外贸英语函电书写格式要求

1、外贸英语函电书写 格式要求各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢篇一：外贸英语函电写作技巧外贸英语函电写作技巧英文信函的信头也称信端，其内容 包括发件公司的名称、标志、通信地址、 电话号码、传真号、电子邮箱等。书写 信头的目的是为了方便收件人了解信函 来自何处，并为回复提供联系方式。很多公司都会印制带信头的信纸。 一般来说，人们喜欢将简单的信头放在 信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸 的右侧或上下两端。在使用这种信纸打 印信函时，一定要注意为信头留出足够 的空间。对于私人商务信函，如求职信等， 信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页，那么从 第2页开始就不再需要信头了

2、，只需写 上页码、收件人姓名及日期。英文地址的书写和中文地址的书写 有很大区别，应遵循从小到大的原则。 特别值得注意的是，地址中的标点符号 需正确使用。当前的习惯做法是，行末 一般不加标点符号，但行中间该加标点 的地方，还是不应省略。门牌号码与街 道名称之间不加标点，但是在城市与国 家名称之间必须用逗号分开。英文商务信函中称呼的书写有讲究 在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一 行；有 Attention时也一样，位于 Attention 下面空一行。称呼后面一般用逗号（英 式），也可以用冒号（美式）。如果信是写给公司的，并没有直接 的联系人，称呼应为：“Dear S

3、irs,”（英 式）或Gentlemeii:（美式）。在不能确 定收信人性别的情况下，还可以使用ToWhom It May Concern 或 Dear Madam orSiro不过这两种称呼应尽量避免使用， 因为人们觉得它们不能显示足够的友 好。在写信给特定的组织时，更愿意使 用 Dear Member,Dear Customer,和 Dear Human Resources Manager 这样的称呼。如果知道收件人的姓名，就应该直 接把姓名用入称呼里。1 .商务信函一般用Dear Miss Brown, Dear。Dear纯属公务上往来的 客气形式。2. 写给亲人、亲戚和关系密切的朋 友

4、时,用Dear或Mydear再加上表示亲 属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father, Dear Tom 等。另外，称呼中还可以岀现头衔、职 位、职称、学位等，例如：Dear Schiller,Dear Smith o商务信函中主题不能忽略书写商务信函的Subject能便于收件 人迅速了解信的主要内容。一般来说如 果信内有Reference Number,就不一定再写Subject oSubject 位于 Salutation 下空一行。一般有三种书写形式:直接书写Subject: 和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、 全大写等，例如：INVOICE 12345Re:Invo

5、ice 12345Subject:Invoice 12345写出恰当的结尾敬辞几乎所有的商务信函都会用到结尾 敬辞。它写在正文下面，第一个字母要 大写，最后一个词的后面有逗号。至于要选用怎样的字句，通常由作 者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头 的称呼有较强的关联关系，例如：1. 如果不知到收件人的姓名，开头 的称呼是Dear Sirs,（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully,（英式）或 Yours truly,（美式）;2. 如果知到收件人的姓名，开头的 称呼是Dear ,则结尾敬辞采用Yours sincerely,（英式）或 Sincerel

6、y,（美式）。当然，结尾敬辞还有很多形式，下 面是常用结尾敬辞一览表：1. 最正式（表示敬意）Respectfully,Respectfully yours,Very respectfully yours,2. 正式Yours truly,Very truly yours,Yours faithfully,3. 个人的，最普通的方式Yours sincerely,Sincerely yours,Very sincerely yours,Sincerely,4. 简略式（表示亲密）Cordially,Cordially yours,Best regards,Warmest regards,不要忽

7、略了英文商务信函中的签名 签名就是发信人所签署的姓名。无 论亲自手书还是用计算机、打字机或是 由秘书打印的信函，均应在信函结束词 下留出的4行间距处签上名字。正式信 函若无签字不仅严重失礼，而且不具法 律效力。签名代表了写信人，所以其形体和 写法应保持固定。签名最好用钢笔。署 名既要难以模仿又要清晰易解。为便于 辨认，一般商务书信，还应在签名下方 将发信人的姓名用打字形式打出。签名格式和规则有以下一些约定()：1.签名者代表公司、某单位名义时, 应在结束词下方打出全部大写的单位名 称，然后再签名。2女性签名时，为便于回信人正确 使用称呼，应在打字的姓名前加注 (Miss)或(Mrs.)。3.

