工程建设档案管理制度

1、工程建设档案管理制度档案管理贯穿于项目申请到竣工验收、回访的全过程，应与基本建设同步进 行。建管、监理、施工单位、设计单位、调试单位应注意收集、整理工程有关数 据,并纳入日常工作，以确保数据和图纸的齐全、完整、准确、系统和便于查询。一、各相关单位档案管理职责1 建管 负责对工程各部门档案的规范化、标准化的指导和管理。 对工程档案的收集、整理、编制、归类提出建议。 确定单位工程总编号以及档案的编辑方式，并使其符合有关规定。施工单 位的工程总编号应由施工单位提出，由项目监理机构和建管共同审查通过， 并与 建管确定的档案管理办法保持一致。 工程竣工时，协助工程部接受全部工程档案并移交城建档案馆。 负

2、责工程建设全过程档案数据管理的组织协调工作。 负责工程前期文件（包括项目建议书及审批档、环境预测及调查报告、由 发出、接收的招、投标文件及签订的合同等）收集、整理和归档工作。 负责收集、整理验收交接档。 负责接受工程的全部档案。 负责提交工程建设的总结。2项目监理机构负责提交监理过程中形成的有关工程质量、工期、投资监理等方面的全部档材料，监理工作总结。3 设计单位负责提交下列数据： 工程各设计阶段的设计档； 全部设计修改通知单； 全套、完整的竣工图（一式二份）； 设计总结。4 施工单位负责提交全套、完整的竣工数据（一式二份），其中包括： 施工、安装全部技术记录； 全部工程建设期间的工程技术核定

3、单及工程变更单 （含设计变更通知单）； 工程照片数据 （每个单位工程应有 20 至 30 张反映不同施工阶段或工序 的照片）； 施工工作总结。5质量部门负责提交建筑工程质量验收统一标准 GB50300-2001 所规定 的档材料。二、工程建设档案格式 1工程档案案卷的分类、组卷、编目、卷皮规格及其制作材料的质量应符合建设工程文件归档整理规范 GB/T50308-2001的规定和川建发2002126号 档的要求。2所有来往文件、数据，原则上均需用 A4纸（210X 297mm）（对于附 图可根据实际情况决定） 。 外观整齐，装订成册（不得使用金属钉装订），每册厚度不得超过30cm, 卷内应按顺序

4、编排页码，每卷内应附卷内目录，卷内目录要求打印，样本见建 设工程文件归档整理规范GB/T50308-2001附表D，单位工程竣工数据为多卷 时，第一卷应附总目录。 书写、签字禁止使用圆珠笔、纯兰墨水笔或铅笔。 文件及记录、数据等原则上均应打印（现场记录除外），且不准使用色带 打印机和复写纸。 工程照片数据集中组卷， 采用统一的工程照片数据册。 每张照片要有简短、 完整、明了的文字说明。3编号规定：（1）。编号由以下部分组成即： 项目代码 ,单位代码,标段-单体建筑物楼号 *-* 。（2）各单位在 单体建筑物楼号 代码的后面可根据自己的规定编排表格类别 号和流水号，管理公司不作统一要求。（ 3）

5、工程档案文件应统一编号，编号第一部份统一要求如下： 项目代码为：LPXJ （“乐平新居”拼音的第一个字母）； 单位代码：公司名称+单位代码；管理单位为 XNGL监理单位为JKJL; 土建单位为HTTJ;综合安装单位为*AZ、二装单位*EZ; 标段： 1 、 2、 3、 4 标段；9”号楼；* 号文件；* 号文件，* 号文件；般用四位 单体建筑物楼号： 按招标文件分为“ 1、2、3、4、5、6、7、8、 地下室统一为 00 号； 编号参考样本：如监理发文：LPXJ-JKJL3-00+文件号，表示：监理3标段地下室的 如土建发文 : -00+ 文件号，表示 : 土建 3 标段地下室的 * 号文件；

6、 如安装发文：LPXJ-*AZ3-00+文件号，表示：安装3标段地下室的 如二装发文：LPXJ-*EZ3-00+文件号，表示：二装3标段地下室的 表格类别和流水号： 表格类别一般用二个数字母表示， 流水号一 数字表示。三、表格类别规定1监理用表： LPXJ-JKJL3监理人员月登记表 监理单位现场月工作考核分项表（附考核内容） 施工单位管理人员月登记表 土建总包单位现场工作考核分项表（附考核内容） 专题报告设计成品（图纸、档案）确认单 施工图会审会议纪要 进度情况月对比表 会议签到表见证取样送检见证人授权书甲供材料设备进场计划表甲供材料设备采购月报表甲供材料设备样品月清单 甲供材料设备封样清单

7、 供货商供货质量、进度月考核表 旁站监理纪录表不合格项目提出及处理通知单工程暂停令工程付款监理审查意见表 工程款支付情况登记表 工作联系单 监理工程师通知单 监理备忘录 工程变更单 卷内目录 费用索赔审批表 工程最终延期审批表 施工合同月登记汇总表 施工合同总结报告 竣工移交证书 2土建施工用表： LPXJ-HTTJ3 施工组织设计（方案）报审表 工程开工报审表 复工申请表 商品生产供应委托书 混凝土浇筑申请 施工测量放线报审表 沉降观测成果表 建筑材料报审表 工程构配件报审表 主要工程设备选型报审表 装饰、装修材料现场认可表 电梯设备进场验收记录表 （工程）报验申请表 整改复查报审表 土建交

