关于企业档案管理工作的创新及思考

1、 关于企业档案管理工作的创新及思考 苏小清摘 要：随着时代的发展，企业档案管理工作越来越强调信息化、科学化、高效化、规范化，在此背景下，如何推动企业档案管理创新工作方式方法，是目前企业档案管理工作中应该思考的问题。因此，笔者从企业档案管理的创新工作思路入手，紧紧围绕档案管理中的问题，思考企业档案管理的新途径，以期不断提升企业档案管理工作的质量和水平。关键词：企业；档案管理；创新；思考众所周知，档案管理在企业管理中发挥着重要作用。在企业管理中，档案是企业进行人事、商品策划、生产、销售等一系列活动的重要信息依据，是企业生命周期真实的记录1。企业档案管理工作水平反映一个企业的整体工作水平，为企业管理

2、提供强大的支撑，企业档案管理水平的高低直接影响着企业的工作效率。目前，我国的企业档案管理中存在很多问题，需要档案管理工作人员反思存在的问题，不断创新工作思路，提升档案管理工作质效。1 企业档案管理中存在的问题随着我国企业档案管理工作的日益深化，企业档案管理水平有了很大的提高2。但是，不可忽视的是，我国的企业档案管理工作中还存在许多问题，亟待解决。首先，企业档案管理工作信息化水平不高。目前，我国的多数企业都没有建立数字化的档案库，很多中小企业的档案管理工作，不管是人事档案还是工作档案，还停留在以前的纸质化模式，未能充分发挥数字化档案库，提升企业工作效率的效用。其次，企业档案管理人员工作水平不高。

3、很多企业，在进行人员招聘中，都不会招收专业的档案管理人员，开展档案管理工作，很多企业的档案管理人员都存在“半路出家”、“兼职”的现象，工作人员工作水平不高，直接影响了企业档案管理工作的质效。最后，档案管理工作得不到企业管理人员的重视。目前，很多企业的管理层都不重视档案管理工作，在工作中，他们更重视业绩和效率。领导重视程度不够，严重制约了企业的档案管理工作创新发展，一些企业的档案管理人员即使有了创新的工作方式方法，由于得不到领导重视，不能在实际工作中进行推行，就更不用提档案管理工作的质效了。2 企业档案管理工作的创新2.1 建立信息化、数字化的企业档案库随着信息技术的发展，无纸化办公已经成为很多

4、企业的工作模式，这要求档案管理工作也要逐步推进信息化、数字化建设，实现无纸化办公。因此，要想创新企业档案管理工作方式，就必须对档案管理工作实施信息化、数字化的建设，提升档案管理工作的现代化水平。首先，企业应该建立电子信息档案库。将企业档案管理的各项工作都录入到信息库中，通过有效的归类整理，提升档案管理的信息化、科学化水平，将各部门、各办公室的有关档案，集中到一个信息库中，进行组织、协调，进而提升企业档案管理工作的质效；其次，实施企业档案管理一站式建设。一站式建设是信息时代背景下，企业档案管理的又一创新。在一站式建设中，企业全体工作人员，都能通过一个网上平台进行内部档案查询、借阅。这有效的节省了

5、企业工作人员的时间，提升了工作效率，同时，又提高了档案的利用率，可谓是一举多得。企业结合自身工作实际，加快建设档案管理工作一站式网络平台，推行一站式服务工作；最后，引入云计算。云计算是信息时代背景下，企业档案管理的创新。引入云计算，能够降低档案信息化管理的成本，使档案管理工作的资金一再下降；利用云计算，能够提升企业档案电子信息库的安全性；利用云计算，能够提升档案管理人员的工作效率和工作水平。因此，企业应该结合自身经济实力和发展需求，将云计算引入到企业档案管理工作中。2.2 提升工作人员专业素质企业档案管理工作人员的专业素质，直接影响着档案管理的工作水平，基于此，一个企业要创新档案管理工作方式，

6、就必须要提升工作人员的专业素质，以高水平、专业化的人员推进创新工作的开展。首先，企业可以针对现阶段的工作人员，进行专业的信息化、数字化培训，利用信息化、数字化的档案管理模式，创新档案管理模式，提升他们的工作水平；其次，企业可以引进专业素质水平更高的人员，投入到档案管理创新建设工作中。很多企业的档案管理人员工作水平低，导致档案管理工作质量低，这是企业应该正视的问题，面对这个问题，短期内能提升工作水平的方式，就是引进专业的技术人才，用更专业的技术人才弥补现有工作中的不足，进而提升工作水平和质量。最后，企业可以设立有效的奖惩机制。针对工作优秀的档案管理工作人员，给与适当的奖励，多考虑他们的升职加薪问

7、题；针对工作拖沓、敷衍的工作人员，进行适当的惩罚。通过有效的奖惩工作机制，激发档案管理工作人员的工作积极性，提升他们的工作热情，进而提升企业档案管理工作的工作质效。2.3 提升档案意识企业的档案意识直接影响到档案管理的创新建设和档案的利用率，是企业档案管理人员应当重视的问题。在信息化时代背景下，提升档案意识，主要涉及到以下两个方面：首先，提升管理层的档案意识。做好档案管理工作，离不开领导的重视，领导重视档案管理工作了，档案管理工作在企业各部门就容易推进。在实际工作中，很多企业的管理层都不重視档案管理工作，甚至一些领导会认为档案管理工作可有可无，这种肤浅的思想严重影响了档案管理工作的推进，针对这

8、种现象，企业内部要针对领导层，多开展档案管理工作的培训，通过培训，让管理层认识到档案管理的效用和魅力。其次，提升全体工作人员的档案意识。档案的利用率就落实在全体工作人员身上，针对全体工作人员，可以通过专门培训的方式，提升他们的档案意识；也可以通过内部交流会的方式，通过有效的交流互动，帮助他们认识到档案的作用；还可以通过建立企业档案办公室文化的方式，将档案的好处，通过办公室宣传标语的形式表现出来，让员工生活在档案意识的环境中，员工的档案意识潜移默化就能得到提升。3 结束语综上所述，企业档案管理的创新，离不开对现有问题的思考与探索，在信息化的时代背景下，企业档案管理工作通过建立信息化、数字化的企业档案，提升工作人员专业素质，提升档案意识的方式，创新企业档案管理模式，让企业档案管理工作从技术、人才和观念层