5、材料采购和成本控制程序

1、标题：材料采购和成本控制程序 本页/总页：10/10 版本/更改：A/4雅居乐地产控股有限公司AGILE PROPERTY HOLDINGS LTD.文件编号AH/C-CL-03 版本/更改A/4材料采购和成本控制程序 本页/总页1/101、目的规范采购操作流程，提高采购工作效率，有效降低采购成本。2、适用范围本程序适用于所有从事材料采购的业务人员，只要涉及材料采购业务活动的，便视为材料采购业务人员。3、具体流程3.1材料申购操作程序3.1.1申购部门根据工程进度和实际需求填写物品申购单或工程材料计划单，要求清晰填写申购单位、申购人、申购日期、希望完成日期、预计需金额、物品名称、规格、请购数量

2、、预计单价、金额、使用位置等。物品申购单必须先经由仓库复核并提交采购部门制定产品采购分析表后，再由申购部门结合产品采购分析表按08年集团行政中心颁布的雅集20081号通知有关财务审批权限规定上呈审批。3.1.2采购部门接收各部门的物品申购单或工程材料计划单执行采购任务时，应初审申购单据和报价单据是否审批完善。一般情况下，接到手续不齐全的物品申购单应直接退回给申购部门，待审批手续完善后方可操作。对于特殊需急用的申购材料，必须取得项目或区域负责人同意，超出审批权限还得经由主管董事批示才可执行采购，且事后必须及时补齐相关审批手续。3.2材料定板操作程序采购责任人接收申购部门提交的物品申购单或工程材料

3、计划单，首先了解该批材料是否需要定板，并联系相关部门按定板操作程序组织材料定板工作。3.2.1标准装修交楼材料定板操作程序在各项目确定新一期销售计划前，装修部在提供装修材料资料和方案要求的同时，确定装修设计风格和材料定板方案，材料部根据合约预算部提供的装修预算价格范围提供相应材料及报价给装修部选用，经区域/项目相关部门和集团室内设计部进行定板，由材料部对已定板材料价格确认后进行存档并执行采购工作。标准装修交楼材料定板操作流程图合约预算部提供成本预算室内设计部提供材料方案材料部提供材料及相关报价室内设计部组织区域/项目相关部门定板材料部确定定板材料价格存档3.2.2建筑立面材料（墙砖、瓦）定板操

4、作程序在各项目确定新组团开发时，规划设计部提供建筑立面产品型号，对于需重新定板材料还应尽早提供材料色板或色卡并确定材质要求，材料部根据规划设计部提供材料色板和材质要求以及合约预算部提供预算价格范围联系相关供应商调色试板，经规划设计部相关负责人签名确认，由材料部对已定板材料确认价格后进行存档并执行采购工作。建筑立面材料（墙砖、瓦）定板操作流程图合约预算部提供成本预算规划设计部提供色板型号材料部调色试板规划设计部定板材料部确定定板材料价格存档3.2.3甲供外环境材料定板操作程序在各项目确定新组团开发时，景观设计部提供新组团甲供外环境材料的品种规格，采购部门根据合约预算部提供外环境材料的预算价格范围

5、提供相应材料给景观设计部选用，经景观设计部相关负责人签名确认，由采购部门对已定板材料确定价格后进行存档并执行采购工作。甲供外环境材料定板操作流程图景观设计部提供外环境材料方案合约预算部提供成本预算 采购部门根据设计方案提供材料资料景观设计部、区域/项目相关部门定板采购部门确认定板材料价格存档3.2.4甲指乙供材料采购操作程序在各项目开发前期，根据项目工程材料要求，对于甲方指定品牌由乙方采购的材料，先由材料部组织相关需求材料提交工程管理部作技术评定，待确认标准后由材料部组织报价并签订合作协议，合约预算部根据确认报价或协议内容核算工程造价，通知施工单位执行具体采购工作并对选用材料质量进行反馈监督。

