幼儿园档案的科学管理

1、幼儿园档案的科学管理幼儿园档案的科学管理 幼儿园档案资料是反映与记录一所幼儿园发生发展的运行轨迹， 是幼儿园宝贵的财富， 是进行幼儿保教、 科研和交流总结、 探索幼教 规律的必要条件和可靠依据， 是全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结 晶，是幼儿园科学管理的重要组成部分。 幼儿园档案工作的好坏， 将 直接影响着幼儿园各项工作的开展， 并在一定程度上反映了幼儿园管 理水平的高低。 因此，幼儿园必须树立档案是资产的观念， 增强档案 意识，建好档案、管好档案、用好档案，使幼儿园档案工作走上科学 规范化的发展之路。一、档案的概念 档案是国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、科学、文 化等社会活动中直接

2、形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。 它包含四个基本要素：（一）档案是各种机关、 组织和个人在特定的社会活动中形成的。 个人 指著名的和有代表性的人物。接的历史记录（二）档案是由文件有条件地转化来的。具体条件是：1、现实使用完毕或办理完毕的文件才能做为档案保存，正在承 办或使用的不属于档案材料。2、对今后实际工作和科学研究活动有一定参考价值的文件材料 有必要作为档案保存。3、按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。（三）档案的形式多种多样。1、档案载体材料：纸张、磁带、磁盘、胶片等。2、档案的记录形式：手写、打印、录音、录像等。3、从转化为档案的文件记录方式：图纸、书信、帐册、合

3、同、 证书等。（四）档案是历史的原始记录。档案是在各项社会实践活动中直接形成的文件转化来的， 不是事 后编写的。原始记录性是档案的本质属性。二、幼儿园档案的含义与目的意义 幼儿园档案是指幼儿园全部工作、活动形成的，具有保存价值的 各种文字、 图纸、音像等不同载体的历史记录。 它是幼儿园发展的一 面镜子， 可以显示一个幼儿园的发展轨迹， 便于幼儿园总结经验、 吸 取教训、扬长避短、加快发展；同时，它有利于幼儿园等级评定过程 中呈现幼儿园实际状况的过程材料， 协助评估者掌握幼儿园的实际水 平和各种准确数据。 这些数据经过纵向和横向比较， 发现幼儿园的长 处与不足， 起到指导与帮助的作用。 所以说，

4、其目的是帮助我们较好 地了解过去，把握现在，预见未来；同时，它是实施素质教育，提高 保教质量，推动各项工作的重要依据和必要条件。三、幼儿园档案管理的原则 幼儿园档案实行集中统一管理的原则，即收集齐全，规范整理， 确保档案完整和安全。 任何部门和个人不得私自保存、 销毁应归档的 文件材料。幼儿园的档案管理， 应以辩证唯物主义为指导， 引入系统论的观 点和现代化管理的方法， 源于实践， 高于实践， 把幼儿园档案工作的 历史、现状和发展前景结合起来， 应具有较强的思想性、 科学性和适 用性。四、幼儿园档案的一般分类形式：1 、 按时间划分：永久、长期、短期2 、按内容性质划分：保密、公开3 、按工作

5、职责划分：党群、行政、保教、保健、财务、后勤等4 、按资料保存形式划分：电子、纸质5 、按资料记录形式划分：文字、图纸、音像类五、幼儿园档案建设普遍存在的问题1 、档案管理人员对档案管理的制度及要求理解不够透彻，对档 案管理缺乏系统的专业认知。2、 收集归档的资料书写不规范。 有 A4 的纸张、也有 B5 的纸张， 排版也不标准。我园做法：所有文本文档统一用 A4 纸张排版上、下、右页边距 2 公分，左 2.5 公分，行距单倍行距，标题 3 号宋体，正文 4 号仿宋，标题下方为姓名或班级， 4 号仿宋，参考文献为小四宋体，页眉 5 号宋体 3、对档案中的盒面、盒脊、卷内目录、案卷目录、全引目录

6、、 档号等概念模糊。4 、对归档范围不明确，哪些应该归到短期、哪些归到长期不清 楚。5 、大家对档案的作用认识不够。不知道档案反映的就是平时所 做的工作，也不知道档案究竟有什么用。6 、大部分幼儿园没有档案管理专、兼职人员。六、如何科学管理幼儿园档案 幼儿园档案管理一般分以下几个步骤：1 、档案材料的收集 档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点， 是档案工作的第一个环节， 也是最重要的一个环节， 没有搜集就不可 能有档案， 而资料的收集应该从平时的积累开始， 从点点滴滴的工作 做起。比如，幼儿园开展的各项活动 （运动会、节日联欢、 毕业典礼、 家长开放日、对外交流等） 以及各部

7、门所做的一些人事、 劳资、财务、 考核等日常工作， 只要有保留价值的均列入收集范围， 力求全面真实 地反映幼儿园的历史。收集时应注意全面性， 如文书档案中开展庆祝“六一”儿童节活动的材料，我们可以把“六一”节活动的通知、 活动方案、安全预案、 活动的安排、家长签到表、 活动总结等文字资料和所拍的照片和录象 等图片资料和声像资料等都收集起来， 这样才能作到档案全面、 具体、 完整。搜集工作还应注意全员性， 要求全体教职工全员参与， 人人积累， 材料留存，幼儿园可根据实际情况，采取一次活动后集中上交材料， 或期中、期末集中上交等方式。2、档案材料的分类整理档案的分类应注意将同专题、 同项目、同内容

