浅谈城市地下管线档案收集与移交管理体系的建立

1、浅谈城市地下管线档案收集与归档管理体系的建立福建省泉州市城市建设档案馆 林志琼【摘要】建立职责明确程序化、制度化的地下管线档案收集与归档管理体系，加强对参建单位形成文件材料管理的考核机制，强化内部审计机构职能，有效提高档案在国家经济建设中的生命力。 关键词：地下管线档案；收集归档；管理体系一、城市地下管线档案收集与归档工作中的存在问题随着城市功能的日趋完善，城市地下管线也随之不断增多，地下管线工程涵盖给水、排水、燃气、热力、电力、电信、广播电视、工业等地下管（沟）道和电缆以及相关的人防等建设项目，在地下管线建设中产生的科技文件材料的数量也相应地增加。由此，管线产权单位和参与管线建设的设计、施工

2、、监理等参建单位也日益多元化，管线产权单位只负责自己参建的那部分工程档案。当管线工程竣工时，由于工程档案材料收集工作不到位，竣工资料出现残、缺、脏、乱甚至杳无踪影现象的不为少见。形成的大量地下管线文件材料如没有及时收集与归档，由此造成档案材料不准确、不齐全，不仅会给建设单位、参建单位带来不必要的麻烦和纠纷，更将对管线工程的质量管理、日后维护、改、扩建带来无可估量的影响。如不能解决在城市建设中管线文件材料的收集与归档的规范化问题，管线档案管理将会走进恶性循环，建设积压-丢失-建设-积压-丢失的规律将长期存在。二、建立档案收集与归档规范化管理体系的意义1. 地下管线管理由“要我管理档案”到“我要管

3、理档案”意识的转变。目前，有些管线产权单位对地下管线工程档案的管理处于“要我管理档案”的意识，认为管好地下管线工程档案是上级有关部门对本单位的要求。尽管管线产权单位把地下管线管理办法纳入了项目负责人和技术人员的职责，然而在执行过程中往往有偏差。工程档案的管理并没有“三纳入”、“四同步”。建设单位平时不重视归档材料的收集与保管，工程验收前才临时指派人员来收集整理文件材料。建立地下管线档案收集与归档规范化管理体系，能够使地下管线档案管理由被动管理转变为主动管理，把地下管线档案管理纳入管线建设日常的工作中各部门的工作职责与工作流程，树立“我要管理档案”的意识，依靠各部门在地下管线建设全过程的协助配合

4、，以确保归档科技文件材料的完整、准确。2建立的地下管线管理流程是宝贵的无形资产。地下管线管理经验的形成是管理知识和实践工作的积累。参与地下管线档案收集与归档规范课题的研究，必须有丰富的工作经验，在多年来的工作经验上，进行管理创新，才能够解决地下管线工程档案普遍存在，又很难走上规范化、制度化管理的难题。今后，随着人员的调动、工作岗位的变换，有了这套完整可操作的管理流程，在地下管线建设中，建设单位基建人员和参建单位的变换，都能始终如一地执行地下管线工程档案收集与归档的管理流程，能够确保地下管线工程档案完整、准确、安全和有效利用。3.为城市建设发展提供支撑服务。一个城市，地上各种建筑和密如蛛网的地下

5、管线，构筑成一个密不可分的整体，地下管线是城市基础设施的重要组成部分，城市能源、交通、通信、环保等重大基础设施，主要依靠地下管线而起作用，是城市规划建设管理的重要基础信息。城市建设发展迅速，对地下管线的依赖性也越来越强，随着我市城市功能的日趋完善，城市地下管线也随之不断增多。因而要随着城市建设和地下管线工程的管理、维修、改造，为城市建设提供真实、可靠的数据，为维护、管理、规划建设整个城市服务。管理和利用好地下管线工程档案信息资源,避免各种管线事故发生，确保城市建设可持续发展服务。三、建立档案收集与归档规范化管理体系的做法1职责明确，建立程序化、制度化管理流程。福建省建设厅实施细则规定：“城市地

6、下管线工程档案的收集、保管、利用等具体工作，由设区市城建档案馆或县（市）城建档案管理机构（以下简称城建档案管理机构）负责。”城建档案管理机构承担了在市地下管线工程档案的收集、保管、利用等具体工作。由于地下管线涉及工程涵盖的给水、排水、燃气、热力、电力、电信、广播电视、等单位，城建档案管理机构只能对地下管线的形成与收集进行宏观的管理，大量的事务性和基础性的收集工作必须有各参建单位来承担。管线产权单位首先要加强对地下管线工程项目档案工作的领导，地下管线工程从立项、勘察、设计、施工、监理、审计到竣工验投产（使用）等全过程，纳入建设工程项目流程管理。建立地下管线工程档案工作网络，使基建部门与城建档案管

