基于知识服务的档案管理模式理论分析

1、 基于知识服务的档案管理模式理论分析 摘要：新时代背景下档案管理工作实现了数字化的突破创新，电力企业作为能源服务行业，开展以知识服务为基础的档案管理工作能够有助于企业管理水平的提高。本文主要对知识服务的档案管理模式展开探讨。关键词：知识服务；档案管理；管理模式；档案服务引言从古至今,档案随着历史文化的发展而不断变化。众所周知,我国古代的档案,在不同历史时期有不同的称谓,例如:商代称为“册”,周代叫做“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”,直到清代至今,一直延用“档案”称谓。在新媒体快速发展的环境下,档案知识服务功能也实现了转型。1知识服务型档案管理模式的

2、定义知识服务的档案管理属于一种全新的理念,是一种建设在档案管理模式下提出的新模式和方法,其主要是以编码形式的知识管理模式为主。从企业的档案管理价值层面来看,管理工作不能仅停留在档案的本身价值方面,更多地是需要借助收集和整理档案的方式,为用户提供更多的信息数据。知识服务的档案管理理念是基于收集与整理档案数据的同时,对档案数据进行计算,在实行分类操作期间,将信息之间的不同关联展现出来,从而呈现出一个更加丰富的框架型信息,为用户在后续使用中提供更佳的便利性。这便是知识服务型档案管理的主要优势,其可以帮助用户更好的节省时间,并提升档案的综合使用价值。2现代化技术发展下知识服务型档案的内容首先，基于数据

3、的知识服务。档案大数据下数字档案馆的知识服务与传统的知识服务根本区别为是否基于数据。传统的知识服务形式，提供简单利用、档案编研、档案发布等是基于数字或者尚未转为数字的档案原件，在用户发出需求后，需要耗费超额工作量、翻阅档案全文并反馈给用户。档案大数据下数字档案馆的知识服务应该是基于数据的，在提供知识服务前期需要克服高难度的作业力度完成知识库建设等准备工作，此后档案工作者甚至用户自身都可以快速高效地满足知识需求。其次，是个性化、主动化、定制化的服务。在档案大数据时代，数字档案工作者不再只是根据用户需求被动地解决问题，而是趋向于提供个性化、主动化、定制化服务。利用大数据技术，智能分析用户档案需求和

4、利用行为，挖掘需求方向和趋势，针对他们的实际或者潜在的需求，提供给不同层次的用户。3知识服务的档案管理模式3.1加强档案部门的物理环境以及硬件环境的安全建设在档案管理水平提升的过程中，要注意不能够将一些容易泄密的设备连接到档案数据信息系统中，同时还要注意做好各个信息网络的连接工作，如：公共信息网、国际互联网等网络，要禁止间接连接或者是直接连接，同时采取物理隔离的方式将电力企业的档案数据信息系统与外网之间的联系，从而避免企业的机密性的档案通过网络连接泄露出去。现阶段下比较常见的网络安全技术是多子网网关技术，具备高效的防御和攻击能力，相关的技术人员可以将这种技术应用在电力企业的档案管理部门中，这种

5、技术能够将企业内部网络划分为子网，并且还可以设置不同的安全等级，部分网段的敏感性或者安全性更高于另一个网段，通过这种将信任程度不同的网段进行划分，能够有效地提高网络的安全性。3.2提升档案管理人员的工作水平档案现代化管理不仅需要档案管理人员对工作流程进行掌握和了解,还需要对计算机网络技术以及数据信息处理技术进行了解与掌握。而电力企业也应当组织档案管理人员进行专门化的培训,保证其业务水平符合档案现代化管理的要求。例如电力企业应当对档案专职和兼职管理人员进行专门化的培训,组织专家针对数字档案馆和计算机归档的规范使用进行讲解,并加强档案管理人员关于档案数据信息处理、分类以及编号等工作的知识储备,熟练

6、地了解档案现代化管理的工作流程,对储存在档案库房中的档案做好防盗以及防火等工作,而对企业档案管理平台则做好防火墙等措施,防范档案受到计算机病毒以及黑客的攻击。同时建立科学的档案管理安全体系,加强对管理人员专业知识技能的培养,确保其按照档案管理要求进行工作,借鉴国内外先进的档案管理经验,提高管理人员的业务水平,从而为电力企业的日常运行提供知识推送服务,以保障企业的稳定健康发展。3.3提供人性化的档案管理服务知识服务的档案管理模式在发展的过程中，摆在第一位的就是看重对用户的服务，把客户的需求放在第一位，档案管理的最终目的就是为了服务客户、满足客户的需求。在档案管理中充分体现出人文关怀，以知识服务为

7、目标，建立高标准高质量的档案服务管理体系，从用户角度看，以用户为中心、以知识为中心的服务理念已成为学界共识，以用户为本的知识服务是未来发展的方向之一。当今社会客户最看重的就是对服务的满意度，因此将人性化的服务，融入到知识服务的档案管理体系中，作为档案管理模式的一大特点，展现服务特色，在充满技术优势的引导下，为社会、个人和单位提供良好的服务，满足客户的需求，更好地实现档案信息价值，为拓展单位的各项业务，提升核心竞争力，推动自身发展发挥作用。单位和用户对档案管理提出的新需求，引发了我们的不断思考。档案管理者要结合自身特点，通过不断的创新和发展，实现档案管理工作的转型升级。3.4推进档案的信息化建设

8、在信息化时代环境之下,做好信息化的改进显得非常重要。也正是因为信息化的发展,会导致档案管理工作相关内容不断增多,管理工作的繁琐性持续提高,这也会导致档案管理工作的压力不断提高。对此,在档案管理工作期间,需要做好基础性的投入保障,从技术、设备等方面保障与社会的协同性发展,每一年需要做好相应的设备资金保障,确保相关信息化设备的运行可靠性。同时强化信息化的管理工作强度,针对不同部门的,需要持续提高档案的信息化参与水平。比如：知识管理的共享性要求与部分档案资源的封闭现状存在一定的矛盾，这是档案知识管理研究的方向之一。同时，要推进档案知识资源共享还需要建立一套模式以打通机构之间知识交流的渠道，甚至是将机

9、构所持有的知识资源进行整合以高效地统一对外提供知识服务。只有在未来打破档案知识共享的障碍，建立档案知识共享网络，实现推进档案知识资源共享，才可能充分发挥档案知识资源价值，提高档案的社会地位。3.5开展智慧管理档案学的发展与信息资源管理息息相关，从理论范式的角度来看，信息资源管理的相关理论深刻地影响了社会的档案属性观。同理，知识管理的出现也导致了档案知识观的出现，依据模型来预判档案智慧管理的到来也是合理的。档案信息资源管理范型，对应的是国内较为广泛的数字档案馆；而其进阶智慧档案馆，虽然直接使用了“智慧”一词，但它仍是介于知识和智慧之间的一种实践形式：智慧档案馆依托知识服务为社会提供服务，采用更加先进的智能技术应用，向着“智慧”的方向发展。尽管知识的定义本就众说纷纭，而智慧的具体内涵更是不够明晰，但是知识管理理论的完善会不断为智慧管理提供理论基础，随后就像新的范式产生一般，档案智慧管理未来也将会出现。结语综上所述，随着现代科学技术的发展，档案管理工作也发生了较大的变化，从过去传统的档案管理模式转向了以知识服务为中心的档案管理模式。在日后发展中我们还应该从新媒体、信息化等角度实现知识服务档案的创新，更好的