文件管理程序

1、某某公司文件管理程序文件编号：gsdm-qp-001文件版次：a/01. 目的为保障本公司的内部管理所有有关文件均能达到有效的管制，确保其编制、审核、批准、发放、使用、保管和更改得以有效控制，使本公司的各项工作依据有效的文件进行，特制定本程序。2. 范围适用于本公司各类管理文件及技术文件的管理。3. 职责3.1管理者代表：负责公司管理体系及文件架构的策划。3.2公司dcc（文件控制中心，简称文控中心）：3.1.1负责所有管理类（手册、程序、规范）文件的管理（包括文件的编号、格式控制、发放、修改、回收、报废、销毁等）。3.1.2负责各类技术文件及相关外来文件的管理（包括文件的编号、格式控制、发放

2、、修改、回收、报废、销毁等）。3.1.3上述各类文件的电子文档的管理。3.3 文件的归口管理部门：3.3.1 组织完成文件的编写、会审、修订、申请发放等工作。3.3.2 组织各相关部门对文件的学习，主导文件的内容被贯彻实施。3.3.3 负责文件在执行过程中有争议内容的解释。3.4 文件的使用部门：3.4.1 学习和理解文件的内容，并执行文件的规定。3.4.2 反馈文件的修订意见。 3.5 文件的编写、审批权限： 3.5.1 管理类文件由文件的归口管理部门编制、部门经理审核、总经理或管理者代表批准。3.5.2 作业指导书类的文件（如：sop、sip、设备类文件等），由归口管理部门责任人编制、部门

3、经理审批。3.5.3 物料表、ecn、图纸等纯技术性文件由技术部门完成文件的编写、审核和批准。3.5.4 文件的编写、审批权限采用“就高不就低”的原则。4. 定义4.1 管理体系：建立方针和目标并实现这些目标的体系。4.2 管理文件：指质量/环境/绩效等体系有关的管理手册、程序、规范等，这类文件有固定编号及格式，并经过规定程序审批。4.3 技术文件：指用于生产指导，针对产品、设备为主题内容的文件,如作业指导书、检验规范、工艺流程图和图纸等。4.4 管理手册：规定组织管理体系的文件，主要有：企业管理手册、品质管理手册、环境管理手册等。4.5 管理程序/流程：为进行某项活动或过程所规定的途径，即将

4、一组相关联的活动通过特定的逻辑关系构成一个活动链，再配上需要的资源和实施方法，进而成为公司的主要活动规则。4.6 管理规范（规定/办法/实施细则）：阐明要求的文件，是对各管理程序中，某些活动进行的细化规定。4.7 sop：工序作业指导书，直接指导产品生产过程如何操作及操作中的注意事项、检验标准等内容。4.8 sip：检验作业指导书/检验规范/检验标准，阐明产品验收的方法和检验标准的一类文件。4.9 ecn：工程变更通知单。4.10 物料清单：针对某一产品展开的物料清单；4.11 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；4.12 受控文件：公司管理体系运作中的依据文件（包括内/外部文

5、件），具指导作用，需按规定的程序进行编制、审批、发放、回收及修订管理，发放前加盖“受控文件”印章标识。4.13 参考文件：不直接指导工作而只作参考或证明功能的文件，可按申请发放，但不做回收记录，将不列入变更修订管理，不维护其有效性，发放前加盖“仅供参考”印章。4.14 外来文件：外部引入的文件（按来源分为政府提供、客户提供、供应商提供、其他途径提供等），不经过转换而直接被公司采用。通常由对口部门进行审核确认可以被公司直接采用后，再由dcc登记，并加盖“外来文件”印章受控发行。5. 内容5.1文件的编制5.1.1 文件的格式和编号按文件格式和编号管理规范执行。5.1.2管理体系文件应由对该文件所

6、涉及的工作内容及管理要求较熟悉的人员来编写，文件内容涉及单一部门的由该部门负责编写，文件涉及多个部门的，由主要职能部门主持编写。5.2 文件的审核、会审、批准5.2.1 文件的审核和批准权限按3.5的规定执行。5.2.2 文件的会审：涉及多个部门的文件由文件责任部门将文件递交各相关部门会审，也可以采用通过召开会议等方式进行，会审者需在文件会审表内签字确认，会审过程中若有异议，由文件责任部门针对有个案异议的人员进行讨论修改，若持有异议的人数超过会签人数的1/2时，文件责任部门应该组织专题讨论会会审。5.3 文件的发放5.3.1文件编写部门应确认此文件的分发部门，有封面的文件分发部门直接在封面上确

7、认，没有封面的文件可以由文件制作部门按文件类别给定文件分发一览表。针对管理类的文件，各部门分发号如下: 副本号部门副本号部门副本号部门01总经理07发展部1302管理者代表08采购部1403人事行政部09生产部1504财务部10品质部1605营销部11工程部1706开发部12生管部185.3.2 dcc应该根据文件格式和编号管理规范对文件格式进行审核，确认无误后，根据文件会审表及文件封面上的文件分发部门，编制文件发放与回收记录，确认发放范围及制作副本。5.3.3 管理类文件（手册、程序、规范文件）的发放由公司dcc在文件的每页加盖方形蓝色“受控文件”印章并注明分发号，并要求接收者在文件发放与回

