采购部物料采购及付款流程7

1、 材料采购与付款流程（试行办法）（付款流程适应于A类材料或已签署供货合同）董事长公司财务部 总经理公司审核部：根据供货合同审计定履约情况，并审核材料价格、报验资料、材质单及税票，申请材料支付款项根据编制的材料进场计划及供货时间要求，施工主管填报申购单，并由项目部经理确认，报总经理审批材料部经理，核实检查材料收料、出、入库及不定期盘点台账目情况；申请材料款资金计划材料采员接收申购单，填写供货通知书（格式）须加盖总承包项目章仓管员定期统计出、入材料清单，同时与材料员核对统计工作，并分类建立台帐，材料员核对材料商提交的月度材料款汇总表）联系并传真给供应商，经供应商确认签名回传工班领料：委派指定专人填

2、写领料单经项目部施工主管、项目经理审核，领料人提交领料单交仓管员，凭单发货并填写出库单，仓管员、领料人签字确认货到材料员告之施工主管，通知甲方（监理）到场办理验收，并填写材料验收单，收集货品资质证明材料材料员与厂家办理收货单（格式要求）须加盖总承包项目章一式二份，交一份给供应商。材料员按通知书要求清点核实数量，并移交给仓管员办理入库单等手续附表：（1）供货通知书； 材料（设备）收料单；收料单；申购单；入库单；领料单；出库单；货品调拨单；月度材料款汇总表；材料付款审批表； （2）未签署供货合同采购的零星材料或已与供货商洽谈确认价格的材料采购，方可填入价格；附件三 ：供货通知书（适应于样板房“A类

3、”）供货通知书 公司：我司根据实际需要，考虑到（样板房）急需要首先进行施工建设，该部位的材料用量不大，虽然供货合同未签订，但请贵司积极配合。请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。项目名称： 交货日期：2010年 月 日 交货地点： 序号材料(设备)名称品牌型 号 （编号）规 格单 位数量部位12345678注：1.具体单价按今后双方所签定的合同及附件产品及价格清单。2自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。 购货单位： 供货单位：公司名称： 公司名称：

4、 经 办 人： 确 认 人： 联系电话： 联系电话： 负 责 人： 传真号码： 传真号码： 日 期： 日 期： 附件三 ：供货通知书（适应于已签署供货合同）供货通知书 公司：我司根据实际需要，以 年 月 日签订的 工程材料(设备)供货合同为依据，请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。项目名称： 交货日期：2010年 月 日 交货地点： 序号材料(设备)名称品牌型 号 （编号）规 格单 位数量部位12345678备注注：1.具体结算单价按双方所签定的合同附件产品及价格清单。2自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书

5、以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。 购货单位： 供货单位：公司名称： 公司名称： 经 办 人： 确 认 人： 联系电话： 联系电话： 负 责 人： 传真号码： 传真号码： 日 期： 日 期： 附件四：适应于A类或已签署供货合同 材料(设备)收料单项目名称：交货日期： 交货地点：序号材料(设备)名称品牌型 号 （编号）规 格单 位数量12345678说明：购货单位委派的收料员，仅限于对材料的数量进行如实收货。以上材料(设备)已供货至购货单位交货地点；具体结算价格按双方所签定的合同附件产品及价格清单。购货单位： 供货单位： 经办人： 确认人： 负责人： 联系电话： 联系

6、电话： 确认日期： 日期： 注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份；附表五：月度材料（设备）款汇总表月度材料（设备）款汇总表项目名称： 时间： 序号材料名称收款单位金额（元）备注12345合计说明：各类材料的 材料（设备）收料单原件作为本表的附件附后。附件共 份。购货单位：（公章） 供货单位：（公章）公司名称： 公司名称： 经办人： 经办人： 负责人： 负责人： 联系电话： 联系电话： 日期： 日期： 注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份；材料/用品申购单项目名称： 申请人： 申购日期：2013年 月 日序号材料/用品名称规格数量到位时间用途项目经理 ： 日期：年月日

