航运公司SMS审核通用项目标准讲解.ppt

1、2020/11/15,1,航运公司审核通用项目标准,浙江海事局 2012年3月,2020/11/15,2,第一部分 背景介绍第二部分 操作说明第三部分 注意事项第四部分 文书附表,课 程 设 置,2020/11/15,3,第一部分 背景介绍,一、深化审核遇见问题 1、十多年来，审核理论不断深入，审核经验不断丰富，审核工作逐步走向规范化。但是，也存在着审核员对规则的理解不统一、对审核标准的拿捏尺度不同的突出问题。 2、这个问题的存在已经影响到审核工作的顺利开展，影响到规则的有效实施。,2020/11/15,4,第一部分 背景介绍,二、四年磨砺标准出台 1、部海事局审核中心自2008年初组织专家开

2、展标准的研究和制定工作。 2、承担标准研究和制定工作的课题组成员有部海事局审核中心丁宝成、李金山、于洪江、王春华、毛承涛、陈文慧、周易和夏红星以及天津海事局鄂海明、毛弋、王仲良和张国锋等。,2020/11/15,5,第一部分 背景介绍,3、2009年2月完成标准送审稿并通过专家评审会的审定。2009年3月形成课题终稿开始试行。 4、经2年时间的试行实践后，又经过广泛征询意见并完善修改，2012年3月推出标准应用正式稿。 5、审核中心2012年2月23日下发通知，明确经修整后标准于2012年5月1日起正式实施。,2020/11/15,6,第一部分 背景介绍,三、脉络清晰覆盖全面 1、标准分为三个

3、部分：文件审核、活动审核和船舶审核。,2020/11/15,7,第一部分 背景介绍,2、文件审核部分以规则条文的顺序为线索，逐条对审核要点进行阐述。,2020/11/15,8,第一部分 背景介绍,3、活动审核部分以航运公司通常设立的部门和岗位为板块，以规则条文顺序为线索，对各部门和岗位应审核的要点进行阐述。,2020/11/15,9,第一部分 背景介绍,4、船舶审核部分包括船长、甲板部和轮机部三个部分，各部分又分为通用部分和特殊部分。,2020/11/15,10,第一部分 背景介绍,5、船舶审核通用部分根据船舶管理的相同之处编写，适用于各船种。特殊部分仅适用于各特殊船种。此外，考虑到客船客运部

4、和钻井平台的特殊性，单独作为船舶审核的第四、第五部分。,2020/11/15,11,第二部分 操作说明,总体说明 标准是在现有航运公司安全管理体系审核发证规则和审核发证程序的框架内对SMS相关证书及审核工作表格编号细则（海安全20021号）所载内容进行整合，编制出一套新的文件审核记录和活动审核记录 表格，取代原有的J表和K表。,2020/11/15,12,第二部分 操作说明,标准的性质： 标准是审核项目标准，而不是不符合判定标准。标准规定审核员审核时应当审核的项目范围，审核员不应随意扩大或减小。,2020/11/15,13,第二部分 操作说明,对每一个审核项目，其符合性的判定标准是国际安全管理

5、规则/国内安全管理规则、相关强制性规定以及经认可的公司体系文件，航运公司安全管理体系不符合规定情况判定指南为审核员判定不符合提供指导。,2020/11/15,14,第二部分 操作说明,标准所列表格内容，“规则条款/强制性规定，审核项目编号，审核项目以及适用审核种类”部分属于审核项目标准，“审核情况标识Y/N，发现问题描述”部分属于标准的运用范畴。,2020/11/15,15,第二部分 操作说明,标准与审核指南、不符合判定指南的关系： 标准的制定，充分考虑了有关指南及要求。在确定审核项目范围时，应当遵循标准。审核员在依据标准进行审核时，对发现问题的处理上应参考指南进行判定。,2020/11/15

