办公自动化介绍

1、办公自动化介绍办公自动化 （ Office Automation, 简称 OA ）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生 命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。 办公室自动化英文 原称 Office Automation ，缩写为 OA 。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务 性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处 理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、 新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域

2、。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文 本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采 用计算机文字处理技术生产各种文档， 存储各种文档， 采用其它先进设备， 如复印机、 传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基 本特征。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除 了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分 析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。人是系统第一因素，即办公室主要因

3、素是工作人员，包括各种人员，除了传统办 公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其 它设备维护人员等。技术设备，计算机是另一因素。 设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印 机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。 而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系 统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软 件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入 信息时代后的一种新概念。早期的办

4、公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理， 实现了文档的共享及 简单的查询功能；随着数据库技术的发展，客户服务器结构的出现，OA （ Office Automation ）系统进入了 DBMS 的阶段；办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是 在 LotusNotes 、 Microsoft Exchange 出现以后，所提供的工作流机制及非结构化数 据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理、工作流定义等重要的 OA 功能， O A 应用进入了实用化的阶段；但随着管理水平的提高， Internet 技术的出现，单单实 现文档管理和流转已经不能满足要求， OA 的重心开始由文档的处理转入了数据

5、的分 析，即所说的决策系统，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处 理及分析程序作为中间层， 浏览器作为前台 （三层次结构） 的 OA 模式， 这种模式下，OA可以将 OA 系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内，可以通过系统看到、分析、得到更全面的信息。基于 B/S 结构的办公自动化系统，适用于施 工企业的办公自动化，它涵盖日常办公管理的基本流,具有较强的通用性。 2办公自动化的内涵和外延在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自 动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网( Intran et )，从办公性质来看，

6、办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看， 办公自动化应是信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说 实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础 上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手 段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将 办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的 两个明显特征

7、是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公 系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。 办公自动化技术三个层次OA 系统、 信息管理级 OA 系统和决策支持级 OA 系统是广义的或完整的 OA 系 统构成中的三个功能层次。 三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算 机数据网络通信手段做出。一体化的 OA 系统的含义是利用现代化的计算机网络通信 系统把三个层次的 OA 系统集成一个完整的 OA 系统，使办公信息的流通更为合理， 减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网 络化的 OA 系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公

8、信息的运转更为紧凑有效，而 且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距 离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。第一个层次OA (办公自动化)技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的 小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型 办公自动化系统。 办公事务 OA 中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子 表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报 表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的 不同应用程序之间可以互相调用或共享数据

9、，以便提高办公事务处理的效率。这种办 公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。 此外，在 办公事务处理级上可以使用多种 OA 子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、 智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统 等。在公用服务业、 公司等经营业务方面， 使用计算机替代人工处理的工作日益增多， 如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。 事务型或业务型 的 OA 系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公 效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。第二个层次信息管理型 OA

10、 系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系 统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。 信息管理型的办公 系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体 化的办公信息处理系统。 综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。 例如， 在政府机关， 这些综合信息包括政策、 法令、 法规， 有关上级政府和下属机构的公文、 信函等的政务信息； 一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有 综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业 务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位

11、，为了优化 日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数 据库。这个数据库建立在事务级 OA 系统基础之上，构成信息管理型的 OA 系统。第三个层次决策支持型 OA 系统是第三个层次。它建立在信息管理级 OA 系统的基础上。它 使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策 数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上 的 OA 已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： （ 1 ）集成化。 软硬件及网络产品的集成，人与系统的集

12、成，单一办公系统同 社会公众信息系统的集成，组成了 “无缝集成 ”的开放式系统。（ 2）智能化。 面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别， 对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 （ 3 ）多媒体化。 包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。（ 4 ）运用电子数据交换（ EDI ）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自 动化处理。这个层次包括信息管理型 OA 系统和决策型 OA 系统。 例子 事务级 OA 系统称 之为普通办公自动化系统，而信息管理级 OA 系统和决策支持级 OA 系统称之为高级 办公自动化系统。 例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期

13、的收集各区、 县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处 理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导 在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关 的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。 例如，北京市东城区政府 报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有 关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要

