体系审核方法和技巧培训

1、 一.： 内部审核方案的策划 审核的实施 内 审报告及 跟踪验证活动。 五、体系内审的方式 现场实地审核、专项视频审核、信息在线审 核等。 sjtc0112006内审管理程序 5.1 年度内部审核的策划 5.2 内部审核方案的策划 管理内审以审核计划为开始，制定年度内审 计划和每个阶 段的内审实施计划，是各管理体系标准所要求 的，也是内 审管理程序条款的要求，更是开展内审工作 所必须的；如 何策划内审的实施应考虑以下四个方面： 1.1、审核计划的确定 n审核计划应与组织的规模和复杂性相适应； n对承担管理体系重要职能的部门应安排较多 的审核时间。 n在一个审核周期内，审核内容应覆盖产品的 实现

2、过程和支持、保障过程； n在产品实现过程和测量过程的审核，应安排 具有专业能力的审核员承担； n审核计划中应强调安排对领导层的审核； n每年至少对组织的所有部门和现场进行一次 审核； n无论是分散式还是集中式审核应覆盖标准的 所有要求。 1.2 需要追加审核安排的情况 n 发生了严重的质量问题，重大的安全事故； n 发生了顾客的严重申诉或重大索赔、退货事 件； n 组织结构有很大变化时； n 产品结构有很大变化时； n 管理体系的方针、目标有较大调整时； n 生产工艺、技术装备、生产场所有较大改变 时； n 第二方、第三方审核前； n 针对具体的管理项目需要跟踪确认时。 n每个现场都生产、提供

3、类似的产品和服务， 并在其方针中进行了说明； n所有的现场都是总部各管理体系的组成部分， 由总部所组建并实施管理； n每个现场应在认证审核前，都已做过内审， 证实其总部的职能已建立，而且其运行的管 理体系已满足要求。 sjtc0112006内审管理程序 5.2.5 内部审核模板中审核的内容应覆盖 管理活动规 定中与受审核部门、单位相关的全部或重点要 素。 内审管理程序要求审核员应做审前准备，对 即将开始的审 核工作有一个了解、准备和再学习的过程，通 过编写审核清 单（检查表）提高审核效率，保障审核目标的 达成。 2.1、编写审核清单是审核员的重要准备工作 n识别并沟通审核的范围； n研究、评审

4、与审核任务相关的信息； n研究审核准则和引用文件（标准、法律法规、 适用的程序和管理体系文件）； n审核员实施审核的基本工具，是一份审核指 导书； n为收集客观审核证据提供形成文件的方法； n审核清单是审核员策划要抽样检查的样本； n是审核员在规定的时限内，为完成规定的审 核任务，策划查什么，怎么查，形成可实施 的提纲性文件； n审核员应妥善保管和归档涉及保密和知识产 权有关的文件。 2.2 对编写审核清单的要求： n按审核清单审核获得的结果，能对各管理体 系与规定要求作出符合性、有效性的判断； n使审核员的精力集中在有代表性的样本上； n使审核工作程序化、规范化； n始终保持明确的审核目标；

5、 n掌握时间节奏，保证审核进度； n作为审核记录保存。 n以往的审核信息； n公司、专业系统的战略规划要求； n公司、专业系统的年度工作计划及重点工 作； n各种重要会议决定事项的落实； n针对施工进度的过程控制； n手册、程序文件、规章制定或更新的要点 等。 机械管理现场审核部分清单（2006年3月编制） 依据标准 体系 及条款 依据公司文件条款内容 监察内容 q6.3基 础设 施 gc3f013-2005 生产设 备技术档案管理 办法 （2005第一版） 5.1.1公司、专业公司、项目部机械管理工程师 分别建立设备管 理台帐、设备动态管理台帐、项目部 现场设备管理台 帐，并定期更新。 查看

6、项目部现场设备 台帐， 是否齐全、有效？抽查 3份设备 档案,是否填写及时,充 分。 q6.3基 础设 施 gc3f001-2004 生产设 备配置（购置、 调拨、 租赁）管理制度 4.1.2新组建项目部在成立后一个月内负责制定 项目部的整个工程 的生产设备配置计划同时确定项目部机械 管理人员名单、对 在建工程每年12月1日前,项目部负责制定下一 年度生产设备配 置计划，报工程质量部，同时送交机械公司、 搅拌站。工程质 量部根据上报的生产设备配置计划，确定配置 方式。 查看新开工的工程项目 的施工 （生产）设备的需求计 划。实际 配置如何？ 2.4 审核清单式样举例 n公正的；简明扼要； n自