8、的文件材料编排在 一起，杜绝或避免卷内文件材料“插花团”的现象。 如上级行政部门 和教育主管部门颁发有关幼教的方针、 政策、 指示、决定等方面的文 件材料放在一起；行政管理中形成的计划、总结、考核、人事管理等 文件材料放在一起；各个班级形成的教学工作、保育管理放在一起， 教科研形成的科研课题、 园本教研、 教科研成果等文件材料； 师资培 训形成的教师培训、 教师练功材料； 家长委员会形成的家长工作、 会 议记录、家访、问卷调查等文件材料；卫生保健方面形成的消毒、晨 检、幼儿健康、环境卫生、膳食等文件材料；各类活动的图片资料形 成的照片档案； 各类录像带、录音带及课件形成的声像档案等进行分 类，

9、然后根据它们在形成和处理过程中的联系，按永久、长期、短期 分别组卷，编成各个案卷。3 、档案的装订 案卷装订力求安全、整齐、美观，方便管理，避免重复劳动，注 重案卷的外观美，其一是案卷的装订要注意卷皮的厚度与文件材料的厚度相适应。 其二是案卷封面项目的书写和案卷目录的书写。 尽量采 用统一型号字体打印， 让人一目了然， 其三是案卷材料所用的纸张大 小应该统一， 这样装订出的案卷更加整洁、 美观。其四是注意克服整 卷装订费时费工， 使用（如需要复印查阅） 时只能整卷提供而不能单 份提供， 不如散装方便的弊端。 其五为便于提供利用， 装订时必须利 用档案检索工具卷内目录。4、案卷的排列摆放案卷排列

10、就是按一定的方法， 确定每个案卷的位置， 保持案卷之 间的联系。将案卷按照永久、长期、短期不同的保管期限分门别类， 并将同一保管期限的案卷按照案卷内容所反映的工作活动顺序排列。 档案的摆放要分类，确定保存期。行政的放一起，按长久、长期、短 期分别排列；业务的放一起， 摆放是从左往右， 自上而下，避光保存， 存放不仅要便于提供利用，还要便于安全保管与档案的保密。从维护档案的整体性和方便查找考虑， 也可不考虑保管期限。 但 编定档号前， 在不影响案卷之间有机联系的前提下， 可将永久、长期 排在前面。为便于提供利用，我们可以利用档案检索工具，如：全引目录、 案卷目录、专题目录等。七、幼儿园档案管理的

11、体系结构 幼儿园档案管理的体系结构一般由三大块构成。1 、一级类目的划分一级类目是幼儿园档案分类的最高层位。 根据幼儿园档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质， 确定多少个一级类目， 其名称、 标识符号和主要内容如下：（1）党群（ DQ） 主要包括幼儿园党群部门在工作中形成的文件材料。（2）行政（ XZ）主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料。（3）保教（ BJ） 主要包括保教管理和保教实践活动中形成的文件材料。（4）后勤（ HQ）主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。（5）保健（ BJ） 主要包括卫生保健管理和卫生保健工作中形成的 文件材料。（6）财会（ CK） 主要包括财务工作

12、管理和会计核算中形成的文件 材料。（7）声像（ SX） 主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁 盘、影视胶片、光盘等不同载体的文件材料。也可以根据本园实际，自行确定一级类目的划分，比如，党群、 行政、教育教学、卫生保健、安全、总务后勤等。2、二级类目的设置 二级类目是对上级类目的细分。 细分的标准是根据该类档案的形 成规律和特点， 结合档案记述和反映的内容性质， 进行设置。 设置的 标准，在大原则统一的情况下， 各园可视具体情况对随机类目进行选择。3、三级类目的扩展 在二级类目确定的设置原则、 范围、方法的基础上， 由各园根据 需要和可能，自行决定是否扩展三级类目。八、幼儿园档案管理的档号编

13、制 各幼儿园档案室和档案管理人员， 应根据工作需要， 编制必要的 检索工具和参考资料，并做好档案的收进、移出、保管、利用等情况 的登记工作。（一）档号的含义是存取档案的代号， 排架的依据， 必须反映幼儿园档案的分类体 系和物理位置。（二）档号结构、模式和标识： 1档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体， 一般由一、 二级类目代号组成， 也可仅由 一级类目组成。 少数扩展到三级类目者， 还应把三级类目代号包括进 去。分类号究竟包含几级类目，由各园自行掌握。案卷号同样有特定的含义。 它是按所选择的分类号中最下位类顺 序编码。由于案卷数量不同，案卷号