7、总经理： 日期：年月日说明：材料/用品申购单项目名称： 申请人： 申购日期： 2013年 月 日序号材料/用品名称规格数量到位时间用途项目经理 ： 日期：年月日总经理： 日期：年月日说明：收 料 单项目名称： 核算单位工程： 日期： 年 月 日送货单位： 送货单号：合 同 号： 仓库类别：编号货物名称规格单位送货数量实收数量单价金 额万千百十元角分金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥送货人： 仓库： 收料员： 质检员（专业人员）： 备注：一式三联单；第一联 项目部留存；第二联 会计记账；第三联 供货单位留存；收 料 单项目名称： 核算单位工程： 日期： 年 月 日送货单位： 送

8、货单号：合 同 号： 仓库类别：编号货物名称规格单位送货数量实收数量单价金 额万千百十元角分金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥送货人： 仓库： 收料员： 质检员（专业人员）： 备注：一式三联单；第一联 项目部留存；第二联 会计记账；第三联 供货单位留存；领 料 单领料项目： 日期： 年 月 日领料单位： 编号货物名称规格单位数量单价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥项目经理： 主管施工： 仓库发料员： 领料班组： 领料人：备注：一式三联单；第一联 仓库留存；第二联 会计记账；第三联施工单位。领 料 单领料项目： 日期： 年 月 日领料

9、单位： 编号货物名称规格单位数量单价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥项目经理： 主管施工： 仓库发料员： 领料班组： 领料人：备注：一式三联单；第一联 仓库留存；第二联 会计记账；第三联施工单位。入 库 单 科目： 日期： 年 月 日货 号品 名单位数 量单 价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥ 材料员： 会计： 保管员： 经手人： 备注：一式四联单；第一联仓库留存统计；第二联项目会计记账；第三联仓库统计员；第四联送货单位结账。入 库 单 科目： 日期： 年 月 日货 号品 名单位数 量单 价金 额万千百十元

10、角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥ 材料员： 会计： 保管员： 经手人： 备注：一式四联单；第一联仓库留存统计；第二联项目会计记账；第三联仓库统计员；第四联送货单位结账。退 料 单 项目名称： 核算单位工程： 日期： 年 月 日退料单位： 收料单位：合 同 号： 仓库类别：编号货物名称规格单位申退数量实退数量单价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥ 送货人： 仓库员： 材料员： 质检员（专业人员）： 备注：一式四联单；第一联仓库主管；第二联会计记账；第三联材料员；第四联退货或送货单位。退 料 单 项目名称： 核算单位工程： 日期

11、： 年 月 日退料单位： 收料单位：合 同 号： 仓库类别：编号货物名称规格单位申退数量实退数量单价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥ 送货人： 仓库员： 材料员： 质检员（专业人员）： 备注：一式四联单；第一联仓库主管；第二联会计记账；第三联材料员；第四联退货或送货单位。货 品 调 拨 单 调入项目： 日期： 年 月 日 编号品 名数量单位进货时价格调 拨 时 价 值描述调拨意义单价金额数量金额调出仓库员： 调出材料员： 调入仓库员： 调入材料员： 材料部经理：备注：一式四联单；第一联调出仓库员；第二联公司会计记账；第三联调入仓库统计员；第四联调入材

12、料员；安徽省永安消防工程有限公司材料付款审批表 NO： 项目 单位工程： 申请时间： 年 月 日合同编号：合同名称：签订日期： 年 月 日收款单位：付款方式： 现金 支票 电汇应付款总额：￥ 元已付款总额：￥ 元本次应付款： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分￥： 元 付款依据：申请部门： 申请人： 供应商联系人： 联系电话：公司审批意见材料部签名：财务部签名： 总经理 签名： 备注备注：一式三联单；第一联（会计）记账、第二联（材料部）留存、第三联（审核部）留存。 采购部物料采购及付款流程 1.各部门根据实际需求填写采购申请单 ，申请单需注明产品名称，数量规格等详细信息，并交由部门负责人签字审

13、核 。2.申请单的采购物料金额超过两千元的，应交公司总经理签字审批 。签字后的申请单交到采购部门，采购部按照申请单制订采购计划及周期进行采购 。3.采购部门需找相应供应商采购，原辅包的采购供应商必须符合质量部审计供应商的资质要求 。4.需要定版的包材类物料采购，样板必须质量部、销售部、技术开部、采购部签字（见附表）。5.物料采购找到相关供应商后应进行比价询价，并填写询价比价表格，应由采购部门负责和财务总监签字审核，各方面符合我公司产品要求的供应商作为物料采购的供应商 。6.手续履行完后采购部负责合同签订，采购物料金额达二十万的合同应交财务总监进行签字审核 ，采购物料金额达伍十万的应交总经理签字

