新形势下企业档案提供利用方式探析

1、新形势下企业档案提供利用方式探析 【摘要】新形势下，用户用档需求对企业提供档案利用的方式提出了新的要求，企业档案部门需改变传统落后的档案提供利用方式，用发展的眼光去革新档案提供利用方式。本文从四个方面进行探讨：档案编研、档案信息推送、档案数字化、 公众平台。 【关键词】新形势;企业档案;档案利用 马克思哲学原理告诉我们：一切事物都处于永不停息的运动、变化和发展过程中，整个世界就是一个无限变化和永恒发展的物质世界，发展就是新事物代替旧事物的过程。档案提供利用自然也不例外，在新的形势下，企业档案提供利用的方式也会受周围环境的变化而作必要的变革。本文就此作简单探析。 一、企业档案利用的“新形势”分析

2、 （一）企业自身发展。现代社会是激烈竞争的社会，而企业是以盈利为目的，运用各种生产要素，向市场提供商品或服务，实行自主经营、自负盈亏、独立核算的经济组织。企业要想在市场竞争中立于不败之地，就需要企业自身获得持续的发展，充分利用各种生产要素，这其中就包括档案，而档案这种生产要素是否利用得当，取决于档案如何提供利用以及利用的程度怎样。因此，如何高效提供档案利用是当务之急。 （二）信息技术进步。现代社会，信息技术日新月异，信息环境日渐成熟，在信息化的浪潮中，企业融入信息化是必然态势。因此，企业档案提供利用信息化也是顺应企业信息化发展的需求，改革传统的企业档案提供利用方式，代之以信息技术环境下的企业档

3、案提供利用方式是必然趋势。 （三）用户用档需求。随着企业的快速发展，企业档案用户需求也发生了明显变化，主要表现为：第一，对档案信息的质量要求提高，要求档案检索结果集约化、系统化、浓缩化。第二，对档案部门的服务能力要求提高，要求档案部门做到快速检索、及时反馈、随查随用。第三，对档案的自助查询要求提升，档案查询途径多元化、利用档案便利化成为企业档案用户的普遍诉求。 二、新形势下企业档案提供利用方式略述 （一）积极开展企业档案编研工作。积极开展企业档案编研工作，出版实用的编研产品以保证档案用户对档案检索结果的集约化、系统化、浓缩化要求。开展档案编研工作需要注意以下问题：第一，编研选题要紧紧围绕企业当

4、前的中心任务，例如近期某个产品的规划、设计、制造等环节，对某产品的相关档案进行编研;针对正在实施的某个项目，对涉及的相关档案进行编研。第二，编研要确保质量，在编研过程中要力求材料坚实、信息可靠、表意明晰、信息集中。 （二）主动推送档案信息。档案部门主动出击，围绕企业当前主要工作，积极主动向相关部门推送档案信息。一方面，可以提高档案部门在企业的地位。另一方面，可以充分开发利用企业档案信息，最大限度提高档案的利用效率。应当注意的是，在推送信息前，要对目标部门做充分的调查，以确保推送的档案信息真正发挥效用。例如，财务部门近期正在审核近三年办公经费支出情况，据此可推送近三年财务档案中的相关凭证信息;设

5、备管理部门近期准备购买一台数控车床，可以推送单位现有数控车床的性能、价位、厂家等相关设备信息。 总之，主动推送档案信息，主动提供咨询是档案部门新时期档案提供利用的新思路。 （三）逐步实施企业数字档案馆工程。2010年6月，国家档案局办公室下发的数字档案馆建设指南中指出：数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，利用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和资源利用的档案信息集成管理系统。 逐步实施企业数字档案馆工程，建设企业数字化档案管理平台，将企业现存的档案通过扫描、拍照等技术手段实现纸质档案电子化，

6、通过相应的接口与oa、erp等信息管理系统互联互通，实现电子文件的在线归档，使企业相关的信息资源通过数字档案馆平台进行集成，以达到企业信息资源的整合，便于企业档案用户利用相关信息资源。 （四）利用新时代传播媒介 公众平台。1. 公众平台的概念。 公众平台是腾讯公司在 的基础上新增的功能模块，通过这一平台，个人和企业可以打造一个 的公众号，可以群发文字、图片、语音、视频、图文消息五个类别的内容。目前 公众平台支持 pc 端网页、移动互联网客户端登录，并可以绑定私人账号进行群发信息。将 公众平台充分应用于档案信息服务中，为传播优秀档案文化，改善档案信息服务方式提供了条件。2. 公众平台在档案提供利

7、用上的便利之处。第一，即时提供在线咨询，随时为用户提供所需档案信息，且可提供文字、图画、声音等多种形式的档案信息，能使档案用户获得全方位档案提供利用服务，使其满意度显著提升，档案提供利用效率提高。第二，即时发布馆藏最新信息。利用 公众平台可以即时发布最新归档或收集的档案信息，告知企业档案用户馆藏最新动态，使馆藏档案信息与用户档案需求二者保持即时“联系”。 三、结语 企业档案是企业重要的生产要素，提供企业档案利用服务是企业档案部门义不容辞的责任，做好这项服务工作，要与时俱进，需要用发展的眼光去捕捉社会最新发展动态，吸收借鉴其他行业的先进技术及管理方法。随着社会的不断发展，相信还会有更多的先进技术涌现，档案提供利用的方式还会有新的变革，企业档案部门需要用发展的眼光去不断探索新的档案提供利用的方式，为企业的持续发展提供高效便捷的档案信息服务。 【参考文献】 1李颖.我国数字档案馆的理性发展之探析-基于数字档案馆与数字图书馆的比较研究