14、研究全市的经费 预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式 把决定这一信息反馈给东城区政府。 这个例子中，信息以文件方式传递、处理；领 导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的 意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用 计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料 数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供 若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。 再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法

15、规信息数据库系统、市 政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资 料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。 另外，如果市政府办公系统和区 政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理 业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。 所以，办公室自动化 系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业 务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化 系统。办公自动化意义虽然诸如 Lotus 1-2-3 和 MS Office 系列的许多应用软件可以提高办公效率， 但 是这

16、仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的 是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。 由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电 话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广， 甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将 诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮 就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。办公自动化还是一个企业与整个

17、世界联系的渠道，企业的 Intranet 网络可以和 I nternet 相联。一方面，企业的员工可以在 Internet 上查找有关的技术资料、市场行 情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet 访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信办公自息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己 的 Intranet 网络联接到 Internet 上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。 动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展

18、形成良性循环。 办公自动化（ OfficeAutomation ，简称 OA ）是 20 世纪 70 年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性 技术。我国的 OA 经过从 80 年代末至今 10 多年的发展， 已从最初提供面向单机的辅助 办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化到底 要解决什么问题呢？我们说， 办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、 数字化， 就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工 作。 具体来说，主要实现下面七个方面的功能：（一 ）建立内部的通信平台。 建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信 息交流快捷

19、通畅。（二 ）建立信息发布的平台。 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例 如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告 事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播， 使员工能够了解单位的发展 动态。（三 ）实现工作流程的自动化 。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗 位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在 着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一 些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同 工作的效率。 （四）实现文档管理的自动化。 可使各类文

20、档（包括各种文件、知识、信息） 能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量 的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保 存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在 非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使 各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共 享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册 一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规 章制度、各种技术文件等等，只要他的身

21、份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都 能看到，这样就减少了很多培训环节。 （五）辅助办公。 它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、 图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公， 实现了这些辅助办 公的自动化。 （六）信息集成。 我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、 ERP 等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这 些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的 反应速度和决策能力。（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公

22、和跨地域办公成为很迫切的一种需 求。办公自动化程度和自动化方法b aa Q.v v目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。已经建立了自己的Intran et网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的

23、信息渠道畅通；通过In ternet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intran et网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三 类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发

24、通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生 的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可 达到目前办公自动化的最高水平。那么，什么样的企业适合使用办公自动化（0A）系统？几乎所有企业都适合使用办公自动化（0A）系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是： 1信息化尚未入门的企业由于没有信息化应用基础，先上办公自动化（0A），注0A有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后 业务领域企业信息化工作的开展。2 信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心

25、的企业信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如 ERP ，给企业方面的信心打 击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为 一种选择。3 缺少信息化资金准备的企业信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因 此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化 （OA） ，有利于企业逐 步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。4 已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业办公自动化 （OA） 与业务管理系统互为补充， 可以丰富并完善企业信息化工作的形 式与内容。掌握办公自动化，需要学会商务办公

26、基础（打印、复印、传真等）；Word 的窗口介绍，数据录入方法，字符格式化操作方法。Word 中的常用排版，包括段落格式化，页面格式化。Word 中如何插入图片、文本框、艺术字， Word 中如何绘图。Word 的表格操作。Excel 的窗口介绍，数据录入方法，表格的格式设置。Excel 中的公式与常用函数的应用方法。Excel 中的高级应用，如图表的插入，数据透视表的制作。如何使用 PowerPoint 制作精美的演示文稿。办公自动化历史演变起步阶段（ 1985 年1993 年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数 据库系统，使日常办公也开始运用 IT 技术，提高了文件等资料管

27、理水平。这一阶段 实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最 需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。应用阶段（ 1993 年 2002 年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时 间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为 OA 的应用提供了基础保证，这个阶段 OA 的主要特点是以网 络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基 础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大 地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营

28、效率。发展阶段（ 2002 年至今 ）： OA 应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先 的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营 信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应 具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以 及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。办公自动化软件介绍Word 主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行书信、公文、 报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作；Excel 主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据

