秘书核心素质

1、内容提要当前市场经济的发展迅速，各个行业对秘书工作者的需求量逐渐增大，对秘书工作者核心素质的要求也在不断提高。秘书工作者对于企事业单位都有着非常重要的作用，其核心素质和能力对于协调单位内部关系，实现对外交往，保证工作的顺利进行有着非常重要的现实价值和意义。面对新的时代，社会关系的发展对于秘书工作者有了新的要求。对于秘书工作者的核心素质有哪些具体的要求，秘书工作者素质方面有哪些问题，如何针对这些问题进行改进，都是本论文所要讨论的问题。希望通过本论文的分析和研究为秘书学专业学生的职业规划提供参考。新时代的背景下，秘书工作者更要不断学习，加强自身能力，提高核心素养，提高工作能力和效率，以便更好的适应

2、社会的变革和发展。关键词：秘书工作者 核心素质 培养I一、现代秘书工作者的核心素质1.核心素质的内涵在人类社会共同发展的过程中，产生了道德这一行为准则，其能够实现对人们行为的约束和规范。职业素养是在人们在职业活动时需要遵守的行为准则，而秘书工作者的职业素养则是其在从事相应工作时需要遵守的行为准则和道德标准。2.核心素质的要求忠于职守，自觉履行各项职责。秘书工作者首先要做到的就是忠于本职岗位，并且履行工作范围内的各项职责，完成公司下达的各项任务，具备与职责需求相符的责任心，不可越权渎职，尽心完成自己的分内工作。服从领导，当好参谋。由于秘书工作者的特殊性决定了其要服从领导，要做好领导的参谋和帮手，

3、并且要依照领导的指示行事。秘书工作者还要当好领导的参谋，在工作中帮助领导出谋划策，帮助领导更好的完成各项任务。兢兢业业，甘当无名英雄，这就要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨，秘书工作的性质决定其工作主要是实干。谦虚谨慎，办事公道，热情服务。秘书工作者要以平和平等的心态去和各个部门进行沟通，协调工作中的矛盾，建立好关系。在面对领导和群众的同时要平等对待，一视同仁，把为公司和群众服务当做自己应有的责任，充分认识到自己工作的重要性。遵纪守法，廉洁奉公。遵纪守法是每个公民的职责，作为秘书工作者，更应该以此作为自己重要的职责之一。秘书工作者由于工作的特殊性，因此，要求其必须具备廉洁奉公的高尚道德情操，这也是

4、其重要的行为准则，规范其工作中的相关行为，防止利用职务的便利为自己谋取利益。恪守信用，严守机密。恪守信用就是要遵守信用、时间和诺言，言必信，行必果；严守机密是秘书人员一个显著特点，秘书掌握的机密较多，必须具备严守机密的职业素养，自觉加强保密观念。实事求是，勇于创新。秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准；还应破除旧的观念，勇于开创新的工作局面，不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家。刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。作为新时期的秘书人员，是否具有良好的素质是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘

5、书人员必须刻苦学习，努力提高自身的素质，以适应工作需要。钻研业务，掌握秘书工作各项技能。新时期的秘书人员，必须了解和懂得自己的专业业务以及与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。3.具备核心素质的重要性秘书部门是领导机关的“窗口”，领导机关与外界的一切联系和接待必须经过秘书部门，群众对组织的第一印象也是非常看重秘书部门的精神面貌、工作作风及效率。因此，秘书人员道德素质的高低直接关系到组织的形象。秘书人员的核心素质不仅关系到组织的形象也关系到组织的人际关系的融洽程度，一个高素质的秘书人员能化解种种难题，做好组织的协调工作，使组织工作更好的开展。秘书的工作环境是领导活动，秘书的工作核心是领导意图，从

