值班工作PPT精选文档

1、1,秘书实务国家精品资源共享课,课程负责人：禹明华,课程主讲人：周妮、刘婕,2,项目三 做好办公室常规事务工作,模块二 秘书办事模块,3,知识目标 值班工作的内容、任务和要求 能力目标 能够安排值班工作 教学重点 如何安排值班工作 教学方法 讲解、讨论、案例分析法,任务四 值班工作,4,任务导入,国庆节期间，公司将按照国务院的有关规定，放假7天。为了加强国庆期间公司的安全保卫工作，公司安排了值班。10月6日，轮到办公室高山秘书值班，到午夜时分，高秘书忽然接到保卫的电话，说有一个自称是张总亲戚的陌生男子要找张总，说有急事要找张总，高秘书接到电话后该怎么做,5,任务分析,随着生产力和科学技术的发展

2、，业务联系，人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日内发生，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，因而需要有人值班，以补正常工作日的不足。 国庆7天长假，天地公司当然也得要安排人手值班，以确保整个单位正常运转,6,一）值班的含义与分类 1、含义 值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度,相关知识点分析,7,2、分类,1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的值班，如大中型

3、单位的总值班室； （2）专项值班，即只负责处理某一项事务的值班，如单位内部各职能部门的值班,8,1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如秘书机构的日常值班； （2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人员交替担任的值班，如节假日值班,9,1）永久性值班，单位专门设立的值班室； （2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内进行的值班。 在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守,10,二）编制值班表,平日需要有人值班的办公室,节假日值班办公室,11,2值班表的内容,1）列出值班时限和具体值班时间。 （2）按照要求填入值班人员姓名。 （3）标明值班的地点

4、。 （4）标明负责人姓名或带班人姓名。 （5）有时须用简明的文字标明值班的工作内容。 （6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名,12,某集团公司国庆放假值班表,13,点击添加标题,三）工作的内容、任务,14,1、负责信息沟通和通讯联络,接受并登记紧急文件,收受并转送电报,15,2、负责公务接洽和来访接待,16,外来人员登记表,17,来访接待记录表,编号： 值班人,18,3、处理突发事件确保安全,2）具体办理。如立即向领导报告，接受领导指示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险；或依靠邻近单位或部队；或保护事故现场；或配合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到最低程度，在领导人未批示前可采取临时

5、应急措施,19,4、做好值班记录保持工作连续,值班记录主要包括值班登记及值班日志。值班登记主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班日志是将值班过程中接收的任务及完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事后查考,20,值班日志,21,四）值班工作的要求,22,1热情服务，照章办事 值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。 2问明情况

6、，做好记录 无论什么时候接到的电话，不论事情大小，都要问明情况，如来电者姓名、单位、职务（职业）、来电时间、反映情况的内容等，并一一认真做好记录。有条件的还可配备录音电话,23,3重要情况，及时报告 所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速按领导指示承办。 4完成工作，办理交接 一些能在值班时间内处理好的事务，当班人员尽量处理完。上一班的值班人员应把值班情况、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚，并按照规定的时间、程序做好交接工作，以保证值班事务的连续

7、性,24,五）任务实施,天地公司高秘书接到保卫电话后，他应该这么做,25,案例分析,据中国青年报4月30日报道，H省A市委近日向全市发出通报，对擅自离开工作岗位造成工作严重失职的原市政府副秘书长P，免去其市政府副秘书长、市政府办公室党组副书记、市政办公室正处级督察员职务，调离市政府办公室,26,据了解，在防治某重大疫情的严峻形势下，身为防治重大疫情指挥部综合住处组负责人的P，却撤离工作岗位长达5小时之久。4月26日下午，P主持召开了有关部门相关人员会议后，未按要求及时半会议情况反馈给指挥部，又应约与一个体老板等人在某大酒店吃晚饭，然后又到歌厅唱歌。在此时间内，市重大疫情指挥部多次电话与其联系，都没能