慈溪XX公司CTOP系统运行管理规范

1、XX公司CTOP系统运行管理规范第一章 总 则CTOP作为企业的协同管理平台，通过文档管理、工作流管理、各种协同办公工具等功能，实现跨组织、跨地域的信息收集、处理、发布，实现企业内部信息共享，进而统一进度、协调安排资源，实现协同工作，无纸化办公，从而减少沟通成本，提高企业的管理效益；通过定义各种业务流的流程和权限，有效实时管理、监控各种业务的过程和进展情况，实行企业所有个人和组织，甚至包括公司异地部门、供应商、合作伙伴等跨地域、跨组织协同办公。第一条 为了保证CTOP系统的正常运行及运行中信息的准确性、及时性、有效性，安全性特制定本规定。第二条 作为公司的协同管理平台，公司现有联网的所有电脑都

2、必须将CTOP设置为主页，信息部将定期检查。员工每一天上班电脑开机后，必须首先进入CTOP，并在上班时间，始终保持开启状态，信息传递及内部沟通，各种办公业务处理应首选通过CTOP平台进行。第三条 信息部负责CTOP整体规划、建设和运营； 负责监控CTOP的运营状况，提供访问监控报告；负责对系统后台进行管理和维护，并不定期为各使用部门和操作人员提供指导、咨询和培训等技术支持。第四条 信息部指定专人负责CTOP的建设和实施:包括用户及权限、岗位、流程模板设定，文档权限（授权）的设置，负责操作人员的指导、咨询和培训，对信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。第五条 CTOP系统

3、用户对公司信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向企业外人员泄漏公司机密。如经发现将按照有关制度严惩不怠。第六条 本规定适用于所有宏一公司。第二章 文档管理规范第七条 文档管理分为档案管理、知识管理、新闻及制度管理。收发文、签报、会议、传阅的文档存放在系统档案模块，由公司档案室负责管理，按档案借阅流程对用户开放浏览权限；各部门知识文档由各部门维护，各部门文员负责管理及权限维护，对相关的部门、用户开放通过共享权限进行控制；个人文档只用来存放个人工作用文档，不得存放其他与工作无关的内容，可以（且只能）通过共享给与自己业务相关的用户和机构。 新闻

4、及制度的文档由公司办负责在系统管理及维护。第八条 信息部为公司信息收集、处理、发布工作的归口管理部门，负责根据公司工作需要，对各类文件夹的内容、形式、要求等进行系统规划，并定期对各类文档行使监督和考核职责。第九条 各类文件夹下的文档必须完备，内容准确，保持最新，对历史版本不得删除。第十条 CTOP用户对公司的信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置文档权限或共享文档给向任何无关人员。第三章 流程管理规范第十一条 流程分为宁宏流程、慈宏流程。流程模板由相关管理部门负责维护。所有流程必须符合公司相关管理制度，符合ISO9000原则，部门流程必须不能与公司流程相违背。第十二条 原则上，企业业务流程

5、都应在CTOP系统上运行；已设置流程模板的业务流程，必须通过系统运行。第十三条 只要涉及到自己的流程都会在“待办事宜”下显示，每个用户在上下班之前要形成习惯，看有无需要处理的流程，以免延误工作，耽搁他人时间。如因个人原因导致流程延期，延误工作，后果将由个人承担。第十四条 如个人出差，必须设置流程代签人，以便流程及时运行。第四章 消息管理规范第十五条 通过PC对PC,PC对通讯设备发布消息时，不得用于聊天等私人用途，以免造成网络、系统负担。第十六条 互相尊重，对自己的言论和行为负责。严禁通过系统消息功能进行人身攻击，传播不健康内容等违法违纪行为。第十七条 如违反上述2条，CTOP系统维护员可以通

6、过系统历史记录查找违反人员，交由相关部门按公司相关规章制度处罚。 第五章 邮件管理规范第十八条 CTOP系统有多种邮件类型（内部邮件），对系统用户的邮件必须采用系统邮件（内部邮件），不得再采用外部邮件。第十九条 通过Email泄漏公司机密，CTOP系统维护员可以通过系统历史记录查找违反人员，交由相关部门按公司相关规章制度处罚。 第六章 通知通告论坛管理规范第二十条 内部通知通告、培训通知、会议通知通过CTOP系统下达，不再以邮件形式下发。第二十一条 CTOP系统论坛为企业内部公共论坛，不得在论坛上发布不利于公司内部团结，影响公司内部管理，泄漏公司机密的言论，严禁发布违法乱纪的言论。CTOP系统

