信息技术手段在内部审计中的应用及其效果

1、信息技术手段在内部审计中的应用及其效果信息技术手段在内部审计中的应用及其效果吴贵烽(中国电子科技集团公司第三十四研究所541004)摘要1:全球经济一体化,信息技术高速发展,并迅速应用现代企业(包含各单位,下同)管理,使之节奏加快.技术的先进性.提高了企业管理效率和效果.但企业的各类风险却依旧存在,并阻碍了企业发展.内部审计作为企业内部管理重要举措,在信息技术飞速发展,审计轨迹锐减,原始证据大量减少的情况下.应怎样改变传统技术处理手段,履行好自己职责,以适应现代企业管理需要呢?木文围绕着这些问题从信息技术手段在内部审计中应的必要性及具体应用进行了初步探讨.关键词1:信息手段内审应用效果当前.全

2、球经济一体化,信息技术手段日新月异,电子商务,互联网等一系列高速,高效处理手段已广泛应用于采购,生产,销售等_,l各个管理环节,高效,快捷使现代企业加快了管理节奏.提升了管理水平,但在快节奏的管理活动中,各企业也不可避免地存在一定管理风险.比如:数据完全,完整性风险,工程安全性风险,重要事项泄密性风险等.虚拟化交易,管理手段不断翻新使现有信息技术手段越米越趋于多样化,同样也使得各氽业承担的风险呈扩大化趋势.毋用置疑,信息化大势所趋已成为现实,各业潜在风险加剧也已成为现实.那么在这种条件下.我们应采取什么样的现代化管理手段抵御各种风险.达到业管理目的呢?在这里.笔者引出了内部审计的话题.内部审计

3、作为氽,l内部管理霞要举措.笔者认为,现阶段主要目标是对木,经营管理?60?活动适时实施检查,监督.并对已发现的问题提出解决方案,达到增强企业有效规避,抵御各类风险的能力.内部审计的职责以及造成风险加剧手段的技术化,先进化和多样化.决定了内部审计必须采取新兴的信息技术手段开展日常内部审计工作.一,信息技术手段在内部审计中应用的必要性(一)信息技术手段在经营管理活动中的充分应用以及内部审计职能决定了信息技术手段在内部审计中应用的必要性.(1)计算机技术的发展为经济效果内部审计提出新要求随着内部审计发展.经济效果性审计已成为现阶段内部审计的重要职能.其主要关注方向是企业既定目标与实际取得成果的对比

4、关系,反映企业目标的实现程度及其产生的影响.其中既定目标包括经济目标,社会目标两个方面.具体包括产值,收入,支出,利润,社会满意度,环保效益,社会责任等多项指标.信息技术飞速发展.导致计算机技术应用越来越广泛.其中也必然包括对各项指标的记载,传递,保密,保存等信息化管理.内部审计对象信息化必然促成审计手段电子化.(2)”无纸化”管理方式为经济效率性审计提出新课题效率性审计作为经济性内部审计一部分,它是经济效果性审计的延伸和发展,也是传统内部审计业务的极度扩展,它主要关注企业经营管理活动投入资源与产出成果的对比关系.电话采购,网络销售,互联网技术交流,所有这些无纸化操作方式与传统的,实地近距离接

5、触方式相比,一方面极大地节省了人力,物力和财力,提高了办事效率,另一方面也减少了许多原始的审计轨迹和审计证据,传统的审计手段已越来越不适应现代办公自动化要求,现代化已成为现阶段内部审计所必需采用的技术手段.(3)会计电算化为会计报表内部审计提出新挑战会计报表审计是内部审计重要职责,也是广大内部审计人员所熟知的基本审计工作.在手工记账年代,从收集原始凭证,填制记账凭证,登账,过账,出具会计报表等系列记录会计事项过程全由人工亲手操作形成,过程复杂,重复劳动多,但这却给传统内部审计提供了较为明显且容易收集的审计证据,此时,内部审计只要按照传统审计方法,按部就班,多花些时问一般都能满足审计要求,达到审

