致远协同价值解读

1、 中国协同软件市场连续七年占有率第一致远协同办公系统价值解读第 9 页 共 9 页目录第一部分企业管理需求分析31.1协同31.2什么是协同办公系统3第二部分企业管理需求分析52.1传统办公常见问题52.2协同办公系统对企业管理价值体现7第一部分 企业管理需求分析1.1 协同协同：泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式、过程和结果，协同工作是组织行为的基本执行模式和存在状态。 协同管理软件：对组织中“人、事件、资源”之间协同关系进行管理的软件，它是团队组织的协同工作平台和工具1.2 什么是协同办公系统应用方式一：关键流程-模板协同组织中最关键的流程，我们会将其定为制度。这部分流程以刚性流程

2、为主，其特征是有明确的表单填写要求、流程规则要求、角色和权限要求，重要的还会有审批周期和结果要求。对应刚性流程，系统中提供了模板协同的应用方式，将制度设置为协同模板，供有权限的人员调用，以降低制度执行过程的变形。应用方式二：偶发流程-自建协同组织协作中的大部分工作是偶发流程，我们无法将其固化形成制度，格式、流程、角色、权限、周期、结果都有太多的不确定性，需要大量的沟通与协调来完成。偶发流程对流程的柔性要求非常高，系统提供了自建协同的应用方式，发起人可以表达自己的协作诉求，提供已有资料，组织动态团队并做好分工，或者请求相应部门主管帮助协调资源，在执行过程中，可以采用多种方式变更流程，调整角色和分

3、工，可以方便的与动态团队沟通意见，最终形成团队共识的结果完成协作 第二部分 企业管理需求分析2.1 传统办公常见问题企业信息管理的核心需求是有效地搜集、获取和处理企业内外信息资源，整合现有各种遗留信息系统的信息资源，最大限度地提高企业信息资源的质量、可用性和价值，并使企业各部分能够共享这些信息资源。这就要求企业应用先进的信息管理理论和方法规范集团各种信息的传递、归档、存储、授权和共享等，建立完善的规章制度和流程，构建高效的信息资源管控平台。同时，还要逐步形成集团自己标准、规范的企业信息资源库，使企业信息资源的获取、传递、处理、储存、控制建立在全面、系统、科学的基础之上，保证信息的完整、准确和及

4、时，最终建立起以信息资源管控为基础的知识管理体系。聚焦不同行业的发展特性，以大量客户案例为研究蓝本，我们对企业在发展过程中普遍遇到的管理困惑作了以下这几方面分析：l 事件无法及时“协同处理”当领导出差在外，无法及时审批企业事务，延误一些重大事件的处理进程。同时，下属员工有重大事件向领导汇报，也只能通过电话或者邮件等形式传递。口头授权，导致信息衰减，缺乏文字痕迹，令领导无法准确把握事情的来龙去脉，为最后决策带来了偏差。出差回来后，桌面上累积了一大推待审批的文档，办公效率低，事情得到及时有效处理，大大增加了领导的工作量；l 缺乏解决问题的“依据和记录” 员工的责任关系模糊不清，当出现问题时，部门或

5、者员工之间经常会出现扯皮、推诿等现象。并且由于没有一个厘清员工责任关系的有效工具，导致同一个问题重复出现，为企业管理带来了巨大成本，并且从长远来说，影响了企业品牌度和客户对企业的忠诚度。l 无法跟踪所下达任务执行的“过程”和“结果” 领导事务比较多，有时会容易忘事，顾此失彼，并且即使记得所下达的任务，但是无法跟踪该任务的进度和结果，导致领导经常不了解下属部门或者员工的工作情况。l 公司颁布的制度和政策一直没有“规范化管理”任何公司都不缺乏制度，但是缺乏的正是推动制度落地、规范化的一种刚性工具。比如：刚来的新员工，根本不知道财务的报销制度流程，当需要报销时，经常要咨询很多人，但最后还是一头雾水；

