word2013操作培训课件

1、Word2013操作指南 Word2013 . 2 1 Word2013的工作界面 . 2 1.1标题栏 . 2 1.2功能区 . 3 1.3导航窗格 . 4 1.4文档编辑区 . 4 1.5状态栏 . 5 2 Word2013基础操作 . 5 2.1创建文档 . 5 2.2保存文档 . 6 2.3输入和删除文本 . 6 2.4选择文本 . 7 2.5复制与移动文本 . 8 2.6查找与替换文本 . 9 3 规范编排文档 . 10 3.1通过设置文本格式美化字体 . 10 3.2通过段落格式美化段落 . 11 3.3页面美化和打印 . 12 4制作图文并茂的文档 . 14 4.1用图形让文档更

2、加生动 . 14 4.2用图片增强文档表现力 . 16 4.3用SmartArt图形修饰文档 . 17 4.4用表格直观显示数据 . 19 5编排与审阅文档 . 20 5.1使用目录 . 20 5.2文档的修订 . 21 5.3保护文档 . 22 Word2013 1 Word2013的工作界面 标题功能 文档编辑导航窗状态栏 1.1标题栏标题栏位于Word2013的左上方，从左到右依次为控制 菜单图标、快速访问工具栏、操作的 。 文档名称、程序名称和窗口控制按钮控制菜单图标：通过该菜单可对窗口执行还原、最小化和关闭等操作。 快速访问工具栏：用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮从左到右分别为

3、“保存”、“撤销”和“恢复”，点击右边下拉按钮可添加或删除显示的快捷图标，如图已增加打印预览和快速打印图标，单击这些按钮可执行相应操作。 窗口控制按钮：从左到右依次为“最小化”按钮、“最大化”按钮、“向下还原”按钮和“关闭”按钮，单击他们可执行相应的操作。在窗口控制按钮左边多了一个“功能区 弹出的快捷菜单中有“自单击该按钮，显示选项”按钮，“显示选项卡”和“显示选项卡和命令”3动隐藏功能区”、 个命令，单击不同命令可呈现不同的功能区效果。 1.2功能区功能区位于标题栏下方，默认情况下包含“文件”、“引用”、“页面布局”、“开始”、“插入”、“设计”、个选项卡，每个选项卡由9“邮件”、“审阅”和

4、“视图”“字体”、例如“开始”选项卡由“剪贴板”、多个组组成。个组组成，有些组的右下“段落”、“样式”和“编辑”5角有个小图标，我们将其称为功能扩展按钮。将鼠标指针指向该按钮，可预览对应的对话框或窗格，单击该按钮，会弹出对应的对话框或窗格。此外，当文档中选中图片、艺术字格式”选或文本框等对象时，功能区中会显示“图片工具/项卡 。 1.3导航窗格 在导航窗格的搜索框中程序会自动迅速搜输入内容，如果文档中设置了多级标索。还可以在此窗格中拖题格式，动文档标题以重新组织文档 内容。如果不小心将导航窗格+F”组合键关闭，按下“Ctrl可显示导航窗格。此外，在+H”“CtrlWord操作环境下按可打开“查

5、找和替换”组合键， 对话框来查找和替换内容。 1.4文档编辑区文档编辑区位于窗口中央，以白色显示，是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域，也是向用户显示文档内容版本中，再次打开文档时，可的显示区域。在早期的Word +F5”组合hift通过“S键将光标定位于上次文档关闭时的位置。而在中，再次打开Word2013文档时，在滚动条上将显示自动创建的标签， 单击即可快速定位到该处。 1.5状态栏总状态栏位于窗口的底端，用于显示当前文档的页数/页数、字数、输入语言及输入状态等信息。状态栏的右端有两栏功能按钮，其中视图切换按钮用于切换文档的显示视图， 显示比例调节工具用于调整文档的显示比例。 基础操作