14、可不限级数。2 档号的模式。档号的模式规定为：年度号十分类号十案卷号对于库藏有多个全宗的园所， 原则上应在年度号前加全宗号。 标 识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。3 档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。 全宗号、年度 号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。九、关于声像载体档案随着档案工作的不断深入， 照片、录像带作为特殊载体的档案， 已成为不可缺少的两个档案新门类。 声像载体档案主要包括照片、 录 音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载 体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为幼儿园档案的重要组成 部分。随着现代科学技术的发展， 电

15、化教学的普及， 管理自动化程度 的提高， 其数量越来越多， 重要性越来越明显。 从当前幼儿园声像载 体档案归档的内容看， 基本不超出四个一级类目的范围， 可按载体类 型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。十、关于电子档案 电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相 对应，互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档 案归档主要用磁带和光盘。总之，幼儿园档案是领导开拓思路的基石， 幼儿园档案是教师教 育教学中不可缺少的好帮手， 幼儿园档案更是园与园互相学习互相借 鉴的纽带，只有做好档案管理工作才能更好的为幼儿园建

16、设服务。愿今天的讲座能为大家带来帮助，让您的档案工作更上一层楼 谢谢！附录（仅供参考） ：幼儿园档案管理的体系结构DQ党群工作11 党务工作（上级文件、工作制度、计划与总结、其他）12 纪检 （纪律检查、廉政建设）13 组织（培养对象、发展与统计）14 宣传教育15 统战 （民主党派材料入此。 ）16 工会（上级文件、工作制度、计划与总结、其他，妇女工作材 料入此）17 团支部（上级文件、制度与职责、计划与总结、学习资料、其 他）XZ 行政工作11 目标管理1111 发展规划与阶段总结1112 工作计划与总结1113 全园周工作安排1114 创建工作12 人事管理1211 职工花名册12121

17、213121412151216121713131113121313141411141214131414151511151215131616111612职工培训各类资格合格证书岗位聘任情况师资培养材料干部、职工人事档案专业技术人员业务档案制度管理制度与职责职责履行情况与职责执行情况岗位考核情况 （职工出勤情况、 月工作考核、 民主测评情况） 民主管理教职工代表大会园务会全园会家委会寻求支持上级文件领导关怀申请报告文化建设园所文化（园旗、园徽、园歌、园训等）对外宣传（园所 简介、宣传单等）1613 文艺创作（职工、幼儿）1614 员工手册1615 园史资料（园史、大事记、重大活动资料、接待活动记录

18、、荣誉册、表彰推荐材料、园务日志）BJ 保教工作11 日常保教工作1111 幼儿情况（招生、编班、幼儿花名册、幼儿发展情况、幼儿 个案记录、毕业生信息反馈工作）1112 一日生活作息制度（课程设置、保教人员一日工作程序、幼 儿一日生活作息时间安排）1113 保教计划、笔记、观察记录检查1114 教玩具与图书管理（教玩具目录及发放使用记录、自制教玩 具目录、幼儿图书目录及发放记录、教师参考用书目录与使用记录、 音像资料目录与使用记录）1115 班级管理（班会记录、交接班记录、周计划）12 卫生保健工作1211 上级文件（卫生、妇幼保健部门）1212 专项管理（爱卫小组、健教小组、膳食委员会名单）

19、1213 上级卫生保健部门工作计划（市、区）1214 园年度工作计划、月工作重点及年度工作总结1215 体检工作总结（幼儿、职工）1216 体弱儿管理（措施、实施、效果、总结）1217 培训与宣教（本园及外出手训情况）1218 工作年报表（市妇幼保健院托幼机构卫生保健工作年报表）1219 统计表（市妇幼保健院托幼机构卫生保健工作年报表1-12 、本园幼儿身高、体重、血色素、疾病矫治、常见病的发病统计 分析表）1221 膳食营养管理（幼儿月伙食计划表、带量食谱表、膳食营养 调查表、膳食营养调查评价分析报告）13 园本教研1311 保、教研组织机构设置、制度、计划与总结1312 业务学习与教研活动

20、（含教研活动观摩计划）1313 保教课题研究（科研经费管理、学术活动材料入此。科研文 件材料的归档范围主要包括： 1、科研准备阶段： 科研课题审批文件、 任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等 文件。 2、研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计 算材料，专利申请的有关文件材料， 设计文件、图纸，关键工艺文件， 重要的来往技术文件等。 3、总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报 告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决 算材料等。 4、成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材 料, 推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。 5、推广应用阶段

21、： 推广应用方案、 总结等。 各单位要从实际出发， 制定本单位的归档范 围。）1314 示范与交流1315 研究性活动1316 教育活动专题计划与总结14 家长工作1411 计划与总结1412 家长开放日、汇报活动1413 宣教与咨询1414 家长座谈会（记录、提纲）1415 家访记录1416 家长意见反馈1417 家长学校15 保教成果1511 幼儿获奖情况（分国家、省、市、区入册）1512 保教人员经验论文获奖1513 保教人员教学活动获奖1514 保教人员发表文章、教参教材教案情况HQ 后勤工作11 业务学习12 安全管理（安检责任书、检查记录、综治、消防管理）13 服务家长（接送幼儿、衣物清洗）14 财产管理（财产登记、清点记录。主要包括仪器设备工作管