6、纸质化的单据，经常会出现丢失现象，没有工具把单据审批痕迹保留下来，导致审批人或者单据提交人都无法跟踪单据的去向，尤其对于一些重要的合同、客户信息，使得很多重要的企业信息会从某些渠道泄露出去，对企业造成重大经济损失隐患。l 不能快速“查阅和共享”企业内部重要的关键资料或者数据报表很多重要的文档没有建立一个集中文档库，当员工需要查找某些文档资料时时，浑然不知从何下手，包括去哪里查找，问谁拿，耽误了工作进度。缺乏建立文档授权管理机制，导致很多重要文档给任意删改、移位，为员工对文档调用带来了很多信息误区。比如：在服务器共享了工艺文档，由于没有对文档操作权限进行授权，导致全部员工都可以对文档有编辑和删改

7、操作，以致这份文档失真性大大提高。l 人员不断增多，分支机构遍布范围广，使得“异地管理成本”越来越高 由于办公地点分布零散，日常协作沟通大多通过电话和传真等工具来进行信息互动，导致行政办公费用不断增多，比如长途电话费、传真费、打印费用、办公耗材费用等l 信息孤岛问题凸显企业信息分散在各种管理系统中，造成信息冗余，相关信息无法建立关联，数据更新无法同步。处于孤岛状态的信息只能在局部应用，不能实现整体效应。数据虽然无法关联，但业务的关联性是真实存在的，导致业务在部门间纵向流转时出现信息断档。2.2 协同办公系统对企业管理价值体现l 无论何时何地，都能“移动”办公，提升办公效率突破时空界限，实现何时

8、何地都能网络协同办公，随着移动门户的接入，使领导通过手机或者电脑上网，就能实时了解公司内部最新信息，查阅内部资料。随时查看审批请求，实现快速审批回复。实现远程互访的办公应用，提高领导对下属分支机构的有效管理，提升办公效率，节约异地管理成本。构造足不出门，沟通交流更高效的“跨地域”办公模式。l 建立可视化的工作流程图，厘清员工的责任关系，避免扯皮、推诿等现象出现摒弃以往的单一传递方式，以实现沟通透明化、信息传递对称性为主旨，方便信息发起者以及各环节人员可以及时跟踪事件的执行进度和每个阶段的结果反馈，使得流程中各人员可事件执行进度进行相互监督管理。l 实时跟踪事件的进度和结果，增强领导对企业的管控

9、力度，提升执行力所有下达的任务指令，都会全部推送到协同平台的“跟踪事项”区，领导点击任一跟踪事件，通过可视化流程图，可实时掌控当前执行进度，以及执行结果。同时，领导可对人员反馈的结果进行及时回复批注，并且根据事件重要缓急性，通过知会、加签和当前会签策略，可以实时调整工作流程，实现跨部门、多组织人员项目沟通合作，从最大程度上整合企业人员资源。l 扭转传统的纸质流程审批模式，实现无纸化办公，推动企业管理落地 使员工可以从繁琐的纸张审批流程中解放出来，不用周旋于不同的办公室等待领导批阅，大大提高了审批效率，缩短了审批周期，并且从最大程度上杜绝了信息外泄，确保了单据信息的沉淀和保留。提供一个平滑的制度

10、固化和执行平台，扭转以往纸张制度管理模式，从日常办公着手，通过潜移默化制度应用灌输，加强员工对企业管理的认知度，推动企业管理落地。l 实现信息的有效共享，建立文档集中管控的知识管理中心 把以往遇到的生产问题、工艺讨论的过程痕迹全部保留下来，方便后续出现同类似问题提供更有参考价值依据；另外，沉淀下组织中最宝贵的知识财富过去！通过文档授权功能，根据知识的内容和对象，授权不同的人以不同的方式共享从单一文档到整个文件夹全部文档的所有需要的知识。组织知识推送、授权学习，创建企业内部良好的学习氛围，推进企业成为学习型组织。l 突破办公管理瓶颈，打造协同交流平台，提升工作时效性通过协同办公平台电子化办公，使员工的办公效率大大提高，人员沟通时实快捷，任务传递高效清晰，可以及时了解任务、工作的进度。节约公司在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。l 解决信息孤岛，实现信息平台一体化 通过消息集成以及数据集成方式，系统会把其他业务系统的业务信息分门别类地推送到不同员工或者领导的协同平台。企业的员工通过协同平台，就可以实时进行沟通交流，处理日常业务事项。同时，从协同办公平台，通过单点登录方式，可以及时切换登录到不同的业务系统，实现不同系统同一账户管理机制，减少了登录不同系统重新输入账号、密