6、某种意义上讲，秘书工作的实质就是领导工作职能的延伸。因此，秘书工作的好坏就关系到领导工作的好坏，进而直接关系到组织的未来。4.现代秘书工作者核心素质的内容秘书的工作性质，决定了要正确对待名利荣辱，树立无私奉献的精神，不断加强和深化自身的修养。领导秘书的最基本要求：一要“清”，公正廉洁，两袖清风；二要“慎”，周密考虑，谨言慎行；三要“勤”，勤奋好学，刻苦上进。秘书在加强自身修养中，还要努力做到“五不”：一不自恃。不能认为“机关牌子大、领导靠山硬”而有所依仗、有恃无恐，更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。二不自负。要克服优越感，坚决防止对基层干部群众盛气凌人、态度傲慢、颐指气使、发号施令的

7、现象。三不自诩。防止自我表露、吹嘘炫耀，特别是涉及领导个人的工作和生活，不能随意张扬，妄加评论；对于党的内部机密，更应当守口如瓶。四不自卑。克服自轻自贱、自惭形秽的心理，不能“足将进而趑趄，口将言而嗫嚅”，防止唯唯诺诺，没有个人主见的现象。五不自以为是。不能想当然，随意删节、更改或补充领导的指示，防止粗心大意、敷衍塞责、玩忽职守的现象。总之，秘书人员要经常检查自己思想、工作“到位”情况，不能“离位”，更不能“越位”。在处理同领导的关系中，力求做到“参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从”。我想只要把握好这个“度”，就能成为一个合格的称职的秘书。（1）敬业爱岗企业秘书要有较高的觉悟、党性观念和

8、坚定的政治立场。坚持以理论和思想为指针，以各项路线、方针、政策和法律、法规为准绳，增强贯彻执行方针政策的自觉性和坚定性。自觉服从组织安排，在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益中做出正确选择。在工作中分清是非，奉公守法。正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。邓颖超曾对秘书工作做过这样的评价，他们 “工作既繁忙又具体，无论是管理文件，组织会议还是从事公文写作，常常需要加班加点，夜以继日地工作，而且很少能出头露面、留名留利。他们自觉地发扬这种埋头苦干、自我献身、甘当无名英雄的精神，正是秘书人员的高尚之处”。（2）摆正自身位置秘书接近领导，受命于领导，经常被看做领导的代表，其言行

9、和举止往往被认为是领导意图的体现，格外引人注意。这就要求秘书在任何时候、任何地点摆正自己的位置，做该做的、说该说的、不越位、不越权、严守本分。要提高自己的识别、判断能力，正确把握市场运行的主流和矛盾焦点，不为表象所迷惑。要充分利用市场信息，遵循市场经济内在规律，形成正确的意见和建议，把大胆竞争与实事求是的科学态度结合起来，发挥好参谋助手的作用。（3）树立正确的价值观，注重诚信只有在正确的人生观、社会观、道德观指导下树立正确的秘书价值观，秘书个体才能在秘书工作实践中正确地认识和找到自我，正确地把握秘书角色，达到主、客观的和谐统一，最大限度地发挥秘书队伍的整体社会功能和秘书个体的社会作用。在改革发

10、展的新形势下，企业秘书工作的责任更强，价值要求更高，作用更大，必须在思想上树立廉洁勤政的观念，在行动上自觉抑制拜金主义、自由主义和极端个人主义。秘书作为决策者和执行者间的桥梁，负责综合协调，担负着上传下达和在领导之间传递工作信息的重要使命。因此，要求秘书人员传达指示、传递意见、反映情况都要重真实、讲客观，做到准确无误，不掺杂个人的主观情绪。否则就可能影响工作的正常开展，影响各项决策的顺利进行。（4）谦虚好学工作积极，认真为领导决策服好务，做到下情上达，上情下传，互相沟通，讲求效率，求真务实。工作讲求时效，办事不越权越位，不躲避责任，团结协作，谦虚谨慎，平等待人。秘书工作复杂且繁重。特别是在要求

