，如图按钮，如图16-916-9。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 第二步：调整首行标题的字体第二步：调整首行标题的字体 选择选择a1单元格。单元格。 单击单击“格式格式”工具栏上的相应按钮完成字体设置，如图工具栏上的相应按钮完成字体设置，如图16-9。 第三步：调整行高，列宽第三步：调整行高，列宽 选中第一行。选中第一行。信息与软件工程系 林向宝xianning vocationa

23、l technical college 选中单元格的背景颜色将会改变。选中单元格的背景颜色将会改变。 选择选择“格式格式”菜单中的菜单中的“行行”下级菜单中下级菜单中“行高行高”命令，在弹命令，在弹出的出的“行高行高”对话框中输入数值对话框中输入数值33，最后单击，最后单击“确定确定”按钮。按钮。 选中第二行，调整行高为选中第二行，调整行高为23。 选中第选中第3到到17行，调整行高为行，调整行高为20。 选中第选中第f列到列到h列，选择列，选择“格式格式”菜单中的菜单中的“列列”下级菜单中下级菜单中“列宽列宽”命令，在弹出的命令，在弹出的“列宽列宽”对话框中输入数值对话框中输入数值13，最后

24、，最后单击单击“确定确定”按钮。按钮。 调整行高，列宽还可以直接在工作表中拖动鼠标来完成。调整行高，列宽还可以直接在工作表中拖动鼠标来完成。 一行或一列的调整：直接拖动某行号标签下方或列号标签右侧的一行或一列的调整：直接拖动某行号标签下方或列号标签右侧的中线，到达所需数值后放开可完成，如图中线，到达所需数值后放开可完成，如图16-10所示。所示。 多行或多列的调整：选择了相应的多行或多列后，将鼠标放置在多行或多列的调整：选择了相应的多行或多列后，将鼠标放置在任意选中行的行标签的中线上，鼠标变为一个黑色双向箭头时拖任意选中行的行标签的中线上，鼠标变为一个黑色双向箭头时拖动鼠标，到达相应数值后放开

25、鼠标，如图动鼠标，到达相应数值后放开鼠标，如图16-11。 信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 第四步：调整单元格对齐方式第四步：调整单元格对齐方式 选择选择a2:i17单元格区域。单元格区域。 选择选择“格式格式”菜单中菜单中“单元格单元格”命令，在弹出的命令，在弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“对齐对齐”标签，改变标签，改变“水平对齐水平对齐”方式为方式为“居中居中”。“垂直对齐垂直对齐”方式在方式在exce

26、l中默认为中默认为“居中居中”对齐，本例中无需对齐，本例中无需设置。设置。 第五步：设置边框第五步：设置边框 选择选择a2:i17单元格区域。单元格区域。 选择选择“格式格式”菜单中的菜单中的“单元格单元格”，在弹出的，在弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“边框边框”标签，单击标签，单击“内部内部”图标按钮，将内部边图标按钮，将内部边框设置为默认的黑色单线边框。框设置为默认的黑色单线边框。 在在“线条线条”区域的区域的“样式样式”列表框中选择边框样式为双线型，再列表框中选择边框样式为双线型，再单击单击“外边框外边框”图标按钮，将外部框线设置为双线型。图标按钮，将外部框线设置

27、为双线型。 选择选择a2:i2单元格区域，选择单元格区域，选择“格式格式”菜单中的菜单中的“单元格单元格”，在，在弹出的弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“边框边框”标签，在标签，在“线条线条”区域的区域的“样式样式”列表框中选择边框样式为双线型，再单击列表框中选择边框样式为双线型，再单击“边框边框”区域区域8个小按钮中的下边线为实线的按钮，将选中区域的下框线个小按钮中的下边线为实线的按钮，将选中区域的下框线设置为双线型。设置为双线型。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college 第六步：设置底纹第六步：设置底纹 选择选

28、择a2:i17单元格区域。单元格区域。 选择选择“格式格式”菜单中菜单中“单元格单元格”命令，在弹出的命令，在弹出的“单单元格格式元格格式”对话框中选择对话框中选择“图案图案”标签，在标签，在“颜色颜色”区区域选中一种底纹色彩，后单击域选中一种底纹色彩，后单击“确定确定”按钮。按钮。 保存工作表保存工作表 单击单击“文件文件”菜单中的菜单中的“保存保存”命令，或单击常用工命令，或单击常用工具栏的具栏的“保存保存”按钮，在打开的按钮，在打开的“另存为另存为”对话框中选对话框中选择适当的保存位置，在择适当的保存位置，在“文件名文件名”栏中填入栏中填入“员工考核员工考核表表”，单击，单击“保存保存”

29、按钮完成存盘。按钮完成存盘。信息与软件工程系 林向宝xianning vocational technical college打印工作表打印工作表为了直接打印出美观的表格，需先进行打印预览，如不符合要求，可进行页为了直接打印出美观的表格，需先进行打印预览，如不符合要求，可进行页面的调整，确定符合打印要求后方可打印。面的调整，确定符合打印要求后方可打印。设置页面为横向，并将该数据表打印到页面水平方向的中间位置。设置页面为横向，并将该数据表打印到页面水平方向的中间位置。第一步：打印预览第一步：打印预览单击单击“文件文件”菜单中的菜单中的“打印预览打印预览”命令，或单击常用工具栏的命令，或单击常用工具栏的“打印预览打印预览”按钮，在打开的打印预览窗口中就可以看到打印效果。本例中，因整个表格按钮，在打开的打印预览窗口中就可以看到打印效果。本例中，因整个表格行数较少而列数跨度较大，所以有些列被分割到了第二页，非常不符合阅读行数较少而列数跨度较大，所以有些列被分割到了第二页，非常不符合阅读习惯，使用横向打印可以很好地解决上述问题。习惯，使用横向打印可以很好地解决上述问题。第二步：页面设置图第二步：页面设