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1、北京绿地京城商业管理有限公司财务信息部功能简介及相关流程培训,北京绿地京城商业管理有限公司 2011.05.26,一、财会部工作职能： 财务管理 财务监督 财务核算,二、财会部主要工作任务： 掌握税务等经济信息，作好经济预测 编制财务预算，确定财务管理目标 筹措资金、合理运用资金、加快资金周转 加强经营收入管理，保证资金及时回笼 加强成本费用管理，提高经济效率，定期编制成本、费用及经营收入分析报告 加强固定资产管理，提高固定资产利用率，监督固定资产使用过程，延长固定资产使用寿命，提高固定资产使用效率 加强会计核算，按时上报各种财务报表 组织收款、汇款工作，保证所收款项资金安全，及时入账，确认收

2、入 维护计算机系统顺畅运营，保证信息畅通,三、财会部组织架构,四、审批付款及报销流程培训,（一）、审批,1、开业前期审批及付款实施细则 2、正常运营年度审批及付款实施细则,1、开业前审批审批付款细则：,招商合同（在合同租金水平等主要经济条件满足招商计划的前提下)：,合作面积低于1000平米商户 租金水平低于招商计划水平20%以上的合同 合作面积大于1000平米的合同 合作条件与招商计划有较大差异的,项目总经理审批,上报集团审批,成本费用类合同,合同金额超过10万元,合同金额低于10万元以下的， 由项目公司比价招标确定,固定资产购置及处置合同,预算范围内的资产采购合同,重大固定资产购置及处置合同

3、,项目总经理审批,上报集团审批,项目总经理审批,上报集团审批,其他费用类合同,北京商管公司开业预算经商业集团审批后，预算范围内的的各项费用支付，均由项目总经理审批，无需再次上报集团总部。不受资产采购、行政公关接待、合同费用及非合同费用审批权限限制，营销推广活动等费用亦无需再次上报 。,项目总经理审批,2、正常运营年度审批及付款实施细则,遵循原则,1、所有的合同类及非合同类支出必须纳入上报商业集团的资金计划，资金计划中未包括的款项一律不得支付。资金计划于上月的25日前上报集团。,2、所有的合同类支出必须纳入上报商业集团的资金计划，资金计划中未包括的款项一律不得支付。,3、费用支出应遵循“必要、合

4、理、节约”的原则，尽量降低费用，减少开支。,按商业直管项目公司预算管理办法规定，正常运营年度，年度经营预算、固定资产预算、专项预算、资金预算在审批后，在预算内的，日常收支按照商业直管项目合同管理办法费用管理办法执行。,非合同费用支付 ：指项目公司发生的包括：差旅费、交际应酬费、通讯设备使用费、车辆运行费及其他日常零星费用支付 。,合同款项支付：,指依据签订的各类合同对外支付款项，包括租金、租赁保证金、装修押金、工程款项、营业推广费、设备租赁费、商家结算货款及其他合同类支出。,经商业集团总经理室批准后月度资金使用计划内的款项，或合同中涉及如租赁保证金、装修押金等非成本费用类款项。,除上述以外，其

5、他的合同款项。,项目总经理审批,上报集团审批,费用的预算管理与管理控制：,1、各单位应严格控制各项费用的发生，确保不突破预算。各项费用实行单项预算控制。,2、单项费用可能超支预算，应提前向商业集团报送追加预算申请。未申请追加预算的费用支付须上报商业集团审批。,3、费用预算管理的职责：,各部门根据下达的预算指标，负责本部门费用预算的管理。各部门应严格控制各项费用发生，并对本部门各项费用支出的必要性、合理性、真实性负责。 财务部对费用报销做好审核、监督工作，对费用支出不合理、报销手续不齐全、票据不符合规定的报销凭证，有权提出异议，并退回；并跟踪各预算责任中心的费用预算执行情况，对可能突破预算的部门