11、日益严格的今天，秘书人员要跟上时代的步伐，谦虚学习，不耻下问，积极向身边同志学习、向实践学习、向书本学习。用自己良好的学习态度，赢得大家的支持，当好部门团结的润滑剂和领导关系的促进剂，在相互协作中，利用团队力量，为自己的工作做好铺垫。（5）严谨行事，不违反纪律所谓谦虚谨慎是秘书人员在工作中要保持平常心，要虚心听取领导和其他工作部门职员的意见，在处理每一件工作上都要做到谨慎细致。秘书人员要严格要求自己，不能因为在领导身边工作而就想着特殊的照顾和待遇，无论是对同事还是外单位的人员都要保持谦虚谨慎的工作作风，要平等地与各个职能部门协商工作，并虚心听取他们的意见，及时向领导反映，在工作中也要善于协调处

12、理各方之间的矛盾，搞好各部门之间的合作。秘书人员在工作中要一贯保持谦虚谨慎、办事公道的工作作风，只有这样，秘书在工作中才能赢得领导同事和客户的信任，成为领导得力的助手。（6）秘书的语言文字能力和协调组织能力文书处理工作是个集合概念是社会组织在社会实践活动中对其形成和使用的文书的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，其核心是秘书的拟文能力。文书办理包括收文办理和发文办理的两个方向不同的工作流程。收文办理包括签收、登记、分发(传阅)、拟办、批办、承办、催办、办复等工作;发文办理包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、注办等工作。文书管理、整理和归档工作主要指文

13、书在转化为档案材料之前的日常管理、整理以及归档（或清退、销毁）统一管理的工作。文书处理各项工作既具有独立性，各具特定的内容和功能，又相互关联衔接有序均须遵循相应的工作制度、程序和方法，不得随意开展。文书处理工作量大、面广、头绪多，一个小错误可能造成大损失。正所谓“差之毫厘，谬以千里”，保质保量完成任务事关组织运转效率，对文书处理人员处理技能的要求非常高。随着经济全球化浪潮的推进，国际交往和合作的日益密切，无论何种性质的单位都会卷入“涉外事务”中秘书常常会面临涉外交往沟通任务。学界普遍认为，秘书特别是涉外秘书必须具备较高的外语(特别是英语)水平，认为“英语是涉外秘书必须熟练掌握的语言工具。不仅要

14、求他们具有较好的计算英语、网络英语和商务英语水平，并要求他们在未来的商务交往中有较好的会话能力”。这种观点固然有其科学性，但是不能准确概括秘书涉外交往沟通能力的全部。外语水平与外语会话能力只是实现跨文化交流沟通的基础和保障，顺畅有效地涉外交往和沟通更需要站在跨文化交往沟通的角度去理解。说到底语言只是工具，文化是其实质和内涵跨文化交往沟通离开了对交往主客体双方文化的深层次理解最终会因为文化习俗的隔阂导致交往沟通的失败。良好的交往沟通要求秘书必须懂得尊重别人，善于处理问题长于把握与人交往沟通的分寸。秘书交往沟通技能（含跨文化交往沟通技能）的高低是秘书顺利完成工作任务的保证，是秘书技能板块中的核心构

15、件之一。（7）秘书人员的道德水平提高秘书人员的道德水平可为秘书人员创造一个良好的工作氛围，秘书人员的待人接物态度，不仅反映了个人的品质、修养水平，还直接影响秘书工作的质量和效率。这就要求秘书人员一定要谦虚、谨慎、平等待人。对上级要尊重；对下级尤其是群众要耐心周到，和气认真，文明礼貌，举止大方，谈吐文雅；对同事以诚相待，善于与人合作，这样才能做到开拓创新，顺利完成各项工作。此外可根据秘书工作的特点，把办公室的各项工作纳入制度管理的范畴，并调整、修改以往一些不适应市场经济的有关工作制度和工作规范，以适应秘书工作在市场经济新形势下的需要；坚决要求秘书工作者严格执行国家的有关法律。只有道德建设和法制建