6、,16,第二部分 操作说明,审核记录的填写： 修订后的标准在原有审核项目后增加了“增加审核项目”，由审核员根据具体审核需要而定。无需增加的，此栏空白。 对于每一审核项目，审核后符合要求的，在“审核情况标识Y/N”栏目里填写“Y”；审核后发现存在问题的填写“N”，在“发现问题编号”栏目填写问题编号，在相应审核记录里对问题进行描述。,2020/11/15,17,第二部分 操作说明,未实施审核的，“审核情况标识Y/N”栏目里则显示为“-” 。 对于增加审核项目，其编号应遵循编号规则，并在编号末尾加“Z”。,2020/11/15,18,第二部分 操作说明,分类说明,2020/11/15,19,第二部分

7、 操作说明,一 、文件审核 1文件审核应从三个方面展开：一是公司体系文件与ISM规则或/和NSM规则的覆盖性和符合性；二是公司体系文件符合强制性规定的情况；三是公司体系文件适用相关建议、指南及标准的情况。此外，临时审核还应验证公司体系文件按照规则要求六个月内运行安全管理体系计划的可行性。,2020/11/15,20,第二部分 操作说明,2审核项目应依据审核种类、体系覆盖的船舶种类、航区等因素确定，基本原则为：临时审核主要考虑公司体系文件的符合性和覆盖性（考虑因素包括规则要求、强制性规定和公司实际情况等）；初次审核要求全面审核公司体系文件；年度审核重点审核公司体系文件的修改部分、强制性规定的出台

8、、修改或废止对文件覆盖性和符合性的影响以及应急反应部分；换证审核在年度审核的基础上，以规则7、8、10要素和文件修改部分为重点；附加、跟踪审核按照规则要求有针对性地对体系文件实施审核。,2020/11/15,21,第二部分 操作说明,3审核项目编号由一位英文字母和六位阿拉伯数字组成，编号原则：“W”代表文件审核；阿拉伯数字前四位数字为规则条款编码，后两位为审核项目序号。 举例：W012001代表“文件审核-规则1.2第一个审核项目”。,2020/11/15,22,第二部分 操作说明,4审核项目所对应的审核种类用“”进行了标识，凡标识的审核种类与实际实施审核种类相一致的，标识的项目为必审项目。,

9、2020/11/15,23,第二部分 操作说明,5、填写要求： 审核员应按照审核通用项目进行审核，并记录审核的实施情况和所发现的问题。在适用栏目的 “”中划“”，不适用的在“”中划“”。 “审核情况标识Y/N”栏目，符合要求的在该栏目填写“Y”；审核后发现存在问题的在该栏目填写“N”，并在“发现问题编号”栏目填写问题编号；未实施审核的，该栏目则显示为“-”。,2020/11/15,24,第二部分 操作说明,二 、活动审核 通用项目依据公司管理单元编制，包括：最高管理层、指定人员、体系办公室、海务管理、机务管理、人力资源管理、航运管理以及后勤综合管理审核通用项目表。,2020/11/15,25,

10、第二部分 操作说明,1.公司体系文件是规则的细化，活动审核以规则要素为主线，以体系文件的具体要求为依据，按照公司安全管理单元进行审核：一是体系文件的运行与规则、强制性规定、文件规定的符合性；二是从体系文件运行的效果和实现安全管理目标的情况验证其有效性。,2020/11/15,26,第二部分 操作说明,2.活动审核的项目依据审核种类、体系覆盖的船舶种类、航区等因素，按照规则和强制性规定对公司岸基安全管理单元的综合要求和特殊要求来确定，基本原则为：初次、换证全面审核；年度重点审核；附加、跟踪针对审核（审核内容按照审核发证规则确定）。,2020/11/15,27,第二部分 操作说明,3.依据规则要求