6、2 Word2013 创建文档2.1操作环境下切换到“文件”选项卡，在左侧窗格 在Word?在右侧窗格中单击“空白文档”选中单击“新建”命令， 项。操作环境下按下“Ctrl+N”组合键，可直接创捷 ?在Word 一个空白文档。 ? 鼠标右键单击桌面空白处直接新建空白文档。 2.2保存文档 ? 单击快速访问工具栏“保存”按钮或切换到“文件”选项卡，单击左侧窗格中的“保存”选项。如果是在Word操作环境下新建的文档，此时将默认切换到“另存为”选项卡，在窗格中选择需要保存的位置。 ? 在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表中，若选择“Word97-2003文档”选项，可将高版本的Office版本另

7、存为低版本的兼容模式，从而可以使用早期版本的Office程序打开并编辑该文档。 2.3输入和删除文本 启动Word2013后，在编辑区中不停闪动的光标“|”便为光标插入点，所在位置是输入文本的位置。定位光标插入点后输入相应的文本内容即可。若需创建新的段落，按下“Enter”键换行。 ? 按下“End”键，光标插入点移至当前行行末；按下“Home”键，光标插入点移至当前行行首。 ? 按下“Ctrl+End”组合键，光标插入点移至文档末尾；按下“Ctrl+Home”组合键，光标插入点移至文档开头。 ? 按下“Page Up”键，光标插入点向上移动一页；按下“Page Down”键，光标插入点向下移

8、动一页。 在输入文档内容的过程中，除了普通的文字、数字外，还可以输入符号。常用的符号可由键盘直接输入，对于不常见的符号，将光标插入点定位在需要插入符号的位置，切换到“插入”选项卡，单击“符号”组，在弹出的下拉列表中若没有需要的符号，则单击“其他符号”命令，选中需要的符号，单击“插入”按钮或双击符号即可将符号插入文档，点击关闭。 当输入了错误或多余的内容时，按下“Backspace”键可删除光标插入点前的一个字符，按下“Delete”键可删除光标插入点后的一个字符。选中需删除文本，按下“Backspace”键或“Delete”键可快速将其删除。 2.4选择文本 对文本进行复制、移动或设置格式操作

9、时，要先将其选中，从而确定编辑的对象。 ? 选择任意文本：将光标插入点定位到需要选择的文本起始处，然后按住鼠标左键并拖动，直至需要选择的文本结尾处释放即可选中文本，选中的文本将以灰色背景显示。 ? 选择词组：双击要选择的词组。 选择一行：将指针指向某行左边的空白处，当指针呈 ? ”形状时，单击鼠标左键即可选中该行全部文本。“ 如果要选择多行文本按住鼠标左键向上或向下拖动鼠标，到目标文本处释放即可。 选择句子：按住“Ctrl”键不放，同时用鼠标左键单 ?击需要选中句子中的任意位置即可。 选择一段：将指针指向段落左边的空白处，当指针呈 ? ”形状时，双击鼠标左键即可选中当前段落。还“然后连可将光标

10、插入点定位到某个段落的任意位置，次也可选中该段落。3续单击鼠标左键 然先拖动鼠标选中第一个文本区域，选择分散文本： ?拖动鼠标选中其他不相邻的后按住“Ctrl”键不放，文本，选择完后释放“Ctrl”键即可。 选择垂直文本：按住“Alt”键不放，然后按住鼠标 ?左键拖出一块矩形区域，选择完成后释放“Alt”键即可。 当将指针指向编辑区左边的空白处，选择整篇文档： ? 次或按住3指针呈“”形状时，连续单击鼠标左键“Ctrl”键不放单击鼠标左键可选中整篇文档。“Ctrl+A”组合键为选择整篇文档的快捷键。 复制与移动文本2.5选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击。“复制”命令，可执行复制操

