合作办会流程及注意事项

1、对外合作办会运作机制、流程图示协商拟定会议主题a再次确定参会领导嘉宾提前汇总主持词、发言稿等材料撰写新闻通稿并联系媒体记者X.确定参会人员确定会议规模确定会议时间、地点X）/召开会务培训会拟定会议流程安排1拟定物料清单 拟定岗位职责fA明确主办方、协办方、承办方等各方职责丿安排会议食宿、交通等会场布置及设备调试会议当天人员物料 提前进场准备/举行会议Lj工作总结 资料归档媒体宣传跟进及效果评估I/、步骤解析（一）会议议题会议议题由主办方与协办方于会议正式举行前共同商定，一经确认且相关资料交付印制后，如无必要不得随意更 改。（二）确定参会人员、会议规模、会议时间、地点参会人员包括主办、协办方，支

2、持单位可能邀请的领导、 嘉宾，女口为培训会还包括参训人员的来源、数量，参与宣传 报道的媒体，会务工作人员等，并根据出席领导、嘉宾级别 和参会人员总人数，确定会议的档次、规模，作为会议时间、 地点的选择依据。一般情况下，会议时间、地点由主办方根据参会人员实际情况来安排，如有必要，由主 办方设计多套 备选方案，再与协办方商议后共同决定。（三）拟定会议流程安排、物料清单、会务工作岗位 职责一般情况下，由主 办方依据上述（一）（二）条内容拟定 会议流程，并根据流程需要 拟定物料清单，及会务工作涉及 岗位数量和每个 岗位的人员需求、具体职责。流程拟 定后， 可视协办方要求共同商议，作出适当调整。如遇双方

3、在出席 领导、嘉宾名单，发言顺序，主持人等关键环节上有变化，必 须及时沟通反馈，务必确保各方所知流程保持一致。会议正式举行前一天最 终确认流程，并交付印制会 议议程单，如在 此后出现变动，原则上不再在 议程单上做出修改。（四）明确主办方、协办方、承办方等各方职责物料清单和会务工作岗位职责确定后，主办、协办、承 办各方根据自身 实际情况认领物料筹备和人员安排任务。一 般情况下，物料及人 员由主办方统一安排，如需额外支援， 则由协办、承办 等单位明确联络责任人，与主办方联络责任 人对接，由主办方统一验收物料筹备情况和人员岗位分配， 协调配合完成任务。（五）召开会务培训会在会议召开前三到五天，至少

4、组织一次会务工作人员集 中培训会，由主办方负责向参与会务工作的各方全体人 员系 统讲解会务工作各岗位职责和工作要求。原则 上工作人员均 要到场，特殊情况下，每一岗位的负责人必须到场，会后再 组织小组成员进行转培训，务必确保全体会 务工作人员明确 自身职责和工作要求。条件允许 情况下，各方可就物料筹 备 和人员安排进行多次沟通，灵活方式和时间，确保至少在会 前一天所有物料和人 员安排到位。（六）再次确定参会领导嘉宾；提前汇总主持词、发 言稿等材料；撰写新闻通稿并联系媒体记者至少在会议正式举行前两天，由主办方再次向参会各方 确认出席领导、嘉宾名单，明确发言顺序。主办 方负责宣传 的人员提前汇总主持

5、词、发言稿等相关文字材料，并依据上 述材料和会 议流程撰写新 闻通稿。新闻 通稿完成后，由主 办 方宣传负责人审核，通过后若协办、承办 方提出要求，也可 参阅并提出适当的修改意 见，由主办方视情况做出修改。主办方至少在会 议前两天联系合作媒体，确定会 议 到 场采访的编辑记者人数、名称、联系方式。如协办、承办等各 方也有合作媒体可 进行宣传,则参考主办方已邀请媒体名单 再适当邀请其他媒体，并在确定到 场媒体编辑记者人数、名 称、联系方式后，至少提前一天 报主办方知晓，统一安排。会议正式举行以前，原则上参会各方不得以任何形式、 渠道向任何媒体、自媒体平台发 送新闻通稿。须 在会议结束 当天，主办

6、方宣传人员根据会议实际情况对新闻通稿进行完 善修改后，再配会 议现场图片发送给媒体。如会后新闻 宣传 中出现文图不合实际情况，并造成负面影响的，由相关方面 和具体负责人承担相应后果。（七）安排会议食宿、交通等；会场布置及设备调试主办方至少在会 议正式举行前一天，根据参会 领导、嘉 宾、参训人员的用餐、住宿、交通等需求，安排相应的餐饮、住宿地点，视情况配备相应交通工具，明确线路指引图示和 引导人员。主办方及参与会 务工作的各方人 员至少提前一天到会 场踩点，做好相关设施、设备 的安装调试工作，明确各岗位 人员站位、走位，依据流程进 行预演排练，确保各个环节顺 畅衔接，各处设施准确安放，各项设备运

7、行正常。（八）会议当天人员物料提前进场准备会议正式举行前一天，由主办方统一汇集各方筹备的物 料，并在会议当天至少于会前两小 时运抵会场。全体会务 工 作人员至少在会 议签到前一小时抵达现场，做好相应准备。（九）举行会议会议正式举行的过程中，各岗位人员必须履职尽责，按 照事先培训的要求，完成好各自工作，自 觉维护主办、协办、 承办各方公众形象。如遇特殊情况，服从主办方统一安排调配，灵活调整，确保会程顺利完成。（十）媒体宣传跟进及效果评估会议举行完毕当天，主办方宣传工作人员将新闻通稿修 改完善后报领导审核，通过后以图文形式发送给各媒体记者， 并且跟踪各个平台的 报道情况，搜集整理后 发送至参会各方。 同时，须同步完成自媒体推广，确保会 议当天