CX001文件控制程序(参照模板)

1、CX001文件控制程序文件名称文件控制程序文件编号CX 001-2005:发布日期2005年9月25日版本编号A/0生效日期2005年9月25日文件总页数共4页审核人批准人1、目的：对公司质量管理体系文件进行控制，确保各有关场所使用的文件都是有效 版本。2、范围:适用于公司质量管理体系文件和资料控制。3、职责：3.1、本程序的主控部门为办公室，负责对文件资料的编目、分发、回收和 销毁，对文件的控制结果负责。3.2、总经理负责质量手册的批准和发布。3.3、管理者代表负责质量手册以外的所有质量体系文件的审批和发布。3.4、各部门负责相关文件的编制、使用和管理。3.5、办公室负责对各部门的文件管理情

2、况进行监督检查。4、工作程序：4.1、文件分类：办公室负责编制质量管理体系受控文件清单，明确文件控制的范围和 现行修订状态。4.1.1、质量手册、程序文件由办公室管理。4.1.2、支持性文件包括：a）、管理标准、管理制度、工作标准、岗位职责、技术标准（国家标准、 行业标准、地方标准、企业标准）、检验规范、质量记录文件。由各部门保存并 报办公室备案。b）、质量计划、作业文件、操作规程、作业指导书等由使用人保存。c）、与质量管理体系有关的法律、法规文件由办公室保存。4.2、文件编号：4.2.1、质量手册：采用：公司代号 -手册代码手册版本号 / 修订状态号码的样式构成。公 司代号为公司名称主体词

3、“家和兴” 的汉语拼音的首字母的大写； 手册代码采用“质量管理体系”的英文缩写，即 QMS手册版本号采用英文字母表示；反斜线 后的修订状态号码用数字来表示。女口：质量手册文件编号为：JHX-QMS-A/0意思表示为，家和兴质量管理体系文件质量手册，第 A版，第0次修订，即未修订的初发布版本。4.2.2 、作业文件：采用：文件代码加空格，加文件编号，加横线，加四位年代号构成。如CX 001-2005，即：CX表示程序类文件，001表示程序类第一个文件，2 005 表示该文件的发布年代。（CX 代表程序类文件、 GL 代表管理类文件、 JS 代表技术类文件 ）4.2.3 、质量记录的标识号： 采用

4、：文件代码加相对应的标准条款号，加横线，加流水号组成。女口： JL5.6 01； JL,代表质量记录；5.6代表标准章节号；01流水号。4.3 、文件的编制、审核、批准：4.3.1 、文件发布前应得到批准、以确保文件是充分的、适宜的。4.3.2 、质量手册和程序文件由办公室负责组织编制， 管理者代表负责审核， 总经理负责批准、发布。4.3.3 、各部门的作业文件、技术文件由各部门编制，分管领导审核，管理 者代表批准发布，并报送办公室登记、存档。4.3.4 、公司管理性文件由办公室负责编制，由管理者代表批准发布。4.4 、文件的分发和管理：4.4.1 、文件分发由其审批部门确定分发范围，办公室负

5、责登记、发放，领 用人在收发文登记表上签字。4.4.2 、分发时，文件应填写分发顺序号作为受控号，并在封面上加盖“受 控”印章。4.4.3 、文件持有人调离原岗位时，原发放部门应及时收回并予登记，公司 内部机构调整或变更时，办公室负责协调处理受控文件的交接工作4.4.4 、文件严重破损时，文件持有人到办公室办理更换手续，交回破损文 件补发新文件，仍延用原分发号，破损文件由办公室负责销毁。4.4.5 、文件丢失后，原持有人应提出书面申请，管理者代表批准后，重新 办理领用手续，并仍沿用原分发号。4.4.6 、“受控”文件不得随意更改其内容和复制。确需复制的需经文件归 口管理部门负责人批准，办公室加

6、盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件的 编号方法：在原件发放号后加注 1或2 作为受控号，以便发放登记。4.4.7 、作废或超过保管期的文件，办公室负责收回、登记和销毁。因知识 积累确需保存的作废文件， 由留用部门提出申请， 管理者代表批准， 办公室加盖 “作废保留”印章，申请部门保管。4.4.8 、文件外借应由文件归口管理部门负责人批准，借阅人填写“借阅登 记表”并签字。归口管理部门负责按期索回。原稿文件一般不得外借。4.4.9 、 各部门负责本部门文件管理，保持文件清晰完整和整洁。4.4.10 、文件审批原稿由办公室负责归档保存，保存期一般为三年。4.4.11 、“受控”、“作废保留”等

7、印章由办公室统一管理和使用。4.4.12 、办公室每年发布一次现行有效文件总清单，供使用单位核查，以 保证在规定场合均能识别文件的现行修订状态和有效版本。4.5 、文件的更改：4.5.1 、文件需修订或更改时，由原审批部门审核、批准。原审批部门已被 撤销时，现审批部门须获得原审批所需的背景资料。4.5.2 、文件的更改部门填写文件更改通知单，说明更改的原因和内容，注 明更改标记和更改生效日期， 经批准后， 由办公室按发放记录进行追踪更改， 更 改人签字并在更改处作上更改标记。4.5.3 、文件更改办法：a) 划改：部分更改采用“划改”方法，在原文件相应条款处进行修改。即 在需更改的文字上划两道

8、横线，并在原文附近适当位置写出更改后的内容。b) 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，单页文件累计更改面积不得大 于页面有效面积的 1/4 或单页文件划改不超过四处，否则必须作换页处理c）换版：文件有重大更改或最新排版时需要换版。新版文件生效时，旧版 文件随即作废。换版后的作废文件由办公室收回。4.6 、公司所有外来质量文件由办公室负责收集、整理和统一控制，识别、 制定有效外来文件清单，并将文件下发到各使用部门。4.7 、文件的保管：4.7.1 、文件应分类保存，便于检索，易于识别。4.7.2 、质量手册和程序文件，由办公室备案保存。4.7.3 、部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包 括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术 标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量 记录文件等。由各相关部门自行保存并报办公室备案存档；4.7.4 、其他质量文件： 可以是针对特定产品、 项目和合同编制的质量计划、 设计输出文件或其他标准、 规范等， 文件的组成应适合于其特有的活动方式。 由 各相应的业务部门保存、使用。4.7.5 、公司级管理性文件， 如各种行政管理制度、 部分外来的管理性文件， 包括与质量管理体系有关的政策，