8、当负责人不在而由经办人员代签 名时，要加上by,for,perpro或字样。篇二：浅谈外贸英语函电写作技巧浅谈外贸英语函电写作技巧：我们 在书写外贸英语函电时，一定要把握好 外贸函电的特点规律，遵循外贸英语函 电的写作原则，只有这样，我们才能书 写出完美的外贸英语函电，从而促进交 易的顺利进行。随着经济全球化进程的进一步加快 和我国对外贸易的不断扩大，我国的对 外贸易活动日益频繁。作为国际贸易的 重要沟通手段，外贸英语函电在对外贸 易中的地位越来越重要。外贸英语函电 指在国际贸易交往中应用的信函、传真 和电子邮件，是国际贸易买卖双方用于联 系业务、沟通商情、咨询答复的主要途 径和通讯手段。它反

9、映了买卖双方所处 的不同的文化、社会背景，代表了双方各 自的利益。外贸英语函电的撰写看似简 单，实则不易。它不同于私人信函，具有 更为正式的格式特点和要求，且有英式 和美式的差别。外贸英语函电的质量好 坏直接影响到收信人对写信人的第一印 象，甚至影响到生意是否成功。一、外贸英语函电的特点（一）语言规范化随着对外贸易的日益频繁，外贸函 电的语言越来越规范化，不仅要求词、造 句、语法、拼写和标点符号规范且合乎 习惯，而且用于约束各种商务活动的法 律、法规和惯例的使用，也更为明确。（二）内容简明化外贸函电要写得生动、具体和明确， 特别是要求对方做出明确反映的信函， 或是答复对方提出的要求和问题的信函

10、， 或是报盘、承诺，都要写得清清楚楚、明 明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人 看后不会误解写信人所要表达的意思, 用尽可能少的文字完整、清楚地表达需 要表明的意思。（三）态度礼貌化写信要有理有节，注意礼貌，不要 盛气凌人，避免命令和粗鲁做到不卑不 亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯, 又维护本国利益，同时还要体谅对方， 要顾及对方的要求、愿望和感情等，着重 正面地、肯定地谈问题，尽量避免否定地 谈问题。（四）格式规范化外贸在长期的发展中，逐步形成了 许多约定俗成的同时规范化的国际惯 例。外贸函电以其独特的格式、惯用的 商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句 式和缩写形成了独特的函电文体，具有强烈的

11、商业色彩。其 生命力在于与实际商务活动联系在一起， 其语言形式、语言规范等都必须为具体 的业务服务，用词用语约定俗成，符合 国际惯例，规范化，为世界各国商务人员 所公认与接受。二、外贸英语函电的写作技巧众所周知，写好外贸英语函电必须遵循4项原则：简洁，准确，得体，礼 貌。这也是和外贸函电的特点相吻合的, 具体来说：(一) 把握简洁原则在国际贸易竞争愈加激烈的当今世 界，简洁在外贸函电写作中显得尤为重 要，要用尽量少的词来表达完整的意思, 同时内容要完整、准确，语气礼貌。(1) 句子结构应该简洁，用单词替 换词组和定语从句。女口： require TV which is of the new r

12、equire new type TV第二 句更加讲究简洁，第一句显得烦冗累赘。（2）适当使用缩略语。在长期的发展 中，外贸行业逐步形成了许多既定的专 业缩略语，准确使用缩略语可减少信件 的篇幅，节省读者的阅读时间。如:A.国 际经济贸易组织缩略语。如:WTO（世界 贸易组织），EEC（欧洲经济共同体），等 等。B.常用外贸英语缩略语。如:D/P（付 款交单），（离岸价）丄/C（信用证），等等。 C.常用信函缩略语。如:CC（抄送），PS（附言），等等。（3）内容简明化，也就是说英语函 电的内容应简洁明了。函电的主题应当 开门见山地提出，无需罗列一些繁琐的 客套，让人感觉转弯抹角。例如，给国外

13、客户去函抱怨货物短量，这时可首先直 截了当地告诉对方写此信的目的，然后 列举重要事实、数字证明，最后在信中阐 明你希望收信人为你做些什么。（二）把握准确的原则在经济贸易往来中，交易各方处于 不同的国家和地区，由于语言文化的差 异，极易产生误解，而根据国际贸易惯 例和法规，交易双方往来的函电是交易 的一部分，具有法律上的效力，因此要 行文严谨，措辞准确无误。书写外贸函电, 在词汇选择上，要遵循选择词义相对单 一的词来替代词义灵活丰富的词这一原 则。(三) 把握得体的原则外贸英语函电是一种以国际商务为 目的的书面语言交际工具，除了词汇、语 法上需要准确无误外，还要注意表达恰 当、得体。(1) 重视