8、收记录中签收。5.3.4 技术类文件（sop、sip、物料清单、ecn、产品规格书等）的发放由文件的制订部门提供原稿和分发清单给公司dcc，由公司dcc复制副本分发，并要求接收者在文件发放与回收记录中签收。5.3.5 参考文件的发行由dcc加盖长方形红色“仅供参考”印章，此类文件不做回收处理。5.3.6 外来文件由dcc加盖长方形蓝色“外来文件”印章，根据实际需要发放，并让接收人在文件发放/回收记录表上签字或盖章。5.3.7 文件的补发：5.3.7.1对于在使用中的管理类文件由于污迹、破损或丢失及实际使用文件不够需申请补发时，由需求单位填写文件补发申请单，经部门经理及管理者代表核准后到公司dc

9、c处办理补发手续，旧损的文件需要交回。5.3.7.2 技术类文件的补发，由需求单位填写文件补发申请单，经部门经理核准后到dcc处办理补发手续，旧损的文件需要交回。5.3.7.3 补发新文件的分发号沿用原文件分发号，dcc 应将破损文件立即销毁。5.4 文件的传阅：5.4.1 各部门接收dcc发放的管理手册、程序文件、流程及管理类工作文件后，首先交予部门负责人阅览，由部门负责人指定相关人员对下属进行文件传达，必要时可组织培训会。5.4.2 各部门接收dcc发放的技术类文件，首先交予部门主管人员阅览，由部门主管对下属进行现场作业指导，必要时可组织讲评会。5.4.3 文件发放时，文件接收部门按以下方

10、式传阅：5.4.3.1 集中式传阅，指定人员主导，召集相关人员以临时聚会形式进行。5.4.3.2 流动式传阅，工程技术和管理人员传阅后必须在文件背面签名并注明阅览时间，文员归档时必须核查。5.4.4 文件传阅要求当天完成，其中技术类、ecn文件接收部门收文后4h内完成，作业指导类文件使用部门在使用前2h组织安排人员对下属进行传达。5.4.5 文件传阅时，阅览人员必须签名，并注明阅览日期和时间。5.5 文件的保管：5.5.1 正本文件由dcc进行归档保存（包括电子档）。5.5.2 分发到各部门的受控文件由各部门自行保管。盖有“受控文件”印章、 “外来文件”章的文件一律不允许涂改，如因特殊原因需修

11、改，需依5.7执行。5.5.3 对外来文件，需建立外来文件登记表，按文件保管方式保存。5.5.4 文件的保存期限为长期保存，对于作废文件的原稿文件保存期限为三年；对于记录（特殊文件）的保存期限依记录表格上的保存年限执行。5.5.5 文件应存放在合适的环境中，应确保文件的贮存方式、地点、环境适宜，同时注意防潮、防蛀、防止丢失、防止混乱，使文件在保存期内不会丢失、损坏或变质。5.5.6 文件的借阅：一般情况下，文件使用者不得将自用文件转借他人，如因特殊原因，需借出时，借阅者需在文件借阅登记表上登记，并在规定的时间里归还，正本文件一律不外借。5.6 文件的评价5.6.1 文件在使用过程中应注意评价文

12、件的内容是否具有可操作性。5.6.2 每年的内审、管理评审等过程中，主要注意文件是否满足管理体系的需要，注意文件的充分性和适宜性等方面的情况，发现文件的充分性/适宜性方面的问题时，发现者可对文件提出修改申请。5.7 文件的修订：5.7.1 在使用过程中，发现有需要修改文件时，申请人应该提出具体的修改意见及说明修订的理由并填写文件修订/废止申请单。5.7.2 文件的原制作单位负责受理文件的修订工作，若不接受修订申请的内容，需与申请人讨论说明，必要时可组织会议讨论评审。5.7.3 文件修订的审核和批准程序及权限同5.2。5.7.4 文件修订版次依次为:a/0 a/1a/2a/3a/4b/0 b/1

13、b/2b/3b/4 (依此类推)(不使用字母i和o)，文件经过大幅度修改后可直接变更版本号，例如：由a/0版升b/0版。5.7.5 dcc接到已审批的文件修订/废止申请单和修订版文件后，按5.3执行发放，并根据之前的文件发放/回收记录表对旧版文件进行回收。5.8 文件的作废：5.8.1 当文件已不需要时，由文件的归口管理部门填写文件修订/废止申请单提交3.5中的批准人批准废止。5.8.2 文件废止后，dcc需回收所有副本文件，对其进行销毁，正本上盖红色“注销”印章，作为历史资料予以保留，作废文件的电子档，如需保留，则由dcc将其转入保留文件夹，并将字体转为蓝色；作废文件不得流入使用现场。5.9

14、 文件的销毁：5.9.1填写文件销毁申请单，按3.5所规定的批准权限批准后交dcc统一销毁，删除作废文件电子档。5.9.2 机密文件的销毁采用粉碎方法，其他文件可盖“作废”印章，作再生纸使用。6. 附件、相关文件和记录6.1 附件：6.1.1 附件一：某某公司文控印章式样 6.2 相关文件：6.2.1 文件格式和编号管理规范 gsdm-wi-q-0016.2.2 文件机密性管理规定 gsdm-wi-q-002 6.2.3 档案管理程序 gsdm-ap-009 6.3 相关表单：6.3.1 外来文件登记表 gsdm-form-0003 6.3.2 文件会审表 gsdm-form-0004 6.3.3 文件补发申请单 gsdm-form-0005 6.3.4 文件发放与回收记录 gsdm-form-0006