6、计目的,现代社会,特别是近些年来,随着社会进步,科学管理手段不断翻新.会计电算化作为一门新兴管理手段已广泛应用于各行业及各企业会计,电算化使很多繁杂,重复的手工记账活动结束了自己使命.其许多相应的原始依据由此不再需要在会计上有所体现,这也给内部审计工作带来了很大难度:没有审计证据.是否说明没有问题?如有问题,又应怎样发现问题,解决问题呢?会计电算化已将内部审计手段电算化推向了经济管理社会的浪尖风口.(4)先进管理手段,管理工具为基建内部审计设置”拦路虎”当前,固定资产投资等基本建设项目在各企业都会不同程度地发生,作为投资者,管理者,他们不仅注意投资效率,而且更注意投资效果,其中,内部审计作为重

7、要职能管理部门,其具体从事的事前,事中,事后审计却往往肩负着这些重要监督管理职责过去从项目立项,项目批复,项目建设及项目最终建成往往都是现场审批,现场接触,现场建设.这些方式如果单纯针对事前,事中,事后内部审计而言.它是有利的,但这不符合社会发展趋势,也不能满足社会生产,生活信息化需要.现代社会.“多快好省,优质高效”已成为管理目标中的“重中之重”,于是网络采购,计算机处理,电子现场监控等系列现代化管理手段,管理工具应运而生.项目本身管理现代化决定了基建内部审计手段现代化.(二)内部审计本身局限性,为信息技术手段在内部审计中的应用敲起”警钟”.独立性是审计的灵魂,内部审计作为业管理活动,其独立

8、性令人置疑.对厂长,经理负责与当前实行的”厂长负责制”使内部审计独立性从内部审计机构产生开始,就受到损害:一方面具体内部审计工作要对部门经理负责,部门经理要对厂长负责,另一方面厂长要对本企业负责,要对企业经济任务完成情况,投资建设效果情况等各个方面负责.虽然内部审计准则也规定了内部审计人员所应有的职业道德.但内部审计工作内容在一定程度上还是“自已审自己”.当经济管理活动朝着有利于或者最终能达到”预定目标”方向发展时,此时内部审计的独立性会受到较小损害或者没有损害,反过来,如果经济管理活动没有按照”预定目标”方向发展,其结果还会对收入,利润等重要业绩指标产生负面影响时.此时内部审计的可信度将会大

9、打折扣.因为无论你内部审计人员如何坚守职业道德,在实行厂长负责制”的大环境下,你的审计过程及结果将会带来非议或不认可,最终结果可想而知,毕竟”端人碗,受人管”.因此.内部审计本身所固有的局限性所带来的审计独立性受到损害也为内部审计急需改变过去传统状态,采用新兴信息技术手段加强对内部审计人员规范管理提出了新要求.(三)人力不足与内审工作日趋繁重的矛盾加剧.使信息技术手段在内部审计中的应用提到重要日程随着社会经济不断发展,特别是舞弊案件的不断发生,国家已越来越重视内部审计及管理工作,但由于受传统观念影响.特别是受”内部审计给自己找麻烦”的思想影响,当前许多企业对内部审计还存在一定顾忌.对内部审计工

10、作存有偏见,因而重视程度不够,出现了不设置独立审计部门,将内部审计职能依附于财务等其他部门的多种情况,这些做法,使内部审计”寄人篱下”或被”夹空”,成为企业管理“真空”层.与此同时,各企业经济业务不断拓展,应管理需求其应执行的内部审计管理业务?61?也越来越多,这样出现了内部审计人力不足与内部审计任务el趋繁重的矛盾,在当前审计手段比较原始,落后的条件下,矛盾已被进一步激化,因此,人力不足与内审工作日趋繁重的矛盾加剧,已将信息技术手段在内部审计中的应用提到了熏要13程.二,信息技术手段在内部审计中的应用及效果上面作者已对信息技术手段在内部审计中应用的必要性作了简要介绍,由于个人知识面不够.应该

11、说对必要性的阐述还是处于很粗浅阶段,还有很多方面没有涉及,因为信息技术在现阶段发展实在太快,其涉及的领域也实在太广泛,但有一点却是肯定的,那就是在信息技术日新月异,广泛应用于我们生产,生活空间的情况下,如果我们内部审计还是用以前的旧思维,旧方法墨守成规,固守不变,我想,内部审计工作就没法正常开展了,也失去了其应有的存在价值.下面笔者从网络人员管理,信息资源共享等几个方面对信息技术手段在内部审计中的应用及其效果发表一些看法:(1)维护独立性,实行人员管理网络化内部审计从产生开始就具备了其固有的局限性.独立性受到损害.应该说就内部审计工作内容本身而青是不应该受到独立性损害的但由于”人”的因素存在,