11、作（快捷键：“Ctrl+C”） 复制文本后，使用鼠标右键单击光标插入点所需要插入位置，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，在弹出的下拉列表中选择粘贴方式可执行粘贴操作（快捷键：“Ctrl+V”）。在编辑文档过程中，如果需要将某个词组、句子或段落移动到其他位置，可通过剪切和粘贴操作来完成，选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，将光标定位到要移动的目标位置后执行“粘贴”命令即可。 选中文本后按住鼠标左键，拖动至目标位置后释放，可快速实现文本的移动操作。在拖动过程中按住“Ctrl”键，可实现对文本的复制操作。 2.6查找与替换文本 除了可通过“导航”窗格查找文本，还可以通过“查

12、找和替换”对话框进行查找。在“开始”选项卡中，单击“编辑”组“查找”按钮右侧的下拉按钮单击“高级查找”命令，输入要查找的文本内容，单击“查找下一处”按钮，此时Word自动从光标插入点位置开始查找。当发现某个字或词错了，在“查找与替换”对话框中定位到“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入查找内容，在“替换”文本框中输入替换内容，单击“替换”或“全部替换”按钮可替换当前查找位置内容或全部文档包含内容。 查找若单击“查找下一处”按钮，Word将先进行查找，内容以灰色背景显示。如果单击“替换”按钮，可替换当前内容，同时自动查找指定内容的下一个位置；如果单击“查并继续查找指定内会忽略当前位置，Wor

13、d找下一处”按钮， 容的下一个位置。 3 规范编排文档通过设置文本格式美化3.1 字体 默认显示字体为“宋Word 体”，字号为“五号”，字体颜色为黑色，根据实际需要可通过“开始”选项卡的“字体”组对这些格式进行更改。1设置字号、字体加粗、字体倾斜、添加设置字体、5324设置字体颜色。在一些特殊情况下，需设置特大下划线、6框中输入字号。号字体，下拉列表无法满足需求，可直接在2单击“字体”组功能扩展按钮，切换到“高级”选项卡，可用过调整字符间距使文字排列得紧凑或松散。 3.2通过段落格式美化段落 在输入文本时，按下“Enter”键进行换行后会产生段落标记“”，凡是以“”结束的一段内容便为一个段落

14、。 段落的格式设置主要包括对齐方式、缩进、间距和行距等，合理设置这些格式，可使文档结构清晰、层次分明。设置段 落格式时，需选中所要设置的文档内容部分右对齐、左对齐、居中、 312分散对其、两端对齐、645行间距、编号。段落首行缩7进设置可单击“段落”扩展按钮，在弹出的“缩进与间距”组中，“特殊格式”栏选择“首行缩进”选项，默认缩进量 为两个字符。 为了使整个文档看起来疏密有致，可对段落设置合适的间距和行距。间距指相邻两个段落之间的距离，行距指段落 行与行之间的距离。设置间距：选中需要设置间距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中，通过“段前”微调框设置段前距离，通过“段后”

15、微调框设置段后距离，完 成设置后单击“确定”按钮。设置行距：选中需要设置行距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中单击“行距”下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择段落行距，设置后单击 “确定”按钮。 页面美化和打印3.3文档制作好后，可根据实际需要对页面格式进将Word 行设置，主要包括设置页面边距、纸张大小和纸张方向等。 页边距：文档内容与页面边沿之间的距离，用于控制页面中文档内容的宽度和长度。单击“页边距”按钮，可在弹出的下拉列表中选择页面边距的大小。 纸张方向：默认情况下，纸张方向为“纵向”。若要改变其方向，可单击“纸张方向”按钮，在下拉列表中选择。 纸张大小：默认情况

16、下，纸张大小为“A4”。若要改变其大小，可单击“纸张大小”按钮，在下拉列表中选择。若需进行更详细的设置，可通过“页面设置”扩展按钮对话框实现。 “页眉”是每个页面页边距的顶部区域，通常显示书名、章节名等信息。“页脚”是每个页面页边距的底部区域，通常显示文档页码等信息。切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中选择页眉样式，所选样式的页眉将添加到页面顶端，同时文档自动进入页面编辑区，单击页眉位置可输入页眉内容，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡中还可设置页眉顶端距离参数。完成页眉编辑后，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的“导航”组中单击“转至页脚”按钮，将转

