基于ＥＲＰ系统的账外赊销解决方案

1、基于系统的账外赊销解决方案 内容摘要：由于企业未能严格遵守财会制度要求，在“赊销”过程中不能及时出具相应发票，导致企业内部存在大量的“账外赊销”现象，进而造成企业财务的混乱，给企业带来巨大的风险。鉴于此，笔者在企业ERP（企业资源计划）的实施过程中，通过ERP系统找到了多种具有针对性的管理“账外赊销”的方法。关键词：ERP 账外赊销 解决方案 企业“账外赊销”现象 企业信息化的实践过程中，存在如下的问题：库存实物账与财务账严重不符，通常情况下，是库存实物账少于所对应的财务账；通过对销售业务台账的详细审查，发现库存实物账上所短缺的那部分商品，已经被销售部门以销售的名义发往客户；客户对此也予以确认

2、，并可以提供相应的证明表示已收到商品；通过对财务账上应收账款的仔细检查，发现客户所收到商品的对应金额并未登记到相应的应收账款中，即客户所收到的实际商品数量及相应金额（笔者称之为客户实际欠款）高于财务账上所登记的应收账款。对此，销售部门的解释是：这些发出商品但不登记相应财务账的销售活动属于正常的“赊销”业务，是正当、合理、合法的，不存在任何问题。但事实并非如此。众所周知，赊销的基本概念是这样的，当供货商将商品发出后，商品的所有权随之发生了转移，客户拥有商品的所有权，并承担了向供货商付款的责任，而供货商则拥有了向客户收取货款的权利，在供货商的财务账上相应的产生了应收账款。据此，可以看出这些被销售部

3、门称为“赊销”的销售活动并非真正意义上的赊销业务，它与真正意义上的赊销业务相比，最大的区别在于：财务部门在商品发出后，未及时开具发票，并将商品发出后所形成的款项登记到相应的应收账款中。所以，上述销售活动不是真正意义上的赊销业务。 为将上述销售活动与真正意义上的赊销业务进行区分，笔者将这些类似于赊销、但又与之存在巨大差异的销售业务称为“财务账外的赊销业务”，简称为“账外赊销”。 “账外赊销”现象产生的原因 “账外赊销”在企业中普遍存在，不论这些企业是制造业还是商贸流通业。笔者所调查的一家中型流通业企业（年销售收入超过5亿元），其销售业务的90%以上是通过“账外赊销”而非赊销方式完成的，那么，企业

4、为什么要采用“账外赊销”这种销售方式呢？销售部门的解释是市场竞争所致，如果不采取“账外赊销”的销售方式，可能会丢失市场或难以获取较大的市场份额。但从笔者对市场及其销售活动的详细调研和分析中，笔者认为市场竞争并不是采取“账外赊销”销售方式的原因，采用“赊销”销售方式也可以达到相应的目的。通过对企业的更进一步的研究，笔者认为，企业内部管理才是产生“账外赊销”的主要原因。下面对此进行详细分析。 第一，是财务部门的原因，在通常情况下，财务部门在登记应收账款时，是以发票的开具为基准的，即不论销售部门是否已经发货，财务部门在给客户开具发票前，是不会为客户登记应收账款的；这一业务流程也符合国家税法和财会制度

5、的相关要求。根据上述业务流程，财务部门在明知销售部门已将商品发给客户、且客户业已确认收到该批商品的情况下，仍不会为该客户登记相应的应收账款，进而形成了“账外赊销”。 第二，是税务方面的原因，如果在某个会计期间内，可抵扣的进项增值税款余额较少时，为避免交纳或减少交纳增值税，财务部门会主动要求销售部门尽可能的少为客户开具发票，而这样做的结果，同样会导致“账外赊销”的产生。 第三，是库存的原因，由于企业的销售品种多、销售量大，财务部门没有严格遵循财务制度（可能是财务部门没有足够的人力、物力，也可能是责任心的问题）定期完成库存商品的盘点工作，这将直接导致财务部门不能及时准确的掌握库存商品的实际情况，间

6、接的放任“账外赊销”的发展。 第四，是企业内部管理制度的原因，由于很多企业内部管理制度不健全，业务流程不清，特别是执行的力度不够，库存管理部门直接将提货联、送货联等库存商品变动单据交给了销售部门，而不是按规定传递给财务部门；而销售部门一直等到需要为客户开具发票时，才会将上述单据传递给财务部门；所以，是否有提货、送货等库存商品的变动，财务部门一无所知。 第五，由于会计师事务所的审计工作是在第二年的3-5月份，而在此期间，即上一年年末到第二年的3-5月份，任何一个企业的库存商品的变动都将会非常大，因此，很难查找到上一年年末的实际的库存商品情况；在这种情况下，如果会计师事务所能力不足或责任心不强，加