8、付安装中间验收交接表 安装交付调试中间验收交接表（）月完成工程量报审表工程付款清单申报表（兴南公司专用表格） 工程付款申请表（兴南公司专用表格） 工程质量问题（事故报告单） 工程质量问题（事故）处理方案报审单 工作联系单专题报告监理工程师通知回复单技术核定报审表卷内目录技术、经济签证核定单分包单位资格报审表费用索赔申请表延长工期申请表工程验收告知单、工程竣工报验单四、各单位工程均应根据工程的实际情况并参考 建筑工程施工质量验收统 一标准 GB50300-2001 的条文说明，由施工单位编写质量验收范围划分表 确定质量检验及评定项目的划分；各检验单位（部门）的检验范围；各分项工程 质量检验及评定

9、标准的套用。 单位工程总编号由建管确定， 分部、分项工程编号 由施工单位按 建设工程文件归档整理规定 有关规定确定。 质量验评范围表应 列入竣工数据。五、土建、安装、二装工程数据表格一律采用成都市建委 200742 号文颁布 于 2007 年 5 月 1 日起正式执行的 第二版。六、竣工档材料要求内容真实、齐全，技术数据准确、可靠，字体清楚、工 整。七、编制竣工图要求：1编制竣工图的形式和深度（1）凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖 “竣工图 ”标志后，即作为竣工图（2）凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为 竣工图的，可不

10、重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明 修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖 “竣工图 ”标志后，即作为 竣工图。（3）几结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不 宜再在原施工图上修改、 补充者， 应重新绘制改变后的竣工图。 由于设计原因造 成的，由设计单位负责重新绘图； 由于施工原因造成的， 由施工单位负责重新绘 图；由于其他原因造成的， 由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。 施工单位 负责在新图上加盖 “竣工图 ”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、 扩建工程涉及原有工程项目变更时， 应将相关项目的竣工图资 料统一整理归档，并在

11、原图案卷内增补必要的说明。（4）竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图 面整洁、字迹清楚。 不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。 竣工图要经承担 施工的技术负责人审核签认。2编制竣工图的分工 （1）建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图， 总包单位除应编制自行施工的竣工图外， 还应负责汇总整理各分包单位编制的竣 工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、 准确的竣工 图。（2）建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的，各施工单位应负 责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。（3）建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工

12、图的编制、检验和交 接等问题。（4）建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工 图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。3竣工图编制的套数本项目应编制竣工图 两套 ，一套送城建档案部门归档， 一套由生产或使用单 位保存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时 明确规定。4竣工图编制费用竣工图编制费用以第 2条的分工及第 3条规定的套数为基准， 增加部分的费 用由建设单位负责。竣工验收后需要复制的，复制费用由使用单位负责。八、关于原件和复印件1凡合同、协议、签证、工程验收交接书、等档材料均应为正本（即必须 有各代表方符合规定的亲笔签字

13、， 有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章） 归档， 签字方不能用副本或复印件归档。2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、工程技术 核定单、工程变更单（含设计变更通知单） 等表格和数据均应用 70g 以上的 A4、 A3 规格白色书写材料书写并按要求份数提供原件；验收签证单中的各方人员必 须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名归档。3对于已经形成或不可避免将要形成的复印件必须重新签署和盖章，即签 名和公章不得复印。 对于原材料以及设备的出厂合格证件复印后必须由发送单位 签字并加盖公章后注明原件存放处。九、档案文件各个部分所附表格中注明的表格出版份数仅为操作过程中各有 关方面需要留

14、存及备查的份数， 没有包括工程竣工后向建管归档的份数， 因此各 单位在上述表格出版时还应加上归档的二份（原件） ，工程其它原始数据提交份 数如下：工程前期依据性文件移交一份原件。设计基础数据、工程设计文件移交一份原件。土建、水工、及设备安装档移交一式两份原件。（5工程质量监督文件、监理档，要求移交二份原件。竣工图档，要求移交一式两份。十、文件档案目录1工程准备阶段（建设单位）文件项目建议书；项目建议书及其审批档；可行性研究报告及附件；关于立项有关的会议纪要、领导讲话；勘察、测绘、设计档；招投标文件；开工审批档；施工预算；建设、施工、监理机构及负责人名单。2施工文件施工组织设计；技术交底；图纸会

15、审记录；施工日志；控制网设置数据；基槽开挖线测量资料；施工安全措施；验槽记录和地基处理记录；桩基施工记录；工程图纸变更记录；施工材料预制构件质量证明档及复试试验报告；施工试验记录；隐蔽工程检查记录；施工记录；工程质量检验记录；3、监理文件施工合同文件及委托监理合同；勘察设计档；监理规划；监理实施细则；分包单位资格报审表；设计交底与图纸会审会议纪要；施工组织设计（方案）报审表； 工程开工报审、复工报审及工程暂停令； 测量核验资料；工程材料、构配件、设备的质量证明档；检查试验数据；工程变更数据； 隐蔽、分项工程验收数据； 工程进度计划； 监理通知； 监理工作联系单； 会议纪要； 来往信函； 监理日

16、志；监理月报； （含当月工程实例照片 12 张） 分部工程、单位工程等验收数据； 索赔文件数据；竣工结算审核意见书； 监理工作总结。4设备及管线安装档案 设备安装技术记录和签证； 电缆敷设记录（包括接头位置、路径、代用） ； 焊接、热处理检验记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、 质量评定及总结；隐蔽过程中间验收记录与签证； 重要的施工材料（如焊条、保温材料等）性能证件，按规定的抽样化验记 录和报告；分部方案、措施、记录与报告和验收签证； 施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证； 工程变更单（含设计变更通知单） ；5设备档案 主要设备出厂说明书、合格证件、手册、图纸等技术档； 设备合同及合同附件、索赔文件； 工程变更单（含设计变更通知单） 。6工程质量监督与监理档案工程各阶段、质量监督站形成的质量监检记