16、设相结合，道德建设才能进入良性循环的轨道。加强对秘书人员遵循职业素养规范的检查，将一些不规范行为扼杀在摇篮里，并且根据检查的结果进行相应的表彰和惩罚，建立起秘书职业素养的奖惩机制。在当今环境下，唯有从眼前点滴小事做起，从秘书人员自身、法律及社会相关的点滴抓起，不断积累，不断进步，才能真正提高秘书工作者的核心素质。（8）秘书的信息自动化办公能力秘书工作办公自动化已经成为现实。现代秘书，必须具有操作现代化办公设备的能力与技术。包括操作电脑、复印机、传真机、多功能电话机、摄像机、缩微机、数字多媒体系统等设备。熟练操作计算机，掌握基本的使用与维护的知识：比如系统安装、磁盘的维护、防止病毒、消除病毒等；

17、Internet网络的基本知识及单位内部网的使用、会设置视频会议软件、发送电子邮件、QQ/MSN聊天软件使用等；网页设计与图形图像处理：网页设计制作是当今秘书工作人员应该具备的基本技能，学习使用Flash 、Dreamweave：等网页制作软件来制作网页的技巧与方法及用Photoshop图形图像软件来处理图像的基本方法。Access数据库软件使用：掌握Access数据库中对象表、查询、窗体及报表的基本创建方法。用打印机、复印机、速印机、扫描仪、传真机、一体机等各种现代化的办公设备处理各种文件资料。学习利用网络收集信息。学习各种搜索引擎的快速搜索信息方法。学习收/发电子邮件客户端软件。如Outl

18、ook/Foxmail软件。网络电子邮件是办公自动化系统传输信息的主要手段和途径。电子邮件已经成为互联网上最重要的信息服务方式，它为世界各地的互联网用户提供了一种极为快速，简单和经济的通讯和交换信息的方法。学习掌握一款聊天工具软件使用。网络有许多即时通讯工具，像大陆腾讯的QQ、美国微软的MSN等，其一对一或一对多的在线聊天方式以及所提供的视频对话框，让双方可以通过打字的方式进行在线交流；也可以利用摄像头、麦克风和耳塞进行语音或视频对话。掌握网络视频会议设置与使用方法。网络视频会议系统是一款基于网络的多媒体通信系统，支持多人视频会议、视频通讯、多人语音、屏幕共享、动态PPT演讲、文字交流、短信留

19、言、电子白板、多人桌面共享、文件传输等功能。其已广泛应用到实际工作中，当代秘书要会设置视频会议软件及掌握设备的连接方法。（9）秘书工作者的信息素质网络与信息可以说是孪生兄弟。现代秘书的信息素养，是网络时代中秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力。秘书信息知识的积累。一般来说，秘书人员的信息知识应该包括三个部分：一是信息文化知识。即具有基本的科学文化常识，对信息概念能正确地理解和应用，对信息技术的发展和变化有一定了解，对信息文化的影响与走向有所把握。（10） 秘书工作者的沟通协调能力秘书工作者在一家单位和企业中担任着非常重要的角色

20、，在管理组织中担任着枢纽的位置。在这以特殊的位置下，秘书工作者的沟通协调能力就会对整个工作产生重要的影响。现代秘书工作者更应该重视沟通协调能力的加强，为公司和领导提供优质的服务，而且还应做好和其他部门的合作，为大众排忧解难，为单位出谋划策。做到一个秘书工作者应有的沟通协调能力。二、现代秘书工作者核心素质培养方面存在的问题1.领导者对秘书工作者的核心素质重视不够在现代秘书工作者中，有很大一部分不是秘书专业出身的，他们大部分是在工作实践中通过“老带新”的方式边学边干，逐渐熟悉工作。现在高校的行政秘书大部分是进入本岗位后稍加培训的本科毕业生，主要有两种发展方向:一是职业行政秘书，在具有一定综合素质的

