产品档案管理标准

1、*局产品档案管理标准1范围1.1本标准规走了产品档案的形成、整理、归档、保管、统 计、利用、鉴定与销毁等要求及管理办法。1.2本标准适用于*局及所属单位的产品档案管理。2引用标准国档发（1991 ） 20号工业企业档案分类试行规则GB/T118222000科学技术档案案卷构成一般要求 *局档案分类规则3产品档案的形成与管理3.1产品档案是指杯局及所属企业生产的产品,在开发设 计、研制、生产、杯等活动中形成的具有保存价值的文字、 图表、声像等各种载体材料。3.2产品从调硏、开发设计到正式投产所形成的技术文件, 应分阶段、分部门及时积累并暂时保管。33产品生产阶段形成的档案,由形成部门积累、保管。

2、3.4档案部门要负责对本企业产品档案文件材料的形成、积 累、整理和归档工作进行指导、监督与检查。3.5各单位必须加强对产品档案管理工作的领导，建立健全 产品档案的各项管理制度”保证产品档案妥善保管、有序存 放、方便查阅,严防损毁和泄密。4产品档案的归档范围.保管期限及密级划分4.1产品档案的归档范围及保管期限详见附件le4.2保管期限的划分4.2.1保管期限由产品档案形成单位划分，保管期限分永 久、长期两种。4.2.2对生产建设、科研具有历史性查考和长远利用价值的 要定为永久保管。4.2.3凡较长时间内具有保存价值的走为长期。4.2.4根据寿命周期，产品档案一般划为长期为宜，介于两 者之间的,

3、从长保存。4.3密级划分4.3.1密级由档案形成部门划分。432属国内首创，一旦泄密造成重大经济损失的产品档案 列为绝密。4.3.3属国际国内领先水平的，一旦泄密造成一走经济损失 的为机密。4.3.4不属绝密和机密的为秘密。5产品档案的分类和整理 5.1根据杯杯局档案分类规则，对产品档案进行分类编号。5.2归档各种载体材料符合产品档案的归档范围要求，保证 材料齐全、准确。53归档材料的质量要求5.3.1字迹清楚、图样清晰，图表整洁,签字、盖章手续完 备。532需永久、长期保存的文件材料不应用易褪色的书写材 料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、 绘制，一律用碳素或蓝黑墨水书写。

4、53.3复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像要清 晰、牢固。534录音、录像文件应保证载体的有效性。53.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。5.4归档文件材料的组卷5.4.1归档文件材料按型号、阶段、专业进行组卷。5.4.2案卷及卷内文件材料不重份；同一卷内有不同保管期 限的文件材料,该卷保管期限从长。5.4.3卷内文件材料的排列5.43.1归档文件材料按产品计划准备、产品生产设计（硏 制1产品试制与鉴定、产品生产、产品好及产品评优等阶段 排列。5.43.2竣工图按专业、图号排列。5.4.33 卷内文件材料一般文字在前z图样在后。5.4.4案卷编目5.4.4.1 案卷页号的编写5

5、.4.4.1.1卷内文件材料有书写内容的页面均应编写页号， 页号按自然页数编写,依次在非装订线一侧的下角用打号机 编号，不能有空号和重号。各卷之间不连续编页号。5.4.4.1.2案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）和备 考表不编页号。5.4.4.13成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的, 原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。5.442卷内目录的编制5.4.4.2.1卷内目录式样见附件2。54422卷内目录包括的内容如下：序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材 料的顺序,个文件材料一个号；文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、 项目代号；责任者,应填写文件材料形成部门或主

6、要责任者；文件题名，应填写文件材料标题全称； 日期，应填写文件材料形成日期； 页号，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后份文件填写起、止页号；备注（需要时填写）；5.4.4.23 卷内目录放在卷内文件材料的首页之前。5.4.43案卷封面的编制5.4.43.1案卷封面式样见附件3。5.4.43.2案卷封面包括的内容如下：案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 主要包括产品名称、代号、阶段及形成材料内容等；产品名 称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资 料的题名及主要内容应译成中文；编制单位，应填写文件材料组卷部门或产品研制部 门；编制日期，填写文件材料形成日期或归档日期；

7、呆管期限，应根据保密规走填写组卷时划定的保管 期限；密级，应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密 级；档号”由_级类目、二级类目、保管单位M序号组 成，见*局档案分类规则。5.4.4.4卷内备考表的编制5.4.4.4.1卷内备考表式样见附件4。544.4.2卷内备考表要说明卷内文件材料的件数、页数， 不同载体文件的数量及组卷情况。5.4.4.43 立卷人应由责任立卷者签名或盖童；检查人应由 档案部门案卷质量审核者签名或盖童;立卷时间是指案卷完 成审核的日期。5.4.4.4.4卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后。544.5案卷封面及备考表直接打印在软卷皮上，卷内目录 可另附。544.6案卷封皮

