置地公文管理制度

1、公文管理制度编 制：人事行政部审 核：总裁决策委员会批 准：董事长日 期：第一条目的为配合公司各项制度、文件的贯彻落实，规范文件流转管理，制订本制度。第二条范围公司内部公文的起草、呈报、签发、流转，对外公文的起草、呈报、签发、 报送；外部来文的接收、呈报、流转；公司电子邮件的管理。第三条职责公文起草部门负责公文的起草及部门内部审核，人事行政部负责公文呈报、 签发、流转，对外公文的报送由起草部门负责； 外部来文的接收由相关业务部门 接收，呈报、流转由人事行政部负责；公司 0A系统的管理统一由人事行政部负 责；人事行政部对公文的执行情况负有督办、反馈责任。第四条内容（一）公文密级管理公文密级分为“

2、机密”、“秘密”和“一般”。机密是公文密级中最高级别，公司授权相关部门负责人查阅和使用， 使用过 程中须严格向非授权人保密；秘密是公文密级中第二级别，公司授权公司内部人 员可查阅和使用，使用过程中须向非公司人员保密； 一般公文无密级管理。文件 密级由人事行政部确定。人事机密文件：人事劳动合同、工资表、人事调整申请表，归档人力资源部。 财务机密文件：公司重大重组报告、验资报告、财务报表、纳税文件、报总 部月报等，归档财务部。业务机密文件：招标标的、评标文件，归档成本部。综管秘密文件：公司制度，归档人事行政部。业务秘密文件：各类经济合同、审批的项目投资估算、用款计划、营销策划案，归档人事行政部、财

3、务部。（二）公司行文1、公司行文：以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免等和以公司名义向公司以外的单位发出的正式文件，审批流程和模板详见附件1公司行文流程控制图、附件3公司发文标准格式。2、部门行文：报告本部门重大事项的正式文件、部门业务对外发文、内部 联系函等。审批流程和模板详见附件1公司行文流程控制图、附件5部门专 项报告书。3、对外发文一律交人事行政部统一管理，部门无权直接对外发文。项目公 司授权人为项目总经理，经其签批后方可对外发文。（三）会议纪要1、公司级别纪要包括：董事长决策委员会、总裁决策委员会会议纪要；公司 年月计划会会议纪要；公司年月经济分析会

4、会议纪要等。审批流程和模板详见附 件1公司行文流程控制图、附件4公司会议纪要格式。2、部门级别会议纪要包括：公司周计划检查会议纪要、各部门内部业务会议纪要等。审批流程和模板详见附件1公司行文流程控制图、附件6部门会 议纪要格式。（四）外部来文处理公司上级单位或政府部门、行业协会等一切外部单位来文。审批流程和模板详见附件2外部来文管理流程控制图、附件8外部来文 处理表。（五）公文的督办和反馈计划类文件由计划部督办和反馈，详见计划管理制度。部门公文由发文部门督办和反馈，公司公文和外来文件由人事行政部督办和 反馈。督办情况按月呈报总裁、董事长审阅。审批流程和模板详见附件1公司行文管理操作流程控制图、附件2外部 来文管理流程控制图、附件9公文督办完成情况统计表。第五条施行本制度经董事长决策委员会批准后施行。第六条附件：1、公司行文流程控制图2、外部来文管理流程控制图3、