会展旅游管理课件-会议入场及其他服务

1、会议入场及其他服务,第八讲,会议入场,会议特色服务,家属活动项目,Click to add title in here,4,1,2,3,Contents,一、会议入场,会议报到 会议安全保卫 限制入场 票券 展品安全,1.会议报到,正式报到处,旅游和特别服务办理处,文件包领取处,报到处 文件包的三种分发办法： 登记入住时在前台领取 饭店在预先登记入住和分配客房后，将文件包留在代表们的客房中 在会议办公席分发文件包，不通过客房登记处,会议总部,迎接横幅与报到处,正式报到处,文件包领取处,旅游及特别服务处旅行社服务台,文件包内容,主办机构 会议活动安排表 各类代金券 陈述会议目的及目标的介绍信件

2、会议发言人员和表演人员介绍,饭店 饭店为住客提供的设施 会议接待室和餐厅的开放时间及位置 饭店付账及结账手续 饭店纪念品，如笔记本、钢笔（饭店标记）,二、会议安全保卫,限制入场 参会登记（册） 与会者登记，会议主办者也可以获得根据登记处资料获得的一份详细的通讯目录。 流程：在正式报到处，检查身份，收取会务费，发放会议证明会议代表证。 会议代表证 普通 卡片式 条码代表证 组合性代表证,2.票券售理 了解会议实际允许入场的人数，当入场人数决定收费时，采用代金券的方式。 代金券在收取后必须立即点数，数额要由一名会务组授权人员来核实。 收取方式与地点： 坐宴：侍者在坐宴中收取 自助餐：工作人员在餐厅

3、门口（会务组人员在门口接待，调节纠纷，问候贵宾。桌椅可用作它途。） 丢失等情况处理：会议主管，机动票 销售方式： 打包销售，无法退款,展品安全 饭店保安人员 外援与计费：参展商参会时。 四个关键时期： 展品迁入开展闭展展品迁出,三、会议其他服务,打印、复印 会场装饰 物品存放 有偿 物品登记簿：记录物品的接收日期，存放地点，存货人与接货人姓名。,关于展品存放的规定 本饭店不提前接受和存放任何展览物品。 若有任何物品未能在指定日期迁出，我店可以存放或必须存放这些物品时，我店将向会议机构或参展商收取一定金额的存放费用。,娱乐活动 晚宴前的厨师拿手菜表演 海滩砌沙塔比赛和烧烤野餐晚会 乡间集市游 群

4、众性体育活动 品酒会 艺术展览,好处？,娱乐促进了另一个层面的交流：随意的、开放的、低风险的、近距离的、更专注的甚至是有关机密的交流，结果是更有效的沟通，获取超出会议的信息。,优选商家：为策划者提供特殊服务的酒店“外援”。 通常饭店允许优选商家在会议现场设立办公室。给饭店支付租金和一定比例的销售额。饭店可以通过推荐这些商家获取佣金。 饭店如果拥有本店的专门独家服务商，或设有自己的会务管理公司，应在与会议主办机构的谈判中讲明这一点。,你的老板要设立优选商家,作为会议经理你会给什么建议？,会议总部办公室 电话服务 会议接待室 使用冲突（尤其是举办展览期间） 主办方的“订房优先”,三、配偶计划（sp

5、ouse program）,许多饭店由于没有提倡配偶参会,而忽视了一个潜在的相当有利可图的市场。一个普通的会议代表每天在饭店的花销大约是160美元。如果他或她携带配偶,则两人的花销一天就要超过200美元,这多出的部分对饭店来说无疑是一笔额外的收入,而且配偶又不需另外的客房。对于一个有500名代表的会议来说,这就意味着饭店的日收入可增加20000美元,这对任何一家饭店都不是小数目。,如今大部分会议都邀请代表们的配偶同来参加。根据会议与例会中的最新会议市场报告,每年约有1100万配偶出席各类大会及公司会议。对一些会议团体来讲,每年的会议已经成了一项家庭事务。会议服务人员应该预先准备来招待这额外增加

6、的客人。饭店一般会专门为他们安排一些活动项目。而且像对待其他会议活动一样重视这些项目。我们通常认为,与会人员如果有配偶在身边,就会在饭店停留的时间长一些，消费多一些,而这些都对饭店有利。,意义 增加配偶出席人数,一旦会议策划者认同了邀请配偶出席会议的意义,饭店可以采取各种方式来促进配偶参会。会议部门经理应与会议主办单位密切配合,提出建议,提高配偶的兴趣,进而增加参会人数。以下是一些值得借鉴的方法: 1、为会议主办机构提供饭店的介绍说明及内部材料,并建议策划者将其随邀请函一同寄出。材料可以包括饭店的菜单,照片以及城市景点等等。 2、此外,你或许可以从策划者那里索取到一份完整的最新与会代表名单,然