12、特别是”隶属”关系,”上下”级关系的存在,使得各内部审计与内部审计对象及其最高管理者有着千丝万缕的联系:如内部审计人员工资的获得,福利待遇的实现都必须经过上级(最高)管理者获得批准等.另外这些活动不仅与内部审计工作者密切相关,更重要的是也与内部审计对象,单位经营管理活动紧密相关,从这点意义上说,内部审计对象的好坏.不仅直接影响内部审计人员的工作,学习和生活,而且其活动过程本质_卜就属于被审计的范畴.冈此在现有组织机构下,内部审计具有独立性受到损害的固有局限性.为了维护独立性,能否利用信息化手段加强对内部审计人员管理,实行人员管理网络化,以最大限度削弱独立性受到影响呢?笔者认为是可以的.具体做法

13、是建立现阶段所有内部审计人员个人资料库,实行人员资料数据库管理,人员资料数据库包括各内审人员的年?62?龄,专长等全部与审计工作相关的详细资料,数据库以软件为载体,以网络形式在一定范围内公开化,比如在各企业一把手,人事部门主管领导范围内公开,网络数据库根据内部审计人员个人变化情况动态修订.在此基础上,扩展内部审计协会现有职能,责令其采取合适方式对内部审计人员全面实行网络管理.各企业不再自行招聘内部审计人员,由内部审计协会,用人单位双方根据需要,通过网络数据库决定委派或任用内部审计人员,为使内部审计充分独立,所有内部审计人员直接对协会负责,其劳动所得报酬也由协会根据其工作质量,工作业绩负责解决.

14、另外各企业必须按合适比例提取一定内部审计专用基金上缴政府.再由政府根据各协会工作进展情况转拨相当资金给协会,使内部审计专项资金确实用于内部审计事业.审计人员管理网络化.使内部审计人员基本上独立于服务所在单位,这样内部审计人员就可大胆工作,不受服务单位不正常因素的影响,在内部审计人员业务素质较高的情况下,内部审计将为企业提供良好监督,服务职能.实现管理规范最大化,实现向管理要效益;另外,实行人员管理网络化还会加快内部审计队伍的人才建设,实行网络化管理后,广大内部审计人员要想在内部审计工作中占用一席之地.就必须不断地快速提升,更新自己的内部审计业务知识,掌握先进审计方法,丰富自己审计经验;通过人员

15、网络化管理,由协会定期或不定期地组织业务交流与培训,还将极大整合内部审计资源,充分发挥内部审计职能,提升整个内部审计行业工作质量.(2)实现电算化网络审计,节约审计成本,提高审计质量随着信息技术高速发展,无纸化,电子化,电算化使得被审计对象留下的审计轨迹和原始记录越来越少,但内部审计职能却并没有因此而被削弱,相反越来越强,其内容也越来越多因此采用新兴的信息技术手段节约审计成本.提高审计质量已成为必然,针对内部审计独立性的缺陷.作者从人力资源共享角度提出了内部审计人员网络管理的观点,下面就内部审计的具体工作内容提出本人一些看法:利用计算机优势,运用网络对内部控制制度进行评价与测试内部控制制度及其

16、执行结果的好坏直接影响个单位的经营成果,现金流量,因此,对内部控制制度的评价与测试已成为内部审计的一项莺要内容.针对内部审计的监督,服务职能,笔者认为,对内部控制制度进行事前,事中评价与测试,要比事后进行强得多,因为它可以把风险,错误事项消除在萌芽状态或初始状态,以至于不会出现错误已造成,实质性损失已发生后再来修订有关关键控制点的被动局面.传统内部审计方法中,对内部控制制度进行测试与评价往往仅凭审计人员的经验和已提供的内控制度进行穿行测试.在这种方式下内部审计人员比较被动.其测试与评价工作很大程度依赖于被审对象的口头描述和纸制制度的提供.另外传统内部审计对内部控制制度的测试与评价往往是跟随会计

