6－POS设备管理办法V1.00318

1、重庆结行移动商务有限公司掌中行ic卡特约商户pos设备管理办法第一章 总则第一条 在开展“掌中行ic卡”业务过程中，为确保“掌中行ic卡”特约商户pos设备固定资产安全，保证“掌中行ic卡”业务持续、稳定的发展，明确相关岗位职责，特制定本管理办法。第二条 本管理办法中所指的“掌中行ic卡”特约商户pos设备（以下简称pos设备）是指由我公司统一购买、安装在特约商户处、受理掌中行ic卡消费、充值等业务的专用终端设备，由主机和ic卡读写器等两部分组成。随着业务的发展，若以后出现新型掌中行ic卡受理终端设备，凡由我公司统一购买、在公司外使用的设备均按照本管理办法进行管理。第三条 除在公司外正常使用的

2、pos设备外，所有pos设备应严格做到入库管理，相应的库房有：(一) 初始设备库：保管统一采购、未安装应用程序的pos设备，及从特约商户处撤回清除原posid和回收psam卡并可正常使用的pos设备；(二) 待安装设备库：保管已安装应用程序、准备在特约商户处新安装的pos设备；(三) 故障设备库：保管由特约商户处撤回的、有使用故障的pos设备；(四) 修复设备库：保管已修复的、准备重新安装到特约商户处的pos设备；(五) 备用设备库：保管用作临时更换特约商户故障pos设备的备用pos设备；(六) 损耗设备库：保管无法修复或维修成本大于资产残值的pos设备。第四条 本管理办法为试行管理办法，重庆

3、公司市场经营部将根据实施阶段的具体情况进行调整。第二章 职责分工第五条 重庆公司各部门职责：(一) 市场经营部：根据重庆公司经营指标及业务开展情况，适时地向总公司产品部提出pos设备采购需求；(二) 行政人事部：负责pos设备数量验收和库房管理；(三) 客户服务部：负责pos设备外观验收和设备的安装、维护及回收工作；(四) 财务部：负责pos设备库房管理稽核、pos设备押金管理工作。第六条 总公司各部门职责：(一) 产品部：负责根据重庆公司市场经营部的采购需求，统一进行pos设备采购，同时根据重庆公司pos设备使用情况向设备供应商提出改进需求等；(二) 技术部：负责pos设备技术验收和程序安装

4、、软硬件检修等工作；(三) 财务部：负责根据重庆公司相关设备验收报告，向设备供应商支付采购费用，不定期的对重庆公司设备管理情况进行抽查。第三章 pos设备的采购第七条 市场经营部（以下未注明总公司的，均为重庆公司相关部门）根据公司整体经营指标，结合业务开展情况、设备库存情况及设备安装进度等因素，填写“采购申请表”，加盖重庆公司公章后，较要求pos设备到货日提前二个月将“采购申请表”原件上报总公司产品部，并将复印件交行政人事部存档。第八条 总公司产品部在收到重庆公司“采购申请表”且与重庆公司核对无误后，根据“申请表”相关内容及时与设备供应商签订采购合同，并将合同复印件交重庆公司行政人事部存档。第

5、九条 重庆公司根据总公司产品部提供的产品需求说明书与总公司技术部共同对设备供应商提供的pos设备验收无误后，入初始设备库保管，同时向产品部出具设备验收报告。第十条 总公司产品部收到验收报告后，根据采购合同相关要求，向总公司财务部申请支付采购款项。第四章 pos设备的验收第十一条 新采购的pos设备均由设备供应商直接发货给行政人事部。第十二条 总公司产品部在采购合同签定日起30个工作日以内，将重庆公司订购的pos设备“产品说明书”传递给市场经营部，经市场经营部将“说明书”中的产品说明与“采购申请表”中的需求说明核对无误后，书面通知行政人事部查收pos设备，并将产品说明书交行政人事部存档；功能与需

6、求存在差异时，总公司产品部应向市场经营部出具需求与功能差异说明，市场经营部若对差异说明认可则通知行政人事部查收设备，若不认可则申请更改设备功能。第十三条 行政人事部库房管理岗在收到设备供应商提供的pos设备时，应根据采购合同对收货时间是否准时、设备数量是否相符、设备外包装是否完好等情况进行验收，将验收情况如实填入“pos设备验收报告”的“行政人事部验收栏”中；同时将“验收报告”、采购合同复印件、产品需求说明书等文件传递给客户服务部，由客户服务部对设备外观等进行验收。第十四条 客户服务部客户经理岗根据采购合同、产品说明书对pos设备外观、配件情况进行验收，主要验收设备外观是否完好、各部分是否能正

7、常插拔、配件是否完整、机身标识是否完整正确等；同时如实填写“pos设备验收报告”的“客户服务部验收栏”，并将验收不合格的设备退回行政人事部，将验收合格的设备连同“验收报告”、采购合同、产品说明书等一并交与总公司技术部验收。第十五条 总公司技术部运维支撑岗根据采购合同、产品说明书及相关技术标准对pos设备各项功能、技术指标进行验收，如实填写“pos设备验收报告”的“技术验收栏”，并将验收完毕的设备连同“验收报告”、采购合同、产品说明书等一并交与行政人事部。第十六条 行政人事部在收到“验收报告”的当天，将验收合格的pos设备记入“初始设备库”或“备用设备库”，将验收不合格的pos设备退还设备供应商

