建设电子文件归档和管理教材

1、建设电子文件归档和管理2007年9月5日建设部发布了行业标准建设电子文件与电子档案管理规范，并于2008年1月1日起实施。其中3.0.2条规定“建设系统业务管理电子文件形成单 位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电 子文件的收集、整理和归档,并定期向当地城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案”。第722条规定”列入城建档案馆（室）接收范围的建设 工程,建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸制档案时, 应当同时移交一套工程电子档案。”这意味着建设系统各行业、专业管理部门和工程建设 单位应该向城建档案馆（室）移交纸制的和电子的两套不同载体的档案,这就是”双套制” O档案“双套制”产

2、生的原因(1) 宏观政策方面政策支持国家档案行政主管部门于2002年发布了全国档案信息 化建设实施纲要指导全国档案信息化建设。(2) 法规制度方面法律保障2005年4月中华人民共和国电子签名法赋予了电子 签名与传统手写签名和盖章有同等的法律效力。档案“双套制”产生的原因(3) 信息技术方面技术保证电子文件及其存在环境 电子文件的真实性电子文件的长期可用、长久保存等技术日渐成熟。(4) 信息化建设方面丰富来源CAD技术在勘察设计行业的普及，CAC(计算机辅助施 工技术)在建设施工领域的应用，形成了数量巨大的建设 电子文件，记载了城市发展的历史，需要保存、传承和应用。档案“双套制”产生的原因(5)

3、 纸制文件和电子文件的特性决定其共存纸制文件直观，归档、保存、销毁都有完善的制度，但 需要著录、数字化才能实现计算机管理；电子文件检索、传输、复制快速，但法律地位需进一步 确认。(6 )社会需求方面社会对能够进行网络传输的数字资源的需求在急剧增加。 城建档案馆作为各地主要的建设信息资源库之一,为政府 信息化建设提供数字资源是其应承担的义务。其结果必然导致城建档案的双套制。建设电子文件与电子档案管理规范释义CJJ/T 117-20072008年1月1日实施标准发布年号标准顺序号标准代号CJJ城镇建设工程行业/T推荐性标准-1、总则1、制定规范的目的/建立真实、准确、完整、有效的建设电子 档案/保

4、障建设电子文件和电子档案的安全保管 牙发利用一.总贝!J2. 适用范围对象从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构内容建设电子文件的归档和管理总贝!3. 其他有关标准、规范笑CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理 要求第一部分：电子文件归档与档案管理(GB/T 17678.1)1建设工程文件归档整理规范(GB/T 50328-2001)-电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)-城建档案著录规范(GB/T 50323-2001)城建档案分类大纲城建档案密级与保管期限表K电子文件类建设电子文件:在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘

5、等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包括：建设系统业务管理电子文件（业务管理和业务 技术活动中生成）建设工程电子文件（工程建设过程中生成）工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件、竣工验收电子文件2.档案类建设电子档案：具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文 件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。在线式归档（通过计算机网络）离线式归档（通过脱机存储载体）3. 电子文件品质类真实性完整性有效性迁移建设电子文件归档与管理系统基本规定各有关单位职责划分设系统业务管理电子文件形成单位档案部门：负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的

6、收集、 整理和归档，并定期向当地城建档案馆移交建设系统业务管 理电子档案。/建设系统行政管理部门/相关专业管理单位基本规定1. 各有关单位职责划分工程建设单位:1）对工程电子文件套数、质量、移交时间等提出明确要求;2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档;3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文 件的形成、积累和整理归档工作；5）6） 移交工程电子档案。4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档 案；竣工验收前,提请对工程电子档案进行预验收；对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向当地城建档裁亀厂曲基本规定.各有关单位职责划分勘察

7、、设计、施工、监理及测量等单位：应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。F城建档案管理机构：应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。.2、有永久保存价值的电子文件纸质文件或缩微品3、建立建设电子文件归档与管理系统4、保证电子文件的真实性、完整性、 有效性、安全性代码MU1、稿本码稿本草稿性电子文件非正式电子文件正式电子文件2、类别代码代码TI文件类别 文本文件（Text） 图像文件（Image） 图形文件（Graphics） 影像文件（Video） 声音文件（Audio） 程序文件（Program） 数据文件（Data）3、各类电子文件的通用格式文件类别通

8、用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件 图像文件 图形文件 影像文件 声音文件XLS、ETJPEG、TIFFDWGMPEG、AVIWAV、MP34、载体一次写光盘磁带可擦写光盘硬磁盘等1. 收集积累范围城市建设档案管理规定（90号部令）建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）2. 收集积累要求D形成单位做好收集工作2）保留不同稿本3）记录积累过程（、）4）通用软件产生的电子文件，应记录软件型号、版本5）内容完整?3、收集积累程序1）程序登记初步鉴定著录存储2）工具建设电子文件归档与管理系统3.收集积累程序3）电子文件的命名存储工程项目文件夹案卷文件夹：序号+案卷

9、名称3）文件命名:序号+文件名001X X小区建设工程规划许可证申请表002长沙市规划局建设项目审批书003 XX小区建筑物配建停车设施设计意见004关于同意XX小区（101110栋）施工设计的 消防审核意见005关于结合新建X X小区修建防空地下室的批复1、整理谁做建设电子文件的形成单位什么时间业务案件办理完结或工程项目完成后原则便于保管利用方法可按纸质文件整理要求进行依据城建档案分类大纲城建档案著录规范2鉴定全过程内容鉴定者依据鉴定真实性、完整性、有效性； 确定归档范围；划定保管期限。建设电子文件形成单位按照国家关于建设纸质文件材料归 档范围、保管期限的有关规定执行。3. 归档要求： 已按

10、电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求 的脱机载体上。 必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。方式：在线式归档和离线式归档4、检验单位一一形成单位、接收单位检查内容： 建设电子档案的真实性、完整性、有效性： 建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联; 载体有无病毒、有无划痕； 登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全；5、汇总七、验收与移交1、建设系统业务管理电子档案的移交1）移交时间2）移交方式定期在线、离线2、建设工程电子档案的验收与移交1）验收2）双套一一关键3）停、缓建4）改、扩建七.验收与移交3、移交手续1）再检查2）移交、接收登记表3）两份八.廷设电子档案管

11、理1、脱机保管1)基本要求一般而言，磁性载 体每满2年、光i 满4年须进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%2）数量3）保管条件2、有效存储1）设备2）抽样机读检验3）转存时必须进行八、建设电子档案管理3、迁移（与转存的区别）1）数据校验2）迁移登记3）原件保留3年4、利用5、鉴定销毁6、统计1、建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案馆（室）移交纸制的和两套不同载体的档案，这就是“双套制”。2、2005年4月中华人民共和国电子签名法赋予了与 传统手写签名和盖章有同等的法律效力。3、建设电子文件包括建设系统业务管理电子文件和两大类。4、将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与 过程称为O1、关于电子文件特征的描述错误的是()A检索方便迅速B容易复制C容易传输D文件直观2、下列哪项都属于建设工程电