21、前提下不强调专业背景，可以在任何领域供职；二是专业行政秘书，包括实验员、教辅，需具备该学科的专业知识。从当前的发展来看，目前我国个别地区秘书待遇偏低、工作成就感缺乏的现象明显，这己经成为制约着行政秘书队伍素质提升的两大瓶颈。对秘书工作的重视程度不足，导致秘书工作者物质生活和精神生活都得不到满足。种种现象表明，秘书工作得不到重视，职业发展前景不清晰，在一定程度上导致了秘书队伍结构不合理。2.秘书工作者任务繁杂，业务素质缺乏培养秘书的工作头绪多、内容广，范围几乎涉及到工作单位的方方面面。除了要完成各类文件的登记与传阅、会议筹备、后勤服务、来电来访的接待和处理外，还要能完成领导交办的各项任务，处理一

22、些突发事情、紧急事件并及时向上级请示汇报。秘书已经走向了“万金油”的趋势，事无巨细，只有把细节做实做牢，才能为出色地完成各项工作打好基础。可是秘书队伍水平的参差不齐，使得总体业务素质不高，达不到秘书职业的专业技能的基本要求，有的甚至还停留在就事论事来寻求解决问题的传统经验式管理水平上。部分非专业“半道入门”的秘书，在面对文字处理和信息交流等工作时无法从容应对，在工作中墨守成规，凭感觉办事，在业务处理能力方面比较薄弱，缺乏创新性。实际情况表明，部分秘书工作人员在面对突发事件时的处理能力较差，不能独自解决问题，这与行政秘书工作队伍的素质有着密切的关系。不同源流汇成这样一支队伍，要在工作中完成任务并

23、发挥关键的“微尘”精神与作用，就意味着提升秘书行业的整体素质己经迫在眉睫。3.秘书工作者职业定位不准，发展空间有限秘书工作任务重、工作压力大是众所周知的，一方面，要在八小时法定工作时间内处理各种十分繁琐且程序性强的事务；另一方面，还要经常加班加点应对突发事件；此外，在我国的各个单位中，各级领导尚未一对一地为领导配备秘书，通常一位秘书同时要为数位领导服务，这势必增加秘书的工作量和心理压力。一般情况下，政府机构与企业公司之间秘书的职业前景也存在差异。政府公务员的职业前景比较明确，而企业比较注重秘书的工作能力，秘书前途不太明朗。秘书岗位不像教师岗位工作有教学计划、科研有科技业绩，能看得见、算得清楚。

24、秘书工作通常是“忙忙碌碌无头绪，兢兢业业无业绩”，这就降低了秘书工作的成就感和工作积极性。从事行政事务升到高级职称比较困难，因此，部分秘书无奈选择走科技职称路，应付式地参加其他活动。很难相信，如果没有充足的时间保证，秘书在教学和科研方面取得好的效果。秘书何去何从，是继续从事行政还是换岗更有利于未来发展，这是值得深思的问题。秘书的未来定位模糊，前途不明，导致秘书大多思想不稳定；态度不积极，短期过渡、临时应付多；工作缺乏连贯性和稳定性，对秘书工作表现出倦怠情绪；这些都导致秘书走向低迷状态。秘书日常性工作任务比较繁重，难以兼顾自身发展，导致秘书的培养工作往往缺少关爱，若缺乏单位、上级的重视和支持，自

25、我增值的机会和空间就是很有限的。秘书无法像其他岗位一样，可以潜心进行自己范围内的工作。秘书在结束繁琐的日常工作后再投身到其他工作中，容易疲惫不堪，而整天处于高强度工作的状态也不利于其身心的发展。4.秘书工作者的心理状态问题动机决定反应和行为。以动机为切入点可以有效地探析秘书心理失衡的原因。美国当代研究动机的著名心理学家戴维麦克利(David C Mcclelland)认为个体在工作情境中有三种重要的动机，即成就动机：追求成功并希望做得最好；权力动机:影响或控制他人且不受他人控制的需要；亲和动机：建立和谐亲密的人际关系。以戴维麦克利兰三种动机需求为理论支点，结合秘书职业生涯而言，可以分析出导致秘