6、甲指乙供材料采购操作流程图 项目提出材料需求计划材料部提供相关材料资料工程管理部对材料作技术评定材料部议价、定价资料存档提供样板到相关项目工程部签订合作协议/合同预算部核算工程造价施工单位进行采购工作3.3材料库存查核操作程序采购责任人在跟进各部门申购单或工程材料计划单时，必须对申购材料库存情况进行查核以合理利用库存资源，避免因材料库存而导致资金积压。3.3.1对于尚有库存的申购材料，不能直接将申购单或计划单填写数量作为订货数量，需分析库存材料是否属于闲置库存，如属于闲置库存应与申购部门沟通适当作订货数量扣减处理，如不属于闲置库存则考虑进行数量优化处理。3.3.2对于没有库存的申购材料，如属于

7、常用产品且有固定供应商签订长期购销协议，应按申购部门要求的回货时间填写订货单进行订货，如申购材料没有固定供应商且没有长期供货协议，采购员应以产品采购分析表的形式进行报价工作。3.4产品采购分析表报价操作程序3.4.1采购责任人就申购材料的产品名称、规格、数量、交货周期等订购内容以电话、传真或电邮方式通知相关供应商进行报价，对于某些特定或复杂的申购材料还要求附上相应的规格说明书或图示或样品等，以便供应商按特定要求作清晰报价。3.4.2采购责任人收集整理好供应商提供的有效报价后，应当遵循价廉物美和择优选购的原则编制产品采购分析表。制作产品采购分析表必须具体清晰注明分析表相关内容，含申购部门、申购单

8、号、制表日期、产品名称、规格、数量、供应商名称、联系人、联系电话、单价、金额、总额、历史参考价格、送货方式、结算方式、交货周期、报价有效期以及最终择选供应商分析说明等。3.4.3产品采购分析表应后附已审批完善的物品申购单或工程材料计划表以及供应商提供的原始报价单，在经由采购部门负责人审批后作为呈批申购单的附件。为进一步提高采购时效性，对于同一区域或项目已有审批完善产品采购分析表的同类多次申购物品，如申购数量不超过原审批产品采购分析表数量20%，可于30天内作为再申购订货依据，申购数量超过20%则须另作产品采购分析表执行采购工作。3.5订货单制作操作程序3.5.1 采购责任人制作订货单必须注意内

9、容填写具体明确，包括客户名称、负责人、联系电话、订货时间、交货时间、传真号码、申购部门、申购单编号、交货地点、合同或对比表编号、收货联系人、联系电话、材料名称、型号规格、数量、单位、单价、金额和总额等。3.5.2采购责任人制作订货单应以审批完善的产品采购分析表或产品购销协议/合同作为订货依据，并在采购部门负责人审批后执行相关采购工作。3.6材料采购成本控制程序采购人员执行采购任务应充分考虑材料成本因素，通过注重库存量变化、寻找合适订货方法和合理运用数量策略进行有效的材料采购成本控制。3.6.1注重材料库存量变化材料要拥有多少库存，基本上除涉及经营方针之外，也视材料或零配件的不同而异。为了保管而

10、须占用仓存位置的货品，有必要尽量减少库存，充分考虑库存产品的使用，避免由于材料过多积压而增加库存空间并导致资金积压。3.6.2寻找合适的订货方法订货以定期订货和定量订货来决定采购数量，通常订购数量越多则价格越低，而订货次数越多则费用越高，尤其是零散订货所花费的手续费用成本往往高于物品本身价格。对于瓷砖类材料的订购，订货次数越多，色差隐患越严重。3.6.3合理运用数量策略订货选择品质和信誉良好的供应商以长期协议或短期合约的方式进行定点采购，可以有效提高采购批量订货效率，减少因零散采购而现用现购的成本费用。3.6.4材料采购成本控制流程表库存量变化执行控制数量采购采购数量控制定期订货 寻找合适的订

