档案管理实际操作知识(控股集团)PPT课件

1、授课：XXX1 档案管理实际档案管理实际 操作知识操作知识 授课：XXX2 主主 要要 内内 容容 v一、档案管理制度、分类方案的制定一、档案管理制度、分类方案的制定 v二、立卷归档管理的具体要求二、立卷归档管理的具体要求 v三、档案提供利用三、档案提供利用 v四、档案统计四、档案统计 v五、档案编研工作五、档案编研工作 授课：XXX3 企业档案管理工作定义： v把企业在生产经营过程中形成的有价值把企业在生产经营过程中形成的有价值 的档案资料进行标准化、规范化的分类的档案资料进行标准化、规范化的分类 立卷和整理，把分散的资料通过有序的立卷和整理，把分散的资料通过有序的 归档过程转变为档案进行合

2、理管理，从归档过程转变为档案进行合理管理，从 而保证档案资料的完整、安全和有效地而保证档案资料的完整、安全和有效地 提供利用提供利用 授课：XXX4 档案管理制度的主要内容 v第一、总则部分。第一、总则部分。 v第二、各类档案管理具体规定。第二、各类档案管理具体规定。 v第三、档案管理责任制度和考核制第三、档案管理责任制度和考核制 度的内容度的内容 。 授课：XXX5 总总 则则 部部 分分 v一、制度制定的依据。一、制度制定的依据。 v二、档案管理在组织机构、人员上的要二、档案管理在组织机构、人员上的要 求。求。 v三、档案管理机构的具体职责三、档案管理机构的具体职责 授课：XXX6 各类档

3、案管理具体规定 v一、归档时间的要求。一、归档时间的要求。 v二、各类档案的管理规定和要求。二、各类档案的管理规定和要求。 v三、档案分类、类目设定的要求。三、档案分类、类目设定的要求。 v四、档案保管期限的规定。四、档案保管期限的规定。 v五、档案保管装具、档案库房的要求。五、档案保管装具、档案库房的要求。 v其它，包括档案管理中的保密、提供利用、其它，包括档案管理中的保密、提供利用、 借阅、鉴定销毁、统计、编研等方面的内容借阅、鉴定销毁、统计、编研等方面的内容 授课：XXX7 鄂尔多斯控股集团档案一级类目分类表鄂尔多斯控股集团档案一级类目分类表 一级类目代码一级类目名称 0党党 群群 工工

4、 作作 类类 1行行 政政 管管 理理 类类 2经经 营营 管管 理理 类类 3生生 产产 技技 术术 管管 理理 类类 4产产 品品 类类 5科科 学学 技技 术术 研研 究究 类类 6基基 本本 建建 设设 类类 7设设 备备 仪仪 器器 类类 8会会 计计 档档 案案 类类 9干干 部部 职职 工工 档档 案案 类类 授课：XXX8 一级类目：一级类目：0党群工作类党群工作类 v二级类目二级类目：1党党 务务 工工 作作 v二级类目二级类目： 2组组 织织 工工 作作 v二级类目二级类目： 3宣宣 传传 工工 作作 v二级类目二级类目： 4工工 会会 工工 作作 v二级类目二级类目： 5

5、共共 青青 团团 工工 作作 v二级类目二级类目： 6协协 会会 工工 作作 授课：XXX9 一级类目：一级类目：1行政管理类行政管理类 v二级类目二级类目： 1行行 政政 事事 务务 v二级类目二级类目： 2保保 卫卫 监监 察察 v二级类目二级类目： 3人人 事事 管管 理理 v二级类目二级类目： 4教教 育育 卫卫 生生 v二级类目二级类目： 5后后 勤勤 服服 务务 v二级类目二级类目： 6外外 事事 工工 作作 授课：XXX10 一级类目：一级类目：2经营管理类经营管理类 v二级类目二级类目： 1经经 营营 决决 策策 v二级类目二级类目： 2计计 划划 统统 计计 v二级类目二级类

6、目： 3财财 务务 管管 理理 v二级类目二级类目： 4物物 资资 管管 理理 v二级类目二级类目： 5产产 品品 销销 售售 v二级类目二级类目： 6企企 业业 管管 理理 授课：XXX11 一级类目：一级类目：3生产技术管理类生产技术管理类 v二级类目二级类目： 1生生 产产 调调 度度 v二级类目二级类目： 2质质 量量 管管 理理 v二级类目二级类目： 3劳劳 动动 管管 理理 v二级类目二级类目： 4安安 全全 环环 保保 v二级类目二级类目： 5能能 源源 管管 理理 v二级类目二级类目： 6科科 技技 管管 理理 v二级类目二级类目： 7标标 准准 计计 量量 v二级类目二级类目