26、书出现心理失衡的主观原因大致有三种：（1） 渴望尊重与自卑心理的冲突导致权力动机的失衡由于秘书处于权力机关的辅助地位，他们的身份和地位决定其既要全方位地为领导提供服务，又要面对繁重的工作任务和承担较大的工作责任。秘书群体渴望得到理解和尊重的意愿十分强烈。但是，由于秘书与一般党政机关秘书的地位和身份存在差异，加之内部本身对行政秘书存在诸多偏见，特别是社会上流传的“天才搞科研、人才搞教学、庸才搞行政”等对秘书职业的不良看法，导致秘书产生自卑心理。（2） 自身抱负与职业愿景的冲突导致成就动机的失衡秘书作为单位的重要组成部分，特定的工作环境和学历层次使秘书有很多机会与学术上有造诣的高端人士接触，加之自

27、己也具备较强的工作能力和学识修养，自然而言地存在获得成就的心理需求，制定的职业愿景规划也比较高远。事实上，在秘书工作中，大量的事务性工作始终贯穿在岗位上，烦琐的工作挤占据了相当部分的时间，经常性加班加点赶写材料，导致其很少有时间学习，难以顾及自己的专业。因此，秘书要在职业生涯取得很大的成就相对比较艰难。基于此种原因，秘书容易的产生成就期待与现实的脱节的心理冲突。（3）渴望融入和现实的冲突导致亲和动机的失衡秘书的工作特质决定其必须小心翼翼地处理和协调好各种关系：诸多关系之间的协调。同时，无论从提高工作效率的角度还是从自身职业发展的角度考虑，秘书也十分渴望与所有的员工和谐相处。然而，秘书工作的性质

28、不可避免的会产生或引发各种矛盾，并非每一位秘书都有能力处理好人际关系，在各种矛盾和任务的夹击下容易导致亲和动机的失衡。三、提高现代秘书工作者核心素质的对策随着社会经济的高速发展，社会对秘书人员的素质要求越来越多样化，社会企事业单位对秘书从业人员的职业素养的重视程度也越来越高。然而，秘书工作者的核心素质的现状和对职业素养的重视程度却与社会需求格格不入，因此，加强秘书从业人员的核心素质建设势在必行。本文特从秘书工作者核心素质的多个方面来给出相关的建议。1.打好办文办会办事的基本功秘书作为领导的参谋和助手，是为领导和领导集体做好协调各部门，并实现办文严细化、办会精细化、办事明细化的目标，全面提升秘书

29、工作者的工作能力。（1）办文严细化对于秘书工作者而言，首先要通过学习来加强办好公文的能力，要不断学习秘书工作者的办公能力，学习各类文种，并加强对各类公文格式的熟悉。只要不断加强秘书工作者的知识面和文字功底，才能够实现更好优良的公文能力。所以，在平时的学习中，要涉猎各个方面的知识，写公文才会有更广泛的资料，才能够提高办文的质量。其次，秘书工作者要学会吸取其他公文的优点和精华，不断提升自己的办文能力。要有以学习为工作，以工作为学习的理念，通过不断的学习来积累一定的知识量，从而提高自身公文处理的能力，并能够在面对新情况的时候更好的处理和化解。最后，秘书工作者要对需要处理的文件进行认真的分析和校对，实

30、把握好公文的文字关和格式关，并不断核对公文内容，使其能够达到全面、系统的目标，并能够简明扼要的表述清楚领导的观点，达到公文所要求的质量。在收文处理中应当注意：收到的所有公文都要在收文登记簿中等级并粘贴文件处理单，以便领导批示和穿越。外出开会等公务活动中的文件资料要及时办理收文登记手续；公文经办公室报领导批示、领导批示后由相关责任部门承办传阅，相关部门要在收文登记簿中“签收”处签字，以便分清责任；秘书要督促相关部门及时传阅，并返还到办公室，避免直接流转，以防丢失；如果遇到工作调动，要把承办、传阅和借阅的全部文件资料交换到办公室，并办理移交手续；公文办结后，相关办理部门要在“文件处理单”处理情况处

