信息时代我国档案管理体制的思考

1、信息时代我国档案管理体制的思考 摘要：当传统的档案管理体制和模式不能适应时代发展的新形势时，想要继续做好企业内部的档案管理工作，就必须对其档案的管理体制进行创新和改革。本篇文章从国内企业档案管理体制的研究现状入手，对档案管理现代化的优势作了介绍和论述，最后针对档案管理体制的改革与创新给出了相关的发展建议。 关键词：信息时代；档案管理；档案制度；思考 21世纪是一个以信息创造经济的时代，信息技术的发展与应用为人类创造了大量的财富和社会效益。而随着信息技术的发展，人类在工作活动中所产生和形成的电子文档数量变得越来越多，当传统的档案管理体制和模式不能再适应信息经济社会的发展，也无法再满足相关企业的新

2、形势时，档案管理体制与模式必然将走向改革。 1档案管理体制 档案是企业用人、录人的重要凭据，同时也是企业内部的一种重要信息资源，它在企业管理、营销等各方面都发挥着极其重要的作用。就企业或部门单位来说，其内部在开展档案工作时都需要遵守相关的管理制度。所谓管理制度，其实就是指某个管理系统内部，由最高权力者所制定的一套相关管理规定或管理制度，并且要求旗下人员按照其所制定的制度办事，使其制度得以正常运作的一种结构体系。从实质上来讲，管理体制所关注的核心问题是权力的划分以及职能的运行。 档案管理体制是指某企业内部在开展档案管理工作时，所制定和形成的一种对档案工作进行管理的控制体系。它的主要目的是有效控制

3、企业内部的档案管理工作，提高档案工作的管理水平。 2国内档案管理体制的研究现状 就我国的档案事业来说，虽然其在最近几年间取得了不小的档案管理成效，但与其他发达国家比起来，我国档案管理工作仍然存在着一定的缺陷与不足。就企业的档案管理工作来说，其所采用的档案管理方式大都雷同，其档案的管理一般坚持“集中统一，分级管理，条块结合，企业自主”四个基本原则，同时也是当前国内企业档案管理工作的现状。笔者在这里主要就前两种档案管理模式的优缺点作相关论述。 其中，企业档案的“集中统一管理”，是指在企业内部建立一个专门的档案部门，并且由这个部门对企业的全部档案进行统一管理。这种集中统一化管理在理论是完全可以获得较

4、好的管理效果，并且能够更好的服务于企业的一种个管理模式，然而，在实际操作中，这种管理模式却往往容易受到企业规模、企业技术水平等多方面因素的影响与治愈。 其次，企业的档案的“分级管理”则是指在企业内部对企业活动中所产生的档案资料实行分级管理，这种管理模式的优点是管理灵活，职责明确；但在实际操作中，其模式的构建难度比较大。 3档案管理现代化的主要优势 计算机网络技术的普遍应用与推广，以及现代化信息技术产业的不断发展与壮大，使得社会各个行业在工作都产生了大量的电子文档，且这些电子文档所包含的信息量和信息价值都比较巨大，这便使得档案工作人员必须要对其部门或企业在各种活动、工作中形成的，具有一定价值的档

5、案资料进行整理、保存，而传统的档案管理模式明显不适用于电子文档的管理，只能由计算机系统进行处理和存储的记录形式，在目前的工作中电子档案的形成、储存和管理都与传统的纸质档案技术截然不同，这就给档案管理工作带来了技术性、革命性和理念性的挑战，同时也只有档案管理工作人员能够深刻的认识这一理念和社会现状，才能够真正的做好档案管理工作需求。 3.1有效的解决了传统档案管理个存在的不足 目前，档案管理工作中仍然存在着较多的不足与隐患，这些问题的存在主要表现在：首先，在当前社会快速发展中，档案管理数据和内容都出现了高速增长趋势，在这种社会现状下，档案数据与内容快速增加，新的各种技术和媒介也不断涌人，这就为如

6、何有效、迅速的解决档案管理工作中存在的问题带来了和技术难题。其次，在目前社会发展中，各种档案盗窃现象不断出现，如何在科学技术高速发展的今天做好档案管理工作已成为档案工作人员亟待解决的问题，这些问题主要体现在以下几个方面： （1）在当前的档案管理工作中，传统的档案管理工作不管是从 管理能力还是管理效率进行分析，都存在着定的隐患，已经无法满足当前档案数据高速增长的社会发展要求，并且无法做到适应档案范围过大的需求。 （2）在工作中，传统的档案管理工作多是以纸质工作流程为主的管理方式，而对于新型的档案管理工作而言就显得力不从心，无法适应现代化档案管理工作发展要求。因此来说在现代化档案管理工作中，实现现

7、代化管理要求与模式是提高档案管理质量与效率的不然选择和最佳结果。 3.2档案管理现代化有利于顺应时代发展潮流 首先.档案在我国社会发展中有着收藏和保护国家各个历史时期所形成的档案内容与任务，这是负责保护宝贵的文化财富重任，更是一项造福子孙的宏伟事业。其次，档案管理工作还负担着为其他行业发展提供信息资料的重任，是为现代化社会建设提供信息资源的主要方式。在档案管理工作中，档案的开展是各项工作得以顺利进行的前提和必然条件，只有充分的发挥档案资源应有价值和效益，才能够科学合理的为社会发展做贡献。 3.3档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势 在过去三十多年的档案管理工作中，现代化技术与管理理念的研究取

8、得了惊人的成绩。其在发展中一方面伴随着现代科学技术、生产工艺和管理理念形成了各种不同结构、不同内容和不同形式的档案信息资源。另一方面在工作中随着科学技术的发展与信息技术的引进，档案管理制度也日趋完善，并对于各种新技术的实现发挥着重要作用。 3.4大力开发档案信息资源 知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引人档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流，扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。 （1）利用科学手段，快速获取档案信息。缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提出有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮回溯性信息的基地。 （2）提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等。 4结束语 综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。