饭店采购制度及程序

1、饭店采购制度及程序12020年5月29日文档仅供参考生效日期：修改日期：批准：总经理政策及执行程序档案名称：政策号码：部门：财务部lit采购制度及程序 政策：制定*饭店采购制度及程序目的：当饭店的业务运作进行时，采购部是负责饭店一切物品的采购及服务的 部门,饭店一切所需求的物品必须经由采购部负责采购，饭店不允许未经行政管理部门批准的任何购货行为，无论现金（零用金除外及非现金的交易，需用 部门必须按照采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。采购部要提供最新 的市场信息的资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供可靠的服务，搜集良好的品质的物料和供应商来配合饭店的政策，采购人员必须对所有物品的数

2、量、质量、价格、货源等加以控制，并能按各部门的要求，购入质优、价廉的货品从而达到最大限度的降低进货成本提高利润，节约资金之目的。采购程序：一采购货品分类：1. 货舱存货补充-仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改变在物料的存量达到规定的补充线时，应及时提出补充要求，保障饭店任何时间均有合理的物料供应。2. 部门新增的物品运作部门在业务所需时,须要新增设备或添加物料时,所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后 ,由采购部门进行洽购 , 以适应新的业务发展。3. 部门替换旧有设备或物品当饭店的业务运作至一定周期时,操作设备 ,器材,用具,低值易耗品等物品 ,均需按情形更新,补充。4.

3、物品和饮料供应食物及饮料供应品因性质不同,且受客人流量和消费的影响 ,故每天都有极大的流量,加上品质方面的选定,需要厨房部,饮食部,采购部和成本控制部的合作,以便能以最佳的物料产出最好的食物和饮品 ,因此,其采购申请和程序与其它部门不同,除了批量的采购外,亦有每天补充用料的每日市场采购。5. 燃油和燃料6. 维修物料和工程零配件。7. 急用和零星用品二货舱存货补充 ,部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序1. 采购申请1.1 货舱存货补充各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线,在存量接近或低于补充线时 ,即需要补充货仓之存货,货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有关部门 ,表内必须注

4、明以上资料:货品名称a. 平均每月消耗量b. 库存数量c. 最近一次订货数量d. 最近一次订货数量建议e. 提供本次订货数量建议f. 若有可能应随附样品有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充 ,如有任何转变或更改 ,应予注明,然后送回货仓主管,货仓主管便可填写采购申请表送交采购部。1.2 部门新增物品若有部门欲增置新物品 ,部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目在内 , 如没有预算,应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。1.3 部门替换旧有设备或物品如部门欲替换旧有设备或物品 ,应先填写一份”固定资产,物品损失或损坏报告”给财务经理审批,经审批后 ,将一份损失或损坏报告副本和采购

5、申请表送交采购部。2. 采购申请单2.1 所有的采购申请必须填写一式四份采购申请单经部门主管核签后 ,整份共四页交给采购部。采购申请单一共四页,在经行政办批准后 :第一页 :收货部存档 （存收货组准备收货）第二页:采购部存档第三页:财务部存档（应付会计核算）第四页:部门存档2.2 填写采购申请单时部门主管应注意的事项 :a. 货品名称 ,规格,数量及数量单位必须列明b. 如货物必须在指定日期前收到请注明c. 此申请单只限于部门主管签署d. 部门主管必须紧记,此申请单交往采购部之日起,采购部需要找供应商之报价 ,选择供应商,然后经财务经理及总经理批准方可发出采购订单,制造至送货需要一定的时间 ,

6、故请各部门主管详细计划订货时间 ,及时发出申请表,以配合货品之应用。3. 检定申请单当采购部收到采购申请单后,应作出以下覆查,以防错漏。3.1 签署核对检定采购申请单有否部门主管签署及核对是否准确。3.2 数量核对,因过多或过少覆查存仓数量及每月消耗,决定采购申请表上之数量是否正确都会产生很多不良后果。过多存货引起的问题有:a. 流动资金减少而束缚于存货成本,b. 保险费及存货成本增加,c. 货品残变或过期的可能性而形成损耗,d. 货品有被盗之危险而招损存货不足引起的问题 :e. 出品产生缺项,令到客人不满或令整个预定的供应计划改变素质和饭店形象f. 匆忙的定单导致价格或品质上的不可预控 ,4

7、. 供应商4.1 联络供应商我们能够利用电话,传真或其它通讯途径联络供应商要求资料品 , 供应商资料可从以下来源获得:a. 营业代表的来访b. 供应商目录及邮寄小册子c. 刊物或电话黄页,报刊上的广告d. 展览会e. 有关部门的介绍,影响业务, 报价及样4.2 选择供应商在采购方面,选择供应商是一项十分重要的环节,故我们选择供应商时要考虑以下条件:a. 稳固财政 :最好选择有稳固财政能力的供应商,因这样对保持饭店货品水准,数量及交货期有一定的保障,b. 品质的统一:所选择的供应商必须符合饭店要求的物品,令饭店保持一贯稳定水准 ,c. 地区 :若品质或数量能够接收的话,最好选择本地的供应商,从而节省税项运输及保险费用,且联系方便,易於随时检查合同的执行情况,d. 价格 :如所有供应商之货品 ,品质,数量及交货期都能符合饭店要求,选择供应商便选择价格最低的一家,若品质条件不同则应与需货部门共同考虑,协商核定最符合饭店要求的供应商,e. 维修保养 :如所购买之货品是需要日后有维修保养的,选择供应商便需要注意这一项 ,因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本,采购人员应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法,属于机电 ,器材