7、维护员有义务通过技术手段查找违规人员，交由相关部门按公司相关规章制度处罚。 第七章 对系统管理员的管理第二十二条 因为工作的性质决定CTOP系统管理员可以查阅到CTOP上的所有信息，故应选用具有高度责任心、高度保密意识的人员担任系统管理员。第二十三条 系统管理员负责CTOP后台数据的安全、备份、恢复等工作，对系统数据安全负责。第八章 保密与安全管理规定第二十四条 各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。第二十五条 用户要定期更改密码，防止被盗。用户的密钥文件必需放置在安全的地方。第二十六条 互连网用户只能限于出差用户和部分必须及时异地决策，异地工作的

8、岗位需按规定上报批准。第二十七条 信息部对防止外人对CTOP的非法访问及保护CTOP的数据安全负有完全责任，要从硬件及软件两个层次上解决CTOP的安全运行问题第二十八条 用户要妥善保管个人的帐号密码，合理利用拥有的使用权限；每个用户要对本人帐号中的所有活动和事件负责。第二十九条 用户不要在系统中存放过多的非工作资料；个人工作区文件容量有限，系统将定期检查，提醒超过容量的用户做相关的转移和删除工作。第三十条 离职员工必须通知信息部，由CTOP系统管理员注销其帐号，并签字后，方可办理离职手续。第九章 奖罚规定第三十一条 具体奖罚条例见CTOP协同商务系统运行考核条例.本规定由信息部制定并负责解释。

9、本规定自发布之日实行。CTOP协同商务系统运行考核条例序号违规内容处罚对象考核标准(分/次)执行部门1公司联网电脑未将CTOP设置为主页，在上班时间，未保持开启状态，责任人2信息部2未在规定模块内进行处理的责任人2信息部3文档未按规定的要求（最新、分类等）存放责任人2信息部4文件发送必须具有严格的针对性，如无理由地扩大或缩小报送、发送范围的扩大报送、发送范围的（不应发而发的）拟稿人4公司办部门负责人4缩小报送、发送范围的（应发而没发到的）拟稿人2部门负责人5文件拟稿时未在主题上明确文件内容，即未按“关于的”格式来拟定主题的或主题与内容不符的拟稿人2公司办部门负责人26在“邮件系统”和“消息系统

10、”中聊天及发布与工作无关的信息发放人2公司办部门负责人2部门负责人27普通信箱内发放任何公告以及制度文件或者进行群发（10人以上，且未经批准）。责任人2公司办部门负责人2部门负责人28未定时备份并清空普通信箱而导致不能正常收发邮件的责任人2信息部9CTOP管理员对CTOP内的文件作无依据的删除或改动的CTOP管理员20公司办部门负责人2010CTOP系统发生故障影响整个公司无法使用（除停电及机房有计划维护外）30分钟以内，每次处罚责任人2信息部30分钟以上（含30分钟），每次处罚责任人4影响5个以上（含5个）部门或人无法使用，每次处罚责任人111CTOP系统模块修改维护出错，且在三十分钟内未能

11、恢复的，每一模块每次扣责任人2办公室负责人212信息部对CTOP系统违规使用部门（人）未按制度规定处罚的，每发现一次扣信息部经理4办公室责任人413办公室及相关部门对CTOP系统违规使用部门（人）未按制度规定处罚的，每发现一次扣责任部门经理4信息部责任人4责任部门领导414新的表单流转应积极推广使用，系统开发完成一个月后实际还未应用的，每发现一个扣信息部经理4办公室15相应模块或表单流转的管理部门应对模块的流程准确性、控制严密性负责，出现与实际业务不符的，应及时将更改意见书面提交给信息部，未将更改意见提交给信息部而影响工作的责任部门负责人4信息部16相应模块或表单流转的管理部门应对模块的流程的操作规范性负责，出现不符合规定操作的，应及时对责任人进行处罚，否则信息部将对管理部门进行处罚 责任人4信息部责任部门负责人417部门组织机构及人员变化确认后，本部门应在一个工作日内上报人员信息给信息部信息管理员（公司组织结构由公司办负责），否则责任部门负责人4信息部责任人418信息部在接到人员及组织结构变动的信息后在一个工作日内在CTOP完成相关数据设置，否则责任人2办公室部门经理