11、和我国航运公司管理的实际情况，公司岸基安全管理可划分为以下单元：最高管理层、指定人员、体系办公室、人力资源管理、海务管理、机务管理、航运管理、后勤综合管理。每次活动审核应覆盖上述管理单元，对于附加和跟踪审核按发证规则要求实施。,2020/11/15,28,第二部分 操作说明,4. 活动审核项目编号由两位英文字母和六位阿拉伯数字组成，编号原则：“H”代表活动审核，“H”后面加“A/B/C/D/E/F/G/H”依次代表活动审核的八个部门；阿拉伯数字前四位数字为规则条款编码，后两位为审核项目序号。 举例：HA012001代表“活动审核-最高管理层-规则1.2第一个审核项目”。,2020/11/15,

12、29,第二部分 操作说明,5. 审核项目所对应的审核种类用“”或“”进行了标识，凡标识的审核种类与实际实施审核种类相一致的，标识的项目为必审项目（“”只适用于新聘/转岗人员）。,2020/11/15,30,第二部分 操作说明,6、填写要求： 审核员应按照被审核的单元，选用合适的航运公司安全管理体系活动审核通用项目表实施审核。 填写操作同前。,2020/11/15,31,第二部分 操作说明,三 、船舶审核 通用项目： 船舶审核通用项目标准表包括：船长、甲板部、轮机部、客运部和钻井平台通用项目表。其中，船长、甲板部和轮机部审核通用项目表分为通用部分和特殊部分。其他货船仅适用通用部分，其他货船之外的

13、特殊船种除适用通用部分外，还适用相应的特殊部分。,2020/11/15,32,第二部分 操作说明,1船舶审核，可分为船长、甲板部、轮机部三个部门（对客船增加客运部），从以下三个方面予以实施：一是船舶安全管理体系运行与规则、强制性规定、公司体系文件的符合性；二是船舶安全管理体系运行的有效性；三是船舶安全管理体系运行的效果和实现安全管理目标的情况。,2020/11/15,33,第二部分 操作说明,2公司体系文件是规则的细化，船舶审核以规则要素为主线，以体系文件的具体要求为依据。 3船舶审核的项目应依据审核种类、体系覆盖的船舶种类、航区等因素确定，基本原则为：初次、换证全面审核；临时针对审核；中间重

14、点审核。,2020/11/15,34,第二部分 操作说明,4审核项目编号由一或两位英文字母和六位阿拉伯数字组成，编号原则：“M/D/E/P/Z”分别代表船长、甲板部和轮机部的通用部分，以及客船客运部和钻井平台，“M/D/E”后加“A/B/C/D/E/F”依次分别代表六种不同船舶；阿拉伯数字前四位数字为规则条款编码，后两位为审核项目序号。 举例： M012001代表“船舶审核-船长-通用部分规则1第一个审核项目，MA062002代表“船舶审核-船长-特殊部分之客船-规则6.2第二个审核项目”，Z022001代表“钻井平台-规则2-第一个审核项目。,2020/11/15,35,第二部分 操作说明,

15、5审核项目所对应的审核种类用“”或“”进行了标识，凡标识的审核种类与实际实施审核种类相一致的，标识的项目为必审项目（“”适用于有新聘/转岗人员）。,2020/11/15,36,第二部分 操作说明,三 、船舶审核 特殊部分： 对客船、散货船、气体运输船、化学品船、油船和高速船，在审核中除对通用项目进行审核外，还应根据对应项目进行针对审核。 具体见部门分类中 “特殊部分”的对应内容。,2020/11/15,37,第二部分 操作说明,审核员在对船舶安全管理体系实施现场审核时，应按照被审核的船舶部门，选用合适的船舶安全管理体系审核通用项目标准表实施审核。,2020/11/15,38,第三部分 注意事项