31、写明办理情况。秘书要对文件处理单和公文存档。（2）办会要精细化会务能力是秘书工作者的基本工作能力之一，也是一家公司经常会遇到的工作内容。因此，会务能力是秘书工作者的核心素质，其关系到会议的质量和效果。会务工作的效果与秘书工作者对于细节的把握有着非常重要的关系。对于会务工作而言，要认真对会前、会中和会后的各项内容和服务进行细致的安排。在会议开始之前，要考虑每个细节，准备好会议所需要的各类资料，并通知到每个所要参加会议的人员，做好会标制作、座次安排、资料发放、会场布置、记录摄像等。这些内容都要一一核查，对于忽略和不完善的地方要督促落实。在会议中，要注意一些常规问题，比如：会议报道、资料发放、引导入

32、座、会议记录、灯光摄像等。以上环节要严格把握，每个细节出现问题都会严重影响会议的效果。要从思想上重视这一工作的安排，确保会议的正常开展。在会议之后，要对会议中的资料进行分类和整理，并把会议中的文件、简报、录音录像等收集分类，进行归档管理，需要的部分编辑成资料。对于会议中的决定要及时形成文件，并针对需要发放到各个单位，并且要对办理发放情况进行监督，务必落到实处。（3）办事明细化对于秘书工作者而言，日常工作繁重而劳累，不但要做好办文办会的工作，而且要承担接待工作、联系协调各部门、管理车辆等各类不同程度的事务性工作。此类工作类型多，事务繁琐，但也非常重要，其关系到秘书工作者的能力和形象。因此，秘书工

33、作者要对这一方面进行周密和细致的规划，把工作做到实处，做到细处。在立足本职的基础上抓好细节，加强各个部门的协调和联系，主动与各领导和各部门都通，了解各部门的工作情况，实现各项工作的良好衔接和配合，达到协调运转的目的。2.提高秘书工作者的语言文字能力（1）注意文字写作的基本能力训练秘书的文字能力非常重要，其决定了服务的质量。所以，秘书工作者要从“听、读、记、写”几个方面来加强训练。在文字写作方面，要规范化，对于各类文件写作要掌握一定的格式，并且能够根据领导的需要来做出合适的调整。比如，总结报告要做到客观详细，用数字和事实说话；在文稿的写作中要生动，有鲜明的形象，具备一定的文采，适当使用名人名言、

34、成语典故、修辞手法等能够很好的增强文章的表现力。（2）提高文字写作的能力秘书工作者应该从小处着手，对每个小文章都认真、仔细的对待，要由少到多、由简到难，每天坚持锻炼自己的文字语言组织能力和文字写作能力。还可以通过学习精品写作材料来提高自己的文字能力。（3）写作习惯的养成语言文字能力和练习以及写作习惯是密切相关的。勤能补拙，要通过良好的习惯来提高自己的文字能力。大到长篇的工作报告，小到只字片语的会议通知，都要能够通过思想创新、体裁创新、内容创新，以耳目一新、发人深思的文字来感染人。3.提高秘书工作者的沟通协调能力（1）加强和上下级之间的沟通秘书工作者要加强和上下级之间的沟通，要成为上级和下属之间

35、沟通的桥梁。领导是工作的决策者，各项政策要在公司中畅通无阻的执行离不开秘书的沟通能力。秘书工作者要对领导的政策进行清除的传达和解释，让执行者能够按照要求去执行，消除中间不必要的误会，以良好的沟通协调能力来完成公司的任务。（2）加强各部门之间的沟通和协调除了上下级之间的连系，秘书工作者也是各部门之间沟通的纽带，其要在单位的各个部门间加强横向的沟通和协调。要实现横向的沟通，要熟悉各个部门的特点和工作关系，要以合适的态度来打造和各部门之间的关系，并且能够换位思考，以公司大局为出发点，加强各部门之间的分工合作。在处理部门之间的工作问题时，要以合理的沟通方式来进行联络，避免因为沟通能力的失误造成不必要的