14、 。7.合同盖章后传真给供应商 ，并按照合同规定督促供应方履行合同。 8.物料到公司后 ，采购部通知库房保管接货入库 。9.仓库保管员通知质量部门对物料进行取样检验，检验合格并出具检验合格报告单后再办理入库做账手续 。 10.采购购部需按照合同约定时间办理相关付款手续 11.财务部需在所有手续完备的情况下按照规定进行付款 。12.到库的物料检验不合格时，质量部应出具不合格检验单。采购部负责与供应商联系退货及相关赔偿事宜 。13.已经签订长期合同的合作供应商物料采购时 ，不需要进行物料比价、询价。14.采购部需根据市场实际变化情况，不断了解物料价格变化， 针对既定或待定合同的价格进行沟通，以达到

15、降低采购成本的目标。 采购部采购付款制度及采购付款流程图一、 适用范围：适用于除报销外的一切采购付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产等的所有采购付款。二、 流程说明：（一） 采购付款流程图（二）分类说明：（1）应付款项1、 经办人需填制付款申请单并签字，将付款申请单与该货物的采购发票、入库单附在付款申请单后，交给部门经理审核。2、 部门经理根据业务状况进行审核，签字确认后交还给经办人。3、 经办人将部门经理审批过的付款申请单交给财务经理，财务经理根据公司的财务状况进行审核，签字确认后交还给经办人。4、 经办人将财务经理审批过的付款申请单交给总经理，总经理审核通过并签字后交还给经办人

16、。5、 经办人将总经理审批过的付款申请单交至财务部，财务部付款，在付款申请单上签字确认，并在财务系统中做相应账务处理。（2）预付款项1、 经办人需填制付款申请单并签字，并将付款申请单与该货物的采购合同附在付款申请单后，交给部门经理审核。2、 部门经理根据业务状况进行审核，签字确认后交还给经办人。3、 经办人将部门经理审批过的付款申请单交给财务经理，财务经理根据公司的财务状况进行审核，签字确认后交还给经办人。4、 经办人将财务经理审批过的付款申请单交给总经理，总经理审核通过并签字后交还给经办人。5、 经办人将总经理审批过的付款申请单交至财务部，财务部付款，在付款申请单上签字确认，并在财务系统中做

17、相应账务处理。更多采购入门资讯，YY频道21798566采购与付款业务流程1.1 采购业务流程1请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。（1）原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对，确定实际需采购数量。（2）日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。（3）例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份

18、财务部门，作为编制采购资金预算的依据，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。2采购实施。采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项，确定供应商。再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务。同时采购人员将商品分批运回企业，并监督运输过程。3验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。4会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验

19、收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门，会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。1.2 付款业务流程付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购部门提出付款申请，会计部门从两条线处理该业务，一是出纳人员的付款流程，二是会计人员的核算流程。1付款流程。（1）相关人员审核供应商发票；（2）出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票；（3）出纳人员编制付款记账凭证，并进行审核；（4）根据记账凭证编制记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享

20、原始凭证，采购部门登记采购明细账。2会计核算流程。（1）会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式；（2）根据结算方式确定采购业务形成的负债；（3）根据出纳人员付款情况编制记账凭证，并传递给相关部门审核；（4）会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表，并据以登记总账和明细账。（5）定期与采购付款有关的总账和明细账核对；定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责2.1 不相容职务企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）请购与审批；（二）询价与确定供应商；（三）采购合同的订立与审核；（四）采购、验收与相关会计记录；（五）付款的申请、审批

21、与执行。2.2 采购与付款部门职责1采购部门。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同，执行企业的采购流程，并对采购活动过程进行控制和监督。主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的内容是否完整、合法。2财务部门。负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业务活动的会计信息，进行采购资金的结算和使用控制。主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范；传递采购资金运动的结算单据和凭证；通过设置专门管理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。3使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺情况，提出采购申请，按规定格式编制请购单据。评价供应