17、报表审计,经济责任审计等事后审计进行的.审计滞后使监督,服务职能滞后.这不是管理者所期望的结果.一般来说,各单位对关键内部控制点都会以通知,文件形式在一定范围内下发执行,并通过简单文件数据文档或者专门文件数据软件进行管理,这些为我们利用计算机优势,实行网络评价与测试提供了方便,具体做法是:在对控制制度数据进行电子管理的同时,充分考虑内部审计的事前,事中测试与评价需要.为专门内部控制制度内部审计模块留下专门审计接口,通过网上资源共享功能使内部审计工作者及时,动态,全面了解企业关键内部控制文件或通知,了解关键内部控制点.另外.在采购环节,销售环节及财务账务处理环节也应对内部审计人员实行网络资源共享

18、化.这样内部审计人员就可随时根据管理需要.选择某些关键控制点进行测试,达到及时发理问题,改进内部管理的目的.例如,某企业出台了一项新规定,规定商品的采购从规定下发之日起一律先报计划,经采购计划部门审批备案后,才能实行采购,此时内部审计人员可根据内部控制测试与评价专门接口,分别点击,浏览文件数据,采购数据及采购账务处理数据.并在第一时间对其选定的测试业务进行实地评价.如果发现实际采购与内部控制不相符.则可马上采取补救措施,如第一时间向有关领导汇报,第一时间责令相关人员进行整改等.通过网络点击查找所有内控资料及关键业务执行情况,不仅改变了传统审计测试的被动局面.而且节省了大量时间,节约了审计成本;

19、及时,动态,全面了解单位内部控制关键点.找出某些重要环节进行控制测试,并做出适当处理,不仅能提高审计质量,更重要的是能及时发现控制制度的缺陷,实际执行的力度和及时制定相关补救措施;另外,不定期的事前,事中控制测试与评价,还能促使企业所在业务人员按已定的规章制度办理日常业务,做到有规可依.从而达到管理效果,真正实现审计监督,服务职能.r打破传统理念.实行电算化内部审计安易,用友等财务软件的崛起,引来了会计电算化时代.也打破了传统的整理原始凭证,出具会计报表等系列手工操作过程,特别是会计报表环节,财务分析环节.现有财务软件已完全将过去繁琐且容易出错的简单加减汇总法抛向了历史深渊,”快速”,”准确”

20、使会计电算化迅速在各企业广泛应用.但作为企业内部管理一部分内部审计.由于各方面原因,其采用的手段和方法仍然针对传统手工会计核算而设置,出现了制定计划,整理工作底稿占用时间多,而发生额,余额实质性测试占用时问少的内审”怪圈”,这也使得内部审工作很多时候都处于应付状态,不过令人欣慰的是,据说现在专门的内部审计软件已经开始试用,但遗憾的是本人还没有真正目睹其风采,不过却很有兴趣在此初步探讨一下:内部审计软件可分为计划与程序模块,内控测试模块,交易发生额测试模块,余额测试模块,报告及分析模块五大模块,除交易发生额测试模块,余额测试模块能交叉或同时进行外,其他模块在具体内部审计过程中都必须按照已列出的顺

21、序,依次执行完毕后才能进入下一道程序.并且五大模块都必须根据需要分别与内部审计服务所在单位的财务,采购,计划,销售,人事,制度文件,车间等管理,经营数据库,数据文档相链接,使之成为网络一体化,它们之间相互作用关系可用下图表示(其中表示程序执行的顺序):?63?以主营业务收入为例,说明上述各模块在电算化内部审计中的应用:在计划与程序模块中初步制定主营业务收入内部审计计划及程序.同时打开内控测试模块和单位制度文件数据库或文档数据,全面了解与主营销售业务有关的内部控制制度,根据实际了解情况.再次修订与内部控制测试有关的计划与程序,使之更加完善,合理:利用专门接口连通财务软件查阅主营业务收入明细账,选

22、定数笔主营业务收入,调出记账凭证及原始凭证,并在内控测试模块中形成控制测试审计依据,按最终修订的内审程序进行穿行测试,每笔业务测试都必须严格对照计划与程序模块进行,否则,计算机给予报警,并不能进行下一步主营业务收入发生额及余额测试.同时,当测试需要从销售等业务部门取证时,还可连接销售,车问等部门数据库,然后确定主营业务销售程序在财务,销售及车间等各个部门的执行情况,必要时可现场确认.内部控制测试模块执行完毕后.后面其他模块的执行依据同样道理执行.审计过程中.除内部审计部门与财务,销售等其他业务部门数据库进行连接外,内部审计本身也实行网络管理.通过计算机连接实行网上二级复核和内部审计机构主任三级