7、理机构之间的沟通更加顺畅。管线产权单位应制定地下管线建设工程档案材料归档职责，明确建设单位、分建单位和审计、财务等各职能部门在整个管线建设从科技材料的形成到竣工验收、工程决算和组卷等环节应负的职责。其次，管线产权单位的档案管理部门要承担档案业务指导职能。一是对建设单位及相关分建单位、工程监理等地下管线工程档案的形成、积累、收集、归档全过程进行监督检查和业务指导。二是对参建单位文件材料形成符合档案制成材料标准和文件材料完整率和准确率，卷内文件如何排列等操作技术的培训。三是加强对档案管理网络专、兼职档案员培训工程项目档案管理知识。四是坚持每季度对地下管线档案管理网络直属单位的工程项目档案管理情况进

8、行检查通报，促进管线产权单位档案管理水平的提高。第三，把地下管线工程项目档案管理工作纳入相关人员的岗位责任制，明确在建工程（项目）负责人就是该工程项目的兼职档案员，对相关参建单位提交的设计、施工、监理、审计和竣工等方面内容的材料进行分类、排序、编目及时向管线产权单位档案管理部门归档，做到工程项目档案材料的形成、收集、整理与工程项目建设同步进行。2加强对参建单位形成文件材料管理的考核机制，能够确保文件材料的归档质量。为进一步规范和完善通信工程建设的管理工作，加强对地下管线工程勘察、设计、施工、监理队伍的管理，提高工程建设质量，实现设计“精细化”、施工“规范化”、监理“全程化”目标，要结合产权单位

9、实际情况，制定地下管线建设工程队伍管理与考评细则等规章制度，形成对参建单位科技文件材料管理的考核机制。在案卷组卷方面，要求参建单位文件材料包装应统一规格，各类文件材料组成案卷应包含卷内文件目录，并依次装订成册。管线产权单位对竣工资料的质量、归档时间和工程审计审减率等关键点，制定了考核标准，例如：把竣工资料、结算文件的归档质量标准列入“单项工程业绩考核表”，对在建工程项目的施工和监理单位进行考核。只有强化了对中标入围建设队伍的管理考核，才能有效地提高管线产权单位工程建设质量和服务水平，把设计精细化、施工规范化、监理全程化真正落实在整个建设过程3制定地下管线工程（项目）档案材料归档规范化标准，能够

10、保证归档文件材料符合国家规范。管线产权单位应统一管线工程（项目）档案材料归档规范化标准，地下管线工程项目档案归档表格和归档档案材料均应实行统一标准各单位的基建管理人员要把好归档档案质量关，督促设计单位、施工单位和监理单位文件材料的编制、卷内文件材料页码打印，确保了档案的归档质量符合要求。工程项目档案的案卷封面样式应采用GB/T1822-89科学技术档案案卷构成的一般要求的案卷格式，为工程项目档案的整理打下良好基础。4建立地下管线档案内控制度，强化内部审计机构职能。提高地下管线档案管理水平，必须做好内部的基础管理工作。内控制度的建立是为了提高地下管线档案管理的整体水平。城市建设管理部门要建立竣工

11、地下管线档案随机抽查制度，其中档案原件材料的档物相符，从立项、批复、投资计划、合同、施工、验收、决算等各种材料签署手续完备，应列入随机抽查范围。把地下管线的“完整率”、“准确率”和“归档率”纳入基建审计指标范畴，要求审计部门按照地下管线工程建设项目审计承诺函中的条款，检查建设单位送审工程文件材料的完整率和准确率，退回不符合审计要求的文件材料。工程项目管理人员在工程档案送审时，应认真履行对送审资料完整性的检查工作，同时签订“工程建设项目审计承诺函”，承诺对资料的真实性、完整性负责，承担有关法律法规规定的法律责任。在结算资料接收阶段，工程项目审计人员必须认真核对送审资料的完整性和规范性，对于资料不齐全、不规范的（如：缺工程量计算书、图纸及签证单确认手续不完整），不予以接收，并将所缺资料以交付单方式告知项目负责人补齐后送审；对于不符合建设流程的项目，以书面形式通知管线产权单位主管部门，及时反馈建设管理中的缺陷，建议管线产权单位主管部门加强管控，进一步完善建设管理流程。总之，城市地下管线档案材料收集齐全、完整和归档工作的规范化，是保证城建档案服务于城市建设的基础性工作，而要获得齐全、完整的档案材料，则以必须全方位贯彻落实档案法为目标，调动管线产权单位各方面的积极因素，从管理创新入手，建立城市地下管线档案收集与归档管理体系，只有这样才能有效提高