16、,本部分内容主要是针对标准实施后，有别于先前操作的内容进行提醒。,2020/11/15,39,第三部分 注意事项,1、新的文件审核记录和活动审核记录取代先前的表格，并载明下列内容： 审核编号、公司（船舶）名称等相关信息； 审核情况标识Y/N； 发现问题编号； 增加审核项目（如有）； 发现问题描述（其序号应与“发现问题编号”栏的序号相对。,2020/11/15,40,第三部分 注意事项,1、新的文件审核记录和活动审核记录取代先前的表格，并载明下列内容： 审核编号、公司（船舶）名称等相关信息； 审核情况标识Y/N； 发现问题编号； 增加审核项目（如有）； 发现问题描述（其序号应与“发现问题编号”栏

17、的序号相对应）。,2020/11/15,41,第三部分 注意事项,如需增加审核项目，应在“增加审核项目”栏内填写需要增加的内容。增加审核项目的编号参照标准的编号规定，只是在编号后加后缀“Z”表示“增加”。 举例：W012001Z，“Z”表示新增的一个审核项目；“W”表示该项目属于文件审核；“0120”表示该项目属于规则1.2的内容，后面的“01”表示与该要素相关的第一个项目 。,2020/11/15,42,第三部分 注意事项,2、各机构在制定审核安排方案时，应根据公司申请，标明审核种类以及对应的船舶种类、船舶国籍、船舶航线（国际或国内），标明是否安排代表船审核及代表船名称、种类 。,2020/

18、11/15,43,第三部分 注意事项,3、公司审核组报到后召开的第一次会议，应获得当地海事机构对被审核公司日常监管的情况和材料，这些情况至少包括： 当地海事机构所掌握的公司事故情况、船舶滞留情况、公司因违反水上交通安全和防污染管理法律法规被处罚的情况、公司安全管理体系发生的重大事项等。,2020/11/15,44,第三部分 注意事项,4、审核组第一次会议应当形成会议记录，会议记录应当载明时间、地点、参会人员、会议事项等内容。 当地海事机构应以书面的形式向审核组提交日常监管情况，未形成书面材料的重要信息，审核组也应加以记录。 审核组长提出的特别要求也应当一并载入会议记录。,2020/11/15,

19、45,第三部分 注意事项,5、公司审核组在分配文件审核任务时，不必安排每一名审核员对文件的每一部分均实施审核，而应综合考虑审核员的专业特长、活动审核分工、审核员的工作资历与经验等因素后进行科学合理地安排，但必须遵循以下原则：,2020/11/15,46,第三部分 注意事项,1）纳入审核范围的每一份文件应当保证至少有两名审核员实施审核； 2）实施活动审核的审核员应对审核对象在履职过程中所涉及的安全管理体系文件进行审核。,2020/11/15,47,第三部分 注意事项,6、审核计划应当清楚地列明每一名审核员所应完成的审核任务，涉及文件审核的应列明任务已明确了具体要素或板块的名称，涉及活动审核的应列

20、明任务已明确了的具体部门或岗位（或要素）。针对某一特定对象或特定情况，审核组认为需要在标准的基础上增加新的内容的，应当在审核计划中列明，以便审核组成员周知。,2020/11/15,48,第三部分 注意事项,7、对于公司临时审核，文件审核中发现的问题构成不符合的，应开列不符合规定情况报告。,2020/11/15,49,第三部分 注意事项,8、在活动审核过程中，审核员对发现的每一个问题都应与被审核人员进行沟通，确保其认可、理解，同时对一个部门审核结束后应与该部门负责人就该部门审核的整体情况进行简要沟通。,2020/11/15,50,第三部分 注意事项,9、审核员提出的每一个问题应经审核组评议后确定

21、是否开列不符合或列入问题清单。,2020/11/15,51,第三部分 注意事项,10、审核组在末次会议前与被审核方的沟通应围绕审核组内部会议所确定的问题和开列的不符合以及对公司体系的总体看法（包括积极的和消极的）等相关内容来进行，但应高度概括，做到条理清楚，同时应充分听取被审核方的意见。沟通会议由审核组长主持，公司高层及部门负责人参加，如公司需要其他相关人员参加，在不影响沟通效果的情况下，审核组长可以予以考虑。涉及审核报告相关栏目的一些信息需要核实的可在会上完成。,2020/11/15,52,第三部分 注意事项,11、审核组与公司沟通会议结束后，不应急于召开末次会议，而应根据沟通的情况对审核报

