计算机应用基础 第4章

1、 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 1 lExcel的基本知识 l单元格、工作表、工作薄的基本操作 l公式和函数 l图表 lExcel的数据处理功能 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 2 4.1 Excel4.1 Excel的基本知识的基本知识 l Excel功能及特点 功能：处理表格化的数据。“表格化”是指数据由 行和列组成,具有二维结构。 特点：功能丰富、操作简便，普通用户和专业人员 均适合。 l Excel的主要功能有哪些？ 基本功能：数据的录入、编辑、格式设置、打印 输出等； 图表功能：以图表的方式形象地表示数据； 公式与函数：利用公式、函数对数据进行计算； 数

2、据处理：对数据进行排序、筛选、分类汇总、 数据透视、有效性验证等处理。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 3 l Excel是由谁开发的？ Excel是由Microsoft（微软）开发的，它是 Microsoft Office中的一部分，Excel有多个版 本，不同版本的操作界面有一定差异。 l 重要术语 工作表 单元格 工作簿 工作簿文件的扩展名 l 窗口组成 （见下图） 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 4 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 5 4.2 4.2 单元格、工作表和工作簿的基本操作单元格、工作表和工作簿的基本操作 l 区域的选定与取消 选定区

3、域是为了同时对多个单元格进行操作，选定 是操作的前奏。 使用鼠标+键盘完成选定操作更快捷。 常用的选定操作有6种： 选定单个单元格 选定整行 选定整列 选定整个工作表 选定矩形区域 选定不连续区域 如何完成以上几种选定操作？如何取消选定？ 4.2.1 4.2.1 单元格的基本操作单元格的基本操作 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 6 l 数据的输入与修改 先选中单元格，再输入数据。 双击单元格，移动光标到所需位置再进行修改。 选中单元格后再点击编辑栏，也可以完成修改操作 ，只是要麻烦些。 l 单元格的删除、清除、插入操作 单元格中除了数据外还有些什么？（必须搞清楚必须搞清楚） 清除

4、与删除是不同的操作，区别在哪里？ 插入或删除单元格后，原有单元格的位置是否会发 生变化？如何变化？ 批注和超链接有什么用？如何插入和删除？ 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 7 l 单元格的复制与移动 复制移动操作使用频率很高，必须掌握。 复制、移动操作一般直接使用鼠标+键盘，比使用 命令更快捷。但使用命令可完成一些诸如“选择性 粘贴”的特殊操作。 Excel提供了如下几种特有的复制方式： 复制一份 复制多份 复制升序（降序）数列 复制等差数列 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 8 操作方法：直接用鼠标拖动（在哪里拖动？）。 同一行单元格高度相同 同一列单元格宽度相同

5、单元格的格式设置也称为“单元格修饰”，此操 作只改变外观，不会改变数据。 单元格格式设置主要包括： 数据类型、对齐方式、字体字形字号、边框、填 充、保护等。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 9 在单元格格式设置中，“数据类型”和“对齐” 是重点，请大家根据书中的讲解多做练习。 上图提供了一张包含多种单元格格式设置的工作 表，它使用了单元格的对齐、字体、边框、填充等 多种设置，以及数据类型中的数值、百分比、文本 、日期、特殊等类型设置。学会制作这张表，格式 设置就基本掌握了。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 10 l 查找、替换和选择功能 查找、替换功能可查找包含指定

6、字符的单元格， 并替换为其他字符。 选择功能又称为单元格定位，即在当前工作表中 选择符合特定条件的所有单元格。比如可查找包 含了批注的所有单元格。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 11 一个工作薄文件可以包含多个工作表，同一时刻只 能选择一个作为当前（活动）工作表，这种选择不 同工作表的操作就称为切换。（熟悉表名栏） 注意：同一工作簿内不能有名字相同的工作表。 把数据从一个工作表复制到另一个工作表，只能使 用“复制”、“粘贴”操作。 “选择性粘贴”能实现一些特殊的复制，比如表的 转置复制等。 4.2.2 4.2.2 工作表的基本操作工作表的基本操作 计算机应用基础 （第4章） 出