7、律的；善于表达； n耐心的；建设性的。 3.2 审核员应当做什么： n准备：了解审核工作所需的材料； n学习：公司各管理体系执行的过程； n控制：审核的时间、方向和节奏； n协助：解释错误的理解和疑问； n倾听：听取受审核方的反映； n观察：良好的职业道德； n获得：客观的审核证据； n鼓励：向受审核方； n精练：问题简洁并切中要害。 l当对方为保护或掩盖某人、某事，试图威胁 审核员时 审核员应有礼貌地坚持自己的意见和要求； l当被审核者认为审核员是权威，而变得神经 质时 审核员必须有耐心和礼貌； l由于某种原因，对审核员变得有敌意时 l审核员应不顾及任何粗暴，以耐心和礼貌 作为主要防卫； l

8、当对方自供信息，避重就轻时 审核员要不受迷惑； l面对转移策略时 审核员要保持明确的审核目标。 如：用很多时间花在审核计划以外的事；解释 审核员并没有 提出的问题；邀请观看宣传录象或影片；邀请 参观先进设备或 工艺； n借故造成审核员的等待时 审核员要机智地缓和形势并继续审核； 如：有时审核发现会引起被审核部门人员的争 论； l可能的挑战。被审核者有权，也有责任对审 核员提出挑战，当审核员的结论偏离客观事 实时，这种挑战就会发生。 审核员必须保持客观性，提供有力的事实、 实例使对方能够接受； n保护内部人员的帮助。当内部人员引导审核 员到有问题的地方，审核员要给以保护，并 收集事实证据。 n审

9、核必须明确审核的目标，否则提问就要迷 路； n审核质量表现在找到正确的审核目标； n发现适当信息的能力，取决于提问技巧的能 力； n审核员应学习、实践、改进提问技巧： 正确提出问题，保持平等、真诚的态度； 认真专注的聆听对方的回答，及时作出反馈； 及时准确的记录； 排除干扰，尽可能的不要作出不成熟的反应； 不时的鼓励对方多做介绍； 采用开放式提问和关闭式提问相结合的方法， 控制审核时 间； 抽样要具有代表性，有助于问题的发现； 永远保持职业化和礼貌； 现场观察和审核员的感觉，如：缺陷 ！错误 ！ 延迟 ！ 浪费 ！事故或伤害。 n记录应做到：在审核员编写审核结果时，无 需再作询问； n记录时不

10、慌不忙，公开作记录； n既要记录不符合的，也要记录符合的，并与 审核范围有 关； n必须是有根据的客观事实； n事实细节清楚（能再现的、可重查的，有可 追溯性）； -写明在哪里发现的 - 什么事实 - 发生在什么岗位、什么职位（不提具体人名） n说明为什么不符合； n不说理，不提建议，尽量简短； n应该使用报告的语言，不用感情的语言； n不能将推论作为事实进行记录； n对改进是有帮助的 。 n描述1 2006年3月16日在某项目部现场审核时 发现： “施工责任心需加强，阀门方向搞反”。 描述2 2006年7月15日在某项目部现场审核时 发现： “8#机1凝水泵盘根冷却水管手轮遗失”。 请大家看

11、上述相似问题的描述哪个更准确？ 请大家对描述2的审核发现思考不符合哪个标 准？ 不符合标准的哪个条款？ 不符合哪个公司文件？ 描述2 2006年7月15日在某项目部现场审核时发 现： “8#机1凝水泵盘根冷却水管手轮遗失”。 不符合质量管理体系中q-7.5.5 产品防护； 不符合公司zj3f003-2006工程质量工艺纪律 管理制度 5.1.10 不准动用、损坏或污染已安装完的设备 和产品； l描述1 2006年3月27日在某项目部现场审核时 发现： “施工工艺需加强改进，加强施工过程控制力 度,注意产品 外观”。 描述2 2006年7月15日在某项目部现场审核时 发现： “锅炉零米k3轴工业