29、汇总等工作；PowerPoint 主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等， 甚至可以制作贺卡、 流 程图、组织结构图等；这几个软件之间的内容可以互相调用，互相连接，或利用复制粘贴功能共享数据 资源。Lotus 公司的 Smartsuite 是另一个流行的办公套件，商业办公领域应用广泛。WPS 我国珠海金山软件股份有限公司推出。OpenOffice 5 年前一家名为 Star 的德国公司开始致力于开发一个跨平台的办公 软件 StarOffice 并提供免费下载。它是世界上唯一一个非常接近 Microsoft Office 而 又可以跨平台的产品。 2 年前 Sun 公司收购了 Star 软件公司，

30、并继续开发，直至 20 00 年 10 月 13 日传出惊人消息： Sun 开放了 StarOffice 的绝大部分源代码，并且成 立了 OepnO 组织专门从事开放源代码办公软件的开发工作。现在基于 OpenOffice 开发的软件遵循两种协议： 要开放源代码的 GPL 协议或不 开放源代码的 SISSL 商业版权协议， RedOffice 就是遵循后者的。 3 办公自动化的发展方向办公自动化的发展方向应该是数字化办公。 所谓数字化办公即几乎所有的办公业 务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术 的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能

31、的。从管理体制和工作习惯的角度 来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制， 使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管 理人员原有的工作习惯、 工作方式和法律体系有很强的惯性， 短时间内改变尚需时日。 尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。 数字化办公的基本框架实现数字化办公既不同于传统的 OA ，也不同于 MIS 的建设，它的结构是 Intran et 网的结构，它的构建思路是自上而下的，即首先把整个内部网看成是一个整体，这 个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，我们称这个基础为内网平台，就 好象 PC

32、 必需有一个操作系统为基础一样。内网平台负责所有用户对象的管理、负责 所有网络资源（含网络应用）的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和 提供常用的网络服务（如邮件、论坛、导航、检索和公告等）。在平台的基础之上， 插接各种业务应用（可理解为传统的MIS ），这些应用都是网络资源。用户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和服务，使用户在网 络环境下办公。数字化办公的技术思路实现数字化办公必需有良好的技术支撑， 考虑到数字化办公的授权和开放这两个 特点，首选技术应该是互连网技术及标准，在此基础上采用相关技术。实现数字化办公离不开工作流技术， 目前比较流行的是以邮

33、件系统为基础的工作 流技术，或叫群件技术。现在随着 WEB 技术的发展，基于 Intranet 模式下的工作流 软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不 需使用专用的邮件系统做消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方 便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是 一致的。因此基于 WEB 的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。办公自动化的发展策略根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题， 使我国办公自动化建设走上健康 快速发展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策：在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制

34、转向专业化和产品化实施体制，确 保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以 办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。在技术选向方面：选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能 代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。关键应用主张自主 开发，发展民族产业。在技术结构方面，尽快从 Client/Server 结构体系转 Browser/ Server 结构体系，采用 B/S 思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服 务器端，是标准的三层结构体系。系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。系统设计方法：考虑到我国办公自动化的

35、现状，采用生命周期法和快速原型法相 结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范和分布实 施的原则。在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着 眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设 计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。在实现方法方面，从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统（ CAS ）理论进行 实现， 即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统， 该系统能够适应环境变化， 系统使用越久，积累的有价值的东西就越多。 4 .OA 应用面临的新需求 随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要

36、一个可以实现 内外资源整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平。具体表现在： 1）需要一个高效的协同管理工作平台 能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人 之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理 .2 ）需要一个有效的知识资产管理平台 过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽 视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉 淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。3 ）需要一个个性化的系统访问门户 传统的 OA 功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的 需

37、求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行 功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。4）需要一个良好的组织文化管理平台 开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工 与员工间的直接沟通机会越来越少， 组织需要构建新的文化环境， 便于员工相互沟通、 增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。5）需要一个集中的信息整合呈现平台 办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系 统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地 解决组织内 “信息孤岛 ”问题。6 ）需要

38、一个灵活的业务流程整合平台 当组织面临客户不断提出端到端（ End to End ）的服务时，员工办公环境将会 越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响 应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的 OA 系统将以知识管理为核心、以实 时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。OA 未来趋势之七个演变伴随着企业信息化发展的浪潮汹涌， 组织流程的固化、 改进、 知识的积累、 应用、 技术的创新、提升， OA 也在不断求新求变，最终 OA 系统将会脱胎换骨，全新的 智能型自动化的 OA 将