7、版社 科技分社 12 2010版的默认扩展名为“.XLSX” 保存时要注意文件存放位置 拆分窗口可将窗口拆分成上下左右4栏，每栏 可显示工作表的不同部分，便于对比浏览。 冻结窗口可使工作表的行头和列头保持固定 ，便于大型表格的浏览。 新建、重排窗口功能可同时浏览不同的工作 表或工作簿。 着重熟悉页眉页脚设置和打印标题设置 4.2.3 4.2.3 工作薄的基本操作工作薄的基本操作 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 13 4.3 4.3 公式和函数公式和函数 4.3.1 4.3.1 公式的输入与编辑公式的输入与编辑 公式可由函数、引用（或名称）、运算符和常量组 成。 着重掌握函数和引用

8、的基本概念。 熟悉常用的运算符及其功能。（见下表） 所有公式都必须以英文字符“=”开头。 注意输入公式时的几个细节问题。 公式的计算结果显示在哪里？公式显示在哪里？ 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 14 ExcelExcel公式中允许的运算符号公式中允许的运算符号 运算符功能类别优先级 ： 区域运算符，产生对包括在两个引用之 间的所有单元格的引用。如：(B5:B15) 引用运算符引用运算符0( (单个空格单个空格) ) 交叉运算符，产生对两个引用共有的单 元格的引用。 如：(B7:D7 C6:C8) ， 联合运算符，将多个引用合并为一个引 用。 如：(SUM(B5:B15,D5:

9、D15) - -负号 算数运算符算数运算符 1 % %百分比2 乘幂3 * * / /乘、除4 + -+ -加、减5 & &连接两个文本数据文本运算符文本运算符6 = = = = 等于、小于、大于、 小于等于、大于等于、不等于 逻辑运算符逻辑运算符7 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 15 如何在单元格中插入一个函数? 如何输入函数的参数？ 对于初学者，建议至少掌握以下几个函数： AVERAGE、SUM、MAX、MIN、 COUNT、SQRT、ABS、LEN。 复制公式的作用是什么？怎样复制公式？ 公式复制到新单元格后会产生什么变化？有什 么规律？（这点很重要） 计算机应用基础 （

10、第4章） 出版社 科技分社 16 4.3.2 4.3.2 相对地址、绝对地址和名称相对地址、绝对地址和名称 相对地址和绝对地址的含义。 相对地址和绝对地址在书写上有什么区别？ 在公式复制过程中，相对地址和绝对地址有什 么区别？ 公式复制的口诀 【有“$”的行或列复制后不变】 【无“$”则加上行或列的增量】 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 17 “名称”就是为单元格取的一个名字，以 替代它原有的单元格地址。 如何为单元格定义名称？ 在2003版中，同一工作薄中不能有相同的 名称，但2010版却可以，为什么？ 在公式中引用名称与引用绝对行绝对列地 址可以起到同样的效果。 计算机应用基

11、础 （第4章） 出版社 科技分社 18 4.3.3 4.3.3 有条件统计功能有条件统计功能 所谓条件统计函数，就是该函数可以按照设 定的条件进行统计。 有条件统计函数大大增强了统计能力 建议至少熟悉下列条件统计函数： COUNTIF 条件计数函数 SUMIF 条件求和函数 IF 真假判断函数 了解IF函数的嵌套使用及多函数组合使用。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 19 COUNTIF 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 20 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 21 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 22 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科

12、技分社 23 l 图表的作用图表的作用 图表可将工作表中的数据以图形的形式直观 、简要、清晰地显示。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 24 l 插入图表的步骤插入图表的步骤 1.选择数据源 注意：不要将无关数据选择为数据源 2.点击“创建图表”图标 3.选择图表类型 l 编辑图表编辑图表 Excel的图表由多部分组成，包括坐标轴、图例、数 据系列、绘图区等。在插入图表之后，若对某些部分 不满意，可分别进行编辑修改。 修改的方法是：需要修改哪部分，就将鼠标指向该位 置，右击鼠标，然后根据提示选择相应操作。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 25 4.5 Excel4.5