8、及卷内目录的纸张要求及规格:案卷封皮 应采用无酸牛皮纸，尺寸为450mmx297mm ;卷内目录尺 寸为 A4 型(297mmx210mm 5.447卷盒脊背的写法：卷盒式样及规格见附件5O脊背 上部填写档号,下部填写题名，其中阿拉伯数字、英文或拼 音字母等，一律头右尾左从上到下倒向书写。5.5案卷的装订5.5.1案卷可采用装订和不装订两种形式。5.5.2 图纸折叠成手风琴式四号图(297mmx210mm ), 有图的一面折叠在里面，标题栏露在右下角，图纸边留有 25mm的装订边。5.5.3 文字资料纸张规格为A4型(297mmx210mm ), 一律竖向装订。5.5.4凡是文字材料和图纸有金

9、属物的，一律拆除。5.5.5图纸不装订,散装在盒内,在每份图纸的右上角空白 处加盖档号童。如若装订”装订边要加硬纸条”使案卷整个 厚度一致。5.5.6装订孔要三孔等距,距左订口边15mm ,距上下边 口约 70mm ,孑L距 80mm。5.6归档移交5.6.1整理工作完毕向档案部门移交时，填写移交清单及交 接文据(式样见附件6、附件7 ),式两份,双方签字，各 存一份作为完成归档移交工作的依据。移交清单和交接文据 的纸张尺寸均为人4型(297mmx210mm )e5.6.2归档材料必须是原件,一式一份。6产品档案的提供利用6.1以卷为单位编制产品档案案卷目录作为基本的管理目 录。利用计算机存储

10、”提高检索速度和准确性。案卷目录式 样见附件8 ,纸张尺寸为A4型(297mmx210mm )。6.2产品档案提供利用工作,要严格执行保密规走，建立健 全档案借阅和利用登记。档案利用登记表及利用效果登记见 附件9、附件10，纸张尺寸均为A4型(297mmx210mm X6.3开展档案利用信息反馈事例登记工作，走期对反馈事例 进行汇总、分析,并编制事例汇编。7鉴定与销毁7.1鉴走小组由本单位主管领导、专业技术人员和档案人员 组成,组织鉴定工作。7.2直接鉴定档案,写出鉴定报告，提出档案的存毁意见。7.3档案通过鉴走，准确划走保管期限，鉴定中发现不完整、 不准确,主管领导应责成有关部门和人员负责修

11、改补充。7.4档案销毁前要造具清册,提出销毁报告，经主管领导审 批并报送有关档案管理机构备案。销毁档案时,严格执行销毁制度,并由鉴走小组组织监销。8产品档案的统计8.1要做好产品档案管理基本情况、库藏的增减量及提供利 用效果的统计工作。附件1 :单项产品文件材料归档范围及保管期限序 弓阶 段内容保管 期限1产品 tUJ 准备 阶段任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议、委托书、合同 书、发展建议书、上级指示批文长期2产品 生产 设计（研 制） 阶段总体方茱设计材料长期全套设计定型图纸长期技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告长期通用件、标准件、夕卜购件、夕卜协件明细表、图样目

12、录长期阶段性技术总结、严品设计工作总结、设计定型报告及批复长期产品说明书、技术条件、标准、产品证明等长期综合性研究成果资料长期3产品 生产 试制 与鉴 定阶 段试验大纲、试验记录及试验工作总结长期鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期试验规程和记录、样机底片、照片等长期获奖材料、专利材料长期论文、专著长期4产品 生产 阶段生严任务书及上级有关指示文件、生产方臺计划长期全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴 定等全部工艺文件材料长期材料定额和代用单、工艺定额长期生产定型报告及批复长期重大质量事故分析、重要联席会议记录长期各种更改单及

13、技术通知单长期生产工作总结报告、技术工作总结报告长期单项产品文件材料归档范围及保管期限（续）序 弓阶 段内容保管 期限5产品 *管 理产品用户清册长期产品好合同、协议书、重要洽谈会议记录长期用户反馈的产品技术文件材料长期产品说明书、宣传品、广告样张短期产品用户效验协议短期6广口口 评优执行的相关标准长期质量达到国际和国内先进标准材料永久产品达到批量生产的文件材料长期用户对产品的评价材料长期质量认证材料及相关证书永久优质产品申报表长期优质产品证书永久附件2 :卷 内 目 录凉号文件 编号责任者文件材料题名日期页号备注附件3：软卷皮封面式样档号档案馆（室）号 缩 微 号案卷题名编制单位 编制日期 保管期限 密 级附件4：卷 内 备 考表说明本保管单位已编号文件材料共份页，其中文字材料份页、图表张.图样张立卷人:检查人：附件6:档案移交清单序号归档号页数所属年度保管期限备注附件7:档案类别：纸质档案:交接原因：（归档、产权变更、其它）