39、成为未来的发展方向，将更关注组织的决策效率，提供决策支 持、知识挖掘、商业智能等全面系统服务。届时 OA 可能不叫 OA ，换为更能体现其 价值的名称，例如 企业知识门户 EKP 、管理支撑平台 MSS 等，这已经远远超出传 统 OA 的范畴，演变成为企业的综合性强大管理支撑平台。作为我国机关企事业信息化的应用基础， 办公自动化今后如何发展演变将对我国 信息产业格局、机关企事业信息化的应用普及产生重要影响，那么 OA 未来 3-6 年将 如何演绎？笔者为此扼要形象地将未来 OA 的面貌概括为 七化 ：人性化：传统的 OA 功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的 需求也不尽

40、相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行 功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。 这与合强软件目标一样，未来 OA 的门户更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开 放性，强调人与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可 以拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前人去找系统 的现状，实现 系统找人 的全新理念，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和 释放人的潜能， 并真正让企业的数据、 信息转变为一种能够指导人行为的意念、 能力。 其实 人性化 也即一种 自动化 。无线化：利用新技术，使移动 OA

41、 协同应用成为未来增长点。信息终端应用正在全面推进 融合， 3G 无线移动技术在中国的应用已经指日可待，它使融合了计算机技术、通信 技术、互联网技术的移动设备将成为个人办公必备信息终端，在此载体上的移动 OA 协同应用将是管理的巨大亮点，实现无处不在、无时不在的实时动态管理，这将给传 统 OA 带来重大的飞跃。目前国内一些主流 OA 软件企业正积极利用现代手机移动技 术，使 OA 移动办公、无线掌控将可信手拈来，随时随处可行。智能化：随着网络和信息时代的发展， 用户在进行业务数据处理时， 面对越来越多的数据， 如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能 (BI) 分析工作，帮助用户快速的从这些

42、数据中发现一些潜在的商业规律与机会，提高用户的工作绩效， （ 续致信网上一页 内容 ）将对用户产生巨大的吸引力。 在微软的 Office 2007 版本中已经提供了一些基本 的商业智能的功能， 如通过不同颜色显示数据的大小和按照进度条来反应数值的大小 等，相信未来会有更多的这方面功能。另外办公软件还有一些其他的发展趋势，以合 强软件为例，今后 OA 软件本身将更加智能化，如可自定义邮件、短信规则、强大自 我修复功能、人机对话、影视播放、界面更加绚丽多彩等等。协同化：近年来不少企业都建立自己的办公系统，并上马了财务管理软件，还陆续引入了进销存、 ERP 、SCM 、HR 、CRM 等系统，这些系

43、统虽在提升企业效率和管理的同时， 也形成了各自为政的信息孤岛，无法形成整合效应来帮助企业更高效管理和决策。因 此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋，将愈来愈受企 业的欢迎。因此未来 OA 将向协同办公平台大步前进，协同 OA 系统能把企业中已存 在的 MIS 系统、 ERP 系统、财务系统等存储的企业经营管理业务数据集成到工作流 系统中，使得系统界面统一、账户统一，业务间通过流程进行紧密集成，将来还有可 能与电子政务中的公文流转、信息发布、核查审批等系统实现无缝集成协同。因此协 同理念和协同应用将更多的被纳入 OA 中，实现从传统 OA 到现代协同 OA 转变。强 调协

44、同， 不仅仅是 OA 内部的协同， 而应该是 OA 与其它多种业务系统间的充分协同、 无缝对接。通用化 :90 年代初出现的 项目式开发 OA 以及之后的 完全产品化 OA ，但其满足用户 个性需求 和适应性需求 、低成本普及 方面则实在让人难以乐观， 而通用 OA 是 O A 技术不断进步的结果，正如 Windows 最终替代了 DOS 系统，其更强通用性、适应 性以及适中的价格， 更符合用户的广泛需求， 创造了大规模普及的充分条件， 通用 O A 显然是符合未来软件技术发展潮流。但为解决部分用户对通用等于无用 的疑虑，通用化应具有行业化某些特性，而不是空泛粗浅的通用化，能结合行业的应用特点