13、 Excel的数据处理功能的数据处理功能 l 关于关于ExcelExcel的数据处理功能的数据处理功能 公式和函数只是数据处理的基础部分，严格说 来只是数据的计算。 数据处理功能的内涵要丰富得多，除了公式和 函数的计算功能外，还能使用多种工具对数据 进行综合分析处理，提炼出原数据不能直接表 达的结果。 Excel的数据处理工具主要有：记录单、排序 、数据筛选、分类汇总、数据透视、数据有效 性验证等。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 26 l 对数据格式的要求对数据格式的要求 Excel对工作表中数据的结构没有做严格限制， 如果表的结构松散、排列不规则、不具备数据库 基本特征，就不

14、适合使用数据处理功能。 所谓数据库基 本特征是指：数 据表应该是规则 的二维结构，即 数据由多条记录 组成，每条记录 都有相同的字段 。 规则的二维结构表 不规则的数据表 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 27 4.5.1 4.5.1 数据记录单数据记录单 用于简便地以记录为单位，录入、编辑数据。数 据必须是标准二维结构。 Excel2010版的“记录单”命令不在功能区中， 需要手工添加。 数据较少时，使用记 录单的必要性不大。 随着记录数和字段数 的增加，记录单的作 用就越显重要。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 28 4.5.2 4.5.2 数据排序数据排序 把一

15、组任意顺序的数据记录，以一个或多个关键 字段的值的大小为依据重新排列，就是排序。 表中的数据应具有标准的二维结构（见左下图） ，否则就不能、或者是不便于使用排序功能（见 右下图）。 具备数据库特征的表不便于排序的表 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 29 可以定义一个主关键字和多个次要关键字。 当有多条记录的主要关键字值相等时，就以 次要关键字的值为排序依据，以此类推。 当所有关键字的值都相等时，则不改变原有 的排列顺序。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 30 4.5.3 4.5.3 数据筛选数据筛选 “数据筛选”指的是将工作表中部分记录 屏蔽(隐藏)起来，只显示满足

16、条件的记录 ，以便于查看。 隐藏的记录并没有被删除，取消筛选后这 些记录又可以显示出来。 Excel的筛选分为自动筛选和高级筛选两种 类型。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 31 自动筛选操作简单，但只能定义简单的筛选条件 ，功能有限。 同一字段可以自定义两个筛选条件，这两个条件 之间可以是“与”或者“或”的关系（见下图）。 允许对所有字段都定义筛选条件，但不同字段的 条件之间只能是“与”的关系，如果有多个字段同 时定义了筛选条件，最终的筛选结果是多个字段条 件的交集，即多个条件同时满足。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 32 自动筛选的自定义条件 计算机应用基础

17、（第4章） 出版社 科技分社 33 可以定义很复杂的筛选条件，但操作比较麻烦。 高级筛选的条件必须手工输入，在启动高级筛选 时还要选择数据区和条件区。 筛选条件的书写规则： .筛选条件直接输入在工作表中，但不能与数据 混在同一矩形区域里（见下图）； .允许输入多个条件； .若条件与条件之间是“且”的关系，则这些条 件必须输入在同一行； .若条件与条件之间是“或”的关系，则这些条 件必须输入在不同行。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 34高级筛选的数据与条件 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 35 高级筛选条件的举例 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 36

18、4.5.4 4.5.4 分类汇总分类汇总 Excel中的“分类汇总”就是分类统计，即将 工作表中某个字段作为分类字段，以该字段不 同的值作为条件，分别对其他字段进行求和、 计数、求平均、求最大值等多种统计运算，并 生成统计结果。 分类汇总功能有助于直观、清晰、全面地了 解数据概况。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 37 确定分类字段，以该字段作为关键字对数据排序。 启动分类汇总，选择分类字段、汇总方式和汇总项。 同一次分类汇总只能选择一个分类字段。 只能选择一种汇总方式。 可以对多个字段进行汇总。 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 38 分类汇总后的数据 计算机应用基础 （第4章） 出版社 科技分社 39 4.5.5 4.5.5 数据透视数据透视 数据透视表是一种交互式的统计表，它是在源数据 的基础上，经过相应的分类计算而得出的统计结果。 数据透视本质上也属于分类统计，但在功能上要强 于分类汇总。 数据透视的智能化程度高于分类汇总，不需要手工 进行排