活动策划与执行培训

1、活动策划与执行培训活动策划与执行培训 活动策划执行流程活动策划执行流程 1 2 总纲总纲 执行与执行力执行与执行力 选择要求选择要求 场地情况场地情况 目的和程序目的和程序 预算预算 构思构思 团队组成团队组成 项目推进表项目推进表 工作说明书工作说明书 前期准备前期准备 活动场地活动场地 团队组成和时间表团队组成和时间表 车辆安排车辆安排 核心内容核心内容 说在前面的话说在前面的话 来宾接待（记者）来宾接待（记者） 现场布置现场布置 后勤工作后勤工作 停车场停车场 接待用车接待用车 特殊嘉宾特殊嘉宾 媒体接待基础文件媒体接待基础文件 确定你的目标- 意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路 判断

2、一： 采取何种方式 判断四： 不做无法改变事实的努力 判断二： 在活动中体现什么内容 判断三： 抛弃一切非目标必须的 华丽想法 前期准备前期准备目的目的 定位准确定位准确 项目的目的 反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论 定义清楚定义清楚 如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 确定资源确定资源 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源 任何项目都可评估,只是难易的区别 标准可包括时间/数量/质量/成本等 所需时间资源/人力资源/预算资源 什么是已经有的? 什么是可能有的? 前期准备前期准备确立目标的程序确立目标的程序 先确定预算，再先确定预算，再 确定计划

3、是稳妥确定计划是稳妥 的方法的方法 确定必须成本 运费、接待费用 场地施工和装饰布置费用 工作人员费用 纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等 其他 前期准备前期准备预算预算 前期准备前期准备构思构思 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复 三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充： 每个环节可能出现问题的地方 每个环节所需用到的物料 每个环节是否可以再优化 每个环节是否给人惊喜 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？ 团队构成和时间表团队构成和时间表团队团队 项目负责人项目负责人 参与部门参与部门 项目所必

4、须的人员配备项目所必须的人员配备 供应商列表和对应联系人：供应商列表和对应联系人： 场地场地 搭建搭建/声光声光 租车租车/礼仪礼仪/演出演出 摄影摄像摄影摄像 其他其他 确定你的工作团队确定你的工作团队确定你的供应商确定你的供应商 团队构成和时间表团队构成和时间表项目推进表项目推进表 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ） -项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 -物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 -人员分工：列出每个子项目负责人 必须首先确定不可控因素：必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？障碍来自哪里？ -场地

5、：如果不及时确定可能租不到合适的场地 -重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 -其他不可控因素 预定的检查时间通报预定的检查时间通报: -向所有成员报告每日工作的完成情况 -使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? -应付意外情况、赢得补救机会 制定子目标的原则: 所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 制定子目标的程序: 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源 制定子目标时的问题: 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求 项目推进表的分解项目推进表的分解正确制定并

6、运用子目标正确制定并运用子目标 可能出错的就一定会出错！可能出错的就一定会出错！ 团队构成和时间表团队构成和时间表工作说明书工作说明书 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） 活动物料汇总活动物料汇总 部门工作（接待）流程和要求部门工作（接待）流程和要求 活动现场具体分工（人员位置和要求）活动现场具体分工（人员位置和要求） 文案准备文案准备 -新闻稿 -主持人台本 -领导讲话稿 -重要领导的现场文件夹内容资料 通讯录通讯录 工作说明书主要目的工作说明书主要目的确定活动基本要素确定活动基本要素/相互关系及检查点相互关系及检查点 明确活动基

7、本要素利于活动掌控明确活动基本要素利于活动掌控 -参与人员的工作指导，提升工作效率 -新增人员的活动手册，利于快速到位（补位） 相互关系的确认相互关系的确认 -部门之间的配合和各自负责人； -哪些事情可以同时进行； -完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以 使你找到最好的方法； 检查点可为我们提供补救的机会检查点可为我们提供补救的机会 -定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检 查项目进展，并对意外情况作出补救。 场地选择场地选择列出要求列出要求 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 来宾人数：测算最小面积要求 活动内容：活动所摆放的特殊物品，设施顶高的要求。活动能否造

8、成场地的破坏。 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 气候条件：防风、防雨、防寒、防暑、日落时间 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额 场地选择注意的问题场地选择注意的问题 档期 布展时间 活动结束场地清扫 场地可容纳人数 场地使用手续 场地用电的问题 保证点容量的充足 场地卫生间位置 贵宾和工作人员休息的地方 场地物料和车辆的停放 来宾接待来宾接待 当来宾抵达接待区时：当来宾抵达接待区时： -确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 -预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 -如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住 房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交 酒店总台 -在接待区预备休息区 -

9、如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄 存处，并有专人管理，预备存衣牌 突发情况处理：突发情况处理： -因交通原因突然导致来宾人数剧增 现场布置注意问题现场布置注意问题 场地入口 入口是否需要铺设红地毯 是否有明确方向指示和指示牌 摄影摄像设备的摆放位置 现场布置现场布置 搭建施工搭建施工 -保证施工期间的用电及保安 -保证施工用料的摆放位置 -检查施工单位用料摆放是否合理 -搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 -务必进行最大负荷电量测试 -施工完毕后应清理一切施工痕迹 -确保用电线路安全隐秘 现场布置现场布置 舞台布置舞台布置 -保障上场及下场通道畅通 -后台有方便快捷且安全的物品存

10、放处 -来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动 可能 -舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视 线 -确保来宾无法进入后台 后勤安排后勤安排 安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋、运输和存放 物品领取登记 视频、图片资料 媒体接待基础文件媒体接待基础文件 媒体接待基础文件 -邀请媒体名单 -新闻夹内容 -航班时刻表（接、送车辆安排） -住房登记表 -媒介分工（活动现场位置） -接待物料 -专访安排 其他事项其他事项 活动付款明细表活动付款明细表 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期 现场指挥文件现场指挥文件根据确定流程根据确定流程 -音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合 -摄影摄像预定位置和要求 -重要环节时的前后衔接、人员补位 -现场提问时的媒介人员位置 -主持人台本 活动（专访）结束后活动（专访）结束后 -汇集活动摄影摄像资料 -挑选图片或整理速录文字，确认后上传网络 -统计媒体对视频资料的数量 -准备活动总结报告和报账材料。 -费