TPQP003文件控制程序

1、深圳市拓普照明有限公司文件资料控制程序程序编号： tpqp-003 生效日期： 2010/01/28 版本： a 制定： 审核： 批准：深圳市拓普照明有限公司serial no:编 号： tpqp-003version:版 本： a/0标题：文件资料控制程序page:页 码： 151 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。2 范围本程序适用于公司内部品质管理体系有关文件（包括品质手册、程序文件、作业指导文件、品质计划、技术文件等）的控制，以及外来文件和标准的控制与管理。3 职责3.1 总经

2、理负责批准、发布品质手册。3.2 品质负责人批准、发布程序文件。3.3 品质部负责体系文件及部分外来文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审。3.4 技术开发部负责技术文件及部分外来文件的归口管理、控制。3.5 办公室负责行政管理文件及部分外来文件的归口管理、控制。3.6 各部门负责相关文件的编制、使用和保存。3.7 各部门负责本部门与品质管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4 程序4.1 文件的分类4.1.1 按文件性质分类a) 品质手册，其中包括形成文件的品质方针和品质目标的声明。b) 为品质管理体系所编制的程序文件。c) 公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括品质计划

3、、技术标准、企业标准、作业指导书、工艺规程、检验规程、技术文件等。d) 强制性产品认证工厂品质保证能力要求所要求的记录，包括品质记录、表格等。e) 外来文件包括法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准和顾客提供的图样或技术资料等。4.1.2 按文件载体分类：a） 纸张性文件。b） 非纸张性文件。4.2 文件的编号4.2.1 品质手册编号 tp qm - *序列号连接符品质手册企业缩写深圳市拓普照明有限公司serial no:编 号： tpqp-001version:版 本： a/0标题：文件资料控制程序page:页 码： 25例如：“tpqm-001”表示深圳市拓普照明有限公司发布

4、的品质手册是企业标准,tp代表(toppo),001代表第一版。4.2.2 程序文件编号 tp qp - *序列号连接符品质程序企业缩写例如：tpqp-003文件资料控制程序表示深圳市拓普照明有限公司发布的程序文件，对应品质手册的第3个文件. 4.2.3 品质记录编号本条详见tpqp-004品质记录控制程序4.2.4 作业指导书及标准编号,规程编号 按 tpwi-序列号/ tpqs-序列号/tpsop-序列号. tpwi代表公司内部作业指导 tpqs代表内部品质标准,tpsop代表操作规程.tp代表公司. 4.2.4 其他企业标准文件的编号 fnt pur - *序列号连接符企业部门简写企业缩

5、写各部门代码规定如下：用部门的英文字母缩写.人事部-hr，设计开发部-rd，生产部-pd，品质控制部-qc,品质部-qa，仓库-wh,采购-pur例如：fnt-qa-001led日光灯电源检验规程表示xxxx公司品质部发布的第1个对于led日光灯电源检验的规程。4.2.5 技术图样和文件的编号按国家标准或行业标准及设计文件完整性标准执行。4.2.6 外来文件编号按各自原来的编号。4.3 文件的编写和审批4.3.1 品质手册由品质部组织编写，经品质负责人审核，总经理批准。4.3.2 程序文件由相关部门编写，各归口管理部门部长审核，品质负责人批准。4.3.3 其他文件分别由相关部门编制，各部门负责

6、人审批，重大项目由品质负责人或总经理批准。深圳市拓普照明有限公司serial no:编 号： tpqp-001version:版 本： a/0标题：文件资料控制程序page:页 码： 354.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。4.4 文件的发放4.4.1 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放、回收要填写“文件发放回收记录”4.4.2 公司范围内及向审核机构发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章。向顾客提供的文件为“非受控”文件。4.4.3 受控文件发放要注明发放编号，按tp001tp999发放号进行发放，发放编号原则如下： tp *序号（从001开始）文件发