7、： 8档档 案案 信信 息息 管管 理理 授课：XXX12 一级类目：一级类目：4产品类产品类 v二级类目二级类目： 1洗洗 净净 绒绒 v二级类目二级类目： 2无无 毛毛 绒绒 v二级类目二级类目： 3羊羊 绒绒 纱纱 v二级类目二级类目： 4羊羊 绒绒 衫衫 v二级类目二级类目： 5羊羊 绒绒 面面 料料 v二级类目二级类目： 6服服 装装 v二级类目二级类目： 7其其 它它 授课：XXX13 一级类目：一级类目：5科学技术研究类科学技术研究类 v二级类目二级类目： 1分分 梳梳 设设 备备 v二级类目二级类目： 2梳梳 纺纺 设设 备备 v二级类目二级类目： 3编编 织织 设设 备备 v

8、二级类目二级类目： 4成成 衣衣 设设 备备 v二级类目二级类目： 5其其 它它 设设 备备 授课：XXX14 一级类目：一级类目：6基本建设类基本建设类 v二级类目二级类目： 1 生产及辅助设施生产及辅助设施 v二级类目二级类目： 2公用设施公用设施 v二级类目二级类目： 3办公生活设施办公生活设施 v二级类目二级类目： 4其它其它 授课：XXX15 一级类目：一级类目：7设备仪器类设备仪器类 v二级类目二级类目： 1分分 梳梳 设设 备备 v二级类目二级类目： 2梳梳 纺纺 设设 备备 v二级类目二级类目： 3编编 织织 设设 备备 v二级类目二级类目： 4成成 衣衣 设设 备备 v二级类

9、目二级类目： 5质质 检检 仪仪 器器 v二级类目二级类目： 6染染 色色 设设 备备 v二级类目二级类目： 7其其 它它 设设 备备 授课：XXX16 一级类目：一级类目：8会计档案类会计档案类 v二级类目二级类目： 1 会计凭证会计凭证 v二级类目二级类目： 2会计账簿会计账簿 v二级类目二级类目： 3会计报表会计报表 v二级类目二级类目： 4其它其它 授课：XXX17 一级类目：一级类目：9干部职工档案类干部职工档案类 v二级类目二级类目： 1 干部档案干部档案 v二级类目二级类目： 2工人档案工人档案 v二级类目二级类目： 3离退休职工档案离退休职工档案 v二级类目二级类目： 4其它其

10、它 授课：XXX18 一级类目：6基本建设类 二级类目：1生产及辅助设施 v三级类目：01伊盟羊绒衫厂工程 v三级类目：02鄂绒公司工程 v三级类目：03原料公司工程 v三级类目：04电子公司、奥伊勒公司工程 v三级类目：05东昊公司工程 v三级类目：. v三级类目：18东华公司工程 v三级类目：19库区工程 v三级类目：20 授课：XXX19 档案工作的定义： v狭义上理解档案工作就是指具体的档案狭义上理解档案工作就是指具体的档案 业务工作，它包括档案的收集、整理、业务工作，它包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、检索、编研及提供鉴定、保管、统计、检索、编研及提供 利用等几个方面的具体内

11、容。利用等几个方面的具体内容。 授课：XXX20 归档工作的内容： v归档工作第一步归档工作第一步档案资料收集档案资料收集 v归档工作第二步归档工作第二步档案的鉴定档案的鉴定。 v归档工作第三步归档工作第三步档案的分类档案的分类。 v归档工作第四步归档工作第四步档案的立卷。档案的立卷。 v归档工作第五步归档工作第五步档案检索。档案检索。 v归档工作第六步归档工作第六步档案保管档案保管 授课：XXX21 工工 具具 清清 单单 v1、档案装具：档案库房，档案柜或密集架，、档案装具：档案库房，档案柜或密集架， 各种规格的档案盒。各种规格的档案盒。 v2、档案目录：案卷目录、卷内目录、文件归、档案目

12、录：案卷目录、卷内目录、文件归 档目录、备考表、移交清单、借阅登记表等。档目录、备考表、移交清单、借阅登记表等。 v3、印章及工具：归档印章、数字印章、保管、印章及工具：归档印章、数字印章、保管 期限印章、棉线或不锈钢订书钉及装订工具。期限印章、棉线或不锈钢订书钉及装订工具。 授课：XXX22 归档文件材料范围及保管期限表 类别 序 号 归档文件材料名称重要 程度 保管 期限 党 群 工 作 类 1上级机关指示、决议、 纪要、报告、通知等 针对本 企业 永久 重要长期 一般短期 2 3 4 授课：XXX23 档 案 的 收 集 v按照一定的接收制度和征集办法，按照一定的接收制度和征集办法， 把