6、费用加强预算管理。 行政部是固定资产管理部门，负责涉及固定资产的各项预算管理，对固定资产使用部门的固定资产购置、修缮等费用进行审批。,固定资产购置,审批权限,1、依据年度固定资产预算，重大固定资产购置，包括采购或租赁房产或车辆、办公装修、信息系统、原值5万元以上设备购置,2、预算内一般固定资产、低值易耗品资产购置,资产购置,无论是否超出项目总经理固定资产购置审批权限，项目公司需于上季度第三个月10日前，编制下季度季度固定资产购置预算上报商业集团审批。,1、经批准的资产购置，属于商业集团集中采购的,2、其他资产,上报集团审批,项目总经理审批,商业集团采购,项目公司采购,特殊要求,1、季度固定资产

7、购置预算应详细列明采购固定资的类型、品牌、预计价格、购置时间、资金来源、用途等 。,2、最终采购价格超过批准预算10%或者遇特殊情况的，需重新办理审批流程。,专项费用,对于招商代理、品牌装修及设计补贴合同，无论金额大小，在项目实施前，先商业集团总经理审批同意实施，实施的招标结果必须经商业集团财务部审批后再确定。,项目公司需要开展大型营销推广活动等项目时，如果开业预算、年度预算中未包括在内，则在项目启动前，应先向商业集团报送追加预算申请。,（二）、操作流程,1、合同签订,2、资产购置申请,3、款项支付与收取,4、其他要求,1、合同签订,按经济业务事项，签订相关经营合同，项目总经理审批权限内的合同

8、，经办人填写合同审批单，注明合作方相关信息及本公司经办人信息（以便与法律顾问及时沟通），报部门经理、法律顾问、部门总监、财务部、总经理审批。后附合作方相关资质文件及请示报告。超项目总经理审批权限的合同，需上报集团财务总监及集团领导审批。,2、资产购置申请,固定资产：按年度固定资产预算，申请部门按季度填写季度固定资产购置预算，报部门经理及部门总监、总经理、集团财务总监、集团领导审批。 办公用品及工程材料等一般采购：申请部门填写采购申请表，注明申请物品名称、规格型号、现有库存数、申请数、估算价格等。报部门经理、部门总监、总经理审批。,合同审批单,季度固定资产购置预算,采购申请表,3.1、款项支付,

9、（1）、报批流程：申请人提出申请部门经理确认报销事项部门总监审批财务部经理审核项目公司总经理审批 （2）、报批流转时间：每周四下周二之前，各部门将全部签批好的现金报销申请交至财务信息部。每周三由财务人员电话通知相关人员领取现金。 （3）、超权限报批：完成项目公司审批流程后，报集团财务总监及集团领导审批。 （4）、按集团要求上报月度资金计划、季度固定资产采购计划：各相关部门均需于每月25号之前将下月的资金使用计划报至财务信息部，财务信息部汇总后于25日报至集团审批。如当月无资金使用的计划，请发邮件至财务，确认没有需使用资金的说明。）任何部门未在资金使用计划中申报的付款项目，当月财务信息部均有权不

10、支付该款项。 （5）、单据使用： 报销个人款项，填写现金报销单、支付单位款项填写付款凭证。因特殊原因在报销时没有取得发票或其他报销凭据，经办人填写发票缺少登记凭证，并在一周内补交报销凭据。 注明申请部门及人员，款项支付方式、收款人名称；合同款项注明合同金额、已付款金额、本次申请金额、并在说明栏中详细说明款项内容。后附相关文件、比价、入库验收单、请示报告等。合同款项需后附合同审批单及复印件、质量验收单、请示报告等。资产购置后附经审批的季度固定资产购置预算或采购申请表、资产验收单或入库单等。 提供付款方发票及合同印章单位必须一致，否则财务有权拒绝办理。,（6）、单据填写及粘贴要求： 填写的各种财务

11、报销单不得涂改，金额大小写必须一致，并注明附件张数和所属部门，单据填写字迹清晰，内容和项目必须齐全，报销人应按报销单据的格式使用蓝黑墨水或者碳素墨水的钢笔或签字笔填写报销单据。 对使用“单据粘贴单”粘贴单据和填写有关栏目提出如下要求： （1）、“单据粘贴单”的粘贴对象是面积较小，不易单独装订保管的财务原始凭证。面积较大的原始单据可直接贴于报销单后； （2）、使用“单据粘贴单”时，应将所要报销的单据按经济业务的内容分门别类地均匀排开，在单据背面左边的背面涂抹胶水，然后呈鱼鳞状地粘贴在 “单据粘贴单”上，且与粘贴单的上部边缘齐平。单据之间互不粘连，粘贴后四周均不得超出粘贴单的边缘。 （3）、单据粘

