关于公司文件编号的管理办法

1、. *公司*（总）字*年第*号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：一、编号管理规则（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。（二）编号规则：文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。1、公司代码：*公司：SM2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：总经办办公室财务部经营部工程部设计部安全科采控部项目监管

2、部事业发展部ZJBBGSCWBJYBGCBSJBAQKCKBJGBFZB3、文件类别代码： 文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分别为：表单合同人事聘用证件服务行政采购BDHTRSPYZJFWXZCG施工设计制度SGSJZD4、文件流水号代码：所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始。（三）编号种类：1、表单类：公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为：SM-ZJB-BD*办公室为：SM-BGS-BD*财务部为：SM-CWB-BD*经营部为：SM-JYB-BD*工程部为：SM-GCB-BD*设计部为：SM-SJB-BD*安全科为：SM-AQK-BD*采

3、控部为：SM-CKB-BD*项目监管部为：SM-JGB-BD*事业发展部为：SM-FZB-BD*2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同：SM-SG-2*年-HT*设计类合同：SM-SJ-2*年-HT*采购类合同：SM-CG-2*年-HT*分包类合同：SM-FB-2*年-HT*聘用类合同：证件：SM-PY/ZJ-2*年-HT*人事：SM-PY/RS-2*年-HT*服务咨询类合同：SM-FW-2*年-HT*行政类合同：SM-XZ-2*年-HT*3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类：由各部门拟好表单初稿后

4、，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。所有部门的电子表单每年汇总一次到办公室存档。2、合同类：建设工程施工类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。设计类合同：由经营部主导设计部配合修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。采购类合同：由采控部主导修订并由采控部负责人进行统一编号，签章后的合同原件由采控部统一归档管理。分包类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。聘用类合同：证件：由事业发展部主导修订并由事业发展部负责人进行统一编号，签章后的合同原件由事业发展部统一归档管理。人事：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。服务咨询类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。行政类合同：由办公室主导修订并由办公室负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。所有的合同台账每年汇总一次交至总经理处存档备查。3、文件制度类由总经办经办人拟好初稿后，由总经理审批编号后方可使用