对声像档案管理工作的加强探讨像档案一样的节目

1、对声像档案管理工作的加强探讨_像档案一样的节目摘要：摘要：声粽档宰是指国家机构、社会组织以及个人在从爭各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、 影片、皤片、录音带、录粽带等不同材料沏戟体以影像、声言为主并辅以文字说明的历史记录从而形成:r硬件硬、 软件软的现状,而且软”的方面直接彩蕊了 硬的方面作用的发挥.最终造成一要活初没能及时遇录,档案没能完整 保存下来，给以后声粽档聿的产生及归档留下了隐患.对人凤设备、档幸管理都比较规范的单位，要巩固提衙，在开发利 用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员，而档宰管理没跟上的单位,应在依法管理、制s翻导和监管,促冥逐 步规范管理;对冋题较多、基酬

2、薄弱的单垃要限期建档.加大指导监管力度，不留死角摘要：声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保 存价值的照片、底片、影片、唱片、录昔带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主， 并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。关键词：声像档案;档案管理;管理工作刖旨随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更 好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,我们就房山区161个立档单位的声像 档案管理情况进行了调查。调查发现,声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混 乱等问题,直接影响了档案的完

3、整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工 作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻 不容缓。、声像档案管理存在的问题()声像设备存在看一硬一软的现象硬是指声像设备数臺多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了 很大改善。在调查的161个单位中,仅有21个单位没有声像设备，占13%, 87%的单位都 有1台以上的声像设备，设备总数达671台(架)。从总体讲,声像设备可算比较硬。一软 是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制走声像设备管理制度或相应的使用要求,占 62% ,致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用;有的

4、设备存放在科室或个人手中, 没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了 硬件 硬、软件软的现状，而且软的方面直接影响了 硬的方面作用的发挥,最终造成一些重要 活动没能及时摄录，档案没完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。（二）摄录人员中存在着一强一弱的现状和两种误区 摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决走着声像档案的数星和质呈。 调查反映出在摄录人员中存在看一强一弱的现状。强表现在所调查单位的443名摄录人员 中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁,大专以上文化程度的占72%0队伍强大、 年龄适中、文化程度较高这是

5、强的一面;弱表现在443人中,专业工龄1至5年者381人， 占86%, 5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人，仅占16% ,其中1至3个月短训 （摄录专业）的66人,专科毕业2人，有84%的人都属自打专业工龄短、专业知识及技能普 遍较低这是弱的一面。调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声 像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、 录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任勢了 ,不需要归档保存;另一种是部分人误以为 谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人行为。事实

6、证明,摄录人员弱的一面影响了强的一面发挥作用，加上认识上的误区,造成了声像 档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关,待用时再靠 档案员去催要或档案馆去征集,那只能是亡羊补牢了。（三）声像档案管理混乱，问题复杂1、管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理 调查中有75个单位制走了相应的声像档案管理制度，占47%,有半数以上的单位处于无章可 循的自由形成、自由处理状态。据调查,声像档案的管理主要存在看3种形式:是档案室集 中统一管理,随时形成随时移交，仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室，占35%;三是由 科室分散保管或个人保存，占39%。由此表明有五分之二的单

7、位声像档案没有集中统一管理， 缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保嚏扌昔施。2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明， 如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单 位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很 珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的 归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是一盘带子反复用，原始录音（像）没有保存 下来。另外有些部门或个人手

8、里保存着部分珍贵的声像档案,虽管理不规范，但当档案部门去 收集时,往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。3、保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数 几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其余各单位都将声像档案存放在文书柜内 与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变 质,磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晩矣！4、管理状况喜忧悬殊,发展不平衡调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位,占6.8%;而无

9、设备无声像 档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40%,两极所占比 例悬殊。从照片数呈看：最多的一个档案室存有20000余张,其余160个单位20860张，平 均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看,声像档案的管理水平就很悬殊。5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为11乏。基层 单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来 沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全, 档案馆的声像档案也就没了来源

10、。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅,造成今？6、区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重众所周知,每次区里或基层单位组织重大活动,召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许 多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却 找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协 调、统一、集中，活动结束后,档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所 难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服勢工

11、作， 也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理,形成的档案不 及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议（）加强宣传、提高意识,争取领导重视搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视 是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支 持，引起社会的广泛关注，从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一 种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服勢中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓 住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、

12、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身 的宣传教育作用。（二）加强监督,分类指导,注重业务培训针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把具作为档 案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指 导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要讥固提高,在开发 利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章 立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弓的单位，要限期建档,加 大指导监督力度,不留死角。注重业勢培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识

13、和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠走良好的基岀。（三）加强管理,制走办法,狠抓制度落实 要改变声像档案管理混乱的现状，制走一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档 案局将与有关部门配合出台房山区声像档案管理办法伺时，各立档单位也要建立相应的 管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制走一套 严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规 走。永久、长期保存的声像档案应走期向区档案馆移交;在此基5岀上要狼抓落实。要确保有关 法规和制度落到实处，必须制走有效的配套措施，明确责任,依法管理,做到有章可循、有法 必依，

14、使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质呈。（四）全面出击，形式多样,疏通收集渠道 要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道，运用多种 形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。 主要有：通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。重点单位、重点科 室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案t匕较集中的,要有重点地强化 收集,经常沟通及时掌握情况。重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本 单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、夕卜事活 动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力，登门收集和征集。广 泛的社会征集。对散存在民间的声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取 有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。（五）结合实际,创造条件,力求妥善保管从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像 档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我狱为结合实 际，创造条件，力求妥善保管是当勢之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声