07档案室管理制度

1、档案管理制度62编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-10档案管理制度1.总则为规范公司档案管理，使档案的立卷、归档、借阅、保管、保密等符合国家法规规 定，特制定本制度。2. 档案整理立卷归档制度2.1公司机关各部门及各所属单位必须责成专人负责 ，按各类档案的归档范围、标准、期 限进行档案的收集、整理、立卷、送档案室归档保存。2.2工程技术、质量、安全、设备及科技档案由工程管理部负责收集、整理、装订，送 档案室归档；财务档案由财务资产部负责；人事档案、劳动工资档案由劳动人事部 负责；文书档案由办公室负责；工程合同、内外部经营合同由市场开发部负责。2.3各类档案包括文字和声像，均按有关立

2、卷装订的标准进行整理归档。为确保档案的 规范，档案室负责人要进行必要的业务指导。2.4有关工程档案，须在工程竣工后由工程管理部会同项目负责人进行收集整理，由主 管经理审定后交公司档案室保存。 各部室在管理中形成的立卷材料须在次年第一季 度前由部室长审定后交公司档案室归档。随机获取的重要文件、证件证书、各类证 明等均应及时送交档案室登记保存。2.5归档文件的验收：1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短少应立即追查归档。2）文件如经抽存，应由部室长签字确认。3）清点归档文件办理手续是否完备，如归档文件资料不完整、不准确、不系统或发现其它不符合归档标准时，应拒绝归档保存，立即退回经办部门重新收集整

3、理, 再有遗漏由各单位部门负责人负责。4）归档文件资料要字迹清楚，目录及案卷题名简明，采用“三眼一线”方法装订， 装订整洁，封面采用微机打字，符合立卷归档标准。3. 文件归档制度 3.1归档文件的形式档案管理人员要负责制订归档文件资料的案卷类目，根据类目及时做好催缴、收存 工作并提前做好各单位、部门有关档案整理的指导工作，确保档案一次归案，符合 标准，避免重复工作，具体要求如下：3.1.1各部室日常工作中形成的文件资料，应按部门职能范围，指定专人负责收集、保 存、积累按期整理归档。3.1.2. 各子、分公司内部管理文件资料，由各子、分公司各职能部门按业务范围，指定 专人负责收集、保存按期归档。

4、3.1.3. 工程技术文件资料，由项目负责人指定专人负责收集、保存、积累，待一定时间 后整理送交公司工程管理部统一汇总审定，由工程部审定后送回公司档案室归 档。3.2归案时间3.2.1. 公司管理工作中形成的各种文件、信息、资料在第二年的第一季度内经部门负责 人审定后送交公司档案室存档。3.2.2. 各子、分公司本年度需归档的文字资料，应整理成册，在年底送交公司档案室存 档。3.2.3. 工程项目档案必须在工程竣工验收后，由项目负责审定后交公司工程部审定，经 主管经理批示后送公司档案室存档。3.2.4. 各类案件在结案过程中的案卷可以跨年度整理，结案后归档。3.3归档分类根据企业档案分类的基本

5、原则，结合本公司管理分工的实际，公司档案分类设置党 群工作、行政管理类、科技类、财务会计类和声像类5大类。3.4归档范围3.4.1. 党群工作类1）党务：公司党委工作中形成的综合性文件资料、党代会及党委各种工作会议记录等2）组织：公司党委组织建设、党员管理、建党等组织发展管理活动中形成的文件 资料以及思想政治工作和精神文明建设、企业文化方面的资料。3）纪检：纪检监察和信仿工作资料。4）工会：职代会、劳动竞赛、文体活动、女工工作、劳保福利。5）共表团：共青团工作、团员大会、团费管理等。3.4.2. 行政管理类1）行政：行政管理综合性事务中普发性文件，公司级会议，内部机构设置等。2）经营：公司重大