8、，要求设备供应商另行提供数量相等、功能需求相同的pos设备；同时将“验收报告”交与市场经营部，留存复印件。第十七条 在一次采购中，对于设备供应商每批次提供的pos设备（包括因验收不合格而要求重新提供的pos设备）均按照第十三、十四、十五条中相关规定进行验收，只有当每批次提供的pos设备验收不合格率低于5%（含）时，该次采购设备方可认为整体验收成功。第十八条 在验收成功后，市场经营部将该次采购中的所有验收报告一并上报总公司产品部；总公司产品部根据验收报告、采购合同向总公司财务部请款，支付设备供应商货款。第十九条 pos设备验收应对每套设备进行普查验收；当连续三次采购一次性验收不合格率均低于5%（

9、含），自第四次采购起可对pos设备进行抽查验收，抽查率不得低于50%（含）；当连续六次采购一次性验收不合格率均低于5%（含），自第七次采购验收抽查率不得低于30%（含）；其中任意一次验收不合格率高于5%，则需要对本次采购所有pos设备进行普查验收，之后的采购也必须进行普查，并以此类推。第二十条 对于同一批次的pos设备，连续三次验收不合格率均高于5%的，行政人事部只签收、入库验收合格设备，对于本次采购整体按照设备供应商未完全履约处理，并在“验收报告”中注明，由市场经营部上报总公司产品部，申请按照采购合同相关条款进行处理。第二十一条 对于连续两次未完全履约的供应商，重庆公司有权拒收其任何pos设

10、备。第五章 pos设备的使用第二十二条 总公司技术部运维支撑岗根据客户服务部提供的设备安装通知书中的相关要求，从行政人事部“初始设备库”中领出初始设备，灌制应用程序；在pos设备应用测试通过后，填写设备安装通知书，将通知书交与客户服务部callcenter，并将pos设备入行政人事部“待安装设备库”中。第二十三条 callcenter将安装通知书派发给相应的客户经理；客户经理凭安装通知书从“待安装设备库”领出相应pos设备，到商户处安装，并由商户签收设备（具体安装流程参见掌中行ic卡特约商户管理办法）。第六章 pos设备的维护第二十四条 当特约商户正在使用的pos设备出现故障时，callcen

11、ter出具“设备维修通知单”通知客户经理上门现场维修；客户经理上门维修时，发现故障无法现场排除，收回故障pos设备，并在“维修通知单”上注明商户明细信息及故障具体表述。第二十五条 客户经理回收的故障pos设备，最迟应在次个工作日上午9：30前交行政人事部入“故障设备库”，并附“维修通知单”。第二十六条 行政人事部每个工作日在上午10：00前将“故障设备库”库存情况通报给总公司技术部运维支撑岗。第二十七条 运维支撑岗在当天上午11：00前将“故障设备库”的库存pos设备领出，根据“维修通知单”信息进行故障排除；若无法实现在当天排除的，则应从“备用设备库”中领取备用pos设备，并根据“维修通知单”

12、的商户信息灌制程序，测试通过后在下午14：00前入“待安装设备库”，并通知callcenter。第二十八条第二十九条第三十条 待添加的隐藏文字内容2callcenter向相应客户经理出具“安装通知书”，客户经理根据“安装通知书”从“待安装设备库”领出备用设备，并在当天内完成商户安装工作。第三十一条 总公司技术部将故障设备修复并测试通过后，最迟在次个工作日上午9:00前将修复设备交行政人事部入“修复设备库”，并附“维修通知单”。第三十二条 行政人事部每个工作日上午10:00前将“修复设备库”库存情况通报给callcenter中心，由callcenter中心在上午11:00前安排客户经理领出库存p

13、os设备及“维修通知单”。第三十三条 客户经理在当天将修复pos设备安装到特约商户处，并收回备用设备；最迟在次个工作日上午9：30前交行政人事部入“备用设备库”。第七章 pos设备的损耗第三十二条 总公司技术部在维修故障pos设备时，对于确定无法修复的pos设备，将pos设备无法修复部分交行政人事部入“损耗设备库”，可正常使用部分入“备用设备库”，并在“维修通知单”上注明维修情况，递交给行政人事部。第三十三条 行政人事部根据“维修通知单”从“初始设备库”调对应数量的成套pos设备入“备用设备库”；留存“维修通知单”复印件，原件交callcenter。第三十四条 callcenter根据“维修通

14、知单”修改相应的特约商户设备安装资料，并通知客户经理重新与商户签收设备；如因商户认为原因导致设备损耗需追究商户责任的，应通知客户经理追究商户相关责任（具体流程见掌中行ic卡特约商户管理办法。第八章 设备的库房管理第三十五条 行政人事部库房管理岗应做好各个库房管理，并分库房单列账簿，独立记账。第三十六条 每次验收合格的pos设备，应按照一定比例分别入“初始设备库”和“备用设备库”管理，其中“备用设备库”的库存设备数量不得低于“初始设备库”库存数量的10%。第三十七条 库房管理岗应每周最后一个工作日（每月的最后三个工作日内）出具pos设备库房管理周（月）报表，向公司领导及各部门总监汇报整体库存情况。第三十八条 若“待修设备库”、“修复设备库”出现延时未领出的情况，库房管理岗应在次日将延时情况向公司领导及各部门总监通报。第三十九条 若“初始设备库”库存低于200台（含）时，库房管理岗应及时向公司领导及市场总监提出“低库存”报警；低于100台（含）时，应提出“超低库存”报警。第九