11、货方法定量订货长期协议或短期合约合理运用数量策略现用现购3.7产品购销协议/合同签订操作程序3.7.1对于集团材料部已签订框架产品购销协议或合同的材料,于当月向同一家供应商供货总额累计达一万元或以上,需由区域采购部或项目采购组签订产品购销合同。其它材料当批单次采购金额达一万元或以上的，需由区域采购部或项目采购组签订产品购销合同，已由区域签订固定零星采购合同的材料除外。框架产品购销协议应以审批完善的产品采购分析表作为呈批依据，签订万元产品购销合同在合同中清晰注明材料订货单的单号。3.7.2区域/项目签订的产品购销协议/合同必须清晰注明有效期限和适用范围，如对内容作修改应在修改地方签名并加盖印章，

12、对于已审批完善的产品购销协议/合同应作规范流水编号存档。3.8甲供材料采购预算管理程序为配合各项目年度开发计划提前做好季度材料采购工作安排，针对甲供材料实施甲供材料采购预算管理，以防止工程用料供应中断和全面实施工程进料监控。3.8.1各项目工程部依据本项目年度工程开发计划和实际施工用料需求，提供每个季度预计发生的甲供材料数量计划，并提交采购部门作材料采购工作安排和跟踪。 3.8.2各项目采购部门根据项目仓库提供的季度材料入库数据对本项目甲供材料季度实际采购用量和采购金额进行统计，并将甲供材料季度实际采购用量和采购金额与项目工程部提供的预算用量作对比分析，并根据对比差异在实际采购过程中对采购计划

13、作适当调整。3.9材料采购招标程序采购招标程序是采购招标人发出招标公告或通知，邀请合格供应商进行投标，最后由招标人通过对各投标人所报送的价格、质量标准、交货期限、结算条件和投标人的技术水平、财务状况等因素进行综合评估比选，确定其中最佳的投标供应商为中标供应商，并与之最终签订产品购销协议的过程，对于参加投标而未中标的供应商作出相应的回复。3.9.1.确定招标条件和操作办法因应材料招标需要组织相关人员成立材料采购招标小组，明确招标范围和招标对象，确定招标时间和回标时间，清晰招标内容和招标程序，提出招标要求和评标准则，要求各投标供应商在对于本次竞标的所有材料具体型号、规格和款式等进行保密前提下，遵循

14、公平、公正、公开的原则按规定投标程序进行投标各项事宜。3.9.2确定入围的投标供应商采购相关负责人经由建材互联网、产品展销会和专业材料市场各种有效途径收集公司规模、产品质量和服务技术等符合我司招标条件的材料供应商，并对之就产能、质量、价格、管理、服务和技术进行进一步筛选确定入围投标供应商，发放产品招标意向书邀请入围供应商按指定投标范围参与相关产品的投标。3.9.3发放产品招标意向书3.9.3.1以书面或电子邮递方式向入围投标供应商发放产品招标意向书，诚意邀请各供应商参加相应产品的供货投标，并要求投标供应商严格按照招标文件要求于规定回标时间内报送投标资料和投标样板。3.9.3.2产品招标意向书主

15、要由目录、前言、投标邀请函、材料投标须知、材料投标书（样本）和产品购销协议（样本）组成。其中，前言为公司概况简介，便于被邀投标供应商了解招标单位状况；投标邀请函为投标供应商投标邀请凭证，主要是对招标对象、招标范围、招标产品、回标时间和回标联系方式的明确；材料投标须知为投标程序说明，主要是对投标程序、投标内容、投标要求以及评标准则的具体说明；材料投标书主要作为投标方与招标方在正式买卖合同或购销协议签订以前具有法律约束力的文件，要求投标单位法定代表人或委托代表人签名并加盖公章；产品购销协议则是中标供应商履行产品买卖权利和义务的法律约束文件，中标单位通过协商签署产品购销协议建立长期友好合作关系后，并