13、分散在各个部门、各个机构及个把分散在各个部门、各个机构及个 人手中的档案资料及时、准确地集人手中的档案资料及时、准确地集 中到档案管理部门，实行统一管理。中到档案管理部门，实行统一管理。 授课：XXX24 文件材料移交清单文件材料移交清单 移 交 者 移 交 单 位 名 称 移 交 时 间 移交文件目录 接 收 者 备 注 案 卷 序 号 文 件 序 号 文件名称页 数 授课：XXX25 档档 案案 的的 鉴鉴 定定 v对档案资料的保存价值、保管期限对档案资料的保存价值、保管期限 进行鉴定，确定档案资料是否要归进行鉴定，确定档案资料是否要归 档存放，存放的期限如何确定或者档存放，存放的期限如何

14、确定或者 是否可以直接销毁。是否可以直接销毁。 授课：XXX26 档 案 号 的 构 成 一个完整意义上的档案号由全宗号、目录号、一个完整意义上的档案号由全宗号、目录号、 分类号、案卷顺序号、件号、页号组成，它分类号、案卷顺序号、件号、页号组成，它 用于综合档案管理机构比如综合档案馆对多用于综合档案管理机构比如综合档案馆对多 个单位的档案进行管理时使用，企业在编制个单位的档案进行管理时使用，企业在编制 档案号的时候需要使用的就是分类号、案卷档案号的时候需要使用的就是分类号、案卷 顺序号这个部分。顺序号这个部分。 授课：XXX27 档案号的标示方法 一级类目一级类目二级类目号二级类目号案卷顺序号

15、案卷顺序号 授课：XXX28 案案 卷卷 v案卷就是把相同大类下相同问题的文件资料案卷就是把相同大类下相同问题的文件资料 组织在一起进行立卷，放入同一个档案盒这组织在一起进行立卷，放入同一个档案盒这 就形成了一个案卷就形成了一个案卷 。 授课：XXX29 案案 卷卷 顺顺 序序 号号 v对每一个案卷依据一定的类目级别对每一个案卷依据一定的类目级别 编制的顺序号编制的顺序号 授课：XXX30 例：企业例：企业2005年成立至今，共形成经营管理类案卷年成立至今，共形成经营管理类案卷10卷卷 一级类目：2经营管理类 年度年度数量数量 二级类目二级类目 数数 量量 案卷顺案卷顺 序号序号 档号档号 2

16、005 3卷 1经营决策经营决策 1卷 1 2.1.1 2计划统计计划统计 2卷 22.2.2 32.2.3 2006 7卷 2计划统计计划统计 3卷 42.2.4 52.2.5 62.2.6 4物资管理物资管理 2卷 72.4.7 82.4.8 6企业管理企业管理 2卷 92.6.9 102.6.10 授课：XXX31 一级类目：6基本建设类基本建设类 年年 度度 数数 量量 二级二级 类目类目 三级类目三级类目数量数量 案卷顺案卷顺 序号序号 档号档号 2 0 0 6 7 卷 1 生产生产 及辅及辅 助设助设 施施 18东华东华 公司工程公司工程 2卷 136.1.18.13 146.1.

17、18.14 20东益东益 公司工程公司工程 3卷 16.1.20.1 26.1.20.2 36.1.20.3 4其其 他他 02基建基建 审计审计 2卷 1036.4.02.103 1046.4.02.104 授课：XXX32 档档 案案 立立 卷卷 v把零散的文件材料按照它的来源、内容或者形式等把零散的文件材料按照它的来源、内容或者形式等 特征之间的联系组成案卷的过程特征之间的联系组成案卷的过程 。 v具体内容具体内容：档案的组卷，填写档案盒封面，加盖档档案的组卷，填写档案盒封面，加盖档 号章、保管期限章，装订卷内档案，加盖件号章，号章、保管期限章，装订卷内档案，加盖件号章， 编排件号、页码

18、，填写案卷目录、卷内目录、卷内编排件号、页码，填写案卷目录、卷内目录、卷内 备考表备考表 。 授课：XXX33 档 案 组 卷 原 则 v年度原则年度原则 v级别原则级别原则 v机构原则机构原则 v问题原则问题原则 v期限原则期限原则 授课：XXX34 档 案 盒 案 卷 封 面、侧 封 档 号： 档案馆（室）号： 缩 微 号： 案 卷 题 名 编 制 单 位 编 制 日 期 保 管 期 限 密 级 档 号 案卷题名 授课：XXX35 案卷题名的结构 v 作者作者问题问题形式形式 授课：XXX36 卷内档案的装订要求 v第一、要求去掉金属物，用不锈钢钉书钉或第一、要求去掉金属物，用不锈钢钉书钉