6、经营决策、管理体制改革；公司中长期发展规划，年度计划、 总结；综合统计年报表；内外部经营合同。3）保卫：治安综合治理，案件审理等。4)5)人事劳资：员工招聘、 后勤福利：员工住房、录用、调级、劳务出口、劳动工资等。 宿舍、食堂、区域管理，第三产业管理等。计划生育管理。 公司管理：企业开放、6)资质就位、换证工作等。7)3.4.3. 科技类1) 工程：土建施工、设备安装、电气仪表。其范围包括：施工准备文件；工程施 工招投标；工程合同；开工报告；工程技术要求、交底；图纸会审纪要；施工组 织设计；施工方案；安全措施；隐蔽工程记录；分部、分项工程质量检查；中间 交接验收记录；工程质量评定；原材料及构件

7、出厂证明；质量鉴定等试验报告； 设计变更；材料代用核定；安装记录；焊接试验记录；交工验收记录；财务预、 决算；操作检查记录；锅炉安装质量证明书；汽车设备年度内保养记录；竣工报 告；竣工验收质量证明书等资料。2) 科研：计划、规划、总结；新材料、新工艺、新机具研究、试验计划方案，分 析报告、总结等；计量检测。3.4.4. 财务会计类资金管理、会计管理、资金流通等，包括所有会计凭证、会计帐薄、会计报表以 及会计档案移交清册、保管清册、销毁清册和财务审计报告。3.4.5. 声像类工程照片、人物照片、各类具有保存价值的录音、录像带、磁盘。4. 工程技术档案整理归档制度4.14.24.34.44.5工程

8、技术档案必须与工程同步。档案的编制执行辽宁省工程技术档案编制办法。工程技术档案归档时间的要求：工程技术档案在工程申请交工验收的同时，将工程技术档案报送到公司工程管理 部，工程管理部经过审核，合格后方可报送到城建档案馆，由城建档案馆出具工程 档案检验合格证，项目技术负责人将检验合格证移交到建设单位，建设单位组织竣 工验收备案。工程技术档案要求一式四份，分发给建设单位、城建档案馆、公司档案室、监理单 位，移交给城建档案馆的档案必须是用档案笔或碳素水书写的第一页档案，必须是 原件，其它三个部门可以是复写的。工程技术档案必须整理齐全，字迹工整，按抚顺市档案组卷办法目录进行装订。移交到建设单位及监理单位

9、的档案必须有回执，将档案回执移交给公司工程管理部。4.64.74.8对于单位工程技术档案必须由总包单位技术负责人将档案资料归整齐全统一上交。上交到公司档案室的档案资料同上交城建档案馆资料增加施工日记、施工方案（施 工组织设计）技术交底，一并交给公司档案室。上交给建设单位、公司档案室及监理单位的档案，要求工程竣工20天之内将档案移 交完毕。4.94.9.1竣工技术档案目录4.9.1.14.9.1.24.9.1.34.9.1.44.9.1.54.9.1.64.9.1.74.9.1.84.9.1.94.9.1.10向城建档案馆移交档案内容排列顺序如下： 竣工技术档案目录与单位工程相关的政府有关职能部

10、门的批文批件汇总表 参建各方相互制约的合同或协议汇总表与单位工程建设相关的单位及其负责人汇总表 单位工程建设相关单位及负责人汇总表 工程开工报告竣工验收申请报告、单位工程移交工检验收证明 有关单位工程质量评定的文件商品住宅工程质量保证书土建专业资料4.9.1.114.9.1.124.9.1.134.9.1.144.9.1.154.9.1.16工程质量保修书 图纸会审与设计变更 设计变更通知单汇总目录 工程定位测量及观测记录 分部工程质量评定表 分部工程分项工程质量评定表汇总目录 单位工程质量综合评定、质量保证资料核查表、观感质量评定表4.9.1.174.9.1.184.9.1.194.9.1.