14、文化背景。在跨文化的实际 商务活动中，由于各国的政治、经济环境 及传统习俗的不同，人们的商业价值观、 消费心理、经营习惯有很大的差异，不同 国家、不同民族、不同地区间的商务交 往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯。 这些细节在书写外贸英语函电中要加以 注意。(2) 注意写作的对象。写外贸信函时， 除了注意对方的文化背景外，还要留意 对方是潜在客户、新客户还是老客户，根 据环境、对象，选用最恰当的言语体式, 以营造和谐的言语氛围，取得最佳的交 际效果。(四) 把握礼貌原则明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙 伴，会从对方的角度看问题，理解对方 的困难。在尊敬对方感情和利益的同时， 获得对方的好感，促进交

15、易的成功。即使 双方在贸易中产生分歧，甚至提出索赔， 在外贸函电中也要有礼貌，为今后合作 打下基础。(1) 尽量少用否定句。否定往往产生 消极的后果。在面对面的商务谈判中，尚 有解释余地。但在写信时，我们就必须逐 字逐句，认真对待。因此，我们在写信过 程中，要尽量使语气积极肯定，避免消 极否定。(2) 使用祈使句和疑问句表达礼貌 的语气。写信人在表达自己的观点或向 对方提建议时，常有三种选择：即陈述 句、带please的祈使句和疑问句。其中, 陈述句过于直白、生硬而不宜使用，带 please的祈使句语气比较礼貌。疑问句 的语气最客气、委婉，并给对方留有余 地。因此，在语气的使用上尽量使对方感

16、受到尊重，这样才能赢得对方的尊重， 营造良好的交际氛围。结语我们在书写外贸英语函电时，一定 要把握好外贸函电的特点规律，遵循外 贸英语函电的写作原则，只有这样，我 们才能书写出完美的外贸英语函电，从 而促进交易的顺利进行。篇三：外贸函电格式初学者(1)建立业务关系1、与出口商建立业务关系的思路及 信的结构安排在与出口商建立业务关系时，应明 确出口商的产品与本公司所需要的产品 是否相吻合，然后提出自己针对产品的 要求和贸易条件，同时也可以做简单的 自我介绍，让出口商更了解本公司的情 况及信誉。要特别明示交易内容、条件, 信用保证，并希望对方也告知这些条件, 同时表示强烈交易愿望。1. Dear

17、sirs,We owe your name to the First Commercial Bank at your end, through whom we understand that you are well experienced in the export of engineering equipment w让h serviceWe take this opportunity to introduce ourselves as one of the importers buying various kinds of machines. Upon receipt of , we sh

18、all see what items are of interest to us and pass our enquiries to you.We anticipate the pleasure of hearing from you in the near future2 We have obtained your address from the Commercial Counselor of your Embassy in London and are now writing you for the establishment of business relations.2o发送正式邀请

19、函的思路和信的结构安排发送建立合作商务关系应说明本公 司产品的优良品质、市场潜力及获利情 况。还应介绍公司经营的具体内容和产 品的优势，同时附寄公司的简介、价目 表、目录等，以表示本公司合作的诚意。 最后表示强烈交易愿望。Gentlemen,We are one of the leading exporters of First class cotton goods and enjoying an excellent reputation through fifty years business experience We are sure that you will be quite sat

20、isfied with our service and the excellent quality of our goods We enclose herewithWe are looking forward to your early and favorable reply.3.接受邀请函的思路及信的结构安 排接受并答复对方邀请信函时，必须 有礼貌地及时给对方完整的答复，以便 树立信誉和给读者留下良好的印象，这 是接受邀请函最重要的作用之一。信的开头应向对方表示谢意，并表 示愿意与对方建立业务关系，同时表示 愿意按对方的要求寄上相应的产品目录 或价目表。信末要说明自己的保证与承 诺，以确保对

21、方对本公司的信任，为了 树立良好的信誉，在答复信函时应注意: 及时、礼貌和完整。Dear Sirs,We thank you for your letter of 5th this month, and shall be glad to enter into business relations with youComplying with your request, we are sending you Payment should bemade by an irrevocable and conformed letter of credit. If you find business po

