2021年值班人员管理规范

1、值班人员管理规范 为规范研究生会办公室值班，确保日常工作顺利进行，更好地为研究生同学服务，根据规范化、专业化、高效化原则，特制定办公室值班人作细则。本细则适用于所有研会办公室值班人员，请各部门认真学习。 一、值班出勤管理 1. 值班人员必须按时上、下岗（周一至周五上午8：30-11：30，下午2：30-5：30），要认真对待工作，作好值班记录。有特殊情况不能到岗或调换，须提前通知部门负责人做好安排，中途因故外出，也应向部门负责人请假，并由其做好相应安排； 2.秘书处将每周安排三次值班抽查，对办公室相关工作进行检查，如发现有擅自离岗等情况，将纳入部门及个人的记录 二、办公室钥匙管理 1、秘书处会

2、在学期之初将办公室钥匙分发给各部门，值班人员应于每日值班前去部门负责人处领取； 2、值班人员须保管好钥匙，不得外节，如有遗失，应及时报告本部门负责人，由部门负责人转告秘书处做相应处理，否则将承担由此带来的全部后果及损失； 3、值班人员或钥匙持有人，要正确使用钥匙，不得损坏门锁、柜橱等，否则照价赔偿或自行换锁； 三、登记本管理 1.登记本是重要的办公室工作记录资料，值班人员应妥善保管，认真对待，原则上不允许借阅； 2.值班人员应如实并详细地记录工作内容，主要包括物品借还情况、接听电话内容、电脑使用、接待来访、材料流转及个人工作时遇到的其他一系列情况； 3.不得随意更改之前的值班工作内容；勿在登记

3、本上乱写乱画；使用后、离开前需放置原位； 四、物品保管 1.值班人员应本着爱护、节约的原则，高度重视研究生会物品管理、使用和维护工作，珍惜爱护物品，合理正确地使用； 2.注意保管、办公室物品，爱护公共财物，勿在墙壁、电脑桌、办公桌、书架、沙发、茶几上乱贴乱刻乱画； 3.为了个人财务安全，请勿在办公室堆放私人物品； 五、借还保管 1.物品外借：值班人员作为办公室日常物品的保管者，应本着严谨、细致的原则，认真对各部门所借的物品进行登记。值班同学除了在值班登记本上作物品借用信息记录之外，还须在放置于办公桌上的秘书处物品借用登记表内进行二次登记； 2.物品归还：值班人员须对归还的办公室常用物品在值班登

4、记本做记录之外，还需在秘书处物品借用登记表上进行二次登记； 六、档案保管及查档管理 1.档案保管： 秘书处已设立专门的档案专柜，内设每个部门的一个文档盒，用于接收各部门的纸质档案材料。值班同学应指导报送档案的同学正确保存档案，并须如实记录，包括投档部门、档案名称、报送人姓名及放置柜号等； 2.查档管理： A.一般情况下档案只允许现场查看，切有值班人员在场，同时值班人员须做好记录； B.如有特殊情况需借出，需符合相关规定，进行手续办理。调用时必须进行档案调用登记，填写登记表，并附部长和分管主席签字调用过程中必须保持档案的.完整性，及时按期归还。值班人员应联系秘书处工作人员并如实记录借用者及秘书处

5、经手人员姓名； 七、黑板留言 1.值班人员应完成留言版上所布置的值班工作； 2.如有需要留言的工作，请用白板笔写清内容和及提请注意的部门； 3.请勿在留言板上乱写乱画；非白板笔进行书写，造成留言板难以擦拭的，由书写人进行清洗； 八、电脑管理 1.电脑已经分成几个用户界面，请大家在自己的用户名内使用，可以自行设置密码，值班人员须对每天的使用人情况做好记录； 2.电脑是公共用品，供研究生会成员办公之用，不得私用。严禁用于玩游戏及其他娱乐活动； 3.任何人不得在电脑上安装软件，若为工作所需，请备案安装，并对此行为负责； 4.任何人不得任意删除计算机中的文件，不得擅自更改计算机的设置； 5.避免将携带

6、病毒的U盘在办公室电脑上使用，打开文件需先杀毒； 6.计算机出现故障，应当做记录并及时向秘书处反映； 7.使用完计算机要先关机，后离开办公室； 九、电话接听及接待 1.办公室值班电话来电应认真接听并如实记录，如为校内外来电咨询，应使用文明用语，礼貌回答，应做好登记；如有即使，须马上通知，可查找本届研会通讯录，通知相关部门及人员；如有暂时不易处理的疑难问题，应及时告知部门负责人，并记录在案； 2.如有来访人员，应热情接待，礼貌送客，并做好登记； 十、每日报架更换 1.值班人员应及时更换报纸，并保持报架整齐；值班人员在每天下午值班前，到学工部对面（行政楼二楼）领取； 2

7、.报纸仅限办公室内查阅，原则上不允许外借； 十一、内务卫生 1.值班人员注意保持办公室卫舒适、卫生，物品摆放整齐； 2、下班前，值班人员须对办公室地面进行简单清扫，擦拭电脑桌、办工作、茶几及沙发等表面，清空纸篓； 3、勿在办公室内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾，值班人员须监督实施； 十二、安全保障 1.离开办公室前，须检查门窗是否关好，若由于此类原因导致办公室物品丢失，由责任人承担完全赔偿责任； 2.离开办公室时应关闭所有电源； 3.在办公室内不得私扯电线，使用个人电器，发现安全隐患后及时向秘书处或直接向主席团汇报。 值班人员管理办法xx-09-06 17:25 | #2楼 1、值班时间从上班时间（学校规定的上班时间）到下班时间，中途不准离校，如有特殊情况必须请假，要履行请假手续，否则，视同早退或旷工处理。 2、当日值班人员负责如实详尽填写值班记录所列内容，所有值班人员必须在记录簿上署名。 3、处理当日偶发事件，如遇重大事故应及时处理并上报，凡因未及时上报而又处理不当造成严重后果的，视其情节轻重