17、至当前页页脚。此时页脚为空白样式，可在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页脚”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需样式。另外，双击页眉/页脚处，可直接插入空白样式的页眉/页脚，并切换到页眉/页脚编辑状态。如果一个文档有很多页，为了打印后便于排列和阅读，应为文档添加页码，在“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需样式。 将文档制作好后，就可以打印 了，不过在这之前要进行打印预 ，如果文档中某些地方不满览意，可返回编辑状态进行修改，如图左上角返回图标。如果预览后打印范围超出纸张范围、打印页面设置等可通过“设置”进行调整。如本打算打印一页的文档打印范围超出纸

18、张范围打印预览页，点击“边距”下拉2页数为列表进行选择或设置，使文档打 印内容调整在一页上。 4制作图文并茂的文档 用图形让文档更加生动4.1为了使文档内容更加生动，可在文档创作过程中插入自选图形、艺术字等对象进行点缀。切换到“插入”选项卡，单击“插图”组中的“形状”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的绘图工具。选择后鼠标指针呈十字形状，在需要插入自选图形的位置按住鼠标左键，然后拖动鼠标进行绘制， 当拖动到合适大小的时候释放即可。 插入自选图形并将其选中后，功能区将显示“绘图工具格式”选项卡，通过该选项卡可对自选图形填充颜色、添/中插入艺术字后，可通加文字、样式设置等操作。在Word格式”选项卡

19、中的“插入形状”“形状样式”/过“绘图工具等组对艺术字文本框的格式进行设置，其操作方法与自选图形的操作方法相同。若要对艺术字文本设置填充、文本效果格式”选项卡中的“艺术字样/等格式，可通过“绘图工具式”组实现；若要对艺术字文本设置文字方向等格式，可通 过“文本”组实现。可将自选图形、提供的叠放次序与组合功能，Word通过 艺术字、等多个对象进行组合，形成一个新的操作对象，对其进行移动、调整大小等操作时，不会改变各对象的相对位置、 大小等。trl”键不放，选中多个对象，切换对齐对象：按住“C 到“绘图工具/格式”选型卡，单击“排列”组中的“对齐”下拉按钮。在弹出的下拉列表中选择需要的对齐方式，然

20、后用同样的方式设置其他对象； 设置叠放顺序：选中要设置叠放次序的对象，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中将鼠标指向需要的命令，如“置于顶层”命令。在弹出的子菜单中选择需要的放置方式，然后用同样的方法设置其他对象。 组合对象：按住“Ctrl”键不放，依次单击需要组合的对象，将其全部选中。使用鼠标右键单击其中一个对象，在弹出的快捷菜单中单击“组合”选项，在弹出的级联菜单中单击“组合”命令。 4.2用图片增强文档表现力 在制作产品说明书、公司宣传册等文档时，往往需要用插图配合文字解说，这就需要Word的图片编辑功能制作出图文并茂的文档，给读者带来精美、直观的视觉冲击。 插入图片：将光标插入点定位到

21、需要插入图片的位置，切换到“插入”选项卡，单击“图片”按钮，在弹出的对话框中选择需要插入的图片，单击“插入”。功能区将显示“图片工具/格式”选项卡，通过该选项卡，可对选中的图片进行调整颜色、设置样式和环绕方式等操作。 插入屏幕截图：切换到“插入”选项卡，单击“插图”中的“屏幕截图”按钮，在弹出的下拉列表“可用视窗”栏中，将以缩略图的形式显示当前所有活动窗口，单击某个要会自动截取改窗口图片Word2013插入的窗口缩略图。此时，并将其插入文档。使用“屏幕截图”可自由选择所需的截取选好截取区域后释放鼠标，被选中部分将呈高亮显示，区域， Word2013会自动将截取的屏幕图像插入文档。 图形修饰文档