22、商劳务或物料质量和服务等信息，监督采购实施过程。使用部门要指定专门人员为申请购买人员，负责编制申请购买的文字材料及相关业务的处理。4仓库管理部门。负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品在仓库内的安全。负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制。根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。5验收部门。按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门；制定有关验收程序和验收人员管理制度。3 采购与付款关键控制点及控制活动3.1 请购请购活

23、动控制首先明确请购权的归属，并予以制度化，按采购商品性质和特点确定归口管理部门，给予相应的请购权，明确相关人员职责，并将请购程序化。1请购实物预算的编制与审批。财务、使用及仓库管理部门应该通过预算和资料分析确认需求，编制采购商品的有关实物和资金预算，明确采购商品的种类、数量、购买时间等。实物预算编制过程中要根据采购商品的市场需求状况、企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、库存成本和采购价格区间等计算表，形成最初的采购预算单。采购预算方案控制的主要内容有：编制所需物料的数量信息和质量标准、规格；确定物料采购过程中的业务分工，主要是进行限制接近控制，防止实物采购过程中的实物损失风险

24、；对企业的产能进行估计，说明采购计划的可行性；分析企业是否还能通过购买物料扩大生产规模，以实现经营活动的规模经济效益。根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限，并保持请购权与审批权的职务分离。事关全局的物料或劳务采购，审批权在总经理层，零星的、金额较小的物料采购由使用部门主管批准。审批内容包括：采购预算和企业的生产、销售计划以及实际经营情况是否一致；采购预算的内容是否足够全面具体；采购预算方案是否具有可行性；采购权责分配是否合理。2采购资金预算的编制。财务部门和请购部门共同完成采购资金预算的编制。主要包括采购资金需要量的确定、采购资金来源的确定、采购资金使用监控和采购资金收付控制。3采

25、购计划的编制。根据采购预算由采购部门组织，会同财务、仓库及使用部门编制详细的采购计划，对采购细节进行说明，如采购合同基本要求、商品质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式等。3.2 采购1采购商品实物控制。对采购过程中的重要物料，企业监督部门随时检查采购人员的业务执行情况，并核对供货商的发货单和实际到货情况，防止货物在运输途中的丢失和损坏，在必要的情况下要对在途物资进行保险。2供应商的评价与选择。企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应

26、商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。企业应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。同一企业（或企业集团）下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。对单价高、数量多的物资采购，企业应当制定严格的比质比价采购制度。3采购方式的确定。企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业应当对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。企业应当成立由企业管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价

27、格委员会，明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。3.3 验收及保管1验收过程控制。验收工作独立于请购、采购和会计部门的工作。验收中将发货单与订单核对，并点清商品数量；按采购合同标准对采购商品进行质量检验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的设备等，需有专业技术人员进行调试，并出具质量

28、验收意见，发现问题及时上报，并由采购部门与供应商联系。验收后，验收部门编制一式多联并预先编号的验收单，并将商品交给仓库或使用部门，移交时要求对方在验收单副联上签收。2收货控制。收货人与验收人及采购人职务应当分离。收货人检查货物后编制收货凭证，连同供应商单据作为附件一起传递。商品入库时要编制入库商品清单。3仓库保管。仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。对仓库保管中的实物资产，要对接近商品人员进行授权审批控制，任何未经授权的人员不准接近采购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。3.4 付款控制付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。不相容职务包括：记录和支付，往

29、来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记录等。1付款申请。采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应商出具的税费和其他的付款材料，然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳人员。2采购及付款资料的审查。出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入库单等资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等。3会计记录控制。包括应付账款、应付票据、预付账款等业务的会计处理控制，如凭证的审核、总账明细账的核对、与供应商的对账等。4建立严格的退货、退款管理制度，规范折扣管理。采购商品验收发现的质量

