报销单据管理办法.doc

1、费用管理办法第一章总则第一条 为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及 规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司 对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况制定本制度。第二条 本规定适用于公司全体员工。第二章费用审批及报销流程第三条 各项费用开支，必须经部门经理以上人员和财务审核 后，报总经理批准，并按以下具体各项费用的报销流程办理：第三章费用管理原则第四条 计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理或总经 理负责本部门人员费用报销的实质性、 合理性的一级审查；由财务经 理对报销票据的合法性进行二级审查；第五条 费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，

2、如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认 可）的票据而遭受财务经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担， 由当事人自行负责。（参见附件1）第六条 当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、 准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素 填写齐全，并签署自己的名字。“费用报销单”的填写一律不允许涂 改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则 无效。经办人员取得的合法凭证时，应按要求规范填写，否则，视为 无效凭证，不予报销。 （ 参见附件 2）第七条 费用发生完毕后， 当事人应及时将收集到的费用单据加 以整理归类，采用公司统一印制的“费用

3、报销单”规范粘贴，粘贴过 程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公 费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。单据整理要求： 报销人在报销前必须事先整理好各类单据， 首先 对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准 清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张 数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。 单据分别不 清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正， 不改正的有权予以拒 绝受理。第八条 财务人员根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各 项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规 定的流程操作。 原则上当月发生当月取得

4、并当月报销， 业务人员有及 时催收票据的义务。第九条 费用审核权限（ 一 ） 支出相关部门审核对所有报销内容， 相关部门经理必须就其合理性及必要性进行审 核。（ 二 ） 财务部门审核财务部门对所有报销票据， 依据相关财经法规及内部财务制度对 其合法性进行审核。第十条 费用报销的一般规定（ 一）报销人必须取得相应的合法票据 （ 相关规定见发票管理制 度）, 且发票背面有经办人签名。（ 二）填写报销单应注意 : 根据费用性质填写对应单据；严格按单 据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂 改）；简述费用内容或事由。（ 三 ） 按规定的审批程序报批。（ 四）报销 5000 元以上

5、需提前一天通知财务部以便备款。（ 五 ） 为了分清责任， 进行部门核算， 不同人员支出的业务费用不 得混淆在一张报销单上。第四章 各项费用的管理制度第十一条 交通费市内交通费报销实行实报实销及限额报销制。 按照级别规定的限 额报销，不足限额的按照实际发生费用报销。交通费须注明起始、地 点及原因第十二条 差旅会议费 出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城 市以外的地区履行公务。连续出差 3 日或长途出差及重大原因方可借款， 借款必须提前一 天通知财务用款金额，否则不予支付。借款的原则是前帐未清，后 帐不借，借款的最长期限为 1 个月，若无特殊事由超期的将从当月 工资中扣除。详见附

6、件 3会议费，不限金额大小，均须附详细会议通知，会议流程等内容 培训费，同会议费，须写明培训内容，参与人员等基本内容 第十三条 办公费办公支出具体包括文案用具、耗材、家俱器具、办公机具设备、 家电设备、电子设备等内容， 此类用品应遵从 保证供应、 方便工作、 节省开支的原则，统筹计划、统一采购。报销时，必须附发票内容 清单明细。办公设备采购人员根据发票、采购计划，填制报销单据。 办公费，单笔办公费超过 5000 元，请附详细购货清单快递费用由寄件人员负责审核对账， 各相关人员每月底将所发送 快递单据整理并予以审核，通知快递公司开具发票到财务结账。后勤及水电费根据约定的时间、金额、方式进行操作。

7、经办人凭 发票填制付款申请单，详细填写付款单位全称、支付项目、支付 金额等内容。第十四条 业务招待费业务费用： 所有业务招待费用票据须开明细发票， 经手人须在 票据背面签字。 各单位应本着勤俭节约的原则使用业务招待费， 任何 人不得用于除业务需要以外的个人消费。 ；所有费用均计入部门及个人成本。未按规定填写说明或签字的， 财务人员应将报销凭证退回并 说明原因。第十五条 汽车费用汽车的年检费、 保险费、维修费费用据实报销，报销费用时需附 费用清单第十六条 运输费 对于长期托运（物流公司）的合作单位应签定协议，由运输单位 将运费发票、发货记录交于材料部（物流），由其对单价、数量、运 输费用金额审核

8、后填制付款单据。第十七条 借款（ 一 ） 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额 度办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。（ 二 ） 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报 账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。（ 三 ） 各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款。（ 四 ） 借款销账规定： （1） 借款销账时应以借款申请单为依据， 据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人 员有权拒绝销账；（ 2）借领支票者原则上应在 5 个工作日内办理销 账手续。（ 五 ） 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个 人借款从

9、工资中扣回。 详细借款流程参见附件 4第五章 费用报销时间第十八条 现金日常费用报销 （用于零星购物或支付零星费用） ： 每周四前交由财务部门审核， 部门领导或总经理及财务总监审批， 周 五由出纳办理报销手续，其余时间不予报销。第十九条 差旅费报销： 所有人员的差旅费报销必须填制统一的 “差旅费报销单”，公司员工出差回来后一周内报销。第二十条 加强报销管理，当月帐，当月了， 25 日以后帐最迟 不得超过下月 3 日。（1）财务报销：公司财务部每周五为财务报销日。若当月的最 后一个报销日在该月的 29 日以后，为了便于财务部集中时间月末结 账，该报销日停止财务报销。（2）借支，支付采购货款及工程款不受此时间限制，可随时办 理。第六章 其他规定第二十一条 费用报销的其他规定： 公司费用报销必须真实合法， 严禁使用白条或其他不合法的凭证， 一些特殊情况需要使用替代凭证 的，也必须由