7、后以个人名义给他们发送信函,描述配偶活动安排。再者,告知他们当地的气候以及合适的衣着。 3、建议会议主办单位指定一位配偶计划负责人,并与之合作,共同安排节目,旅游观光,以及其他娱乐活动。 4、在一份比较受欢迎的该会议团体的商业刊物上做广告。你的广告应该充分展示邀请代表的配偶同来参加会议的优点。,3.配偶活动项目,时装表演 配偶节目中时装表演非常受欢迎,一个精心安排的穿插鸡尾酒会,时装表演将是一次令人回味无穷的经历。这一表演也常常与午餐会共同举办。饭店可以在活动当中分发本店的纪念品或小礼物。 会议部经理应该备有一份名单,记录着愿意参加这类表演的百货公司及时装厂。在饭店与当地商家共同主办和组织这些

8、时装表演中,社区间的友好关系也就建立来了。或者,饭店也可委派一个专门经营时装的职业公司来组织表演。无论用哪一种方式,饭店都应确保展示中的服装是最新款式的,而且其价格也有明显差异。 但是,时装表演的次数也不能太频繁。饭店可以咨询一下会议策划者,看看时装表演在过去几年出现的频率。如果出现次数太多,我们就得建议举行其他的活动了。,购物 购物也可以促进饭店与商家间的友好关系。合理的计划安排非常重要。通常,饭店可以包车送客人们前往购物场所,并安排一名导购来迎接客人。可能的话,饭店还可以安排客人们进行幕后参观。 购物时,时间安排也非常重要,这些参加购物的客人们常常会分成小组去逛不同的商店,因此,他们必需清

9、楚集合的时间。此外,还要确保他们都能准时返回饭店参加当晚的活动。 观光及城市游览 也较受配偶们的欢迎。导游是否称职至关重要,因此,会议部经理应该有一份曾有过业务往来的旅行社的名单。 任何城市都有旅游景点:大学校园、历史古迹、园林等等,而最受欢迎的游览之一是参观民居及花园。当地一些居民为了给慈善机构筹集资金,欢迎会议代表们的配偶参观自已的住宅。饭店一般提供5户居民供参观就足够了。同购物游览一样,观光的时间安排也很重要。而且,游览时,最好包乘公共汽车以保证团队成员在一起,不要分乘多辆小汽车。,客座演讲 其他,四、儿童活动项目,案例：第24届世界魔术大会,2009年7月26日至31日，第24届世界魔

10、术大会在位于北京奥林匹克公园中心区的国家会议中心成功举办。世界魔术大会由总部设在瑞士洛桑的国际魔术联盟负责组织，1948年创办，每3年一届，因其参赛节目多，比赛门类广，水平高，被誉为“世界魔术的奥林匹克”。2006年中国杂技家协会申办2009年世界魔术大会成功，赢得2009年世界魔术大会的举办权，当时确定的举办场地是国家大剧院。主办方和承办方经过反复权衡和现场考察，最终决定将举办地从国家大剧院移至具备大型演出条件、分会场充足、24小时餐饮服务和周边酒店客房充裕、交通便利等综合优势明显的国家会议中心。,错综复杂的场地需求,开幕式、闭幕式和每天都举行的嘉宾表演和比赛都使用了国家会议中心位于四层的大

11、会堂。整个6400平方米的大会堂被分割成两个面积近乎相等的会场，一个用来举办开闭幕式和每晚的嘉宾表演，一个用来进行舞台魔术专用比赛。推拉座椅大显身手，尤其是观看比赛和演出时，良好的视线和舒适的座位保证了观众观赏比赛的满意度。,三层的10个会议室全部被“征用”，合计使用面积超过了5500平方米，分别用作魔术沙龙、新闻发布厅和道具展览，商务中心全天候开放，还临时提供快速冲洗照片业务。两排会议室中间的区域则临时变成了一个独具特色的“美食区”，魔术会期间提供了法、意、中、日四大风味共20余种美味佳肴。每天晚上十点开始至凌晨两点，魔术沙龙表演厅和“美食区”是魔术师及魔术爱好者们狂欢的乐园。学术报告厅有3