22、ssible, please contact us for differs(3) 还盘lo要求降价的还盘业务思路及信 的结构安排买卖双方对某些交易条件讨价还价， 去信表明自己的要求或意见就是还 盘.为了促进早日成交，还盘还盘信给 出适当的理由，选择适当的角度，提出适 当的条件要求降价就是对价格条件的还 盘，这样的还盘信还要注意表明降价的理 由，例如，报价膏月臾当地市价，可以用较低 的价格获得类似质量的商品，可以以别的 供应商处以较低的价格购进该商品该商 品的市场疲软等一提出降假的幅度。 开头句-还盘信都是回信，要求降价的 还盘信要感谢对方的报盘，接着表达不 能接受报价的歉意。eg. Thank

23、 you for your offer of May 15 but regret that your prices are too high结尾句-强调希望继续磋商的愿 望。eg. We hope to receive your early reply.2. 拒绝降价的还盘业务思路及信的 结构安排拒绝降价就是对买方提岀的价格条 件的否定还盘。这样的还盘信要注意强 调坚持原价，无法降价的理由。例如， 正处在销售旺季，已收到对方所在地区 进货尚的大量订单、销售利润已低至极 限，着眼点应在该商品的质量上等等。 或者推荐对方购买与所要求价格相近 的，价格较低的替代商品。开头句拒绝降价的还盘信要感 谢对

24、方的还盘，表达不同意降价的歉意。 we very much thank you for your fax of July 22, we feel regretful there is no possibil让y of offering you lower prices结尾句-希望对方考虑、尽早收到 订单、尽管没成交争取以后机会的合作 等愿望。 are still looking your orders.3. 作出降价让步的还盘业务思路及 信的结构安排作出降价让步就是对买放提出的价 格条件有条件地进行减让的反还盘。这 样的还盘信要注意坚持原报价的合理 性、突出给予降价让步的动机和意愿。 例如，原

25、报价符合市价；考虑到以前获 得的帮助、双边的贸易关系；为发展与 对方的业务等。还要明确降价的幅度和 实现降价的附带条件：数量折扣、规定 日期内订货的折扣等。开头句-作出降价让步的还盘信 首先感谢对方的还盘，复述对方有关价 格的意见e,g We are pleased to receive your cable of October 12. It is informed that your price for the goods is too high to work on.结尾句敦促对方早日下订单。We arewaiting for your early reply4. 要求提价的还盘业务思路

26、及信的 结构安排对原定价格的提价也是对价格条件 的反还盘：由于某些不利因素的影响， 卖方对双方曾经同意的某种商品的价格 上调。这样的还盘新要注意说明提价的 客观性：商品市价在上扬、材料价格上 涨、运输费用的提咼等。开头句-回信应告知对方要上调 价格，表达涨价的歉意。We regret to inform that increase in our prices for the products are unavoidable as the materialshave kept rising in the past few months. 且库存较紧张，说服对方继续订货。As the heavy

27、demand has brought low stock level of our goods, we advise you to accept our prices soon.结尾句-提醒价格上涨是趋势而(4) 合同与订购lo订购的业务思路及信的结构安 排买卖双方成交后，如果买方订购信 (an order letter)重述说订购的主要条 件，寄出订单 (an order form/ a purchase order),购货确认书(a purchase conformation) 或者购货合同(a purchase contract),要求卖方按上面所列的条件供 货，要求卖方签回一份，就是对

28、自己订 货和对卖方报盘的确认，即有效办理订 购业务。无论哪一种形式，对所订购货 物的要求必须完整、准确、清楚地提出。 通常需要明确一下条件：商品名称(如 有货号或目录编号也列出)，质量要求和 规格，订购数量、价格及价格条款、总 额等。买方通常强调交货时间或者敦促 对方尽快交货，根据需要还可能提出付 款方式、供现货等其他条件。开头句（段）：订购信首先是买方感 谢卖方报盘，表明愿意订购某商品：关 于寄出订单、购货确认书或者购货合同 的通知信，此外，还需要提到寄出有关 的合同。you for your quotation of My 23. We send our order as follows.

29、结尾句（段）：强调卖方尽快会签、 发货等愿望。eg. We would be grateful if you would send the goods as sonn as possible2 确认订货的业务思路及信的结构 安排买卖双方成交后，可以用函电确认 成交，也可以制定销售合同或销售确认 书、订单、购货确认书或购货合同，寄 给对方会签时附上一封成交信，对方收 到后认收确认并签回一份合同。实际上 都是对订货的有效确认。确认订货信中 要注意重复对方合同的主要内容（特定 商品名称，包括货号和目录编号、质量 要求和规格、订购数量、价格及价格条 件等），告知收到或寄去的合同编号、强 调支付货款要求