11、204.9.1.214.9.1.224.9.1.23工程质量事故报告及处理记录 施工技术质量安全交底汇总目录 水泥出厂合格证和试验报告 钢筋、钢丝出厂合格证和试验报告 结构型钢和试验报告焊条与焊剂合格证和试验报告 砼小型空心砌块出厂合格证和试验报告734.9.1.244.9.1.254.9.1.26烧结普通砖出厂合格证和试验报告建筑用砖出厂合格证和试验报告蒸压加气砼砌块出厂合格证或试验报告、干压陶瓷砖出厂合格证或试验报告4.9.1.274.9.1.284.9.1.294.9.1.304.9.1.314.9.1.324.9.1.334.9.1.344.9.1.354.9.1.364.9.1.37

12、4.9.1.384.9.1.394.9.1.404.9.1.414.9.1.424.9.1.434.9.1.444.9.1.454.9.1.464.9.1.474.9.1.484.9.1.494.9.1.504.9.1.514.9.1.524.9.1.534.9.1.544.9.1.554.9.1.564.9.1.57天然大理石板材出厂合格证或试验报告 防水卷材合格证和试验报告 玛碲脂配合比试验报告 沥青合格证和试验报告 胶结密封材料测试报告 保温、隔热材料试验报告 砂子和碎（卵）石试验报告 滑石灰粉和生石灰粉出厂合格证或试验报告 水泥、型钢、钢筋出厂合格证与进场试验报告汇总目录 建筑构、配件

13、出厂合格证、外墙保温板合格证 木、铝合金、塑料门窗合格证 预拌混凝土合格证、建筑设备及配件出厂合格证 土壤干土质量密度试验报告 基桩桩身质量及其单桩承载力检测报告 基础与主体结构检测报告 砂浆、砼配合比通知单 砂浆试件抗压强度试验报告 砂浆试件抗压强度统计、评定记录 混凝土试件抗压强度试验报告 混凝土试件抗渗等级试验报告 混凝土试件抗压强度统计、评定记录 钢筋焊接试件试验报告 金属焊接探伤试验报告 地基土允许承载力复查记录 结构验收记录 钢筋混凝土灌注（预制）桩的施工记录、桩位图 地基验槽与回填土隐蔽记录 吊装工程隐蔽检查验收记录 砖石、砌体配筋变形缝及地下部位隐蔽工程检查验收记录 钢筋工程隐

14、蔽检查验收记录 混凝土工程隐蔽检查验收记录4.9.1.58 屋（楼）面防水、地下防水及顶棚工程隐蔽检查验收记录4.9.1.594.9.1.60暖卫与燃气工程专业资料4.9.1.614.9.1.624.9.1.634.9.1.644.9.1.654.9.1.664.9.1.674.9.1.684.9.1.694.9.1.704.9.1.714.9.1.724.9.1.734.9.1.744.9.1.754.9.1.764.9.1.774.9.1.784.9.1.794.9.1.80电气与电梯专业资料4.9.1.814.9.1.824.9.1.834.9.1.844.9.1.854.9.1.864

15、.9.1.87玻璃幕墙与铝、塑门窗工程隐蔽验收记录 隐蔽工程检查验收记录汇总目录 图纸会审记录与设计变更通知单 设计变更通知单汇总目录 分部工程质量评定表分部工程分项工程质量评定表汇总目录 质量保证资料核查表、观感质量评定表 室外埋地管道竣工测量记录材料、设备出厂合格证与试验报告（通用阀门、排水用PVC-U管材）采暖管道和设备试压记录 给水管道和设备试压记录 消防管道和设备试压记录 排水管道和设备试压记录 燃气管道和设备试压记录 空调制冷管道和设备试压记录 管道吹洗、吹扫、清洗记录 给、排水管道通水、通球试验记录 锅炉、烧（煮）炉设备试运行记录 建筑采暖与锅炉安装工程隐蔽记录 给、排水管道工程