7、上企业有意的隐瞒和误导，会计师事务所的审计是不可能查找到上一年年末的实际的库存商品情况，也就不可能发现“账外赊销”了。 第六，由于“账外赊销”的存在，企业还是可以得到一定的利益的，如通过“账外赊销”就可以不在销售当期确认销售收入，进而可以减少交纳当期的增值税和营业税，同时，因不确认销售收入，也就无法确认销售毛利，可以减少交纳当期的所得税。 “账外赊销”带来的风险 “账外赊销”与“赊销”非常类似，其区别仅在于是否已为客户开具发票并登记相应的应收账款，由此可知，“账外赊销”风险不仅包括了“赊销”所具备的全部风险，而且还潜在存在着一个更大的风险，即由于“账外赊销”的相关数据仅由销售部门所掌握，且不在

8、财务账上登记，所以财务部门无法对其进行事前管理和事中监控，更不可能被企业管理层所了解。所以，当“账外赊销”出现问题时，就可能给企业带来巨大损失。赊销的危害性是众所周知，很多企业对此已早有防范，但“账外赊销”却不同，很多企业对此并无太多的认识。下面对“账外赊销”所特有的风险进行分析。 应收账款：由于采用“账外赊销”的销售方式时，不为客户开具发票，财务部门是不登记应收账款，故财务账上的应收账款一定小于客户的实际欠款，不能反映企业应收账款和客户欠款的实际情况。 信用管理：由于应收账款数据不准，所以，以应收账款为基准的信用管理也将失去其效能而无法使用。 库存实物：由于库存商品已经发出，但财务部门没有相

9、应的减少库存商品账目，所以库存实物一定小于财务账上的库存。 销售收入及销售毛利：由于采用“账外赊销”的销售方式时，不为客户开具发票，财务部门也就不确认销售收入，同时也就无法确认销售毛利，所以，企业实际的销售收入和销售毛利将大于财务账上的销售收入和销售毛利。 由此可见，由于“账外赊销”的存在，虚增了企业的资产，降低了企业的负债，减少了所有者权益，导致财务账严重失真，使得财务账失去了应具有的准确描述企业经营管理真实情况的能力，将对企业的经营管理产生巨大影响。如果企业依据严重失真的财务账进行经营决策的话，将可能产生巨大的危险。 采用ERP解决“账外赊销”问题 部分企业对“账外赊销”这种销售方式的危害

10、性已有所察觉，在笔者调研的过程中，不少企业根据企业的实际情况，制定了相应的内部管理制度，禁止销售部门采取此种不受信用管理约束、未经授权且不在财务账上登记的“账外赊销”销售方式，但却是屡禁不止，因“账外赊销”产生的问题还是层出不穷，难以管理和控制。笔者认为，“账外赊销”屡禁不止的原因，在于企业无法及时、准确的掌握“账外赊销”的相关信息，导致企业难以对“账外赊销”进行事前管理和事中控制。因此，笔者建议在加强企业内部管理的同时，通过企业信息化的方法来解决“账外赊销”这一难题。 ERP系统关于账本设置的主要原则是：只设置一本账，即不再区分和设置财务账、销售业务账以及库存实物账，通过一本账对财务、销售业

11、务和库存实物进行全面且统一的管理。因此，当有库存实物发出时，ERP系统将在这本账上予以体现，而不是分别纪录在财务账、销售业务账和库存实物账上，同时也不需要相关单据的传递等额外的动作。 ERP系统关于库存商品的发出与发票的开具之间采取货票分离的原则，即两者之间无强制性的勾稽关系，两者均可独立完成，开具发票时，由相应的发货单据生成对应的发票，同时完成相应的财务凭证。 以SAP的R3系统为例，在库存商品发出后，生成如下所示的财务凭证： 借：发出商品 贷：库存商品 而在发票开具后，又生成如下所示的财务凭证： 借：应收账款 贷：发出商品 在这里需要说明的是，目前国内所使用的主流ERP系统（包括SAP、O

12、racle等国外著名的大型ERP系统）均采用上述处理模式，因此，并非某一家公司的ERP系统所特有的。 根据上面的分析，为通过ERP系统来解决“账外赊销”这个难题，保证企业正常的经营运作，保证ERP系统的成功实施和应用，为此，笔者设计了三个不同的解决方案，拟从业务流程再造（BPR）、ERP系统内部修改、二次开发等方面来解决这一难题，下面逐一详细论述。 （一）业务流程再造（BPR）解决方案 根据前面的分析，我们知道，“账外赊销”与“赊销”相比，由于未为客户开具发票，导致财务部门后续工作无法进行，进而出现应收账款“黑洞”等诸多不利因素，并使财务账严重失真，不能反映企业经营管理的实际情况。 因此，从企