7、放代号4.4.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由品质部收回。4.4.5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。4.4.6 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。4.5 文件的评审每年三季度由品质部会同办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。4.6 文件的更改与换版4.6.1 体系文件的更改，由品质部组织实施。填写“文件更改申请通知”，经总经理或品质负责人批准后实施。品质部应保留文件更改内容的记录。4.6.2 其他文件的更改，

8、由相应主管部门填写“文件更改申请通知”，经原审核人员审批。若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。4.6.3 文件更改时，要按规定做好记录。所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。4.6.4 文件页数较多，更改页数较少，则仅更改修改之页，更换修改之页后，文件的版本号不变，页/章版号须变更，页/章版号用依次用“a”、“b”、“c”、“d”、“e”表示。4.6.5 任何页/章的版号更改五次时，即页/章版号为“e”时，要更换版本，重新印发。新版本文件各页/章的版号重新由“a”开始，品质记录表格每更改一次要换版本。4.6.6 文件更改的方式，如换版、换页、局部

9、修改等，需在“文件更改申请通知”中注明。4.6.7 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。4.7 文件的保存及销毁4.7.1 与品质管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。4.7.2 所有的文件原稿及其“文件发放回收记录”由品质部统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。4.7.3 品质部负责编制并及时更新“受控文件清单”，以反映版本最新状况。4.7.4 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。深圳市拓普照明有限公司serial no:编 号： tpqp-001version:版 本：

10、a/0标题：文件资料控制程序page:页 码： 454.7.5 如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封皮右上角加盖“作废”印章。4.7.6 对要销毁的作废文件，由相关部门填写“文件销毁申请记录”，经品质负责人批准后，由品质部授权相关部门销毁。4.7.7 作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。4.8 外来文件控制4.8.1 外来文件由相关部门管理。收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，控制分发以确保其有效。4.8.2 技术开发部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，适时宣贯，并编写或更新“外来文件目录”。4.9 文件管理确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件

11、上乱涂画、拆页，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.10 记录记录是一种特殊的文件，按tpqp-004品质记录控制程序执行。4.11 非纸张性文件的控制4.11.1 分类a） 电子文件（即文件贮存在磁盘或光盘上）。b） 胶片文件。c） 音像文件（文件贮存在录音录像带、胶卷或其它数码设备上的声音或图像信息文件）。4.11.2 要求a) 设计和开发中涉及计算机软件开发平台时，方案评审阶段应对特殊要求提出说明，确定应编制的文档的种类并备案，作为应交付资料的一部分。在不同的设计和开发阶段，技术开发部应检查应交付的文档的正确性、完整性b) 在产品鉴定前，项目负责人应会同技术开发部对所开发的

12、软件的正确性进行测试，并检查应交付的文档的正确性和完整性。4.11.3 签署a） 一般应复制成纸张性文件后，进行手签。对不能制成纸张性文件的，在文件审签完成后，由审签人员在纸张b） 性的审批结论上签署。c） 在磁盘上签署。4.11.4 贮存a） 非纸张性文件应有源盘、拷贝盘。其中原盘存于品质部，拷贝盘提供使用。b） 非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防震、防磁等。c) 胶片文件可复制成纸张性文件进行控制，并妥善保存原件。4.11.5 更改a） 由设计者或编制者填写“文件更改申请通知”，经签署完整后，技术开发部方可接收，并存磁 盘。b) 对零星的更改单，经签署

13、后可暂时更改蓝图或复印图，到一定阶段时集中更改磁盘。深圳市拓普照明有限公司serial no:编 号： tpqp-001version:版 本： a/0标题：文件资料控制程序page:页 码： 55c) 磁盘更改由品质部负责，更改完成后绘制白图或底图，交设计者校核无误后，按更改后的磁盘更改相应的磁盘，将原始文件覆盖，作为新版本由品质部存档。5 相关文件5.1 品质记录控制程序6 品质记录6.1 文件发放回收记录6.2 文件更改申请通知6.3 受控文件清单6.4 文件销毁申请记录6.5 外来文件清单6.6 文件借阅、复制记录深圳市拓普照明有限公司文件发放清单编号qr-01 版本：a序号文件名称编

