公司公文格式范本

1、XXXX有限公司 公文格式指引（试行） 1 范围 本指引规范了标准公文格式和简化公文格式，明确了公文格式选用的原 则，同时也规范了公文的排版要求。 2 公文格式 2.1 标准公文格式（详见附录 A、 B） 2.1.1 标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字 体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距 一般以四号仿宋体 1.5 倍行距为准。 2.1.2 公文眉首 是指公文首页红色横线及以上部分，包括秘密等级、保密期 限、紧急程度、发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页 的 1/4 到 1/3 。 2.1.2.1 涉及保密要求的公文，应在

2、公文首页右上角用四号黑体标注秘密等 级和保密期限。 密级按公文重要程度和保密要求， 由高到低划分为 “绝密”、 “机密”、“秘密”三级。 2.1.2.2 有紧急程度要求的公文，应在公文首页右上角用四号黑体标注“特 急”或“急件”。如需同时标注秘密等级和紧急程度的，秘密等级标注在右 上角第 1 行，紧急程度标注在右上角第 2 行。 2.1.2.3 发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。发 文单位标识一般用小初号华文中宋体或宋体加粗居中排列。 多个单位联合行 文的，主办单位排列在前。 2.1.2.4 发文字号主要分为公司发文字号、中心发文字号两类。发文字号包 括公司（中心）代字、

3、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横线之 上，并居中排列。联合行文的，一般只需标注主办单位发文字号。 2.1.2.4.1 公司发文字号由公司代字 +发文年份 +发文顺序号组成，如“天 同海智 20161 号”。 2.1.2.4.2 在公文种类、 数量比较多的情况下， 可在发文字号中加上 “文种” 并按以下规定执行： a）命令（令）、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令”、“纪”， 如“天同海智令 20161 号”、“天同海智纪 20161 号”。 b）报告、请示、函在对外行文中，发文字号统一沿用“天同海智”， 如“天同海智 20161 号”；公司内部行文中采用中心发文字号，如“天同 海智

4、行政 20161 号”。 c）决定、决议、通知、通报在发文字号中的文种统一采用“通”，如 “天同海智通 20161 号”。 2.1.2.4.3 中心发文字号由公司代字 +中心代字（ +文种） +发文年份 +发文 顺序号组成，如“天同海智行政 20161 号”。 2.1.2.5 发文字号与公文标题之间用红色实线 （正红色， 粗细为 3 磅）相隔。 2.1.3 公文主体 是指对红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标 题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组 成。 2.1.3.1 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结 构一般包括发文单位、事由和

5、文种三部分。 2.1.3.1.1 公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用 标点符号； 2.1.3.1.2 公文标题应位于红色横线下方空 1 行处用小二号宋体加粗书写， 并居中排列。 2.1.3.2 主送单位是指公文的主要受理对象。 2.1.3.2.1 主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。若使用规范化简称 或统称的，应将主送单位名称列在版记中的主题词之下（若需呈报的则在呈 报之下）、抄送之上，标识方法同抄送。 2.1.3.2.2 主送单位应在标题下空 1 行处，左侧顶格书写；主送单位名称后 标全角冒号。 2.133 公文正文在主送单位名称下1行处，每自然段左空2格，回行顶

6、格。数字、年份、计量单位不能回行。 2.1.3.4 公文附件目录应附在正文下空 1 行处（发文单位前），左侧空 2格 标识“附件”，后标全角冒号和名称，并注明附件顺序和名称。 2.1.3.4.1 附件名称后不加标点符号。 2.1.3.4.2 若有多个附件，则用阿拉伯数字依次标识。 2.1.3.4.3 附件应与主件一起装订， 并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”， 若有多个附件需标识序号。 2.1.3.5 发文单位应在正文（或附件）下至少空 1 行靠右侧书写。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、 字距等措施加以解决，务必使发文单位、印章与正文同处一页；不得采用标