12、贴后，其经手人要在“单据粘贴单”上方的有关栏目中签字，并准确计算和填写单据张数与金额，会计人员在审核上述单据时如发现单据张数或合计金额计算有误者退给该项业务经手人。,（7）、对于发票、收据手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象，人民币大小写不正确、不相符，不按规定粘贴、不按规定填写报账凭证的，财务人员拒绝给予报账。,3.2、款项的收取,缴纳相关款项，相关部门需认真填写缴款通知单中的各项内容，尤其是所交款项的具体内容要填写清楚。一次缴纳多种款项时，应逐行将所交款项的内容及金额分别填列清楚。并由该部门的经理签字确认。 款项交与财务信息部。往来款项（如保证金，诚意金，开业装修押金等）均开具收据，

13、租金、物业费等收入款项开具服务业发票。 收取款项为现金时需注意如下收取范围： 现金的收取范围： 个人购买公司的物品或接受劳务； 个人还款、赔偿款、罚款及备用金退回款； 无法办理转账的销售收入； 不足转账起点的小额收入； 其他必须收取现金的事宜。,4、其他要求 （1）、财务部每周三为现金报销日，办理公司内部员工的费用报销事宜。故各部门需于每周三前将请款单据报至财务信息部，以便财务部能及时去银行取款准备充足之现金。如遇各部门周三再递交的请款单，由于备用金不足之情况。财务部将不予报销，顺延至下周三再进行报销。 （2）、市内交通费、业务招待费、差旅费、汽车费用等款项支付标准，依据公司行政人事部有关制度

14、执行。,（3）、可使用现金的相关规定： 凡结算起点为1000元以上的，必须使用支票通过银行办理转账结算。与公司间的业务往来原则上全部通过银行付款，金额较小或必须支付现金的业务，必须由公司经办人陪同对方人员至出纳处领取现金。对方收款人必须出示身份证明和单位出具的介绍信等材料。 下列范围内使用现金办理结算业务： 职工的工资、奖金、津贴； 各种劳保福利费用以及国家规定的对个人的其它支出； 个人的劳务报酬； 向个人收购农副产品和其它物资支付的价款； 出差人员必须随身携带的差旅费； 结算起点1000元以下的零星支出； 中国人民银行确定需要支付现金的其它支出。（如：向股东支付红利）,何种发票符合报销条件：

15、,通讯费：公司抬头的通讯费发票（如左图） 交通费（含私车公用）：加油费、过路费、停车费、打车票、一卡通充值专用票等正规发票。 差旅费：出差期间往返火车票、飞机票；酒店住宿票、当地的餐费发票等正规发票。 相关津贴报销发票，除可含以上票据以外另还可以提供： 清洁用品、办公耗材、办公文具（提供明细清单） 快递费、修理费、制作费、印刷费、服务费（列明具体内容） 会议费（须有会议通知）、培训费（需注明培训内容）、餐费、食品费、服装费（工服）（目前暂时尽量少用这个） 以上发票均要求（1）抬头开具公司全称 （2）开局票据的项目必须与合同一致，并在其经营范围内 （3）开票时间（当年当月）,五、ERP提供功能报

16、表相关讨论,总体架构图：,购物中心商业项目网络架构示意图：,希望招商部门大力推广我司的收银设备，以便数据采集及时准确！ 另商户使用信用卡刷卡设备，会以T+1的形式统一入至我司账户。再分别以请款的方式划至各商户。（优势：资金及时回笼，能有效的约束商户租金上缴情况） 设定合同中关于飞单及伪造销售数据的违约条款！,（二）、ERP系统预计所提供的管理报表讨论：,租金应收与实收统计表（同比、环比） 收款方式统计表（内卡、外卡、储值卡） 固定租金与销售提成租金两者孰高报表 销售报表（按楼层、业态、品类）分析报表（如排名、同比、环比） 滞纳金报表 平销、平效报表 可出租面积与实际使用面积对比报表（空置率、出租率） 客单价报表 VIP信息报表 场地租金、灯箱租金、广告位统计表 应收、预收账龄报表 以上仅为管理分析类报表，其他涉及的