22、告草案进行认真修改、仔细核对，做到： 对公司体系总体的概括性意见（包括积极的和消极的）一并纳入到审核报告之中； 涉及同时实施多个类别和多个船种审核的，审核报告应当清楚地标明每一个审核类别及其对应的船种、船旗及体系内相应船舶的数量；,2020/11/15,53,第三部分 注意事项,“审核情况概述”应能清楚地反映审核组各成员的工作任务、审核对象、工作进程及发现问题情况； “不符合规定情况综述”应就不符合所涉及的相关规则条款或强制性规定或部门（岗位）进行综合描述； 审核结论应按照要求的项目逐一陈述； 审核报告应经审核组全体人员审阅并签名后方可召开末次会议。,2020/11/15,54,第三部分 注意

23、事项,12、审核工作结束后，审核组应通过当地海事机构将审核材料报送审核发证机构和被审核方。,2020/11/15,55,第三部分 注意事项,1）、提供给审核发证机构的材料包括： I）公司审核安排方案 II）审核组第一次会议记录（含当地海事机构提供的日常监督管理情况） III）公司审核报告 IV）公司审核计划 V）文件审核记录（审核员任务分配所明确的部分）,2020/11/15,56,第三部分 注意事项,VI）（岸基）活动审核记录（审核员任务分配所明确的部分） VII）船舶（代表船）审核安排方案 VIII）船舶（代表船）审核报告 IX）船舶（代表船）审核计划 X）船舶（代表船）审核记录（审核员任

24、务分配所明确的部分）,2020/11/15,57,第三部分 注意事项,XI）不符合规定情况报告（文件、岸基活动、船舶） XII）问题清单（文件、岸基活动、船舶） XIII）首、末次会议签到表（公司、船舶） XIV）SMS审核费用清单 XV）其他相关补充材料,2020/11/15,58,第三部分 注意事项,2）、提供给被审核方的材料仅限于以下内容（以下材料为副本或复印件）： I）公司审核报告 II）公司审核计划 III）船舶（代表船）审核报告 IV）船舶（代表船）审核计划,2020/11/15,59,第三部分 注意事项,V）不符合规定情况报告（文件、岸基活动、船舶） VI）问题清单（文件、岸基活

25、动、船舶） VII）首、末次审核会议签到表（公司、船舶） VIII）SMS审核费用清单,2020/11/15,60,第三部分 注意事项,13、按照航运公司安全管理体系审核员管理规定，每次审核结束后，审核组长填写审核员考核表并直接寄往审核组指派单位，审核组指派单位根据审核报告和有关情况填写审核组长的审核员考核表，由片区海事机构指派审核组的，所有的审核员考核表均应复印一份送审核中心；被审公司填写审核组工作情况反馈意见表直接寄往审核中心。,2020/11/15,61,第三部分 注意事项,审核组会务人员应将制作好的信封（填妥了收件单位及地址、邮政编码等）分别交给审核组长和被审核方负责人。建议选择中国邮政的任何业务方式寄送审核中心 。,2020/11/15,62,第三部分 注意事项,14、审核员的每一份记录应有审核员的亲笔签名，需要被审核方确认的应由被审核方签名，涉及审核组长签字的应当有审核组长的亲笔签名，其他部分的内容可以打印。,2020/11/15,63,第四部分 文件附表,审核材料报送与存档排放要求 一、报送审核发证机构（公司审核材料） 1、审核材料清单； 2、公司审核安排方案； 3、审核组第一次会议记录（含日常监管情