电子档案对疾控中心档案管理的作用

1、电子档案对疾控中心档案管理的作用 摘要：疾控中心档案为疾控病情研究等提供着真实有效的判断依据，所以对其档案管理非常重要，必须保证资料的完整性、准确性和长久性。我国许多地区的疾控档案资料管理还存在很多问题，缺乏管理观念、人员素质和信息化投入，给疾控预防工作带来了极大影响。电子档案管理是利用计算机数据处理能力、网络传输、硬盘存储等档案管理的各个工作环节连接起来，以提高各工作的有效率和质量，转变工作人员的繁重复杂的传统纸质管理工作模式，提高工作效率，实现疾控档案的及时利用率。本文通过对疾病中心档案管理应用电子档案管理的现状、重要性和措施进行了分析，明确了电子档案管理对档案管理开展的推动作用。关键词：

2、疾控中心档案；电子档案管理；意义；措施0引言疾控中心档案对疾控工作的开展十分重要，而如何能提高档案资料的管理及高速有效的利用疾控中心资料，已成为现代档案管理的重要工作。随着现代科技的开展，电子信息化已经成为必然趋势，办公无纸化、自动化使档案的收集、存储发生了很大变化，相关资料的查询、借阅、交接、签发和归档等都是通过计算机设备和软件进行。电子档案管理是利用计算机数据处理能力、网络传输、硬盘存储等档案管理的各个工作环节连接起来，以提高各工作的有效率和质量，转变工作人员的繁重复杂的传统纸质管理工作模式，提高工作效率，实现疾控档案的及时利用率。1疾控中心档案管理的现状疾控中心对疾病的研究都是根据以往疾

3、控档案资料进行分析研究的，疾病档案非常重要，但实际档案管理中存在许多漏洞，主要是疾控档案管理人员对其不重视，管理意识不强，仅认为只要资料存储就行，缺乏相应的管理制度，投入的人力资源不符，长久以来使档案资料管理出现混乱【5】。且大局部档案管理在岗人员缺少专业知识，不熟悉业务技能，且不能灵活运用电子信息技术，无法保障资料归档完整性，也不能和提高工作效率。传统的档案资料管理大多是纸质资料，其量大、零散、质量不高、不整洁且纸张规格不统一，需要靠大量的人工进行分类整理，直接影响档案的存储、保管和利用。且纸张的耐久性差，时间久远会被腐蚀、湿化、虫啃或霉菌，降低了其保存时限，造成了后期调阅和使用困难。2疾控

4、中心建立电子档案管理的重要性疾控中心档案在卫生防疫工作各部门中不仅起着纽带作用，还为防疫工作人员的防疫决策、防疫研究和防疫理论提供有效的数据和丰富的经验案例，为领导在制定卫生标准和规那么时提供真实可靠的依据【6】。疾控档案中包含各种相关卫生科研课题调查案例、实验分析、数据报告、防治方案、试测观测、典型案例、总结等原始记录资料，都具有真实性和可追溯性。为有关卫生防疫、医学技术资源和环境保护等提供了重要依据资料的储藏，是技术力量的结晶，当新的科研出现，为其提供准确真实的第一手储藏材料，为科研和医学技术提供最大的成功保障。电子档案信息化建设的主要意义有三方面：第一，有利于疾病档案资料的保存。疾控工作

5、是社会性且长久性的卫生管理工作，随着时间会增加大量的疾控资料，纸质档案文件尽管再细心地进行保管，还是会随时间的推移而老化变质，时间久远会出现破损、老化和资料缺失等，如再加上频繁的借阅使用会更加缩短其寿命。传统的纸质档案管理尽管能进行人工的整理分类和归档，难免会出现过失，且时间久远，对以往资料的查阅和找寻会非常困难，资料量大占据位置宽，整理也会消耗大量人力资源，降低工作效率。电子档案信息化的介入，可以通过计算机对疾控档案资料进行细致的分类和归档，它将原始档案资料扫描存储在硬盘中，防止录入错误，借阅查询通过网络进行，减少了对原始档案的扰动和流转性，保证了纸质档案的完整性。并可利用成熟的网络共享软件

6、对档案资料进行查询、借阅、传输和查找，大大减少了工作人员的繁重工作，提高了工作效率。第二，档案查询方便开放性强。电子信息的参加和网络的共享，使各部门可以根据权限对档案进行调取查阅，不需要经过档案管理部门申请，直接可以在电脑软件中输入关键字或内容就可以进行快速查阅，甚至可以根据需要打印出来，发挥了信息极大的共享性，提高了查询效率，并减少了档案管理人员的大量工作和时间本钱。第三，降低风险和本钱。电子档案各个工作环节都是通过计算机网络完成，且能进行远距离传输，不仅节约了纸张，还直接降低了过去对档案复印备份、邮寄、装订等的费用本钱。3利用电子档案管理的主要措施树立主动的管理观念，让档案管理人员意识到档

7、案管理对疾控的重大作用，加大管理水平和力度，实行有效的管理制度，明确工作流程、方法，对人员的工作进行定期考核；加大人员培训和交流，让其掌握业务技术和全新的信息技术，提高人员的综合素质，使其主动学习新技术新知识。做好档案原始资料的整理和录入，保障档案的原始和完整性。在做好电子档案管理的同时对档案资料的利用率进行统计和反应，以便出现问题能马上发现问题所在，及时进行解决。首先，工作人员应对疾控档案的调取和查阅做好相关记录，统计分析使用后的成果，并将结果反应给领导；档案使用人员可以根据使用情况对档案资料管理的缺乏提出建议，以便档案管理工作人员弥补缺乏，吸取经验，提高和增强档案的管理，以便更好地保障疾控

8、资料的完整和准确性。再次，档案管理人员应通过电子信息软件对资料进行归纳总结，为每个系类做出关键目录、题目、摘要，方便档案使用者的查询，保证其能第一时间获取所需资料，提高信息利用的时效性。加大档案管理信息化硬件和软件的根底建设，建立信息数据软件，保存有效的资料信息，对重要档案进行备份处理；投入办公自动化，发挥信息传输共享的最大作用，提高档案信息提取和使用率，在第一时间为疫情需要者提供相对准确的信息。4总结疾控中心档案所涉及疾控工作资料和过程的汇总、归档和保存，不仅能为领导的决策提供真实依据，为预防疾病措施、卫生监测等提供准确的数据，还能为积累丰富工作经验、宣传学者的论文撰写提供有用的素材，有极大

9、的利用价值。目前我国许多地区的疾控档案资料管理还存在很多问题，缺乏管理观念、人员素质和信息化投入，给疾控预防工作带来了极大影响。所以，必须加强疾控档案资料管理，利用电子档案信息化管理，保证档案资料的原始性和完整性，及时为使用者提供真实准确的技术资料和经验记录信息，促进预防工作的有效完成。参考文献【1】杨旸.四川省疾控中心档案电子化管理设想.魅力中国,2021,10(19):379.【2】韩冰.疾控中心档案管理中存在的问题及对策.办公室业务,2021,16(10):89.【3】张淑萍.疾控中心电子档案的管理.医学信息(中旬刊),2021,24(3):1179.【4】韩冰.疾控中心档案管理中存在的问题及对策.办公室业务,2021,16(10):89.【5】陈金玲.浅谈当前疾控中心档案管理工作问题与对策.档案管理,2021,36(3):90-91.【6】周彦.疾控中心档案管理质量提升策略.中国保健营养,2021,27(20):441.【7】裘华平,叶飞,张雪海.省疾控中心业务档案管理实践.浙江档案,2021,37(