13、业经营管理的角度而言，“账外赊销”这种销售方式也是应该严格加以控制的。故在业务流程再造的解决方案中，笔者建议采取“一月一结”的方式，即到会计期末，统计本会计期间内发生的“账外赊销”销售业务，并为这些销售业务开具发票，交与客户并在财务账上予以登记。 通过这种解决方案，使“账外赊销”变成了“赊销”，确保了财务账的准确性。因此，是可行的。需要指出的是，上述解决方案对某一会计期间而言是可行的，但在“账外赊销”发生之时到该会计期间的期末这段时间内，并不是十分精确的，需要其他的辅助手段。 笔者认为，业务流程再造的解决方案是比较合理、比较现实的解决方案，但由于业务流程再造涉及企业内部管理的规章制度和财务处理

14、流程以及库存实物管理流程的变革，因此必须在企业“一把手”统筹安排下，方能妥善解决。 （二）ERP系统内部修改解决方案 “账外赊销”问题产生的直接原因是，库存商品发出后，没有同时出具发票，如果能在ERP系统中找到这样一种方法，即强制要求货票同期的话，“账外赊销”的问题就不复存在了。基于上述设想，笔者建议如下：在库存商品发出的同时，ERP系统自动完成ERP系统内部的发票开具工作，真正的增值税发票可以同时打印或根据需要在同一会计期间内打印。同样以SAP的R3系统为例，在库存商品发出后，直接完成发票开具工作，生成如下所示的财务凭证： 借：应收账款 贷：库存商品 笔者认为，ERP系统内部修改的解决方案是

15、非常符合国家税法及财会制度的，是最彻底和最完善的解决方案，但同时也是最难以与企业实际相结合的解决方案，在企业的实施过程中，该方案的实施难度也是最大的。 （三）二次开发的解决方案 “账外赊销”的管理难点在于：“账外赊销”的隐蔽性，除销售部门外，财务部门乃至企业管理层都难以获取足够的数据，对“账外赊销”进行事前管理和事中监控。有鉴于此，本方案充分利用了ERP系统中已有的大量数据，根据“账外赊销”的实际情况，生成相应的报表，以使企业管理层及财务部门随时了解“账外赊销”的详细情况，以防出现任何未曾预料到的问题发生。具体的报表有： “账外赊销”日报：包括当日发生的“账外赊销”数据，以及汇总数据，其数据是

16、ERP系统中库存管理模块的已交货未开票的数据。 客户欠款报表：为截至到报表制作日为止的客户欠款情况，客户欠款为客户在财务账上的应收账款，加上客户“账外赊销”的数据，其数据来源于ERP系统中财务管理模块的应收账款数据和库存管理模块的已交货未开票的数据。 销售日报：包括当日发生的销售数据，以及汇总数据，当日销售数据为当日开具发票的数据，加上当日“账外赊销”的数据，再减去当日开具发票中以前的“账外赊销”的数据，其数据来源于ERP系统中财务管理模块的销售收入数据和库存管理模块的已交货未开票的数据。 除此以外，由于“账外赊销”的存在，财务账上的应收账款不能准确表示客户的实际欠款，因此，在进行信用管理时，

17、就不能仅仅考虑应收账款，而应该加上客户的“账外赊销”情况。故笔者对ERP系统的财务管理模块也进行了二次开发，不仅提供应收账款和“账外赊销”金额的汇总额，而且可以通过简单操作，同时提供应收账款和“账外赊销”金额的明细项目，这些数据使信用管理变得更为简单、准确，也使销售活动更为安全、合理。这样的信用管理方法，大大减轻了信用管理的难度和工作量，提高了信用管理的准确性，同时强化了企业的内部管理。 笔者认为，二次开发的解决方案虽然简单易行。且不涉及企业内部管理规章制度和处理流程的变更，但在实际应用过程中增加了人为干预环节，有悖于企业开展ERP工作的初衷。 由于“账外赊销”隐藏较深，不易察觉，在手工条件下，如果不严格按照企业管理制度和规范，定期完成财务账、业务账和库存实物账的对账工作，是不可能全盘掌握“账外赊销”实际情况的；因此，“账外赊销”是非常危险的，会给企业带来巨大的风险，企业应对此加以重视和防范，并通过信