14、号分发号版本发放记录部门签收日期份数制定： 审核：深圳市拓普照明有限公司文件发放、回收记录编号qr-02 版本：a序号文件名称编号分发号版本发放记录回收记录部门签收日期份数签回日期份数制定： 审核：深圳市拓普照明有限公司文件更改记表编号qr-03 版本:a 序号文件编号文件名称版本第 次更改更改方式生效日期申请部门及更改人审批部门及批准人编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期深圳市拓普照明有限公司受控文件清单编号：qr-04 版本： a 页码：序号受控文件名称编号版本记录归属保存期备注1品质手册tpqm-001a文控中心三年2人力资源控制程序tpqp-001a文控中心三年3机器设备控制程

15、序tpqp-002a文控中心三年4文件资料控制程序tpqp-003a文控中心三年5品质记录控制程序tpqp-004a文控中心三年6采购管理程序tpqp-005a文控中心三年7供应商评审控制程序程序tpqp-006a文控中心三年8进料检验程序tpqp-007a文控中心长期9生产过程控制程序tpqp-008a文控中心三年10检验和试验控制程序tpqp-009a文控中心三年11监视和测量装置控制程序tpqp-010a文控中心三年12不合格品控制程序tpqp-011a文控中心三年13内部品质审核程序tpqp-012a文控中心三年14管理评审控制程序tpqp-013a文控中心三年15纠正及预防措施控制程

16、序tpqp-014a文控中心三年16认证产品变更控制程序.tpqp-015a文控中心三年17认证标识管理程序tpqp-016a文控中心三年18产品防护控制程序tpqp-017a文控中心三年编制人： 日期：深圳市拓普照明有限公司受控文件清单编号：qr-04 版本： a 页码：序号记录名称编号版本记录归属保存期备注19客户要求管理程序tpqp-018a文控中心三年20led来料检验作业指导tpwi-001a文控中心三年21led日光灯电源来料检验作业指导tpwi-002a文控中心三年22铝管来料检验作业指导tpwi-003a文控中心三年23面罩带来料检验作业指导tpwi-004a文控中心三年24堵

17、头带来料检验检验指导tpwi-005a文控中心三年25pcb板来料检验指导tpwi-006a文控中心三年26led灯管标签来料检验指导tpwi-007a文控中心三年27电源线来料检验指导tpwi-008a文控中心三年28电源线焊接作业指导tpwi-009a文控中心三年29穿绝缘套作业指导tpwi-010a文控中心三年30led灯管装堵头作业指导tpwi-011a文控中心三年31半成品电性作业指导tpwi-012a文控中心三年32贴标签、检查、装箱作业指导tpwi-013a文控中心三年33耐压测试仪操作规程tpwi-014a文控中心三年34相位匝比测试仪操作规程tpwi-015a文控中心三年35

18、tpwi-016a文控中心三年36tpwi-017a文控中心三年37tpwi-018a文控中心三年编制人： 日期：深圳市拓普照明有限公司外来文件一览表编号：qr-05 版本： a 页码：序号外来文件名称编号版本记录归属保存期备注1a文控中心一年2a文控中心一年3a文控中心一年4a文控中心一年5a文控中心一年6a文控中心一年7a文控中心一年8a文控中心一年9a文控中心一年10a文控中心一年11a文控中心一年12a文控中心一年13a文控中心一年14a文控中心一年15a文控中心一年16a文控中心一年17a文控中心一年18a文控中心一年编制人： 日期：qr-06 深圳市拓普照明有限公司 工程技术更改通知（ecn）产 品 名 称产 品 型 号变 更 日 期关联物料单编号ecn