22、4.3用SmartArt能够分析类的文档中，图形常用于各种报告、SmartArt 通过图形结构和文字说明有效地传达作者的观点和信息。 图形默认以“简单填充”SmartArt在Word2013中插入的的外观方式显示，其形状的边框颜色为蓝色，前景框的填充颜色为白色，背景框为蓝色，在实际应用中，可根据需要更图形的整体颜色或总体的外观形式，从而让图SmartArt改 形更加美观。工图形，切换到“SmartArt更改颜色：选中SmartArt样式”这样中的“更改/设计”选项卡，单击“SmartArt具 颜色”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的颜色选项。工图形，切换到“SmartArtSmartArt

23、更改外观：选中样式”组中的“外观样设计”选项卡，单击“SmartArt具/ 式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的外观样式。图形中某个形状的样式，切换如果需要更改SmartArt组中单击“更“形状”在/SmartArt到“工具格式”选项卡，改形状”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的形状选项。形状将会自动改变，保持形状为选中状态， 单击“形状样式”组中的“外观样式”下拉按钮，然后在弹出的下拉列表中选择形状的外观形式。保持形状为选中状态，单击“形状效果”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要设置的效果选项，在展开的子菜单中单击需要的效果。 4.4用表格直观显示数据 在Word201

24、3文档中插入表格的方法为：切换到“插入”选项卡，然后单击“表格”组中的“表格”按钮，在弹出的下拉列表中单击相应的选项，通过不同的方法向文档中插入表格。 插入表格：该栏下提供了一个10列8行的虚拟表格，移动鼠标可选择表格的行/列值。鼠标指针在指向的区域呈选中状态，并显示为橙色，此时文档中显示表格插入预览图。 绘制表格：单击该选项，鼠标指针呈笔状，此时可根据需要“画”出表格。 Excel电子表格：可在Word2013文档中调用Excel电子表格。 快速表格：单击该选项，可快速在文档中插入特定类型的表格，如日历等。 插入表格后，功能区将显示“表格工具/设计”、“表格工具/布局”两个选项卡，通过这两个

25、选项卡，可对表格进行相应的编辑与美化操作，如调整行高与列宽，插入与删除及合并与拆分单元格、应用表格样式等操作。 5编排与审阅文档 5.1使用目录 目录是文档中标题的列表，在编辑长篇文档时有必要编排目录。目录有两个功能，一是向读者展示文档的结构，二是指导读者进行阅读。因此，在设计目录时，我们首先需要列出各个部分的标题，然后才能针对文档的整体风格对目录进行设计。Word2013提供了几种内置样式，只需定位光标插入点，然后选择目录样式，便可自动在文档中生成目录。默认情况下，目录是以链接的形式插入的，按下“Ctrl”键，同时单击某条目录项，即可访问文档中的对应位置。此外，如果希望取消目录链接，只要按下

26、“Ctrl+Shift+F9”组合键即可。 插入目录的具体操作步骤如下：将光标插入点定位在文 档开头，切换到“引用”选项卡，然后单击“目录”组中的 “目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的目录样式。若文档的标题有改动，或者对应的页码发生了变化，可对目录进行更新操作，点击“目录”组中的“更新目录”按 钮，在弹出的对话框中根据实际情况进行设置。 文档的修订5.2在一些正式场合，文档由作者编辑完成后，一般还需要通过审阅者的审阅，在审阅文档时，通过修订和批注功能， 可在原文档的基础上进行修改和添加批注。 切换到“审阅”选项卡，在“修订”组中单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“修订”命令。“

27、修订”按钮将呈高亮显示，表示文档呈修订状态，此时对文档做的所有修改都会以修订的形式清楚反映出来。若要关闭修订功能，只要再次单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“修订”命令。此外，按下“Ctrl+Shift+E”组合键，可快速关闭和启动修订功能，对于修订过的文档，作者可对修订进行接受或拒绝操作。若接受修订，文档会保存为审阅者修改后状态；若决绝修订，文档会保存为修改前状态。 接受修订 ? 逐一接受：将光标插入点定位到要接受的修订处，在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“接受并移到下一条”或“接受此修订”选项。 ? 全部接受：在“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中