19、或 者棉线打孔装订者棉线打孔装订 。 v第二、要求一件一件分开装订第二、要求一件一件分开装订 。 授课：XXX37 卷内档案排列原则 v按时间顺序排列按时间顺序排列 的原则的原则 v按作者按作者时间相结合的原则时间相结合的原则 v按作者按作者问题问题时间排列的原则时间排列的原则 v按重要程度排列的原则按重要程度排列的原则 授课：XXX38 件 号 章 全宗号全宗号档档 号号件号件号 授课：XXX39 页码的编排要求 v单面有字的在这一页的右上角标页号。单面有字的在这一页的右上角标页号。 v双面有字的正面在右上角标页号，反面在左双面有字的正面在右上角标页号，反面在左 上角标页号。上角标页号。 v

20、空白页不标空白页不标。 v同一卷所有档案的页码从第一件的第一页开同一卷所有档案的页码从第一件的第一页开 始编，按件号的先后顺序连续编制始编，按件号的先后顺序连续编制。 授课：XXX40 档案案卷文件目录档案案卷文件目录 类别：类别： 全宗名称全宗名称 目录目录 号号 档案档案 号号 页页 数数 编制单位编制单位 编制编制 日期日期 归档归档 时间时间 存放存放 地点地点 题题 名名 保保 管管 期期 限限 卷卷 内内 文文 件件 目目 录录 顺顺 序序 号号 文文 件件 名名 称称日日 期期 文件号文件号 代号代号 所在所在 页号页号 备注备注 授课：XXX41 卷 内 目 录 序 号 文件

21、编号 责任 者 文件材料题名日期 页 次 备 注 授课：XXX42 卷 内 备 考 表 本卷情况说明 立卷人： 检查人： 立卷时间： 授课：XXX43 案卷检索目录封面 档案案卷检索目录档案案卷检索目录 档案类别： 归档单位： 起止年度： 起止档号： 保管期限： 授课：XXX44 档 案 库 房 “八防” 防火、防盗、防潮、防光、防火、防盗、防潮、防光、 防虫、防鼠、防尘、防污染防虫、防鼠、防尘、防污染 授课：XXX45 档案入柜排列要求 v1、按一级类目分开排列。、按一级类目分开排列。 v2、每一类按案卷顺序号排列。、每一类按案卷顺序号排列。 授课：XXX46 归档文件整理规则 2000年年

22、12月发布的月发布的中华人民共和国档案标中华人民共和国档案标 准归档文件整理规则准归档文件整理规则 授课：XXX47 关于关于“件件”的规定的规定 v正本与定稿为一件正本与定稿为一件 v正文与附件为一件正文与附件为一件 v原件与制印件为一件原件与制印件为一件 v转发文件与被转发文件为一件转发文件与被转发文件为一件 v来文与复文可以为一件来文与复文可以为一件 v报表、名册、图册等一册或者一本为一件报表、名册、图册等一册或者一本为一件 授课：XXX48 归档文件整理原则 v文件在整理时应当遵循文件的形成规律，保文件在整理时应当遵循文件的形成规律，保 持文件之间的有机联系，区分不同价值，便持文件之间

23、的有机联系，区分不同价值，便 于保管和利用。于保管和利用。 授课：XXX49 文件装订要求 v归档文件应当按件装订归档文件应当按件装订 v装订时，正文和定稿为一件时，正文在前，定稿在装订时，正文和定稿为一件时，正文在前，定稿在 后；转发文件时，转发文在前，被转发文在后后；转发文件时，转发文在前，被转发文在后;原件原件 和复制件为一件时，原件在前，复制件在后；来文和复制件为一件时，原件在前，复制件在后；来文 和复文为一件时，复文在前，来文在后。和复文为一件时，复文在前，来文在后。 v文件装订的位置要求文件装订的位置要求30页以内在文件左上角空白处页以内在文件左上角空白处 斜装订，斜装订，30页以

24、上在文件左侧装订。页以上在文件左侧装订。 授课：XXX50 归档文件分类原则 v年度机构或问题保管期限原则年度机构或问题保管期限原则 v保管期限年度机构或问题原则保管期限年度机构或问题原则 授课：XXX51 例：控股集团例：控股集团2007年收集文件年收集文件550件件 年年 度度数量数量机构或问题机构或问题数量数量保管期限保管期限数量数量件号件号 200550件件 2006 500 件件 控股集团发控股集团发 文文 100 件件 永久永久20件件120 长期长期30件件2150 短期短期50件件51100 控股集团各控股集团各 职能部门发职能部门发 文文 150 件件 永久永久10件件101110 长期长期80件件111190 短期短期60件件191250 产业集团及产业集团及 所属企业上所属企业上 报文件报文件 50件件 永久永久5件件251255 长期长期10件件256265 短期短期35件件266300 收行政单位收行政单位 来文来文 200 件件 永久永久80件件301380 长期长期70件件381450 短期短期50件件451500 授课：XXX52 文 件 归 档 章 全全 宗宗 号号年年 度度室室 编编 件件 号号 机机 构