23、复核,以提高内部审计工作质量和审计工作效率.内部审计电算化,使关键部位关键业务活动全过程地处于自我监督,自我约束的监控管理体系下;通过专门数据接121,大大减少了仅凭人工收集内部审计证据的工作量和南此带来的片.64.面性,提高了工作效率;通过计算机报警设置,使内部审计程序,过程更加规范,从而大大降低了内部审计风险;通过审计内部之间资源共享及网络复核,降低了审计机构内部审计成本.提高了审计质量;另外,通过ip地址,系统管理权限设置,还对单位数据的安全,保密起到整体保全作用.(3)改变传统手段,实现工程项目审计软件化觋阶段,基建工程预,决算实行电脑化,软件化已成事实,基建工程内部审计手工化,原始化

24、也是事实;电脑化,软件化使承担基建工程企业极大地提高了办事效率.手工化,原始化使建设单位内部审计降低了工作效果,影响了工作成果.可见手段先进与否,直接影响到工作结局.前文笔者已经说到,内部审计的事前,事中,事后审计往往肩负着对基建工程的重要监督,管理职责.那么在基建工程管理实行电脑化,软件化的时代,手工化,原始化的内部审计手段能否很好地肩负着这些职责呢?回答是否定的.既然这样,我们应怎样化解审计与被审计在管理手段应用上的矛盾,达到对被审计对象基建工程的良好监督管理呢?改变传统内部审计手段,实现工程项目审计软件化在这里又成为笔者要讨论的新话题:基建工程主要建设过程包括前期设计与申报,招投标,项目

25、主体建造,验收等.其中项目主体建造包括采购,施工,付款等多个环节,工程项目审计软件化就是开发出专门基建工程内部审计软件,南专门内部审计人员实行全过程审计与督,该软件通过算机与基建工程主要建设过程相关项目库或数据库进行网络连接,具体做法是:对于向上级有关部门申报,建设单位从事招投等程序性操作活动的审计,可参照前文已论述的内部控制制度测试方法进行,对于付款环节,可就基建工程的支出在财务核算软件中设置专门程序进行动态审计,如设置专用基建工程支出账户及”银行存款”核算科目,设置账户支出必须先经内部审计部门审核签章财务才能付款的程序等:对于项目主体建造及验收过程内部审计,除充分参考基建工程内部审计软件中

26、的已有数据资料外,更重要的是应加强工程现场监督与检查:对于建设单位自行采购的工程建设项目审计,笔者将放到下面的购销比价信息化审计中论述,这里作者想特别论述的是基建工程预,决算内部审计.前面已说过.现阶段承担基建工程的预,决算已实行软件化,针对这点,作为建设方可设计专门内部审计软件对对方提供的预,决算资料进行审计,具体做法是;基建工程内部审计软件设项目清单库,工程量清单库,单价清单库,工程税率库等工程数据库,项目清单库储存建设单位历年工程项目名称;工程量清单库储存各项目工程量清单,具体包括两部分内容,一部分是审计人员根据现场测试结果直接输入的数据,另一部分是承担基建工程企业提供的工程量清单,为减

27、少工作量,对承担基建工程企业提供的工程量清单可通过计算机扫描储存获取,两部分数据建立对比勾稽关系,不一致时,计算机将相关信息报告给内部审计人员,单价清单库及工程税率库则不必要分项目建立,只要通过物价部门,税务部门获得有关数据建立即可,当然这其中也包括与客户直接谈判而确定的价格,税率,两数据库资料应根据市面情况及时更新,并能自动生成各种基期(必要时包括历史期)与报告期(实际审计日期)的数据环比指数,增量指数等各种趋势,定基分析数据供内部审计人员分析,与工程量清单数据库存功能一样,对于承担基建工程企业提供的工程价格与数据库价格不一致时,计算机给予报警,在此基础上,整个工程的预,决算审计结果由计算机根掘内部审计人员最终修订,确定的工程量和工程单价自动计算得出工程项目审计软