30、或数量问题，采购和验收部门要合作填写退货退款通知，主要内容包括：采购合同编号和内容摘要、退货商品数量质量及金额、退货原因等。 采购与付款业务流程（一） 业务目标1。经营目标通过规范采购业务流程，确保采购业务按规定程序和适当授权进行，实现预期目标。2。财务目标确保采购与付款业务及相关会计账目的核算真实、完整、规范、防止差错和舞弊；保证帐实相符，财务会计报告合理揭示采购业务享有的折扣、折让。3。合规目标保证采购及付款业务、相关采购、招标合同等符合国家有关法律法规。确保付款、与采购有关的货币资金管理符合中国人民银行等国家有关部门的法规要求。（二） 业务风险1。经营风险由于采购业务流程设计不合理或控制

31、不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或出现舞弊和差错。2财务风险可能导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本和应付帐款以及其他应付负债，造成核算和反映不真实、不完整、不规范。3合规风险可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁。（三）业务流程步骤与控制点1采购申请和采购计划（1）使用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出采购申请。注明所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求等，经单位、部门领导审核后报仓储部门审核。（2）仓储部门根据物资储备定额，符合储备定额的给予办理发货手续；定额不足的编制物资请购计划，经部门领导审核后报采购部门。（3）采购部门根据采购申请计划编

32、制物资采购实施方案，报部门领导签字后再报主管领导审批。2编制、审定采购实施方案（1）经审批的采购计划，交财务部申请资金计划。采购计划需按照货币资金内部控制制度的规定审批。（2）采购部门依据经审定的采购实施方案和资金计划制定相关采购计划。包括选择确定采购价格、供应商、采购合同、采购物资的技术指标等。3选择确定采购价格及供应商（1）采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按公司物资采购的有关规定提出选择和确定采购价格和供应商的方案，经部门领导审核确定。（2）需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财务及

33、相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门前头谈判。（3）对公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按公司的相关规定办理。属招标采购范围的，应组织采标采购。4签订采购合同（1）大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。合同文本由采购部门拟订，传送财务、法律或技术有关部门/岗位审核。（2）财务、法律或技术部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本。（3）分管业务的领导和财务总监审定合同，交授权人员签订合同。合同需报财务部、检验部、法律部门等备案。原件留采购部门。（4）采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意。重大

34、合同变更需报公司总经理办公会研究同意。5跟踪监督合同执行（1）采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行。（2）物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期运行的关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制大纲，签订监造协议，落实监造责任人。（3）采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。6采购物资验收入货（1）质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传送给采购部门、仓储部门、财务部门。（2）采购部门编制物资入库单或系统自动生成入库单（入库单应连续编号），仓储部门对到货物资进行外观和数

35、量检验并审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传送给财务部门和采购部门分别审核编制入帐，经会计主管复核后过帐；对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。（3）不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理。7发票检验、货款支付及核算记帐（1）财务部门对购货增值税发票进行校验认证，未能通过发票认证的必须退回重新开具。将校验审核够的发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制会计凭证，经会计主管审核后过帐。（2）采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购

36、合同、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传送到财务部门办理货款支付和结算手续。（3）财务部门收到采购部门的货款支付申请，首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付帐款和分期付款等付款约定，以及采购享有的折扣和折让等进行审核，在审核确认无违反合同、程序和其他问题的情况下，编制付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财务部门负责人审核签字后付款入帐。若需提前付款、更改合同约定条件的以及金额较大的，按规定权限报批。（4）月末财务部门与采购部门对采购预付款、备用金以及未结算的货款进行核对，发现问题即使报告并查明原因和处理。享有采购折扣或折让的，应在会计报表

37、中恰当披露。（5）季末或半年末，仓储部门和有关资产管理部门必须对存货等实物资产进行盘点。财务部门应当派人监督盘点。（6）公司财务和采购部门应定期与客户核对确认应付、预付帐款，发现问题即使查明原因和处理。8清理、关闭合同（1）合同执行完毕后，采购部门应对合同执行情况进行清理、关闭，并建立客户信用档案。（2）采购部门将合同清理和客户信用情况反馈给财务部门。（四）采购与付款业务流程图采购与付款业务流程如图8-2所示。采购与付款业务流程图关于物料采购付款流程一、 关于月结转供应商付款流程图时间定义：（1）月结期间：上月26日至本月25日 （2）对账期间：本月26日至月底 （3）开票期间：回传对账单至下月10日前 （4）下月10日至20日（节假日向后顺延