12、水放空管支架使用点焊， 安装不规范”。 受监察单位：xx工程目部 监察时间：2006.8.1013 要求完成并反馈截止日期： 2006.8.27 依据 标准 体系 及条 款 依据公司文件 及条款 不符合事实描述 不符 合性 质分 级 监 察 员 整 改 部 门 原 因 分 析 整 改 描 述 整 改 人 验 证 确 认 整 改 日 期 o- 4.4.5 文件 和资 料控 制 aj1z010-2005 安全奖惩管 理办法 (2005第一版) 5.4.2 4） 5 炉 前 右 侧 18m层无通道， 且3名施工人员 在钢梁上任意行 走、跨越栏杆。 一般 不符 合 孙 念 祖 q- 7.5.5 产品

13、防护 sj6f0202005 产品防护管 理程序（2005 第 二 版 ） 5.5.1 烟囱沉降观测点 未做保护。 轻微 不符 合 李 其 岗 监察记录 受监察单位： 受监察部门： 监察方式： 监察人员： 监 察时间： 页 依据标 准 体系及 条款 依据公 司 文件及 条款 抽 检 点 数 监察 证据 监察发 现 不符 合事 实描 述 被提醒 人 sjtc0112006内审管理程序 5.4 内审报告及跟踪活动 5.4.3 对于系统性、区域性不符合 5.4.4 发生一般问题的责任部门、单位实施纠 正措施后 5.4.5 对轻微不符合问题由责任部门、单 位 内审管理程序对开具不符合项有严格规定， 对

14、不同性质的不 符合项所采取的对策有所不同，因此要对不符 合项的描述进行 评审，确保提出不符合项的准确性。 n不符合事实的描述具体、确切，包括了所有 必要的细节 这样便于日后跟踪验证； n违反规定要求的判断，是否正确； n评定为主要不符合项的证据是否充分； n不符合通知单的陈述是否简明、扼要； n是否容易被理解； n是否便于受审核方纠正； n每项不符合项为一项不符合事项，除非相同 类别的问题。 依据sjtc0112006内审管理程序 5.4.2 的 要求内审 报告应包括如下内容： n不符合项的统计、分布、原因分析、纠正和 预防措施； n对体系文件、目标的综合评价； n内审报告应作为长期保存的文件

15、，并作为管 理评审的重要输入。 sjtc0112006内审管理程序 5.4.6 应对纠正和纠正措施的实施及纠正措施 的有效性进 行验证。 总部部门应由部门长组织或参与本系统 的自我监视测量； 项目部至少由一名副总以上的领导组织 并参与本项目的自我监视测量活动； 项目部的各部门负责人必须参与项目部 的自我监视测量活动； 自我监视测量日常管理人员（项目部的 体系管理师）最好由项目经理考核其工 作业绩； 项目经理必须自觉接受自我监视测量过 程的审核。 先立后破、换位审核：通过自我监视测 量发现管理亮点，提供领导、推广经验； 以点带面、举一反三：要求覆盖全，提 倡全要素审核，并不是胡子眉毛一把抓， 坚

16、持以点带面、发现问题、找出短板、 堵塞漏洞； 由简而丰、由表及里：每次审核必须有 主干、抓重点，结合公司或项目部的重 点工作、策划每次审核的关键要素、聚 焦管理中的重要环节； 提前策划、完善模版：策划非常重要， 坚决杜绝为完成考核指标去实施监视测 量； 职责分配职责分配 作业文件作业文件 审核发现审核发现 业主要业主要 求求 法法 律律 法法 规规 及及 公公 司司 工作记录工作记录 切入点切入点 依据依据 证据证据 判断判断 职责分配职责分配 作业文件作业文件 审核发现审核发现 业主要业主要 求求 法法 律律 法法 规规 及及 公公 司司 体体 系系 运运 作作 工作记录工作记录 凡事有人负责凡事有人负责 凡事有章可循凡事有章可循 凡事有据可查凡事有据可查 凡事有人监督凡事有人监督 公司总部系统的主管部门自我监视测量必须包括直属公司总部系统的主管部门自我监视测量必须包括直属 单位、项目部本系统所有的相关部门；单位、项目部本系统所有的相关部门； 公司总部体系要素的主管部门应该监视测量公司其他公司总部体系要素的主管部门应该监视测量公司其他 部门的相关管理活动；部门的相关管理活动； 项目部监视测量的范围一定要包括所有分包队伍，包项目部监视测量的范围一定要包括所有分包队伍，包 括专业公