7、识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。 2.1.3.6 公司内部重要行文中，一般需在发文字号同一行右空 1 格签注签发 人；命令（令）等下行文一般需在发文单位正下方、成文日期正上方用手写 体签注签发人。 2.1.3.7 发文单位必须与印章名称完全相符。 2.1.3.8 成文日期应以负责人签发的日期为准。 2.1.3.8.1 成文日期应在发文单位（或手写体签发人）正下方用汉字将年、 月、日标全，“零”写成“0”。 2.1.3.8.2 联合行文以最后签发人的签发日期为准。 2.1.3.9 公文应当加盖印章。 2.1.3.9.1 单一发文须加盖印章的，印章应当用红色、端正、居中加盖，采 用中套

8、方式，即印章中心线压在发文单位、成文日期的正中。 2.1.3.9.2 联合行文须加盖印章的，应将各发文单位名称均匀排列在正文和 成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日期之间），主办单位印章 在前，会办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。 2.1.4 公文版记 是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送单位（呈 报、抄送）、印发栏（撰稿、核稿）等部分组成。 2.141公文应当在成文日期（或附注）下空1行顶格用四号黑体标注主题 词，后标全角冒号。 2.1.4.1.1 主题词一般由 3个词目组成，先标类别词，中间为关键词，最后 标类属词： a）类别词依据各中心职能确定，主要有项目产品、营销、

9、运营、行 政、人事、财务等； b）关键词可从公文标题中选取最关键的 1个词目。 c）类属词依据文种确定，主要有命令（令）、决议、决定、通知、通 报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。 2.1.4.1.2 主题词的词目用四号仿宋体标注，各词目之间空1格。词目后不 加标点符号。 2.1.4.2 抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。 2.1.4.2.1 抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。 2.1.4.2.2 抄送给上级单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级、下属单 位，可写“抄送”某某。 2.1.4.2.3 抄送单位应在主题词下 1 行，左空 1 格标识“呈报”或“抄送”，

10、 后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标 句号。 2.1.4.3 印发栏（撰稿、核稿）在抄送单位下1行，左、右页边各空 1 格标 识。 2.1.4.4 主题词与抄送单位及印发栏之间用平行细实线（粗细为 0.75 磅） 相隔。 2.2 简化公文格式（附录 C） 简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分，省略标准公文 格式中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记 （保留抄送单位，不加下划线）两部分。 2.3 公文格式选用原则 2.3.1 对外正式行文中一般采用标准公文格式，并可省略版记。 2.3.2 公司内部行文中，公文格式按照以下规定执行

11、： a） 命令（令）、决议、决定、通知、通报、意见、会议纪要采用标准 公文格式。 b）报告、请示、批复、函采用简化公文格式。 3 排版、印刷格式 3.1公文用纸一般采用国际标准 A4型（210mM 297mm。特殊文种用纸可 根据实际需要确定。 3.2 公文的各页在排版时，一般应留出相应的页边距：天头宽2.5cm、地脚 宽2cm订口宽2.8cm、翻口宽2cm,装订线为0cm,页眉为1.5cm、页脚为 1.7cm。 3.3 页公文应在每页地脚正中央用阿拉伯数字逐页编出页码，页码左右各 放一条一字线，如“ -1- ”。 3.4 公文应在左侧装订，保证不掉页。 4 记录 4.1 标准公文格式 4.2

12、 简化公文格式 附录A （规范性附录）标准公文格式一 机密（四号黑体，右空2格） 特急（四号黑体，右空2格） （空1行，以下空行均以四号仿宋体、行间距为1.5倍为准） XXX）有限公司文件 （发文单位标识一般为红色小初宋体或华文中宋加粗0%字间距磅放居中；空T） 天同海智X2016X号（四号仿宋，居中）签发人：（右空1格） （红色横线，粗细为3磅）（空1行） 标题（小二号宋体加粗，居中） （空1行） XXXX：（主送单位，顶格）（公文中除特别指明外均采用黑色四号仿宋体） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（每段 开头空2格） （空1行） 附件：1.（段首空2格） XXXX有限公司 2. （至少空1行） （空 1 行） 主题词（四号黑体，顶格）：（四号仿宋体，词目之, - 5 - / 8 呈报：（自此以下均为四号仿宋体，段首空1 格） 抄送: 撰稿：核稿：（右侧空1格） 附录B （规范性附录）标准公文格式二（签发人在发文单位正下方） 机密 特急 XXXX有限公司文件 天同海智X2016X号 标题（命令/令） XXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXX