会务接待流程

1、会务接待流程一、会务工作总体思路（一） 任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。（二）责任到人：每项任务均有专人负责。（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备（一）成立会务组1. 会务组组长：总体负责。2. 文秘材料小组：会议邀请函、会务指南、宣传材料准备。3. 后勤保障小组：负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、饮料、水果 等）、旅游等后勤保障事宜。备注：任务分解后形成会务接待方案。（二）明确会议概况1. 全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员

2、的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）注：日程安排形成会务指南。（5）会议经费申批：根据会议概况，按照公司有关标准预算会议经费，签 报领导批准。（三）下发会议通知、登记代表名单1. 责任人：文秘材料小组。2. 责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其 他 形式通知各参会单位。通知内容应包括：(1) 会议主题(2) 参会人员(3) 会期安排(4) 会议地点与联系电话(5) 会务组联系人与联系电话(6) 报到日期(7) 有关事项(如要求自带有关材料、物品等)(8) 会议回执(附表2)(9) 会址交通导引3. 落实：会议通知以传真(可包括

3、电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会 单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成会 议代表登记表(附表3),制作会议名册。登记内容应包括：(1) 单位(2) 姓名(3) 职务(4) 性别(5) 民族(6) 到达航班与到达时间(7) 是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订会务接待指南。(四) 选定会议地点1. 责任人:后勤保障小组。2. 责任：联系几家宾馆(先前最好有一些基本了解)，实地考察、比较。应 调查的项目包括：(1) 价格(客房、会场及其他服务项目的价位)(2) 设施(客房、会议室、休闲设施、环境等)房间有无网线、是否含早餐(3) 服务(办会经验、餐饮质量

4、、服务态度等)(4) 交通(便利与否)(5) 当期有无接待能力3. 落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领 导批准后，立即完成以下工作：(1) 与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣(2) 根据会议预算在财务借款(五) 准备会议材料、用品1. 责任人:两组分工协作。2. 材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料 外，还应包括：(1) 会议代表名单(附房间号)(2) 日程安排，各项活动地点及注意事项等3. 会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：(1) 会场条幅(或现场LED显示器)(2) 会议代表证(3) 与会领导桌签(4

5、) 文件袋、笔记本、笔(5) 录音笔、照相机、摄像机(6) 便携机、打印机及纸张、投影仪(根据需要)(7) 花卉、水果及方便食品(可由宾馆准备，或自行购置、分发)(8) 药箱(备常用药品)(9) 现场安全帽的准备(六) 餐饮安排1. 责任人:后勤保障小组。2. 责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：(1)吃饭人数包间预定(3) 烟、酒水准备(4) 饭后车辆安排(七) 会场安排1. 责任人:后勤保障小组。2. 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工 作会议室领导临时休息室各次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪(八) 文体活动安排会后去周边旅游景点应按实际时间安排。(九) 房间安排1. 责任人:后勤保障小组。2. 责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括： 房间内水果、烟、矿泉水摆放。、会中服务(一) 接站(二) 签到1. 在正式报到前日，应完成以下工作：(1) 将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆(2) 统一领取代表房间钥匙(3) 花卉、水果等分发到各房间2. 签到工作包括以