公司文书管理制度（完整版）

1、公司文书管理制度第一章总则第一条目的。为使文书管理制度化、规范化，确保文书工作规范且顺利开展, 提高公司的办公效率，特制定本制度。第二条适用范围。本制度适用于公司文书管理的各工作事项。第三条相关职责。公司文书的收发、领取与寄送工作由总经办负责。第四条文书 管理工作原则。（1）文书归公司所有并保管，任何个人不得私自占有。（2）严格保守文书机密。（3）文书处置需以“准确”与“迅速为原则，明确责任。（4）在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后必须 以文书形式记录下来。第二章文书的分类与编制第五条文书种类及其适用范围。公司文书包括决定、报告、通知等，其适用范围不同，具体如下。（1）决定。适用于

2、对公司重要事项或重大经营管理活动作出安 排、奖励有关部门和人员。（2）报告。适用于向上级领导或部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级领导部门的询问。（3）通知。适用于对各部门布置工作并阐明有关指导原则、发 布规章制度、转发上级部门和不相隶属的主管部门的公文、传达要求 各部门共同执行的事项、任免和聘用管理人员。（4）请示。适用于向上级领导或部门请求指示批准某事项。（5）批复。适用于答复下属部门或人员的请示事项。（6）函。适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答 复问题，向不相隶属的有关部门请求批准等。（7）会议记录。适用于记载、传达会议情况和议定事项。（8）简报。适用于反映公司经

3、营管理情况，总结经验教训，沟 通信息。（9）会议纪要。适用于记载会议研究确定的事项或主要精神， 要求与会部门及人员共同遵守、执行。第六条公司文书的拟定程序。（1）总经理或主管副总提出拟撰稿任务。（2）撰稿人明确撰稿内容和行文要求。（3）撰稿人认真酝酿构思，收集各类材料数据等。（4）撰稿人按照行文规范正式拟稿。（5）总经办主任对初稿进行审核并提出修改意见。（6）根据意见进行修改，形成正式文稿。（7）总经办主任二次审核后交总经理审核签字。（8）行政祕书根据签发稿，打印、校阅、正式成文。（9）总经理及总经办主任在权限内对需用印文件加盖印章。第七条文书格式。公司文书一般由文头、发文字号、标题、主送部门

4、、正文、附件、 发文部门署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、 印发时间和份数等组成，部分公文还应包括份号、密级、紧急程度、 签发人、印发传达范围、附注、抄送部门等内容。（1）文头。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字或 者加括号标明文种组成，居中印在文书首页上部。（2）份号。文书印制份数的顺序号，标注于文书首页左上角， 秘密文书应当标明份号。（3）密级。秘密文书应按照密级划分规定确定“绝密” “机密“秘密”，标注于左上角份号下方。（4）紧急程度。紧急文书应当分别标明“特急” “加急，标注 于文书首页右上角。（5）发文字号。由发文部门代字、发文年号和发文顺序号组成， 标注

5、于文头下方居中或左下方。 联合行文，一般只标明主办部门的发文字号。 发文年号一律用公元纪年全称，括于方括号内，置机关代字之 后、发文序号之前。（6）签发人。上报文书应在发文字号右侧标注“签发人：XX X”。（7）标题。由发文部门名称、文书主题和文种组成，位于发文 字号下方，标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般 不加标点符号。（8）主送部门及人员。即主要受理文书的部门及人员。主送部 门名称应用全称或规范化简称，位于正文下方，顶格排印。（9）正文。即文书的主体，用来表述文书的内容，位于标题或 者主送部门下方。（10）附件。文书附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并 在正文之后、发文

6、部门署名之前注明附件的名称。（11）发文部门署名。应当用全称或规范化简称，位于正文的右 下方。（12）成文日期。 一般署会议通过或者公司领导签发日期，需2位以上领导签发 的文书署最后签发时间。 成文日期应当写明年、月、日，标注在正文之后右下方。 决议、决定、规定、办法等不标明主送部门的文书，成文日期 加圆括号标注于标题下方居中位置。 “会议纪要” “工作督查”成文日期标注于文头右下方。（13）印章。 除“会议纪要”“工作督查外，其他文书应加盖印章。 印章盖在成文日期的中上方，上沿不压正文，底边在成文日期 之下，不再落款。 如成文日期在前，印章可盖在正文右下方空当处。 正文末页无空当的，将正文内

7、容扩大或缩小行距，使印章页有 正文内容。（14）印发传达范围。加圆括号标注于成文日期左下方。（15）主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词 词组和文种组成，标注在文件末页下部、抄送部门之上。（16）抄送部门。抄送部门指除主送机关以外的其他需要告知文 书内容的上级、平级、下级和不相隶属的部门，抄送部门标注于主题 词之下、制发部门之上。（17）印制单位、印发时间标注于抄送机关之下。（18）打字者、校对者、份数标注于印制部门、印发时间之下。（19）其他专业性规范文书依照各自文书样例制作。第八条文书拟定。（1）对起草文书的理由必须作出交代，列明起因以及中间交涉 过程，必要时附上有关资料与文

