采购部管理制度与工作流程

1、釆购部管理制度与工作流程采购管理制度与工作流程一、目的：为规范采购流程，提高釆购工作的效率，特制定本制度。二、适用范围：适用于本公司采购管理。三、内容：1、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员 及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本流程采购选品一-寻找供货商-一-询价、比价、议价一一采购洽谈合同的签订 （确定付款条件、配送方式、售后服务）产品委员会审核上线采购交货验收（仓管、客户）-一质检（不合格退货）一-入库-一计划对账-一财务结算1）采购选品：釆购员根据市场需求选取产品设计独特、市场认可度高、适合礼品馈赠及及员 工福利等高附加值、高毛利的商品

2、。2）供应商的选择标准：a.必须具备国家认可的相关资质（如：营业执照、税务登记证、组织机构代码 证、开户许可证等）b、必须具有国家相关法规要求的生产经营场所;有必需的行 业法规，具有相应的生产、供应交付与服务能力，在市场上有一定的知名度。C、采购人员根据供货商实际情况填写供货商供货能力评价表，出具评审 意见，对达到合格条件的供货商，按照供应商审批程序上报，经领导批准后列入合格 供应商名单3）询价、比价、议价。1、将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息以邮件或传真供应商并要求 报价。2、统一各供应商报价方式、产品规格、采购条件等。3、寻找多家供货商提供相同商品的报价最终依照价格、服务等条款确认

3、一至两家供货商作为主要供货商4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议， 合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5）审核上线采购人员需每周一将已选定的商品信息提交产品委员会审核，委员会成员需在 二日内将确定上线的产品签字审批完成，转交市场运营部门，将产品信息录入系统，进行产品上 架。6）采购交货验收:1、自有库房：货物到货后，库房管理人员应会同使用部门“订购单”、“合 同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量并将到货日期及

4、实收数量填入订购单以采购员的确定和合同为验收数据。2、客户签收：山供货商直接发送给客户的商品，已物流签收单据作为货品签收入库依据6）质检:货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算:货物入库后，采购员对账，会计核对，财务结算3、采购流程图如下图所示：采购选品CEO财务部确认付审批合同的签订款条件及帐期建立供应商资料下单验收交货、验收验收合格不合格计划对账退货入仓财务结算、申请付款流程图4符合结款要求，采购部审批通财务部核采购人员依据合采购人依照客过提交付款申对无误，审同约定及时安排户签收及库房请，同时通知供批完成后付款计划入库单据与供 应商开具对应转交CEO货商对账结款金额的

5、相关发票。CEO审批财务部付款1）采购商品入仓后（客户签收），做应付款计划2）计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；3）采购部审批到期应付款转财务部核对4）CEO批准后转财务部付款5、自有商品到货验收流程仓管依据采购采购向库房发财务依照入库单审核单核对到货商到货通知记账品、型号、数量做入库1）仓库根据采购单验收产品2）验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审 核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复6、退货流程对应采购员审客户退货申请单仓库供应商定是否符合退货标准报损1）客户填写退货申请单

6、，写明原因，上传图片2）采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请3）审核通过可退回仓 库，仓库每周以供应商为单位做退货单4）不能退回供应商的，做报损处理，报损 比例不得超过0.5%四、采购管理制度：1）建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。2）建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计 划。4)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货或临时缺货、停 产，应将原因提询两日通知技术部门将产品下架5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。6)验 收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、

7、采购部职责采购部工作职责1.制定并完善采购制度和采购流程：(1) 根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和U标；(2) 负责制定釆购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；2. 制定并实施采购讣划：(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营LI标，制订有效的采购LI标和采购计 划；(2)审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；(3) 组织实施市场调研、预测和跟踪公司釆购需求，熟悉各种产品的供应渠道 和市场变化悄况，据此编制采购预算和采购汁划；(4) 根据采购管理程疗;，负责采购项LI的谈判、签约，检查合同的执行和落实 情况；(6)督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；3.采购 成本预算和控制：(1)编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；(2)采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；(4)对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；4.选择并管理供应商:(1) 根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质 的供应厂商，建立长期战略双赢合作伙伴；(2) 建立对供应