16、将于合作过程中按实际需要进一步签订产品购销合同，以保障合作双方在法律上的合法权益。3.9.3.3材料投标须知作为产品招标意向书的核心内容，明确规定投标对象必须为经由综合评定而被邀请的供应商，投标内容包含材料名称、材料规格、预算数量、质量要求和使用范围，投标文件必须以中文书写并由投标单位法定代表人签字加盖公司印章密封，投标文件内容包含填写完整的材料投标书、指定投标范围的材料报价清单、报价产品相应的技术指标证明文件、产品供货服务承诺、投标单价经营资料以及制造生产厂商授权代理（经销）或委托证明文件，如有资料不齐全或内容不清晰或投标不按时的情形均视为无效标书。3.9.4询标和回标3.9.4.1供应商在

17、获取产品招标意向书后全面认真阅读招标文件，若对于投标和回标的相关内容或操作程序存在疑惑，可于发标五天内以电话或书面又或邮件方式向招标人进行问题咨询，招标人针对投标人存在问题开展相关答疑工作。3.9.4.2投标人在明确招标程序和招标要求后按照指定的招标范围清晰完整填写报价清单和准备相应投标文件与材料样板，并由法定代表人签字加盖公司印章在规定回标时间内报送投标文件和投标样板。3.9.5评标并确定目标供应商开标小组人员对投标供应商报送投标文件进行集中公开开标，评标小组人员按照招标要求和评标准则对开标文件和材料样板进行全面综合评选，并将符合招标要求条件的供应商确定为目标供应商，保留继续进行报价谈判的机

18、会。对于投标超过规定时间，投标文件未盖章密封、投标书未经法定代表人或委托代理人签字确认、投标产品不满足技术和质量指标、投标报价不清晰、投标文件不齐全或失实等情况均不能成为目标供应商。3.9.6议标并确定中标供应商 评标小组相关负责人对已确定的目标供应商就其投标产品进行进一步价格磋商和品质比选，并因应实际需要对部分目标供应商作实地考察评估，通过全面综合性评选对满足长期供货要求的目标供应商确认为最终中标供应商，保留进一步协商签署产品购销协议并建立长期友好合作关系的权利。3.9.7签订协议或合同3.9.7.1采购相关责任人对中标供应商就其供应产品通过沟通协商后，根据有关的法律规定，遵循平等、自愿和公

19、平的原则最终签订长期供货的产品购销协议并于合作过程中签订产品购销合同，招标方和投标方在产品购销协议或产品购销合同生效之日起全面履行协议或合同的产品买卖权利和义务。3.9.7.2在产品购销协议签署后，中标单位如出现违约现象或提供虚假文件又或隐瞒事实，将取消其中标资格，终止产品购销协议的合作权利，所造成的经济损失或法律责任可按买卖协议中相关条款规定作出经济赔偿或追究法律责任。3.9.8给投标供应商回复对所有参加投标的供应商作出书面回复，给所有中标单位发放中标单位投标回函使其明确具体中标产品，并给所有未中标供应商发放投标回函使其明确具体未中标原因，最终使所有投标供应商明确投标结果。3.9.9材料采购

20、招标流程确定招标条件和操作办法确定入围的投标供应商发放产品招标意向书议标并确定中标供应商评标并确定目标供应商询标和回标 给投标供应商回复签订协议或合同 3.10材料采购验收程序3.10.1采购部门确定采购内容和交付时间后及时通知仓库提前做好收货准备，仓库于收到申购部门的申购单据和采购部门订货单据，依采购类别、数量和日期作好卸货安排（含卸货人员、卸货工具和卸货位置等）。3.10.2 供应商于双方确认交货时间内送货至指定收货地点，同时提交送货单据给仓库办理到货材料验收入库手续。3.10.3材料送达指定卸货地点，采购业务员和仓库管理员应参与材料到货验收监管工作，对于技术性材料回货还要求使用部门或专业技术部门到现场进行品质确认。待货物的包装、品种、规格、型号以及质量等检验合格后，仓库管理员接收