8、件。（2）文书的起草必须征得部门主管同意，必须明确起草文书的 责任者，文书的草案必须予以保存。（3）公司重要文书或契约书案必须经过公证，并且在正式文书 形成日之前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第九条公司内部文书署名。（1）一般往来文书需主管署名。（2）单纯的上报文书或不涉及各部门且内容并不重要的文书， 需部门署名。（3）公司内部重要文书，按责任范围的规定署名总经理、副总 经理、部门经理、负责人。第十条公司对外文书署名。（1）公司对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回 执、公告等重要文书，一律署总经理姓名。（2）如为总经理委托事项，可由指定责任人署名。（3）上列规定以外的文书

9、，也可由部门经理署名。第十一条文书修改。（1）文书修改需经总经办主任审批。（2）修改文书时，修改人必须认真审阅原件，修改后必须署名。第十二条文书打印。（1）行政祕书负责拟好文稿的打印和校对。（2）核对完毕，准确无误后，由行政秘书进行文稿装订。第三章收发件处理第十三条收文登记。总经办收到文书后需进行仔细清点、按类登记，登记应注明收文 日期、文号、来文单位、事由等。第十四条专递文件（含机要件、挂号件）接收。（1）外查。对信函外包装进行检查，如发现破损应注明，同时 查看与发文簿或回执单是否相符。（2）验收。核对投递清单上的件数与实收件数是否一致。（3）标注。对一些紧急件，注明收件时间，以分清责任。第

10、十五条分文和批办。（1）文件拆封登记后，便进入分文和批办阶段，由行政祕书拟 定办文单，交相关领导批办。（2）相关领导阅文后提出批办意见，批办意见必须明确具体。（3）办文意见签署在文件处理单内，由行政秘书分别送相关部 门及人员办理。第十六条承办。（1）相关领导批文后，文件即进入承办程序。（2）对于相关领导的批文意见，如发现不具体、授权不清楚或 有疏漏之处，行政秘书或承办部门应及时提醒领导进一步明确和补充。（3）凡属上级下发的阅知文件，根据领导阅示意见贯彻执行。（4）凡需要草拟复文的，应根据领导批示及时行文办理。（5）凡需两个部门以上联合承办的事项，应主动做好协调工作。（6）注意办文时效，急事急办

11、。第十七条传阅。（1）文件传阅一般采用依次传阅方式。（2）由行政祕书填写文件传阅单，设置专用文件夹。（3）公司规定传阅时限，进行必要的催阅，以防文件滞留。（4）发现漏阅、漏签时，行政秘书需及时通知相关部门或人员 补办。（5）填写传阅文件处理单。（具体格式略）第十八条催办。（1）公司严格按办文时限办文，超过时限前应予催办。（2）催办应以急件和重要文件为重点。（3）催办可视情况采用电话催办或派人催办等方式进行。第十九条办复。（1）文件承办结束后，承办部门应将办文结果在收文处理单上 注明，必要时应将办文结果报公司总经理。（2）凡需要答复的来文、来函、来信，承办完毕后都应予以答 复。（3）办复的文件应

12、及时归档保管。第二十条文件封发。（1）行政秘书对上报下发文件应严格清点校对，并根据主送、 抄送部门分别封装。（2）行政秘书正确填写封套后，严密封缄，视情况加盖骑缝印 章。（3）行政祕书需认真填写发文登记簿。（4）公司派人直接送达文件时，应取得回执或请对方签收。（5）行政秘书发文件时应留存适当份数，以备使用和立卷存档。第四章文书质量管理第二十一条文书草拟质量控制。（1）公司文书需符合国家法律、法规和公司的有关规定，所提 措施和办法切实可行。如提出的新措施超越现行规定范围，应当加以 说明。（2）文书应内容属实、观点明确、表述正确、层次清楚、前后 照应、文字精练、篇幅力求简短。（3）用字用词准确、规

13、范，标点妥帖，字迹清楚，使用简称前 后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。（4）人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。（5）引文准确无误，删减得当，必要时需注明出处；引用其他文 书时应当列出文书标题，并在标题之后用括号标明发文字号。（6）根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用 文种。第二十二条文书审核质量控制。文书签发之前，应由总经办审核，审核重点如下。（1）有无必要行文，发文规格是否适当。（2）是否符合文书的审批程序和行文规则。（3）需要与有关部门会签的是否已会签。（4）文书内容是否符合国家的法律、法规和公司有关制度规定， 与公司过去发文且连续生效的文书有无矛盾，是否具有可操作性。（5）文种使用是否准确，文书格式是否规范。（6）文书层次是否清楚，结构是否合理，文意是否周全，表达 是否简洁、通顺、确切。第二十三条文书打印工作质量控制。（1）打字要忠于原稿，不得擅自更改。（2）严