公司文件管理制度

1、天为公司文件管理制度文件所属部门：总经办 文件相关部门：所有部门、目的（备注：采用四号楷体-GB2312加粗-文件备注内容采用五号字体） 为对与公司经营管理行为有关的文件及资料进行控制，确保 所有使用的文件具有统一性和有效性。二、适用范围 （备注：之间空一行） 凡本公司之各种规定、程序、办法、标准及其一切相关事项 与赖以执行的法律法规等外来文件。三、定义：1 、公司级文件：公司所有部门及个人都必须遵守的文件或制度2 、部门级文件：多部门需要遵守的文件或制度3、部门内文件：在一个部门内执行的制度、标准4 、名词定义： 、制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程 性文件；、办法：指公司

2、针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩 性的文件；、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文 件；?、通知：是批转下级、转发上级、传达事项、发布制度、任免 人员时使用的文件；、通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件， 是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文；、报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询 问的文件；、请示：是向上级领导请求指示、批准的文件； 、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的 公文；、函：是不相隶属的单位之间相互商洽工作、提出和答复问题、 请求批准和答复审批事项的文件；、流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出

3、的过程；、会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件；、计划：是部门单位或个人对未来一定时期内要做的工作或要 完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排；、总结：是国家机关、社会团体、企事业单位和个人对过去一 段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识, 用以指导今后工作的书面材料。、方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书、手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件四、职责1、总经办负责本文件的执行、监督、修改工作2、各部门负责本部门相关文件的起草、执行、监督及修改工作五、文件管理程序1、文件编号：TW-ZJB-2010-011第几号文件编制年份部门编号 公司名2、文件

4、起草及审批：文件起草：公司或部门认为有必要进行标准化的管理行为。公司级文件：总经办起草部门及文件：牵头部门起草 部门内文件：部门自己起草文件审核：公司级文件：相关分管领导审核部门级文件：相关部门会签审核 部门内文件：部门分工负责人审核文件批准：公司级文件：总经理批准部门级文件：分管副总批准， 若涉及到两个副总由总经理批 准 部门内文件：分管副总批准文件的修订与废止：公司级文件：总经理批准部门级文件：分管副总批准， 若涉及到两个副总由总经理批 准 部门内文件：分管副总批准3、文件内容规定：标题：在眉首横线下空两格， 用 2 号宋体字加粗；标题一般由“发 文单位 +介词（可省略） +事由+文种”组

5、成。 例：采购部 （发文单位） 关于 （介词） 提升采购 订货准确性 （事由） 的管理办法 （文种） 文件所属部门：在标题下一行顶格用 3号宋体字标识； 主送单位 后面标注全角冒号。例：文件所属部门： 总经办文件相关部门： 是指除所属部门以外需要执行或知晓文件内容或 协助办理的 例：文件相关部门：营运部、财务部 正文：在文件相关部门下一行，每段空两格写起，正文一般由开 头、主体、结尾三部分组成。附件：附件是附在正文后的有关材料， 包括随文转发报送的文件， 颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名单等。 有附件的文件，应在正文下空一行左空 2字用 3 号宋体字标 识，后标全角冒号。附件如有

6、序号使用阿拉伯数字。 例：附件：1 、采购计划表2 、采购定价表文件用纸一般采用国际标准的 A4 型纸。4、收文的管理文件的签收1）所有外来文件的签收（除领导亲启的外）均由总经办人员 登记签收、拆封。在签收和拆封时，文书人员需注意检查封 口，对开口和邮票撕毁的函件应查明原因。2）所有正式文件都要进行分类编号整理，对于重要文件要做 好保密工作。文件的编号保管1 ）公司级文件及部门级文件由总经办统一进行编号2 ）部门内文件由各部门自行按文件管理制度规定进行编 号，总经办监督文件的批阅与分转1）凡正式文件需由总经办人员根据文件内容和性质阅签后， 由文书人员分送领导或承办部门阅办，重要文件或急件应立

7、刻承送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避 免文件积压误事，一般应在当天阅签完。2）一般性质的函、电，可由总经办直接分转处理。如涉及几 个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。3）为加速文件运转，文书人员应在当天或第二天将文件送到 领导和承办部门，如关系到两个以上的部门，应按批示次序 传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外） 。文件的传阅与催办1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级 的文件带回家、宿舍或公共场合，也不得将文件转借其他人 阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容；有密级的文件 必须在总经办现场翻阅。2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给

8、 文书人员，如有领导“批示” 、”“拟办意见”的文件有关部门 和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3）阅文时不得抄录全文，不得随意取走文件内任何文件及附 件，如确需工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4）文件阅完后应及时归还相关部门，切忌横传。5、发文的管理发文的程序1）如果各部门需要发文，应事先向相关领导提出申请。2）草拟文稿时必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书 写工整。3）部门应根据有关规定对文稿进行修改；所有发文必须符合 天为公司文件管理制度 ，采用公司标准文件格式。4）经部门审查修改后的文稿，送分管领导核对（对文稿

9、内容 质量负责）。5）对修改较多的文稿，应由拟稿部门重新整理。6）需经会签的文稿，应及时送会签部门会签。7）文稿会签后应承送领导审批签发。8）经领导批准签发后的文稿交由办总经办人员编号打印。6、文件会签 起草下列文件时进行会签1）涉及全局性工作，需要相关部门协助的；2）项目审批涉及多部门协同的；3）主要领导及分领导认为有必要会签的；4）其他需要会签的文件；会签审核的内容1）文件是否必要可行；2）文件是否符合企业相关制度、规定等；3）文件是否符合程序和权限；4）文件是否规范科学、准确恰当；5）文件会签不允许不签批任何意见，且意见要鲜明。 文件会签的程序1）各部门负责起草各部门文件并组织会签，需要

10、会签的文稿 经负责人同意后，由拟稿人负责送相关部门会签。2）会签一般应在半个工作日内完成。3）文件会签后应及时通知主办部门。4）会签后的文件由起草人根据领导意见进行整理后交由行政 部进行文件的编号和签发。7、文件的借阅和清退 各部门有关工作人员工作需要借阅一般文件， 需进行登记； 对有 密级的文件需经过相关负责人同意后方可借阅。总经办人员对承办的文件应抓紧催办， 应定期对事情已经办妥的 部门文件和领导要求限期清退的文件， 进行收缴清退工作。（一 般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失, 必须及时查明原因和责任者，并如实向领导汇报。&文件立卷归档的要求文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类的进行归档。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。立卷时要把文件的批复、正本、附件、底稿收集齐全，保证材料 的完整性。9、文件的销毁对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理 造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。经审核同意销毁的文件应在部