16、隐蔽记录（包括室外） 燃气管道工程隐蔽记录（包括室外） 隐蔽工程检查验收记录汇总目录 图纸会审记录与设计变更通知单 设计变更通知单汇总目录 分部工程质量评定表分部工程分项工程质量评定表汇总目录 质量保证资料核查表、观感质量评定表 电缆工程竣工定位测量记录 材料、设备出厂合格证和试验报告（开关、插座，电工塑料套管等）4.9.1.88电气、电梯设备试验、调整记录4.9.1.894.9.1.904.9.1.914.9.1.924.9.1.934.9.1.944.9.1.954.9.1.96变压器交流耐压试验记录 电力、电缆、电机试验记录 通电试验记录 接地电阻与绝缘电阻测试记录 电梯负载运行试验记录

17、牵引机承重梁安装记录及导轨安装记录 建筑电气安装工程隐蔽记录（包括室外） 电梯安装工程隐蔽记录隐蔽工程检查验收记录汇总目录4.9.1.97通风与空调工程专业资料4.9.1.984.9.1.994.9.1.1004.9.1.1014.9.1.1024.9.1.1034.9.1.1044.9.1.1054.9.1.1064.9.1.1074.9.1.1084.9.1.1094.9.1.1104.9.1.1114.9.1.1124.9.1.113竣工图开工、交工、竣工报告（指单独立项）图纸会审记录与设计变更通知单设计变更通知单汇总目录 分部工程质量评定表分部工程分项工程质量评定表汇总目录 质量保证资

18、料核查表、观感质量评定表 地下管道定位测量记录材料、设备出厂合格证和试验报告 空调制冷管道、设备试压记录 通风机、制冷机试运转记录 通风与空调系统调试记录 各类设备、阀门试压满水记录 管道冲洗试验记录通风与空调管道工程隐蔽记录（包括室外） 管道防腐、保温隐蔽记录隐蔽工程检查验收记录汇总目录4.9.1.1144.9.1.1154.9.1.1164.9.1.1174.9.1.1184.9.1.1194.9.1.1204.9.1.121建筑部分结构部分给、排水、采暖与煤气部分 电气部分通风与空调部分电梯部分 装饰部分 工程外线部分4.9.1.123 地下管线综合图（居住小区或厂区）5. 档案保管制度

19、5.1. 公司档案室为办公室负责管理的独立工作部门，档案员具体负责档案保管、收进、 移出登记和查阅、借阅工作。档案室接收档案必须认真验收，并登记办理接交手续, 确保档案的完整与安全。5.2. 存放档案必须有专用框架、排架，放法科学合理，档案存放安全、保密且便于查找。5.3 .底图存放以平放为宜，除修改、送晒外，不得外借5.4. 要定期进行库藏档案清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案及 时进行修改和复制。5.5. 保存档案要有专门库房，并具备良好的卫生环境及防盗、防火、防光、防尘、防有 害生物、防污染等安全措施。5.6. 档案室使用符合国家标准的档案用品及装具，备有消防器材和温、

20、湿度计，要实现 档案管理规范化、现代化。5.7. 严禁任何人私自保存他人档案，对利用档案材料营私的严肃处理。违反中华人民 共和国档案法和中华人民共和国保密法的要求依法追究责任。6. 档案借阅制度6.1. 查、借阅档案或复制档案必须以组织、单位或部门按其工作范围进行，严禁以个 名义查档。6.2. 查、借阅档案包括复制、抄录等须经主管档案工作负责人批准或经公司分管经理 批准，履行查、借阅登记手续。原则上档案原件不外借。6.3. 查阅档案应在指定阅览室查阅，需带走的档案，经分管经理批准后办理手续。6.4. 档案借出（归还），交接双方都应根据档案卷内目录进行清点并签字，如发现缺 损，应立即追加、弥补并及时向分管经理汇报，作出处理。6.5. 外单位调阅和查阅档案，需凭单位介绍信并详细填写档案名称、调阅人姓名和调 查理由等，介绍信附后，经分管经理批准后方可调阅。如需复制的，由档案室负责 人进行复制。6.6. 查、借用人必须爱护档案，不得遗失、损毁、折叠、涂改或作任何标注，以保护 档案历史真实面貌。7. 档案保密制度7.1公司机