浅谈电子档案的管理与应用

1、 浅谈电子档案的管理与应用摘要：在当前各种科学技术不断发展的过程中，随着社会分工的不断精确化，档案管理工作逐步的出现了管理困难，管理过程中的容量大繁乱情况，这种背景的影响之下，传统的档案管理手段无法满足当前社会发展的需求，电子档案以其管理准确、信息容量大、效率高的特点逐步的形成了一套完整的管理体系和管理手段。在当前的档案管理中，电子档案管理数量成年增长，已成为当前档案管理部门的重点研究项目和研究话题。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。关键词：电子档案;电子档案管理;电子档案利用电子档案是通过计算机技术将各种具有保存价值和重要性的文档进行电

2、子归档和分类，通过计算机手段进行对各种数据的保存模式。在当前的日程工作中，电子档案已成为各个部门各个企业进行档案管理的主要手段，更是当前档案管理部门研究的重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但是由于电子档案在管理的过程中其各种手段和理念的不同造成管理方式的不同，使得管理中出现了各种问题和缺陷。一、电子档案使用的主要途径电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝

3、、通信传输和直接利用。1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

4、3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。二、加强电子档案管理的重要意义电子档案管理对于各个单位和企业来说都是一个新鲜的事物，是一个新型的技术产物，是信息化技术与计算机科学技术结合生成的一套完整性，系统化的工作流程和管理方法。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，在管理的过程中要完成有传统管理理念相当前先进的电子档案模式转变的过程，下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。1、

5、加强电子档案管理，有利于节省人力物力在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量加强电子档案管理有利于档案在分裂与整理过程中实现快捷的管理过程，提高管理效率，降低人工成本。有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，由于计算机数据在统计和整理过程中运

6、行速度快，能容量大，使得在电子档案管理过程中能够储存诸多的档案信息，以便于日后查找过程中的需求。3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。三、做好电子档案

7、管理和利用的主要措施由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。1、建立档案利用制度，整合各类档案资源要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失电子

8、档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。4、加强工作人员管理，提高档案保护意识电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。四、小结随着当前信息技术的不断发展，网络技术正在不断的朝着各个生活和生产领域蔓延，网络技术已成为当前社会发展过程中不可缺少的基础设施。在电子档案管理过程中，随着网络技术的不断应用，