12、80个固定座位，呈阶梯状，从三层一直延伸到四层，每天八点半就在这里开始进行近台魔术比赛。学术报告厅装有先进的32道同声传译系统和会议即席发言和表决系统，过道两排专门为身宽体胖者设计的加宽座椅，体现了细致周到的人性关怀。 三层北侧区域除了用作大会注册区外，还有中国魔术图片展和中国民族民间手工艺制作展示，以图片、手工艺品和现场制作的形式，向所有参会者介绍中国魔术历史发展的历程、中国京剧脸谱、北京剪纸、湖南湘绣、山西布衣、辽宁草编工艺等具有中国民族特色的艺术作品，吸引许多参赛选手和爱好者驻足观看。,氛围，休闲惬意,虑到国外宾客的喜好，无论是三层魔术沙龙区域，还是四层大会议厅外，还是从会议中心主体到酒

13、店的室外连廊，国家会议中心都特意设置了大片的休闲餐饮区，方便客人们交流休闲，可以一边品尝美食，一边欣赏大屏幕实况转播，还能结交世界各地的魔术大师们。在特意布置的魔幻氛围（比如在三楼餐饮区有用魔术纸牌做的装饰）中，会议中心的服务人员也营造了轻松愉快的氛围，几乎每个人都掌握了2到3个小魔术，与来自世界各地的魔术师们可谓有了“共同语言”，这些来自各地的宾客们无不感到轻松惬意。,服务，无处不在,在酒店，在会议中心主体，处处覆盖着无线网络。只要客人打开PDA、手提电脑等无线网络搜索功能，就会自动弹出CNCC无线网络的页面，告知客人如何上网、如何购买网络IC卡、以及付费方式等信息，方便及时。在会议中心的三

14、楼，除了功能强大的商务中心外，美食区的售卡服务从早上8点开始一直持续到凌晨2点，考虑到境外客人的需求，还增设了外币兑换。国家会议中心大酒店虽然与会议中心主体步行仅仅5分钟路程，但比赛期间天气炎热，国家会议中心仍然为住店客人提供了穿梭巴士服务。“虽然穿梭巴士需要花费一点钱，但为客人提供顶级的服务始终是我们追求的最高目标，而且他们一定会传播国家会议中心的名声。”，国家会议中心总经理刘海莹如此计算投入和产出。国家会议中心大酒店的礼宾服务可是开创了酒店礼宾服务的先河：有位魔术师要租钢琴作比赛道具，另有一个魔术师急需3袋沙子，2小时之内就要拿去参加比赛，但国家会议中心大酒店的礼宾员都一一完成了。当然，魔

15、术师也给了他们无比珍贵的回报手把手教会了他们小魔术。,预防甲型HINI流感措施到位,7月25日，世界魔术大会开幕式前一天，根据中国新闻网报道，内地新增甲型H1N1流感确诊病例80例，中国内地累计报告1852例甲型H1N1确诊病例。同期，世界卫生组织报告甲型H1N1流感目前已在全球160个国家造成感染，导致800人死亡。虽然中国目前没有因甲型H1N1流感所导致的重症病例和死亡病例，但是世界魔术大会与会者绝大部分都是外国人，而且大会期间人流量大、人群密集，一旦出现甲型H1N1流感，后果不堪设想，准备三年的魔术大会将临场成为泡影，国家会议中心卫生防疫弦绷了起来。对此，国家会议中心采取了三个措施：一是

16、制定国家会议中心卫生防疫应急工作预案；二是对国家会议中心工作人员进行培训，每个部门确定卫生防疫员，签订责任书；三是购买测温仪。国家会议中心卫生防疫应急工作预案要求总经理担任卫生防疫应急处理领导小组组长，各部门负责人担任组员，确立了“谁主管谁负责、谁的人谁负责”的原则，配备了充足的预防设备和防护用品，如医用口罩、医用橡胶手套、手消液、黄色垃圾袋、消毒剂等物品。安保部和人力资源部联合制作了关于甲型H1N1流感防治的PPT教程对员工进行培训，强调了疫情发现、上报、现场保护等须知事项。此外，国家会议中心专门采购了三台测温仪，安装在与会者入口的安全门处，在第一道关口严防死守。世界魔术大会圆满落幕，不论是会场还是酒店，没有出现一例甲型H1N1流感，国家会议中心的甲型H1N1