文件控制程序

1、有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码qp/hx423-01版 次a / 0页 码1 / 61 目 的对本公司质量管理体系的文件进行有效控制，确保在所有场所使用的文件为有效的版本，防止误用失效或作废文件。2 适用范围 适用于本公司所有与质量管理体系有关文件的控制，包括适宜的外来文件。3 职 责 3.1办公室负责体系文件、行政文件、外来文件的归口管理和控制。3.2总经理负责批准质量手册。3.3管理者代表负责批准程序文件、作业文件及审核质量手册。3.4分管领导负责审核分管部门的作业文件。3.5各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。4 工作程序4.1文件的分类a)质量手册 qm b

2、)程序文件 qpc)作业文件 qc d)质量记录 qr e)工程文件4.2文件的编写和审批 a)质量手册由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布；b)程序文件由相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准发布；c)作业文件由各部门负责编制，分管领导审核，管理者代表批准； 有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码qp/hx423-01版 次a / 0页 码2 / 6d) 外来文件（国家、行业标准、顾客技术协议、相关法律法规等）由办公室负责收集、评审其适宜性，并控制其使用。 e)工程文件按工程文件管理办法执行。4.3文件的编码/编号、标识、编目、归档和发放4.3.1编码/

3、编号a) 质量手册编码 qm/hx- 年代号 质量手册/公司代号 b) 程序文件编码 qp/hx- 顺序号 iso9001标准条款号 程序文件/公司代号 c) 作业文件编码 qc/ hx- 顺序号 iso9001标准条款号 作业文件/公司代号 有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码qp/hx423-01版 次a / 0页 码3 / 6d) 外来文件和工程文件编码：外来文件和工程文件用原编号作为文件编码。e) 质量记录编码 qr- 顺序号 iso9001标准条款号 质量记录f) 各部门记录编号 - - 部 门 代 号 顺序号 gc 工程部 bg 办公室 年号 ht 合同部 xs 销售部

4、部门代号 sc市场策划部 rl 人力资源部 4.3.2 标 识质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两类。 a) 质量手册的标识质量手册分受控和非受控两类，企业内部、第三方认证机构为受控文件，由办公室负责加盖“受控”印章，在封页标注发放编号。发放给顾客或外单位的为非受控质量手册，不加盖受控印章，不纳入公司文件控制仅作发放登记；b) 质量管理体系文件（质量手册、程序文件、作业文件）用编号进行标识；e) 行政文件不纳入本程序文件控制。有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码qp/hx423-01版 次a/ 0页 码4 / 64.3.3编 目a) 办公室负责收集相关的国家法律法规、外来标准、

5、行业有关质量技术规定等，编制现行外来标准、规范、规程一览表。b) 办公室负责编制企业受控文件清单；各部门收到文件时应填写部门受控文件清单。4.3.4归 档4.3.4.1所有质量管理体系文件、质量记录，各部门于次年一月二十日前存档。4.3.4.2其他文件、质量记录由各部门存档。4.3.5发 放质量管理体系文件由办公室按文件发放/回收登记表予以发放。其它作业文件由相关部门负责人确定发放范围，填写文件发放/回收登记表，予以发放。4.4文件的借阅/销毁4.4.1文件的借阅须经发文部门负责人审批后，并填写文件借阅/销毁申请登记表予以实施。4.4.2文件的销毁由发文部门按原发放范围回收销毁，并记入文件借阅

6、/销毁申请登记表。需作资料保留的，加盖或标注“仅供参考”字样并记入文件借阅/销毁申请登记表后方可借阅。办公室负责从所有场所及时回收作废文件，防止误用。4.5文件的确认和修改4.5.1文件每两年确认一次，确认时应按文件审批程序进行批准，并控制其使用。4.5.2受控文件修改由发文部门填写文件更改申请单，经相关部门负责人审批后，由发文部门进行修改，然后记入文件更改登记表： a)质量手册由办公室汇总并提出修改意见，管理者代表审核，总经理批准； 有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码qp/hx423-01版 次a / 0页 码5 / 6 b)程序文件由各部门提出修改意见，部门负责人审核，管理者代

7、表批准； c)企业内其它文件的修改，由发文部门提出修改意见，责任部门负责人审核，分管领导批准。4.5.3文件修改形式 a)换页：当一页中出现较多更改内容时，应换页。以1、2表示修改次数； b)文件经过原则性、大幅度修改或质量管理体系结构、方针目标及策略发生变化后，应换版。以a、b、c表示版次；c)文件出现少量打印错误或少量更改可采用手改（划改），并签署姓名、日期和标识。 4.6文件的使用和保护4.6.1当使用的文件破损严重时，可到发文部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。新文件沿用原发放号码，旧文件交发文部门销毁。 4.6.2当文件持有人所持文件丢失，向发文部门申请补发时，补发文件给予新

8、的发放号，原号作废。发文部门在文件发放/回收登记表中注明“丢失”、“补发”字样。4.6.3持有受控文件的人员，因工作调动或其它原因离开原工作岗位，必须将受控文件交回发文部门。4.7电子媒体形式文件的管理4.7.1软盘以不干胶标记标识，硬盘以存盘文件目录方式标识。应控制非本公司人员使用微机，以防止他人随意调阅、复制或改动。为防止硬盘文库因病毒丢失；微机操作人员需对网络收文进行杀毒处理，并定期对硬盘进行检查和杀毒，同时对硬盘文库复制软盘备份，每半年对文库进行一次检查，确保备份的完整性。有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码qp/hx423-01版 次a / 0页 码6 / 64.7.2当文件发生修改/销毁时，对