36、误会，所以要以工作为核心，以公司大局为基础来协调和沟通，以便达到更为高效的分工合作。（3） 加强公司的对外联系秘书工作者要“内外兼修”，不但要以合理的沟通方式实现公司内部的沟通，更要成为公司对外交流的窗口。秘书工作者在与外部人员进行沟通时，要注意自己的形象，并且要保持良好的精神风貌，因为秘书工作者代表这公司整体，要以整洁大方的仪表来塑造公司的对外形象，同时，在沟通语言方面，还要用词恰当，这样才能够更好的实现对外交流。这不但是在尊重他人，也是在为公司负责。4.提高秘书工作者的信息素质加强秘书信息观念。信息观念在信息素养中居于先导地位，它关系到秘书人员对秘书工作信息的接受和理解。秘书人员对信息的初

37、步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如，对待信息技术和信息工具的观念。秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。秘书信息意识的增强。对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;敏锐地发现别人尚未注意到的信息，并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考，从而更好地开展秘书工作。秘书信息能力的提高。信息时代，秘书每时每刻都面对着滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难

38、避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的；学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。具体来讲就是能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，与他人进行交流、共享的能力。为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性。5.加强理论修养秘书工作者应具备较高

39、的理论素养，能辨别政治是非，有理论联系实际的创新能力，要熟悉现阶段改革发展的基本思路和方针、政策，还要有坚定的政治信念。由于所处位置比较特殊，接触的人和事也比较复杂，这就要求秘书人员必须重视人格和人品的塑造。秘书工作者应具备忠诚正派的品质、忍辱负重的气质、任劳任怨的精神和比较宽广的胸怀，在此基础上养成勤十思考、善于总结的习惯，在工作中不断积累经验，提高自己的理论修养，这样就能为各项工作的开展打下坚实的基础。6.树立勤奋严谨的作风秘书工作者既要有良好的组织纪律性，又要有较强的责任心，办文办事必须讲求效率，必须自觉克服思想僵化、作风懒散的弊端只有这样，才能提高机关整体工作效率秘书工作者在各级政府机

40、构中参与政务，又处于机关对外交往的第一线，因此，既要有为领导、为群众以及为单位其他部门工作服务的意识，又要有坦荡、本分、实事求是的工作态度；既不能代替领导做决断，也不能事事等待领导安排，还要处理好与其他部门的复杂关系。韩愈说：“业精于勤，荒于嬉；行成于思，毁于随。”秘书工作者既要手勤，也要脑勤，还必须保持谦虚热情、周到细致的工作作风，尽心尽职，忠于职守，开拓进取，勤奋务实，积极主动地完成本职工作，密切各方关系。只有这样，才能为学校各项工作的开展创造条件。秘书工作者作为领导和群众间的桥梁，其行为不仅体现着个人的修养、素质，也折射着领导者的作风。因此，秘书工作者应加强学习，开阔视野，拓展思维，待人

41、平易热情，力戒“门难进，脸难看，事难办”的衙门作风，以良好的人际关系和优秀的人格品质赢得广泛的支持，用自己的实际行动促进机关工作作风的切实转变。7.要有强大的业务能力秘书人员工作在领导机关和领导的身边，对本机关的政务工作和决策活动应有强烈的参与意识，当好领导的参谋和助手。要多渠道、多方位、尽可能详尽地收集信息，供领导决策参考。同时要注重总结经验，使领导决策更科学合理，收到预期的效果。作为秘书，除需具备扎实的写作功底、一定的组织管理能力和社会交往能力外，还要有熟练的计算机操作能力，以便迅速、广泛、准确地获得最新信息，提高办公效率，增强机关活力。随着科技和经济的高速发展及国际交往的日益扩大，秘书工作者还必须熟练掌握一门或多门外语，提高口语表达能力，以跟上时代发展的步伐。由于秘书工作者所处的岗位比较特殊，需要协调好