2021年英语信函写作的7C原则(2)

1、英语信函写作的7C原则(2) 英语信函写作的7C原则 3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如： 例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the re _ipt. 短短的一句话就告诉了对方两层意思：随信附上了100万美元的支票;受到支票后请通知写信人。 以上例(1)、(3

2、)、(4)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞 _的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。 当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写 _如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。 (二)避免客套罗嗦、语义重复。 如果可以用40个字写完 _,却花了100个字作长篇

3、累牍的叙述,这样的写 _实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话( clich )和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如： 例(5)：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us

4、 your reply by fax without delay. (我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期 _天，如果你方友好地容许我方延期 _天交货，请速电复无误。) 本句由42个单词组成，要求将交货日期延迟 _天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为： Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until Apr

5、il 21. (如果统一我方将交货时间延期至四月 _一日，请速电复。) 例(6): With referen _ to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the _tter carefully and are pleased to _ you that we will be willing to allow you an additional 90 days to _ke payment on your note. 这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读

6、信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With referen _ to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the _tter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且

7、会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为： We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20. 你会发现原稿(英文)一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。 在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大

8、障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写 _应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思(A paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友英语应用文大典第76页)如： 例(7)：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the mercial banks to suspend their business of opening

9、a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much con _rned about the oute of this movement toward

10、 restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from Fran _. 以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。 读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点： 1. 伊朗 _银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证; 2. 这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消;3. 希望对方随时告知有关情况。 按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下： It is reported that the Iranian Central B