45、、 功能对口需求，未来 OA 的应用推广将更为迅捷有效。门户化 :OA 是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，可以联结企业各个岗位上的各个 工作人员，可以联结企业各类信息系统和信息资源。在基于企业战略和流程的大前提 下，通过类似 门户 的技术对业务系统进行整合，使得ERP 、CRM 、PDC 等系统中的结构化的数据能通过门户能够在管理支撑系统中展现出来，提供决策支持、知识挖 掘、商业智能等一体化服务，实现企业数字化、知识化、虚拟化，这时可能它不叫 OA，换为更能体现其价值的名称如”企业知识门户 EKP、”管理支撑平台 MSS等，转变成为 一点即通 的企业综合性管理支撑门户。网络化：网络和信息时

46、代的日新月异，如何能将现有的OA 系统与互联网方轻松的衔接是OA 未来之势。如 GOOGLE 推出了网上在线的文档处理软件和电子表格软件，实现 了网上办公的无缝衔接；微软 Office 用户可直接在 Office 软件中搜索到与其工作相 关的网络上的资源、 用户可在 Office 软件中直接撰写自己的 BLOG ，并将其发送到网 上的 BLOG 空间，实现移动办公。这给国内 OA 软件商指明未来一个前进方向，如何 将现有的 OA 系统与互联网有效地衔接互动，而不是另起一页 ，将决定自己的竞争力、市场地位。未来的 OA 将融合了协同、知能、门户、蓝牙等精髓，OA 这棵 老树 必定绽放 新花 ，脱

47、胎换骨，重新焕发出迷人的光彩。1国内知名的 OA 软件用友致远 OA 软件 北京华胜龙腾 OA 软件 华天动力 OA 软件 泛微 OA 软件 信 达 OA 软件 金蝶 OA 软件 办公自动化解决方案企业配备电话、传真、电脑、构建企业内部管理局域网，只能建立了传递信息， 辅助决策的基本平台，还不能改变信息化社会的整体格局，当前，在全国兴起的以互 联网为先导的信息化浪潮，将会使企业信息化建设的作用发生根本转变，信息化建设 将由目前的辅助决策位置转变为经营管理活动的中心位置。企业作为现代经济生活中最活跃的经济因素， 信息化建设在企业经营管理中的位置也会在这一时代大潮中产生 根本转变。企业应该视自己的

48、现有信息化程度，建立自己相应的现代企业管理系统，这主要 包括办公自动化 (OA) 、客户关系管理 (CRM) 、企业资源计划 (ERP) 等。企业应该视自 己的实际情况和客观需要决定实施的先后和时间。我们的方案是：先解决办公中的手 续烦杂，浪费严重问题，实施基于 WEB 的 OA 或者基于 NOTES 的 OA， OA 系统比 较规范，实施周期短，见效快，并可作为以后的信息平台的数据交换平台，为以后信 息交换和知识管理打下坚实的基础。然后，建立CRM 和 ERP 系统，解决销售、决策、市场和客户管理于一体的一条龙服务乃至企业内部人力资源、财务、 质量等管理，使企业迈入现代化管理的殿堂！一、系统

49、应用框架二、系统特点采用先进的办公自动化技术， 将应用单位各种现代化办公设备与办公人员组成完 整的人 -机信息处理系统，并用其处理各部门的办公业务。实现用户内部信息的网上 共享和交流，不仅能够实现人与人、部门与部门之间的公文传递，还能够完成充分利 用各种信息资源，辅助领导决策，提高用户的办公效率和办公质量。通过广域网，系 统还可以实现单位之间传递电子公文。强大的流程监控能力 任何人都能对自己所办的文件或事务进行督办，如果办理超时，系统可以自动发 催办单。任何时候，拥有权限的个人用户都可以查看文件的办理情况，如办理人、办 理时间、办理意见、延误时间等，并且可对超时或紧急要办的文件或事务进行催办。多种提示机制 提示的方式可以有邮件提示、计算机屏幕提示、手机短信提示，当有文件或信息 到达时，无论