30、，表达对寄去合同予以 会签的愿望。开头句：We appreciate your Order for 1500 26Nonstick Frypans.结尾句： We are expecting to receive your further orders 3.续订业务思路及信的结构安排买卖双方建立了业务关系后，如果 买方对以前订购过程的业务往来及其供 货满意，感觉对方的诚信度高，需要再 订货时，通常去信与对方联系订货，这 就需要办理续订业务。信中，买方重申 按照上述条款，说明继续订货的名称、 数量及其补充要求。注意区别Repeat Order 和 Duplicate Order:如果续订的 订单

31、除了装运期与原订单的不同外，价 格、数量甚至详细规格等其他一切我强 相同，称为duplicate order（重复订货或重 复订单）；否则称为repeat order （续订货 物或续订订单）.开头句：We have received thementioned shipment ex Shengli.And your goods are so satisfactory that we are pleased to book a repeat order.结尾句：If possible,we would like you to arrange early shipment of thisrepe

32、at order回复查询报价:Dear Mr. Jones,Thank you for your inquiry of 16 of this month. We are pleased to hear that you are interested in our products SAPP We enclosed the photos and detailed information of this product for your reference.Product name (commodity): SAPPSpecification: USP EditionQuantity:Packin

33、g:Price: thPrice validityPayment:For purchase quantities over l*20FCL， we would allow you a discount of 1%.payment is to be made by irrevocable L/C. at sight.We look forward to receiving your first order.Best RegardsJet Shen几种报盘a.)Dear Mr. Jones:We thank you for your email enquiry for both groundnut

34、s and Walnut meat CNF Copenhagen dated February, 21.In reply, we offer firm, subject to your reply reaching us on or before February 26 for 250 metric tons of groundnuts, handpicked, shelled and upgraded at RMB2000 net per metric ton CNF Copenhagen and any other European Main Ports. Shipment to be m

35、ade within two months after receipt of your order payment by L/C payable by sight draftPlease note that we have quoted our most favorable price and are unable to entertain any counter offer.As you are aware that there has lately been a large demand for the above commodities Such growing demand will

36、likely result in increased prices However you can secure these prices if you send us an immediate replySincerely,(B.) Dear Me Jones:We thank you for your letter dated April 8 inquiring about our leather handbags As requested, we take pleasure in offering you, subject to our final confirmation, 300 d

37、ozen deerskin handbags style at $ per dozen CIF Hamburg Shipment will be effected within 20 days after receipt of the relevant L/C issued by your first class bank in our favor upon signing Sales Contract.We are manufacturing various kinds of leather purses and waist belts for exportation, and enclos

38、ed a brochure of products for your reference. We hope some of them meet your taste and needsIf we can be of any further help, please feel free to let us know. Customers inquiries are always met with our careful attentio n. Sincerely,c.) Re: SWC SugarDear Sirs,We are in receipt of your letter of July

39、 17, 2002 asking us to offer 10,000 metric tons of the subject sugar for shipment to Japan and appreciate very much your interest in our product.To comply with your request, we are offering you the following:1. Commodity: Qingdao Superior White Crystal Sugar.2. Packing: To be packed in new gunny bag

40、 of lOOkgs each3. Quantity: Ten thousand (10000) metric tons.4. Price: US dollars one hundred and five (US$) per metric ton, Fob Qingdao5. Payment: 100% by irrevocable and confirmed letter of credit to be opened in our favor through Al bank in Qingdao and to be drawn at sight.6. Shipment: Three or f

41、our weeks after receipt of letter of credit by the first available boat sailing to Yokohama direct.Please note that we do not have much ready stock on hand Therefore, it is important that, in order to enable us to effect early shipment, your letter of credit should be opened in time if our price mee

42、ts with your approval.We are awaiting your replySincerely,装运通知20 May 2000Kee & Co., Ltd34 Regent StreetLondon, UKDear Sirs:Thank you for your letter of 20 May enquiring about the shipment of your order under contract 4632Please accept my apology for the delay which has been caused by the unavailabil

43、让y of shipping space from Bombay to London. The matter was, however, in hand and your consignment was shipped yesterday on board SS Pandit which is sailing directly to London.I enclose one set of shipping documents comprising:non-negotiable copy of the bill of lading（不可转让提货单副本一份）invoice in duplicate.（商业发票一式 两份）copy of the certificate of guarantee. （保证书副本一份）copy of the certificate of quantity.（质量证明书副本一份）copy of the insurance policy.（保险单 副本一份）I am glad that we have been able to execute your order as cont